Obligaciones de las empresas en 2026: guía completa actualizada

El 2026 trae un panorama de cumplimiento normativo cada vez más exigente para las empresas en España. Desde la inclusión laboral hasta el fichaje digital obligatorio, pasando por la subida del SMI y la facturación electrónica, esta guía recoge las 13 obligaciones principales que toda empresa debe conocer, con los datos actualizados a febrero de 2026.

1. Cuota de personas con discapacidad

Las empresas con 50 o más empleados deben reservar al menos el 2 % de su plantilla para personas con discapacidad. Esta obligación, recogida en el Real Decreto Legislativo 1/2013 (Ley General de Discapacidad), busca fomentar la inclusión laboral real en el entorno empresarial.

• Cumplimiento: Se puede realizar mediante contratación directa o, en casos excepcionales, a través de medidas alternativas como convenios con centros especiales de empleo.
• Sanciones: El incumplimiento se considera infracción grave, con multas de hasta 7.500 €.
• Registro: Debe quedar reflejado en la relación de puestos de trabajo de la empresa.

2. Plan de igualdad

El Plan de Igualdad es obligatorio para empresas con 50 o más empleados. Debe incluir medidas que garanticen la igualdad de género en selección, promoción, formación y remuneración, y se registra en el REGCON del Ministerio de Trabajo.

• Diagnóstico previo: Antes de diseñar el plan, la empresa debe realizar un diagnóstico de situación que analice la composición de la plantilla por género, categoría y nivel retributivo.
• Vigencia: El plan tiene una duración máxima de 4 años y debe actualizarse cuando cambien sustancialmente las circunstancias.
• Negociación: Se elabora de forma negociada con la representación legal de las personas trabajadoras.

3. Registro retributivo anual

Todas las empresas, independientemente de su tamaño, deben mantener un registro retributivo anual que desglose los salarios medios por categoría profesional y género. Es una de las herramientas clave para garantizar la transparencia salarial y detectar posibles brechas retributivas.

• Contenido: Salarios base, complementos salariales y percepciones extrasalariales, desglosados por sexo y agrupados por categoría o puesto equivalente.
• Acceso: La representación de los trabajadores puede consultar el registro íntegro.
• Auditoría retributiva: Las empresas con Plan de Igualdad deben, además, realizar una auditoría retributiva que incluya un plan de actuación para corregir desigualdades.

4. Protocolo de acoso laboral

Todas las empresas están obligadas a contar con un protocolo de prevención y actuación frente al acoso laboral. Este protocolo define los procedimientos internos para detectar, investigar y resolver situaciones de acoso, ya sea moral, sexual o por razón de sexo.

• Obligación universal: Aplica a todas las empresas, sin umbral mínimo de empleados.
• Contenido: Canales de denuncia internos, plazos de investigación, medidas cautelares y régimen sancionador.
• Protección LGTBI: La Ley 4/2023 (Ley Trans) refuerza la protección frente a la discriminación por orientación sexual e identidad de género, integrando estas garantías en los protocolos de acoso existentes.

5. Plan LGTBIQ+

Las empresas con 50 o más empleados deben contar con un conjunto de medidas planificadas para garantizar la igualdad real y efectiva de las personas LGTBIQ+ en el entorno laboral. La obligación se deriva de la Ley 4/2023 y el Real Decreto 1026/2024, que desarrolla su contenido mínimo.

• Contenido: Incluye cláusulas de igualdad de trato, protocolos contra el acoso y la violencia, formación específica y un régimen disciplinario.
• Negociación: Se acuerda en el marco de la negociación colectiva o, en su defecto, mediante una comisión negociadora ad hoc.
• Plazo: El RD 1026/2024 entró en vigor en octubre de 2024 y estableció un plazo de 3 a 6 meses para constituir la comisión negociadora e implementar las medidas. Las empresas que aún no lo hayan hecho deben actuar con urgencia.

6. Protocolo de desconexión digital

El derecho a la desconexión digital garantiza que las personas trabajadoras no estén obligadas a responder comunicaciones laborales fuera de su jornada. Está recogido en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (LOPDGDD) y aplica a todas las empresas.

• Protocolo obligatorio: La empresa debe elaborar una política interna que defina cómo se ejerce este derecho, con acciones de formación y sensibilización.
• Teletrabajo: Es especialmente relevante para personas que trabajan en remoto, donde la línea entre jornada y tiempo personal se difumina.
• Consecuencias: No disponer de protocolo puede derivar en sanciones por parte de la Inspección de Trabajo.

7. Canal de denuncias

Las empresas con 50 o más empleados deben disponer de un canal de denuncias interno que permita reportar irregularidades de forma confidencial y segura. Esta obligación proviene de la Ley 2/2023 de protección del informante, transposición de la Directiva Whistleblower europea.

• Requisitos técnicos: El canal debe garantizar la confidencialidad del denunciante, permitir denuncias anónimas y contar con un responsable del sistema.
• Plazos de respuesta: La empresa tiene un máximo de 3 meses para investigar y comunicar las actuaciones realizadas.
• Sanciones: Según la Ley 2/2023, las infracciones muy graves (como no disponer de canal) pueden alcanzar multas de hasta 1.000.000 € para personas jurídicas. Las infracciones graves se sancionan con hasta 600.000 € y las leves con hasta 100.000 €.

8. Normativa de teletrabajo

La Ley 10/2021 de trabajo a distancia exige a las empresas regular las condiciones del personal que trabaja en remoto cuando este supere el 30 % de la jornada en un periodo de referencia de 3 meses. Toda persona en esta situación debe contar con un acuerdo de teletrabajo formalizado por escrito.

• Contenido del acuerdo: Inventario de medios y equipos, compensación de gastos, horario de trabajo, lugar habitual de prestación, duración y mecanismos de reversibilidad.
• Gastos: La empresa debe compensar los gastos asociados al teletrabajo (conexión, equipamiento, suministros).
• Igualdad de derechos: Las personas teletrabajadoras tienen los mismos derechos de formación, promoción y desconexión digital que las presenciales.

9. Registro horario: hacia la digitalización obligatoria

El registro horario digital obligatorio es uno de los grandes cambios normativos previstos para 2026. La reforma, todavía en fase de tramitación a febrero de 2026, exigirá que todas las empresas sustituyan los sistemas manuales (hojas de papel, Excel) por un sistema digital accesible en tiempo real tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo.

• Requisitos técnicos previstos: El sistema deberá impedir la alteración del registro una vez grabado, garantizar el acceso del empleado a sus propios datos y conservar los registros durante un mínimo de 4 años.
• Estado actual: El Gobierno aprobó la tramitación urgente del decreto en septiembre de 2025, pero persisten discrepancias técnicas en torno a la protección de datos y el coste de certificación del software. Se espera su aprobación definitiva a lo largo de 2026.
• Sanciones actuales: El incumplimiento del registro horario (vigente desde 2019 por RD-Ley 8/2019) se considera infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 €. La Inspección de Trabajo puede graduar la sanción en función del número de trabajadores afectados, según el artículo 40 de la LISOS.

10. Facturación electrónica

La facturación electrónica sigue avanzando, aunque con un calendario más holgado del previsto inicialmente. Tras la aprobación del Real Decreto-ley 15/2025, los plazos de obligatoriedad para los contribuyentes se han reprogramado para 2027.

• Verifactu: Las facturas deben generarse por sistemas informáticos que garanticen la inalterabilidad y trazabilidad de los datos. Deben incluir un código QR y la frase «SISTEMA VERI*FACTU» para su verificación por la Agencia Tributaria.
• Plazos: Empresas sujetas al Impuesto sobre Sociedades desde el 1 de enero de 2027; autónomos y pymes restantes desde el 1 de julio de 2027.
• Ley Crea y Crece: La facturación electrónica entre empresas (B2B) busca reducir la morosidad en los pagos comerciales.

11. Reducción de jornada laboral

La reducción de la jornada laboral a 37,5 horas semanales fue una de las grandes promesas del Gobierno, pero a febrero de 2026 sigue sin aprobarse. El Congreso rechazó su tramitación el 10 de septiembre de 2025, por lo que el límite legal general se mantiene en 40 horas semanales de promedio en cómputo anual, tal como establece el Estatuto de los Trabajadores.

• Convenios colectivos: Muchos convenios sectoriales ya establecen jornadas inferiores a 40 horas. La reducción a 37,5 solo es exigible si así lo recoge el convenio aplicable.
• Funcionarios: El Gobierno ha anunciado la reducción de la jornada a 35 horas para empleados públicos de la Administración General del Estado, en el marco del Acuerdo Marco para la Administración del Siglo XXI. A febrero de 2026, la medida sigue en fase de negociación y no tiene fecha confirmada de entrada en vigor.
• Perspectiva: El Ministerio de Trabajo mantiene su compromiso con la reducción a 37,5 horas para el sector privado y busca retomar la negociación parlamentaria a lo largo de 2026.

12. Subida del SMI

El Consejo de Ministros aprobó en febrero de 2026 una subida del 3,1 % del Salario Mínimo Interprofesional, fijándolo en 1.221 €/mes en 14 pagas (17.094 €/año). La medida, publicada en el Real Decreto 126/2026, tiene carácter retroactivo al 1 de enero de 2026.

• Retroactividad: Las empresas deben regularizar las nóminas de enero y febrero de 2026 para ajustarlas al nuevo SMI.
• Exención IRPF: Los ingresos hasta el SMI quedan exentos de tributación en el IRPF.

13. Ley del Becario

La Ley del Becario (Estatuto de las Personas en Formación Práctica no Laboral) establece un marco de derechos mínimos para las personas que realizan prácticas formativas en empresas. El Consejo de Ministros aprobó el anteproyecto de ley en noviembre de 2025, y a febrero de 2026 se encuentra en tramitación parlamentaria. Las empresas que ofrezcan plazas de prácticas deben asegurar que estas cumplen con los estándares de formación y retribución.

• Remuneración: Las personas becarias tienen derecho a una compensación económica, cuya cuantía depende del tipo de práctica (curricular o extracurricular) y del convenio aplicable.
• Tutorización: La empresa debe designar un tutor que supervise la formación y garantice que la persona becaria adquiere competencias reales.
• Límites: Las prácticas no pueden utilizarse para cubrir puestos de trabajo estructurales. La Inspección de Trabajo vigila que no exista fraude en la relación formativa.

14. Cómo cumplir con todas estas obligaciones

Gestionar 13 obligaciones a la vez puede resultar abrumador, sobre todo para pymes que no cuentan con un departamento jurídico propio. Contar con un software de gestión laboral que centralice los procesos más críticos marca la diferencia entre cumplir con tranquilidad o acumular riesgos.

TramitApp lleva más de 10 años ayudando a más de 3.000 empresas a digitalizar su gestión de personas. Entre sus funcionalidades más relevantes para cumplir con la normativa de 2026:

• Registro horario digital que cumple con los requisitos de inalterabilidad, acceso del empleado y conservación de datos exigidos por la futura norma.
• Gestión de jornadas y turnos para adaptar la organización a los límites legales vigentes, incluidas las reducciones de convenio.
• Control de vacaciones, ausencias y horas extra de forma automatizada, evitando errores manuales y facilitando auditorías laborales.
• Canal de denuncias integrado que cumple con la Ley 2/2023.
• Firma electrónica para formalizar acuerdos de teletrabajo y otros documentos.

TramitApp cuenta con certificaciones ENS e ISO 27001, garantizando la seguridad de los datos de más de 150.000 empleados que fichan cada día en la plataforma.

Preguntas frecuentes

Conclusión

Las obligaciones de las empresas en 2026 combinan normativa consolidada (igualdad, acoso, registro horario) con novedades en tramitación (fichaje digital, jornada 37,5h). El denominador común es la digitalización: cada vez más obligaciones exigen sistemas digitales, registros trazables y acceso en tiempo real para trabajadores e inspectores. Anticiparse a estos cambios no solo evita sanciones, sino que mejora la eficiencia operativa y la confianza del equipo. Contar con herramientas como TramitApp permite centralizar el cumplimiento en una sola plataforma y dedicar el tiempo a lo que realmente importa: hacer crecer el negocio.