Actualización ley registro horario obligatorio 2025: cambios clave

Te contamos como esta esto de la ley de registro horario obligatorio, porque sabemos que estás hasta arriba de normativa laboral, cambios, declaraciones de Yolanda Díaz y debates parlamentarios. Pero hay una cosa que ya no está en debate: el registro horario va a cambiar, y lo va a hacer pronto.

Puede que la famosa reducción de jornada de 37.5 horas aún esté atascada en el Congreso (que lo está), pero el registro horario obligatorio va por otro carril. Uno más directo. Porque no necesita pasar por el Parlamento: el Gobierno puede aprobar su reforma por Real Decreto.

Y eso es justo lo que parece que va a hacer,

La propia Ministra de Trabajo ha confirmado que el nuevo sistema se aprobará con o sin jornada reducida, porque lo exige Europa y porque, seamos sinceros, el sistema actual no da la talla: firmas en blanco, cuadrantes imposibles y Excels que se actualizan con más fe que control y horas extras de las que luego no hay constancia.

Así que si tu plan era “esperar a ver qué pasa”… igual te conviene cambiarlo por “ver cómo me preparo antes de que esto me explote en la cara”.

¿Por qué se va a reformar el registro horario obligatorio?

La reducción de jornada aún tiene que pasar por el Congreso, pero el registro horario obligatorio probablemente se apruebe por otros cauces. Y eso cambia bastante las reglas del juego.

El Ministerio de Trabajo ya ha confirmado que, independientemente de lo que ocurra con la jornada de 37,5 horas, intentará que la reforma del registro se apruebe vía Real Decreto. Es decir: va a ir sí o sí. Porque no necesita mayoría parlamentaria, ni debate en sesión plenaria, ni titulares con corbatas.

¿Y por qué este cambio de considera tan urgente? Pues porque el sistema actual no termina de funcionar como debería, y hay una presión europea que lo deja bastante claro.

Sentencias del TJUE que obligan al cambio

No es que en España no haya registro horario, es que según el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, el que tenemos no cumple con las garantías mínimas que se esperan en materia de control laboral.

Hay dos sentencias clave que obligan a cambiarlo. En ellas se señala que el sistema debe ser:

Interoperable: tiene que poder integrarse con otros sistemas como Inspección o Seguridad Social
Objetivable: no puede depender de interpretaciones ni ajustes hechos a posteriori
Veraz: debe reflejar las horas reales trabajadas, sin fisuras.

Y como esto no se está cumpliendo del todo, toca mover ficha. No es un gesto político ni una moda de gestión, es una exigencia legal con efectos reales para las empresas.

El sistema actual no funciona (y lo sabemos)

Fichar se ficha, otra cosa es cómo.

Muchas empresas cumplen con tener algún tipo de registro, pero el formato o la práctica diaria dejan mucho margen para errores, dudas o inspecciones con sorpresa.

Te sonarán estos clásicos:

Fichajes en papel que se firman todos a la vez
Excels compartidos donde por arte de magia desaparecen columnas o se descoloca todo
Horarios que se modifican y no queda rastro
Sistemas que “valen” hasta que alguien pide una auditoría

El problema no es solo el formato, sino la falta de trazabilidad y control real. Y es justo lo que se está buscando resolver con la nueva normativa de registro horario obligatorio: que el registro no sea solo una formalidad sino una herramienta útil, fiable y legal.

La patronal no se opone a la jornada… sino al control

Este punto ha aparecido de forma bastante clara en las últimas semanas: el debate real no está únicamente en si trabajamos 37,5 horas o 40 semanales. Lo que más fricción general es el refuerzo del control sobre esas horas.

De hecho, varios actores del sector empresarial han señalado que el nuevo registro trae obligaciones que suponen un cambio importante en cómo se organizan los fichajes: menos margen de ajuste, más trazabilidad, más supervisión.

Y por eso, mientras la jornada aún se debate en el Congreso, la reforma del registro avanza por su cuenta, sin necesidad de votación parlamentaria. Es una forma de dejar claro que, haya o no jornada reducida, las horas van a tener que registrarse bien.

¿Qué exigirá el nuevo registro horario obligatorio?

No vale con “tener algo para fichar”.

Lo que viene es un sistema con más garantías, más control y menos margen para el “yo creía que ya estaba apuntado”.

Así que si el sistema de registro de tu empresa vive entre hojas sueltas, firmas borrosas o excels en carpetas compartidas… igual es hora de mudarse.

Estas son las claves que marcarán el nuevo modelo

Digital y sin papel

Sí, el papel tiene su encanto vintage, pero en el registro horario ya no se lleva.

Con la nueva normativa, el registro horario obligatorio deberá ser digital por defecto, con sistemas que garanticen (como ya te hemos dicho, pero te lo repetimos por si acaso):

Trazabilidad: quién fichó, cuándo y desde dónde.
Autenticidad: nada de tachones ni “es que me equivoqué al sumar”
Conservación de datos: porque lo que no se guarda, no sirve de nada

Esto no solo facilita la vida a RRHH, también protege a todas las partes ante una inspección. Y lo sentimos por quienes aman las carpetas físicas… pero toca dar el salto.

Anotaciones solo por la persona trabajadora

Uno de los grandes cambios es que cada persona tendrá que registrar su propia jornada. Nada de que lo haga “la de administración”, “el encargado” o “mi compi porque llegué sin bateria”.

Este punto busca evitar manipulaciones, errores o malentendidos.

El fichaje pasa a ser personales, intransferible y bajo responsabilidad individual.

Y sí, esto implica que necesitarás un sistema que:

Sea accesible desde cualquier dispositivo (móvil, tablet, portátil…)
Permita fichar de forma sencilla, sin líos ni menús eternos
Quede registrado con nombre, apellidos y hora exacta (nada de aproximadamente a las nueve)

Supervisión legal de los cambios

¿Que alguien fichó mal? ¿Que hubo un error y hay que corregirlo? Se podrá hacer, claro.

Pero aquí viene la novedad: los cambios deberán estar supervisados por la representación legal de la plantilla (comité, delegados sindicales o quien corresponda).

Esto implica que cualquier modificación tendrá que dejar constancia de:

Qué se cambió
Quién lo solicitó
Por qué motivo
Y quién lo validó

¿Suena burocrático? Puede ser ¿Evita sustos? También.

Porque cuando todo queda claro y documentado, se reducen las discusiones, las sospechas y los dolores de cabeza en la inspección.

Distinción entre horas ordinarias, extraordinarias y de disponibilidad

Otro de los requisitos es clasificar las horas trabajadas según su naturaleza. Nada de meter todo en el mismo saco y confiar en que “ya se entiende”.

A partir de ahora, el sistema deberá reflejar si las horas registradas son:

Ordinarias: las pactadas en contrato
Extraordinarias: fuera del horario habitual
De disponibilidad: cuando estás a la espera, pero no activamente trabajando.

Esto no solo ordena mejor la jornada, también permite calcular correctamente los descansos, compensaciones y límites legales.

Además, da transparencia tanto para la empresa como para la persona trabajadora. Porque una cosa es estar fichando y otra es estar currando.

¿Qué riesgos corres si no cumples con el registro horario obligatorio?

Puede que el registro horario te parezca una formalidad más o un dolor de cabeza o que no lo entiendas o que te saque canas.

Hasta que un día suena el teléfono, aparece una inspección sorpresa o alguien pide revisar sus horas de los últimos seis meses.

Y ahí es cuando descubres si tu sistema es legal… o solo parece legal.

Multas

Vamos al grano: sí, hay sanciones. Y no son simbólicas.

Si la empresa no lleva un registro horario adecuado, puede enfrentarse a multas que van desde los 751€ hasta los 7.500€ por infracción.

Sí, por infracción. No por mes ni por empresa → por caso detectado.

Esto incluye cosas como:

No registrar las jornadas
No conservar los datos
No distinguir horas extra
No permitir el acceso a la plantilla o a la inspección

Así que no es solo una cuestión de organización. Es un tema económico, legal y de reputación.

Inspecciones con consecuencia

Si llega una inspección y tu registro no está al día (o es de esos que parecen una mezcla de todo un poco con buena voluntad) la cosa se puede complicar.

Las inspecciones de trabajo no solo revisan si fichas. Revisan cómo, quién, desde dónde y si hay trazabilidad.

Y si encuentran:

Registros modificables sin control
Falta de acceso por parte de la plantilla
O sistemas que no permiten comprobar nada

La sanción no tarda en llegar. Y puede ir acompañada de requerimiento, revisiones retroactivas o incluso bloqueos para acceder a ayudas o bonificaciones.

Pérdida de control real sobre las horas trabajadas

Más allá de multas o inspecciones (que ya asusta lo suficiente), hay algo igual de importante: saber realmente cómo se está organizando el tiempo en tu empresa.

Porque si:

No sabes cuántas horas trabaja tu equipo
No puedes justificar una reclamación
O no tienes datos fiables para reorganizar turnos…

Estás navegando sin mapa.

Y cuando llega el momento de ajustar horarios, calcular horas extra, o simplemente tomar decisiones de equipo, lo que no está claro acaba generando problemas.

Una buena herramienta de registro no es solo un salvavidas legal, es una base de datos viva sobres cómo funciona tu organización por dentro.

¿Y si no se aprueba la reducción de jornada?

Buena pregunta. Porque con tanto titular cruzado, es fácil pensar que una cosa depende de la otra, pero no.

La reducción de jornada, como bien sabes, está en trámite parlamentario: necesita apoyos, votaciones, negociaciones… y algo de paciencia.

Pero el registro horario no.

El registro puede reformarse por Real Decreto, sin pasar por el Congreso y esa es precisamente la vía que ya ha anunciado el Gobierno.

¿Traducción rápida?

Aunque la jornada siga siendo de 40 horas, la forma de registrarla va a cambiar igualmente.

Esto significa que:

La obligación de fichar sigue
El formato actual (si no cumple con lo que viene) dejará de servir
El control será más estricto y digital

Así que si tu estrategia era esperar a ver qué pasa con la jornada… el cambio llega por otro lado.

Y cuanto antes empieces a prepararte, menos drama habrá después.

¿Cómo puede ayudarte TramitApp sin volverte la cabeza loca?

Venga, y ya que estamos, pues qué menos que decirte cómo podemos ayudarte con este caos.

Porque vale sí, lo que viene puede dar mucha pereza, puede sonar a lío y a más tareas para RRHH. Pero si lo piensas bien, también es la oportunidad perfecta para dejar de pelearte con cuadrantes imposibles, firmas borrosas y archivos con nombres que ni tú entiendes.

Con TramitApp esto es mucho más fácil. Y ya que estamos, te contamos por qué:

Registro digital individual y seguro

Con TramitApp cada persona dicha su jornada de forma individual, segura y desde cualquier dispositivo.

Nada de firmas compartidas, ni turnos apuntados en cualquier sitio, ni “me lo apuntas tú por fa que me he olvidado otra vez”.

El sistema:

Guarda cada fichaje con el sello de hora, lugar y usuario.
Evita manipulaciones (involuntarias o no)
Cumple con los requisitos de trazabilidad que exige la normativa

Y sí, puedes revisar todo sin bucear entre carpetas infinitas a las 11 de la noche.

Automatización de informes y avisos

¿Y los informes? ¿Y los avisos? Relax, que TramitApp lo hace por ti.

Porque si la ley exige diferenciar horas ordinarias, extraordinarias o de disponibilidad, mejor que lo haga un sistema que lo tenga ya pensado ¿no?

Pues eso, que con nuestra herramienta (y sí, nos estamos haciendo promoción) puedes:

Generar informes listos para inspección o auditoría
Configurar alertas para fichajes fuera de horario, jornadas sin cerrar o acumulación de horas extra.
Recibir reportes por equipos, personas o centros de trabajo sin hacer malabares con fórmulas
Y encima ahora los puedes ver todos en la misma pantalla (mola eh)

Y es que tú te centras en tomar decisiones, y lo demás que lo automatice la herramienta.

Cumplimientto legal sin complicaciones (ni Excels compartidos)

El objetivo final no es solo tener una app bonita (aunque… ya lo es). Es que cumplas con la normativa sin complicarte la vida.

TramitApp está pensada para ayudarte a:

Evitar sanciones y estar listo ante inspecciones
Ahorrar tiempo en tareas repetitivas
Renner un control real y fiable de la jornada laboral
Y sí, jubilar de una vez ese sistema que alguien siempre toca por error

Y es que cuando el sistema cumple, tú duermes mejor.

Y si tienes dudas o necesitas adaptaciones, nuestro equipo está ahí, sin tickets de espera eternos, ni respuestas robotizadas.

Checklist rápida ¿Está tu empresa lista para el registro horario obligatorio?

Ya te hemos puesto en contexto: lo que está pasando, lo que va a pasar, lo que dicen unos, lo que responden otros y las acciones que se están llevando a cabo.

Pero relax, que no te queremos agobiar, sino hacerte la vida más fácil (y si has llegado hasta aquí es porque esto te interesa).

Así que nos lo llevamos todo a la práctica, con una checklist sencilla para saber si tu empresa está preparada para lo que viene con el nuevo registro horario.

Si respondes más “no” que “sí”, igual es un buen momento para que hablemos.

✅ ¿El sistema de registro que usáis es digital, seguro y verificable?

✅ ¿Cada persona registra su propia jornada (sin intermediarios ni apaños?

✅ ¿Se pueden distinguir claramente las horas ordinarias, extraordinarias y de disponibilidad?

✅ ¿Se conservan los datos del registro durante al menos 4 años?

✅ ¿Podrías generar un informe legalmente válido si hubiese una inspección hoy?

✅ ¿Las modificaciones del registro dejan trazabilidad y cuentan con supervisión?

✅ ¿El equipo de RRHH no llora cada fin de mes para cuadrar los fichajes?

Si alguna de estas preguntas te ha hecho fruncir el ceño, no pasa nada. Lo importante es saberlo a tiempo.

👉 Tú pides una demo para que compruebes cómo podrías tener todo esto resuelto en menos tiempo del que tardas en abrir ese archivo maldito de los turnos.

En resumen: el registro horario obligatorio no es una opción es una necesidad

Esto ya no va de si te gusta más fichar con huella, con app o con boli.

Va de cumplir, de anticiparse y de tener las cosas claras antes de que el caos se instale en tu empresa.

El nuevo registro horario va a llegar. Y con él, la obligación de hacer las cosas bien, de forma digital, trazable y sin excusas de “se me olvidó fichar”.

No se trata de complicarte la vida más, sino de ponértelo fácil desde ya.

Y aquí es donde entramos nosotros, TramitApp.

Porque tener una herramienta que te acompaña en este cambio no es un lujo, es supervivencia digital.

Nosotros ya estamos listos.

Te dejamos nuestras fuentes por si quieres consultar algo más:

Actualización ley registro horario obligatorio 2025: cambios clave aunque no haya jornada de 37,5 h