Si diriges una PYME de entre 10 y 50 empleados, probablemente ya sabes que el registro de jornada es obligatorio desde 2019. Lo que quizás no tienes tan claro es si tu sistema actual aguantaría una visita de la Inspección de Trabajo. Y no eres el único: según Infobae (febrero 2026), 7 de cada 10 empresas aún no tienen fichaje digital implantado.
La buena noticia es que elegir bien no tiene por qué ser complicado. En esta guía vamos al grano: qué necesitas, qué errores evitar y cómo dar el paso sin liar a tu equipo.
¿Qué dice la ley sobre el control horario en PYMEs?
Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-Ley 8/2019 obliga a todas las empresas en España a llevar un registro diario de la jornada laboral. Da igual que tengas 10, 30 o 500 empleados: la obligación es la misma.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores lo deja claro: la empresa debe garantizar el registro diario de jornada, incluyendo horario concreto de inicio y finalización de cada persona trabajadora. Además, esos registros deben conservarse durante 4 años y estar disponibles para los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
En nuestro post sobre la ley de control horario en España puedes ver todos los detalles de la normativa vigente.
Lo que muchos responsables de PYMEs no saben es que la ley no distingue entre formatos: papel, Excel o una app digital. Lo que importa es que el registro sea fiable, objetivo y accesible. Dicho esto, la reforma del registro horario que está en tramitación parlamentaria apunta a que el fichaje digital será obligatorio en un futuro próximo.
Qué pasa si no cumples: sanciones y riesgos reales
No tener un registro de jornada adecuado es una infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS (Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Las multas oscilan entre 751 y 7.500 euros, graduables según el número de trabajadores afectados y la gravedad de la situación.
Pero la sanción económica no es el único problema. En la práctica, no tener registros fiables debilita tu posición ante cualquier reclamación laboral: horas extra no pagadas, conflictos de horarios o incluso demandas por despido. Sin registro, la carga de la prueba suele recaer en la empresa.
Según los datos del Ministerio de Trabajo (ITSS), las actuaciones de la Inspección en materia de tiempo de trabajo superaron las 30.000 en 2024, consolidando esta área como una de las más fiscalizadas. Y el inspector puede presentarse sin previo aviso en cualquier momento de la jornada laboral.
Para una PYME, una sanción de varios miles de euros duele. Pero lo que más duele es no poder demostrar que cumples cuando realmente lo necesitas.
Métodos habituales (y por qué la mayoría no valen)
La realidad es que muchas PYMEs siguen gestionando el control horario con herramientas que no están pensadas para eso. Según Autónomos y Emprendedores, un 35% de autónomos y PYMEs sigue registrando la jornada en papel o Excel.
Estos son los métodos más comunes y sus problemas:
Papel y hojas firmadas. El empleado apunta su hora de entrada y salida en una hoja. El problema: es fácil de manipular, difícil de consultar y prácticamente imposible de auditar si la Inspección pide datos de varios meses. Además, no genera alertas cuando alguien se olvida de fichar.
Excel o Google Sheets. Un paso adelante respecto al papel, pero con sus propios problemas: no hay trazabilidad (cualquiera puede modificar una celda sin que quede constancia), no escala cuando creces y depende de que alguien se acuerde de rellenarlo cada día.
Máquinas de fichar antiguas. Funcionan para registrar presencia, pero muchas no generan informes, no se integran con nóminas y no cubren a empleados que trabajan fuera de la oficina.
Ninguno de estos métodos es ilegal hoy. Pero ninguno te da la tranquilidad de saber que tus registros son completos, fiables y accesibles cuando los necesitas.
Qué necesita de verdad una PYME de su control horario
Cuando una empresa de 10 a 50 empleados busca un sistema de control horario, no necesita un ERP gigante ni un software diseñado para multinacionales. Necesita algo que funcione desde el primer día y que no requiera un departamento de informática para configurarlo.
Estas son las necesidades reales:
Facilidad de uso para todo el equipo. Si el sistema es complicado, tu equipo no lo va a usar. Y un sistema que nadie usa es peor que no tener nada, porque te da una falsa sensación de cumplimiento. El empleado tiene que poder fichar en menos de 10 segundos, desde el móvil, un ordenador o una tablet en la oficina.
Cumplimiento legal sin tener que estudiar la normativa. El sistema debe encargarse de que los registros cumplan con lo que pide la ley: hora de inicio, hora de fin, conservación durante 4 años y acceso para los trabajadores. Tú no deberías tener que preocuparte de si el formato es el correcto.
Informes claros para la Inspección. Si mañana llama la Inspección de Trabajo, necesitas poder generar un informe con los registros de cualquier empleado en cuestión de minutos. No rebuscar en carpetas ni filtrar hojas de Excel.
Flexibilidad para diferentes situaciones. En una PYME, no todos los empleados trabajan igual. Algunos van a la oficina, otros visitan clientes, otros teletrabajan. El sistema tiene que cubrir todos estos escenarios sin que montes un circo logístico.
Coste razonable y predecible. Una PYME no puede destinar una cantidad desproporcionada a una herramienta de fichaje. Necesita una solución con buena relación entre lo que ofrece y lo que cuesta, sin sorpresas en la factura.
Qué criterios debe valorar una PYME al elegir un software de control horario
Con tantas opciones en el mercado, elegir puede ser abrumador. Aquí van cinco criterios que te ayudarán a tomar la decisión sin perder días evaluando software:
1. Prueba antes de comprar. Cualquier proveedor serio te dejará probar el producto antes de comprometerte. Si no ofrecen demo ni periodo de prueba, desconfía. Necesitas ver cómo funciona con tu equipo real, no en un vídeo promocional.
2. Mira la adopción, no solo las funcionalidades. El mejor software del mundo no sirve si tu equipo no lo usa. Pregunta al proveedor: ¿qué porcentaje de adopción tienen sus clientes? ¿Cuánto tarda de media un empleado en aprender a fichar? Un buen software de control horario para PYMEs se implanta en días, no en semanas.
3. Comprueba que cubra todos tus escenarios. ¿Tienes empleados que trabajan desde casa? ¿Comerciales en ruta? ¿Personal en varias sedes? Antes de decidir, haz una lista de las situaciones que necesitas cubrir y pregunta específicamente por cada una.
4. Verifica la trazabilidad de los registros. Esto es clave para la Inspección: los fichajes deben ser inalterables. Si un registro se modifica, debe quedar constancia de quién lo cambió y cuándo. Sin trazabilidad, tus registros podrían no valer ante un inspector.
5. Valora el soporte en español y el acompañamiento. Cuando surge un problema o una duda legal, necesitas que alguien te responda rápido y en tu idioma. Muchas soluciones internacionales tienen soporte limitado en España. Para una PYME, el acompañamiento durante la implantación es casi tan importante como el producto en sí.
Cómo lo resuelve TramitApp para empresas de 10 a 50 empleados
TramitApp lleva desde 2015 ayudando a empresas a gestionar el control horario. Con más de 3.000 empresas y más de 150.000 empleados fichando cada día, es una de las soluciones más implantadas en España para PYMEs.
Esto es lo que una empresa de 10 a 50 empleados se encuentra al usar TramitApp:
Fichaje desde cualquier sitio. TramitApp permite fichar desde la app móvil (con geolocalización opcional), desde el navegador web, mediante código QR en la oficina o con tablet en recepción. Si un empleado trabaja desde casa, ficha igual que si estuviera en la oficina.
Implantación rápida. No necesitas un equipo técnico. La configuración se hace en minutos: das de alta a tus empleados, eliges los métodos de fichaje y listo. El soporte de TramitApp te acompaña durante todo el proceso.
Registros trazables e inalterables. Cada fichaje queda registrado con sello temporal automático. Si hay una corrección, queda registrado quién la hizo y cuándo. Esto es exactamente lo que pide la normativa.
Informes listos para la Inspección. Con un clic generas informes por empleado, por periodo, por centro de trabajo. En formato descargable, con todos los datos que la Inspección puede solicitar.
No solo fichaje. TramitApp incluye gestión de vacaciones, ausencias, turnos y comunicación interna. Para una PYME, tener todo en una misma herramienta evita tener cinco aplicaciones distintas que no se hablan entre sí.
Dicho esto, TramitApp no es perfecto para todos los casos. Si buscas una solución exclusivamente gratuita sin ningún tipo de limitación, o necesitas integraciones muy específicas con ERPs de nicho, es posible que necesites valorar otras opciones. La honestidad sobre las limitaciones es parte de elegir bien.
Preguntas frecuentes
¿Puedo probar TramitApp antes de contratar?
¿Es obligatorio el control horario digital para PYMEs?
¿Cuánto tarda la implantación en una empresa de 10-50 empleados?
¿Qué pasa si un empleado se olvida de fichar?
Conclusión
Elegir un sistema de control horario para tu PYME no debería ser un proyecto de meses. La clave está en buscar simplicidad, cumplimiento legal y un proveedor que te acompañe durante la implantación. Si tu equipo lo usa sin problemas desde la primera semana, has elegido bien.
Lo que sí es urgente es actuar. Con las inspecciones al alza y una reforma del registro horario en camino, seguir con papel o Excel es un riesgo innecesario. Y el coste de cumplir es mucho menor que el de una sanción.
Si quieres ver cómo el control horario de TramitApp puede funcionar en tu empresa, puedes solicitar una demo y comprobarlo con tus propios ojos. Sin compromiso, sin letra pequeña.
