El Real Decreto-ley 8/2019 obliga a todas las empresas en España a llevar un registro diario de jornada. Pero la ley dice muy poco sobre qué datos concretos hay que registrar. El resultado es un terreno de incertidumbre donde muchas empresas pecan por defecto (y se exponen a sanciones) o por exceso (y vulneran la protección de datos de sus empleados).
En este artículo te explicamos exactamente qué datos son obligatorios, cuáles son opcionales pero recomendables, y cuáles nunca deberías recoger según la normativa de protección de datos.
Qué dice la ley: los datos mínimos obligatorios
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el RD-Ley 8/2019, establece un contenido mínimo claro para el registro de jornada. Tu empresa debe registrar, como mínimo:
- Hora concreta de inicio de la jornada de cada trabajador.
- Hora concreta de finalización de la jornada de cada trabajador.
Así de simple. La ley vigente no exige más datos que esos dos. Pero ojo: eso no significa que con eso baste para estar protegido ante una inspección.
La ley vigente no exige más datos que esos dos. Pero ojo: eso no significa que con eso baste para estar protegido ante una inspección.
Además del registro en sí, la ley de control horario exige que:
- Los registros se conserven durante 4 años.
- Estén a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo.
- La organización del registro se negocie con los representantes de los trabajadores o, en su defecto, la decida el empresario.
Datos que la Inspección de Trabajo espera encontrar
En la práctica, la Inspección de Trabajo no se conforma con un papel que diga "9:00 - 17:00". Los inspectores evalúan la fiabilidad y trazabilidad del sistema. Un registro que parece copiado y pegado día tras día o que no permite verificar quién lo rellenó levanta sospechas inmediatas.
Los datos que la Inspección espera encontrar en un sistema serio incluyen:
| Dato | ¿Obligatorio por ley? | ¿Exigido en la práctica? |
|---|---|---|
| Identificación del trabajador (nombre, DNI o número de empleado) | Implícito (el registro es individual) | Sí |
| Fecha de cada jornada | Implícito | Sí |
| Hora exacta de inicio | Sí (Art. 34.9 ET) | Sí |
| Hora exacta de finalización | Sí (Art. 34.9 ET) | Sí |
| Pausas y descansos | No explícitamente | Muy recomendable |
| Horas extraordinarias | No en el registro de jornada, sí en otro registro obligatorio (Art. 35.5 ET) | Sí, si aplica |
| Modalidad (presencial/remoto) | No en la ley vigente | Recomendable |
| Firma o validación del trabajador | No | Recomendable |
Un registro que parece copiado y pegado día tras día o que no permite verificar quién lo rellenó levanta sospechas inmediatas.
Las sanciones por no tener registro de jornada son de 751 a 7.500 euros, calificadas como infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS. El número de trabajadores afectados es un criterio de graduación de la sanción (artículo 39 LISOS), no un multiplicador directo, pero puede elevar significativamente el importe final.
Datos opcionales que un buen software debería recoger
Más allá del mínimo legal, hay información que un software de control horario puede registrar y que resulta muy útil tanto para la gestión interna como para demostrar cumplimiento ante una auditoría.
Pausas y descansos. Aunque la ley actual no obliga a registrar las pausas de forma explícita, muchos convenios colectivos sí lo exigen. Además, si surge un conflicto sobre horas efectivas trabajadas, tener el detalle de pausas puede ser la diferencia entre ganar o perder una reclamación.
Tipo de hora trabajada. Distinguir entre horas ordinarias y horas extraordinarias no es un lujo: es una obligación complementaria. El artículo 35.5 del Estatuto de los Trabajadores exige un registro específico de horas extra, separado del registro de jornada general. Un buen software lo hace automáticamente.
Ubicación del fichaje. Para empresas con empleados en ruta, multicentro o en teletrabajo, registrar desde dónde se ficha aporta trazabilidad. TramitApp, por ejemplo, permite el fichaje con geolocalización que registra las coordenadas solo en el momento del fichaje, sin rastreo continuo.
Comentarios o incidencias. Que el empleado pueda añadir una nota al fichaje ("reunión fuera de oficina", "visita a cliente") evita malentendidos y facilita la supervisión por parte de RRHH.
Protección de datos: qué límites marca la AEPD
Aquí es donde muchas empresas se pasan de frenada. El registro de jornada recoge datos personales, y eso activa las obligaciones del RGPD y la LOPDGDD. La Guía de protección de datos en las relaciones laborales de la AEPD establece criterios claros.
No necesitas el consentimiento del trabajador
Según la propia AEPD, no es necesario el consentimiento del trabajador para implantar un sistema de control horario. La base jurídica es el cumplimiento de una obligación legal (artículo 6.1.c del RGPD), dado que el registro de jornada es obligatorio por ley.
Pero que no haga falta consentimiento no significa que puedas hacer lo que quieras. La empresa sí está obligada a informar al trabajador de:
- Qué datos se recogen.
- Con qué finalidad.
- Durante cuánto tiempo se conservan.
- Quién tiene acceso a ellos.
Principio de minimización: recoge solo lo necesario
El RGPD exige que los datos personales sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad del tratamiento. Traducido al registro de jornada: recoge los datos que necesitas para cumplir la ley y gestionar el tiempo de trabajo, y nada más.
El RGPD exige que los datos personales sean adecuados, pertinentes y limitados a lo necesario para la finalidad del tratamiento.
Datos que NUNCA deberías recoger en el registro de jornada
| Dato | Por qué no |
|---|---|
| Ubicación continua del trabajador durante toda la jornada | La AEPD lo considera desproporcionado. Solo se justifica el registro puntual en el momento del fichaje |
| Datos biométricos (huella, iris) como único método | La AEPD ha dictaminado que el uso de biometría para control de presencia es un tratamiento de alto riesgo y que, existiendo alternativas menos invasivas, no supera el test de necesidad |
| Motivos de las ausencias en el propio registro de fichajes | Los motivos médicos o personales son datos sensibles y deben gestionarse en un sistema separado con acceso restringido |
| Datos de productividad vinculados al fichaje | El registro de jornada tiene una finalidad concreta (control del tiempo de trabajo). Usarlo para medir productividad es un cambio de finalidad que requiere base legal propia |
Esto no significa que un software de control horario no pueda ofrecer funcionalidades adicionales como gestión de ausencias o informes. Significa que esos datos deben estar separados del registro de jornada y tratarse con sus propias bases legales.
Qué pasa con el borrador del nuevo Real Decreto
Existe un borrador de Real Decreto en tramitación que propone ampliar significativamente el contenido mínimo del registro de jornada. Entre los cambios propuestos:
- Registro de pausas y tiempos de espera, no solo inicio y fin de jornada.
- Distinción entre modalidad presencial y teletrabajo.
- Registro de las interrupciones de desconexión digital.
- Clasificación de las horas como ordinarias, extraordinarias o complementarias.
- Registro digital obligatorio (fin del papel y el Excel).
- Acceso remoto e inmediato para la Inspección de Trabajo.
Es importante aclarar que, a fecha de abril de 2026, este Real Decreto no ha sido aprobado. Sigue en tramitación y su contenido puede cambiar. Lo que sí está vigente es el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores tal como lo modificó el RD-Ley 8/2019.
Dicho esto, muchas empresas están adelantándose a la norma. Si tu sistema ya registra estos datos adicionales, no tendrás que hacer cambios cuando se apruebe. Si sigues con un Excel o un papel, el cambio será más brusco.
Cómo saber si tu sistema actual cumple
No todos los sistemas de registro de jornada son iguales. Si usas un método manual o una herramienta básica, revisa si cumple estos requisitos mínimos:
Fiabilidad del dato. ¿El sistema garantiza que el registro no se puede alterar retroactivamente sin dejar rastro? Un Excel compartido no cumple esto. Un registro en papel tampoco, salvo que se firme diariamente.
Individualización. ¿Cada trabajador tiene su propio registro? Un cuadrante general donde alguien de RRHH apunta las horas de todo el equipo no demuestra que el empleado realmente fichó.
Conservación y acceso. ¿Puedes recuperar los registros de hace 3 años en minutos? La Inspección puede pedirlos y no espera días.
Trazabilidad. ¿Se puede identificar quién registró cada fichaje y desde dónde? Esto es especialmente relevante para empresas con empleados que trabajan fuera de la oficina.
TramitApp lleva desde 2016 ayudando a más de 3.000 empresas a cumplir con el registro de jornada. El sistema registra automáticamente la hora de entrada y salida, con opción de geolocalización, y genera informes exportables listos para la Inspección. Cada fichaje queda sellado con fecha, hora y dispositivo, sin posibilidad de manipulación retroactiva.
Efectuar el registro horario con TramitApp ha supuesto un beneficio para el Área de RRHH entre otras cosas porque nos permite guardar el registro de los horarios en un sistema informático y exportar la información rápidamente. Hemos podido configurar TramitApp para que permita a los trabajadores fichar desde cualquier lugar, algo imprescindible en tiempos de pandemia.
Lo que no te cuentan: riesgos de recoger datos de más
Instalar un software de control horario y activar todas las opciones disponibles sin pensar en las consecuencias puede salir caro. No solo por las multas de la AEPD (que pueden alcanzar el 4% de la facturación anual en casos graves de vulneración del RGPD), sino por el impacto en la relación con los empleados.
La geolocalización continua es un problema. Si tu software rastrea la ubicación del empleado durante toda la jornada y no solo en el momento del fichaje, estás recogiendo datos desproporcionados. La AEPD ha sido clara: la finalidad del registro de jornada es controlar el tiempo de trabajo, no la ubicación del trabajador.
Los datos biométricos requieren una evaluación de impacto. Desde la publicación de la Guía de la AEPD sobre tratamientos de control de presencia mediante sistemas biométricos, el uso de huella dactilar o reconocimiento facial para fichar se considera un tratamiento de categorías especiales de datos. Esto obliga a realizar una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD) antes de implantarlo y a justificar que no hay alternativa menos invasiva.
La transparencia genera más confianza que el control excesivo. Un sistema que registra lo justo, informa claramente al empleado y le permite consultar sus propios fichajes transmite seriedad. Uno que recoge datos opacos genera desconfianza y, en el peor de los casos, reclamaciones ante la AEPD.
Conclusión: recoge lo que necesitas, ni más ni menos
El registro de jornada obligatorio no tiene por qué ser un dolor de cabeza. La ley exige registrar la hora de inicio y fin de jornada de cada trabajador, conservar los datos 4 años y tenerlos disponibles. Más allá de eso, un buen software añade datos útiles como pausas, ubicación puntual del fichaje y tipo de hora trabajada, siempre respetando el principio de minimización de datos.
Lo importante es elegir una herramienta que cumpla la ley sin pasarse de la raya en protección de datos. El control horario de TramitApp registra exactamente lo que necesitas: hora de entrada, hora de salida, ubicación puntual si la activas, y genera informes listos para la Inspección. Sin rastreo continuo, sin datos innecesarios, y con más de 150.000 empleados fichando cada día en más de 3.000 empresas.
Si quieres ver cómo funciona con tus propios datos, puedes solicitar una demo personalizada.
Preguntas frecuentes
¿La empresa necesita el consentimiento del trabajador para registrar su jornada?
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?
¿Puede la empresa usar la geolocalización para controlar dónde está el empleado durante toda la jornada?
¿Qué sanción puede recibir una empresa sin registro de jornada?
