Cómo fichar en una empresa pequeña: guía práctica para microempresas

Si llevas una empresa de 5, 12 o 20 personas, probablemente lleves meses (o años) dándole vueltas a lo mismo: ¿de verdad tengo que montar un sistema de fichaje serio? Y, sobre todo, ¿cómo lo hago sin perder media mañana cada día persiguiendo a la gente para que apunte sus horas. Vamos al grano: sí, estás obligado a registrar la jornada, no importa que seas tres personas o trescientas. La parte buena es que montarlo bien en una empresa pequeña es más sencillo y más barato de lo que parece, si eliges el método correcto desde el principio.

¿Estoy obligado a fichar si soy una empresa pequeña?

Sí, sin excepciones. Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto-Ley 8/2019 obliga a todas las empresas con personal asalariado a llevar un registro diario de la jornada laboral. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores lo deja en una sola frase: "la empresa garantizará el registro diario de jornada, que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora".

Aquí no hay letra pequeña ni umbrales de empleados. Da igual que tengas un empleado, cinco o veinticinco. La obligación es exactamente la misma que para una multinacional. Y eso pilla fuera de juego a muchísimas pymes españolas, porque, según el Directorio Central de Empresas del INE (DIRCE, datos a 1 de enero de 2025), el 81,6% de las empresas activas en España tiene dos o menos asalariados. Es decir: la inmensa mayoría del tejido productivo es justo eso, empresas muy pequeñas que también tienen que cumplir.

¿Y los autónomos? Si trabajas solo, no tienes que fichar (no eres asalariado). Pero si tienes al menos un empleado contratado, te aplica la ley exactamente igual. Esa es la frontera real, no el número de trabajadores.

Si quieres entrar más a fondo en el detalle legal —obligaciones, plazos, formato— te lo contamos paso a paso en nuestro post sobre la ley de control horario en España.

¿Qué tiene que incluir el registro de jornada en tu empresa?

La ley pide menos de lo que se suele creer, pero también deja menos margen del que parece. Estos son los datos obligatorios, sin adornos:

• Identificación de cada persona trabajadora (nombre y apellidos).
• Fecha del día registrado.
• Hora exacta de inicio de la jornada.
• Hora exacta de finalización de la jornada.

Y un detalle clave: el Plan Estratégico de la Inspección de Trabajo 2025-2027 confirma que el control del registro de jornada sigue siendo prioritario para la ITSS, con más recursos asignados (554 nuevos inspectores, cruces de datos con Hacienda y Seguridad Social, video comprobaciones). Lo que en 2019 era "nuevo" hoy es uno de los focos más maduros y mejor instrumentados de la Inspección.

Además, hay dos requisitos que vienen del Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS, que es la guía interna que usa la Inspección cuando se planta en tu empresa:

1. El registro debe ser diario, no estimado ni promediado. No vale "Juan trabaja de 9 a 18". Vale "Juan entró el 14/05/2026 a las 8:57 y salió a las 18:03".
2. El sistema debe ser objetivo y fiable. Que no se pueda modificar a posteriori sin dejar rastro. Aquí es donde caen los Excels modificados a final de mes.

Y conservar los datos cuatro años, disponibles para la persona trabajadora, su representación legal y la Inspección. Si alguien pide ver sus fichajes y no puedes enseñárselos, eso ya es infracción.

Opciones reales para fichar en una empresa pequeña

Vamos a lo que vienes: ¿qué opciones tienes de verdad sobre la mesa si tienes cinco, diez o veinte empleados? Te las pongo en orden de "menos a más profesional", con sus pros y sus contras reales.

Opción 1: hoja de fichaje en papel

Una libreta en recepción, una hoja por persona y mes, cada cual apunta sus horas a mano. Sigue siendo legal, pero solo si se hace bien (firma diaria del trabajador, fecha, hora exacta).

Lo bueno: coste cero, no necesita formación.
Lo malo: todo lo demás. Cada vez que alguien olvida fichar tienes una conversación incómoda. A final de mes, sumar horas y casarlas con la nómina es una pequeña tortura. Si la hoja se pierde, no hay copia. Y la Inspección puede cuestionar la fiabilidad: ¿quién garantiza que esa firma se puso ese día y no la semana siguiente?

Para quién encaja: prácticamente nadie en 2026, salvo equipos muy pequeños con jornadas idénticas todos los días y sin movilidad.

Opción 2: hoja de Excel compartida

El clásico. Una plantilla en Google Sheets o Excel, una pestaña por mes, cada persona escribe entrada y salida. También es legal sobre el papel, pero arrastra un problema gordo: trazabilidad.

El Criterio Técnico 101/2019 exige que el sistema sea "objetivo y fiable". Un Excel se puede modificar a posteriori sin que quede ni rastro. Si la Inspección sospecha que las horas no son las reales, te toca a ti demostrar lo contrario. Y demostrarlo con un Excel es muy complicado.

Además, en una pyme pequeña el Excel funciona "hasta que alguien se va de vacaciones", alguien se olvida tres días seguidos y nadie sabe exactamente qué hizo cada uno. A los seis meses tienes un archivo que ya no refleja la realidad.

Para quién encaja: equipos de 1-3 personas, todas en la misma oficina, con jornadas muy fijas. En cuanto crezca un poco la cosa, se queda corto.

Opción 3: app de fichaje específica para pymes

Aquí es donde están casi todas las pymes que están cumpliendo bien. Una app (móvil + web) en la que cada empleado ficha desde su teléfono con un par de toques, queda trazado automáticamente (hora exacta, ubicación opcional, sello digital), y tú tienes un panel donde ves de un vistazo quién está dentro, quién fuera, y cuántas horas lleva cada uno.

Lo bueno: cumples sin pensar. La trazabilidad la hace el software (cualquier modificación queda registrada). El informe para la Inspección se genera con un clic. Y para los empleados es literalmente más rápido que firmar una hoja.

Lo malo: tiene un coste mensual. Aunque, como veremos en el siguiente apartado, hablamos de cifras muy razonables para una pyme pequeña.

Para quién encaja: prácticamente cualquier empresa con dos o más empleados que quiera dormir tranquila.

¿Cuánto cuesta y cómo se monta un sistema digital ligero?

Esta es la pregunta del millón en una pyme pequeña: "Vale, app digital, ¿pero cuánto me va a costar y cuánto tiempo de instalación?". La buena noticia: muy poco de las dos cosas.

El planteamiento típico de una herramienta de control de fichajes pensada para pymes es por empleado al mes, sin permanencias, sin pagar por funciones que no usas. Para un equipo de 8 personas hablas de cifras muy por debajo de lo que cuesta el café mensual de la oficina. Y la diferencia con el papel/Excel es enorme: te quitas el riesgo de sanción y la pelea de fin de mes con las horas. (Si te interesa ver el detalle, en nuestra página de precios tienes los planes y lo que incluye cada uno).

¿Y montarlo? Estos son los pasos reales en una pyme de 5-25 personas:

1. Días 1-2 — Alta y configuración mínima. Te das de alta, creas el equipo, defines el horario tipo (si lo tienes) y eliges el método de fichaje principal (móvil, QR en la entrada, web, etc.). Si tu equipo trabaja siempre desde la oficina, la máquina de fichar con tarjeta funciona bien; si hay gente fuera, móvil. En TramitApp, los métodos válidos son varios: fichar desde el móvil, fichar con QR, web y dispositivo físico. Sin reconocimiento facial: la AEPD ha sido muy clara con que el biométrico necesita evaluación de impacto y proporcionalidad.
2. Día 3 — Invitas al equipo. Cada empleado recibe un email, se descarga la app, hace su primer fichaje en 30 segundos. La curva de aprendizaje, en pymes pequeñas, es casi nula.
3. Semana 1 — Rodaje. Es el momento de pillar los olvidos típicos: el comercial que sale a una visita y se le olvida cerrar el fichaje, la persona que se enferma y no avisa. Aquí la herramienta te ayuda con avisos automáticos y, si hace falta, recordatorios por WhatsApp.
4. Semana 2 en adelante — Cero gestión. La app va registrando, tú entras una vez al mes para exportar el informe y cuadrarlo con la nómina.

En total, dos o tres días de configuración y un par de semanas de hábito.

Ejemplo numérico: pyme de 12 empleados en una semana

Vamos a aterrizarlo. Imagina una asesoría con 12 personas: 8 en oficina (jornada partida), 3 comerciales fuera y 1 administrativa a media jornada. Una semana cualquiera:

En una semana se han registrado 118 marcas (en lugar de una columna mensual estimada en Excel) y se han detectado 3 horas extra reales. ¿Por qué importa? Porque esas horas:

• Hay que registrarlas como horas extra (no como jornada ordinaria).
• Hay que compensarlas —en tiempo o en nómina— según el convenio aplicable.
• Si no se registran, en caso de despido o reclamación, prescriben en perjuicio del trabajador y luego pueden venir reclamaciones acumuladas de hasta un año.

Con papel o Excel, esas 3 horas extra suelen perderse o se discuten a fin de mes. Con app, salen solas en el informe.

¿Cómo conecta esto con la nómina?

En pymes pequeñas, casi todo el mundo externaliza la nómina (asesoría, gestoría, o A3 internamente). El problema clásico: la asesoría te pide cada mes un Excel con horas trabajadas, vacaciones, bajas y horas extra. Si lo tienes en papel, te toca pasarlo a mano. Si está en un Excel desordenado, te toca cuadrarlo. Resultado: 2-3 horas al mes solo en preparar datos para nómina.

Una app de fichaje seria exporta ese informe en un clic y, en algunos casos, conecta directamente con el software de la asesoría. TramitApp, por ejemplo, se integra con A3 (de Wolters Kluwer, el estándar en gestorías españolas): importa los datos maestros de la asesoría (empleados, conceptos, centros) y, en sentido contrario, le envía a la gestoría el resumen mensual de horas, ausencias y novedades para que ella calcule la nómina con su software. El responsable de RRHH (o tú mismo, si la lleva el jefe) deja de invertir horas en ese cuadre.

Riesgos típicos en una pyme pequeña: olvidos, multas, horas extra

Tres riesgos que veo recurrentemente cuando hablo con pymes que no han profesionalizado el fichaje. Vamos uno a uno.

1. Olvidos sistemáticos

En equipos pequeños, todo el mundo se conoce y se "fía". Hasta que viene la Inspección, o hasta que alguien presenta una reclamación. Si tienes huecos sistemáticos en el registro (días sin marcar de varias personas, semanas en blanco), la Inspección puede asumir que el sistema no funciona y levantar acta. El olvido puntual no es un problema; el olvido como patrón sí lo es.

Cómo mitigarlo: notificaciones automáticas para olvidos (al final del día, a la persona y al responsable) y, dos veces al mes, una revisión rápida del informe de huecos.

2. Sanciones de Inspección de Trabajo

No tener registro de jornada, o tenerlo mal, es infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS. La cuantía: de 751 a 7.500 euros por centro de trabajo afectado, graduable según el número de personas trabajadoras implicadas (artículo 39 de la LISOS). En su grado mínimo, de 751 a 1.500 €; en grado medio, de 1.501 a 3.750 €; en grado máximo, de 3.751 a 7.500 €.

Y un detalle importante para pymes: la multa se aplica por centro de trabajo, no en bloque por toda la empresa. Una pyme con una sola oficina paga una multa, pero si tienes dos locales y los dos están sin registro, son dos sanciones.

¿Es algo que de verdad pase en pymes pequeñas? Sí. La Inspección no actúa solo por "tamaño", sino por denuncia, por cruce de datos (Hacienda + Seguridad Social) o por campañas sectoriales. Es habitual que la chispa la encienda una baja conflictiva o una reclamación de horas extra.

3. Horas extra fuera de control

El más caro a medio plazo. En pymes pequeñas hay mucha flexibilidad informal ("hoy me quedo un poco más", "el viernes salgo antes") que se compensa de palabra, sin registrar. El problema: si esa persona se va y reclama, legalmente tiene un año para pedir las horas extra trabajadas. Y si tú no puedes demostrar con tu registro que sí se compensaron, la jueza o el juez tirará del registro… que no tienes. La reclamación se gana, además con intereses.

Tener un sistema serio de control de horas extras no es burocracia: es protegerte ante reclamaciones a posteriori que pueden sumar miles de euros.

Por qué papel y Excel se quedan cortos (aunque sean legales)

Mucha pyme pequeña se aferra a la idea de que "la ley no dice que tenga que ser digital, con un papel basta". Y es verdad: la ley vigente no exige formato digital. Hay un borrador de reforma que lo propone, pero a mayo de 2026 no ha sido aprobado ni publicado en el BOE.

Sin embargo, "legal" no es lo mismo que "te conviene". El papel y el Excel tienen tres problemas que escalan rápido en una pyme pequeña:

El cálculo es sencillo: papel y Excel "ahorran" la cuota de un software, pero te cuestan 2-3 horas mensuales de gestión, exponen a multas de hasta 7.500 € por centro y dejan flancos abiertos en reclamaciones de horas extra. En una pyme pequeña, donde el tiempo del responsable suele ser el recurso más escaso, esa "ahorro" suele salir mucho más caro.

¿Cómo ayuda TramitApp a una empresa pequeña a fichar bien?

Lo cuento sin adornos: TramitApp está en el mercado desde 2016 acompañando a empresas españolas en el registro de jornada y la gestión de personas. Hoy en día tiene más de 3.000 empresas clientes y más de 150.000 empleados fichando cada día. Y tiene certificación ISO 27001 en seguridad de la información, que es lo que te tiene que importar si vas a meter datos de tu equipo en una herramienta cloud.

Para una empresa pequeña, hay dos puertas de entrada:

• TramitApp Nano, pensada específicamente para microempresas y autónomos con equipo reducido (típicamente 1-10 personas). Es la versión más sencilla: te das de alta, invitas a tu gente y a fichar. Sin configuraciones eternas, sin formación, sin pagar funciones que no vas a usar.
• TramitApp Classic, si tu pyme tiene 10-25 personas y quieres ir más allá del fichaje puro (vacaciones, documentación, firma, etc.).

En ambos casos, el control horario que ofrece TramitApp cumple los requisitos del RD-Ley 8/2019 y del Criterio Técnico 101/2019: registro diario, hora exacta, trazabilidad de modificaciones, conservación 4 años, exportación en un clic. Y si tu asesoría usa A3 (lo más probable), la integración con A3 está soportada nativamente: envías a la gestoría el resumen de horas y ausencias del mes y ella calcula la nómina con su propio software A3.

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Lo bueno de TramitApp es que es una herramienta muy intuitiva y muy sencilla para el trabajador. El uso de esta aplicación nos ha hecho ganar tiempo pero también productividad.

Juan Carlos FernándezDirector General, 3lim2000

Checklist rápido para fichar bien en tu empresa pequeña

Si vienes aquí buscando una lista para implantar el fichaje esta misma semana, este es el resumen:

• [ ] Confirmas que tienes al menos un asalariado (si no, no aplica).
• [ ] Eliges método (móvil, QR, dispositivo, web) según donde trabaja tu gente.
• [ ] Cargas la plantilla en el sistema (15 min para una pyme).
• [ ] Comunicas al equipo cómo y cuándo fichar (un email con captura).
• [ ] Activas notificaciones de olvido (clave en pymes pequeñas).
• [ ] Defines política de horas extra: cómo se piden, cómo se compensan.
• [ ] Programas revisión mensual del informe (5-10 min).
• [ ] Configuras conservación 4 años (la herramienta lo hace sola).
• [ ] Conectas con tu asesoría para exportar a nómina.

Con esto, cumples la ley, te quitas el riesgo de Inspección y dejas de perder mañanas cuadrando horas.

En resumen: empezar bien es muy fácil

Fichar en una empresa pequeña no debería ocuparte más de cinco minutos al mes. La ley es la misma para todas las empresas, pero el modo de cumplirla puede ser tan rudimentario (papel) o tan profesional (app específica) como tú decidas. La diferencia entre uno y otro no es solo el coste mensual, sino las horas que pierdes cada mes, la exposición a sanciones de hasta 7.500 € por centro y la tranquilidad frente a posibles reclamaciones de horas extra.

Si quieres ver cómo se monta en tu caso concreto, pide una demo del software de RRHH y te enseñamos el flujo completo en 20 minutos con tus números y tu equipo en mente.

Preguntas frecuentes sobre el fichaje en empresas pequeñas