Si llevas un equipo comercial, sabes que el horario es la asignatura pendiente. Tu gente entra y sale, encadena visitas, come con un cliente, vuelve a casa y manda tres correos a las once de la noche. Nadie pisa la oficina a una hora fija y, cuando llega una inspección o un empleado reclama horas extra, te das cuenta de que no tienes nada que demuestre quién trabajó cuándo.
Y es que con un equipo de ventas el registro de jornada choca con dos cosas a la vez: una jornada que no cabe en un horario de 9 a 18, y la sensación de que pedirles que fichen —y encima con GPS— es tratarlos como sospechosos. Vamos al grano: se puede registrar la jornada de tus comerciales, con geolocalización y cumpliendo la ley, sin que parezca que los estás vigilando. Te cuento cómo.
¿Por qué es tan difícil controlar el horario de un equipo comercial?
Un comercial en ruta es justo el perfil para el que se diseñó mal el fichaje clásico. No hay un torno en la puerta ni un ordenador donde marcar entrada. La jornada se reparte entre el coche, la cafetería donde prepara la reunión, la sede del cliente y el salón de su casa.
Esto genera tres problemas que seguramente reconoces:
- La jornada es elástica y nadie la mide. El comercial que madruga para coger la autovía y el que se queda cerrando una propuesta a las diez de la noche acumulan horas que no aparecen en ningún sitio. Ni para reconocerlas ni para ponerles un límite.
- No sabes si una visita ocurrió. No por desconfianza sistemática, sino porque a veces necesitas saber a qué hora se hizo una visita: para justificar una dieta, para repartir mejor las rutas o para responder a un cliente que dice que "no fue nadie".
- No puedes demostrar la jornada. El registro horario es obligatorio también para quien trabaja fuera, y un equipo comercial es precisamente el que más papeletas tiene de no poder enseñar nada cuando alguien lo pida.
A esto se suma el factor humano: el comercial medio vive de su autonomía. Plantear el control horario como un "ahora tenéis que fichar" a secas suele salir mal. Funciona mucho mejor cuando lo enfocas como lo que de verdad es: una forma de que sus horas cuenten y de protegeros a ambos.
¿Están obligados a fichar los comerciales que trabajan fuera?
Sí. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar la jornada de toda la plantilla, y no hace ninguna excepción para quien trabaja fuera de la oficina, en movilidad o a distancia. Da igual que tu comercial no pase nunca por la sede: su entrada, su salida y, si las hay, sus horas extra tienen que quedar registradas.
Aquí conviene deshacer un malentendido frecuente. Que alguien trabaje "en la calle" no lo exime de fichar; al revés, es el caso en el que más importa, porque es donde resulta más difícil reconstruir la jornada a posteriori. Lo mismo le pasa a los técnicos que van a domicilio o a cualquier empleado que trabaja fuera de la oficina: la obligación es la misma, solo cambia el método.
¿Y qué pasa si no lo registras? No tener registro de jornada es una infracción grave, con multas que van de 751 a 7.500 euros, graduables según el número de personas afectadas. Para un equipo comercial entero, la cuenta sube rápido. Si quieres el detalle, lo desglosamos en el post sobre las multas del control horario.
¿Para qué sirve realmente el GPS en el fichaje de un comercial?
Aquí es donde mucha gente se pone nerviosa, así que vamos a separar lo que el GPS sí hace de lo que no hace.
El GPS en un fichaje no es un rastreador. No dibuja la ruta del comercial durante el día ni dice dónde está a cada momento. Lo único que hace es añadir las coordenadas en el instante exacto en que la persona marca la entrada o la salida. Es una foto puntual, no una película.
Con eso resuelto, lo que aporta es bastante:
- Convierte el fichaje en una prueba sólida. Una entrada con hora y ubicación es mucho más difícil de discutir —en los dos sentidos— que un "yo entré a las ocho" de palabra.
- Da contexto a la jornada. Saber que un fichaje se hizo en casa del cliente y no en la cafetería de al lado ayuda a justificar dietas, kilometraje o el tiempo real de una visita.
- Quita el "yo trabajo más de lo que me pagan" de la conversación. Cuando las horas quedan registradas, el comercial deja de tener que defender que echa jornada de más: está ahí, en negro sobre blanco.
- Te ayuda a planificar. Con datos reales de a qué hora se ficha y desde dónde, repartir zonas y rutas deja de ser una corazonada.
La clave para que el equipo lo acepte es el encuadre: no es "te vigilo", es "tus horas cuentan y las dos partes quedáis cubiertas".
¿Es legal usar GPS con tu equipo comercial? Lo que dice la ley
Sí, es legal, pero con condiciones. Y conviene conocerlas, porque la diferencia entre un fichaje con geolocalización correcto y un rastreo ilegal es exactamente lo que te va a evitar un disgusto.
El marco es el artículo 90 de la LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018), que regula el uso de sistemas de geolocalización en el trabajo, junto con los criterios de la Agencia Española de Protección de Datos. De ahí salen tres reglas que no te puedes saltar:
- Minimización. Solo puedes capturar la ubicación en el momento del fichaje, para verificar la entrada y la salida. No vale un rastreo continuo durante la jornada: eso ya no es control horario, es vigilancia, y no se sostiene.
- Información previa y expresa. Tienes que informar a la plantilla, de forma clara, de que el fichaje registra la ubicación, con qué finalidad y durante cuánto tiempo se conservan los datos. Sin información, no hay tratamiento válido.
- Proporcionalidad. La medida tiene que ser adecuada al fin. Para un equipo comercial que justifica visitas fuera, la ubicación puntual en el fichaje aporta valor probatorio real; un seguimiento permanente no.
Dicho de otro modo: la geolocalización del fichaje es legal; la geolocalización de la persona durante toda la jornada, no. Si quieres profundizar, lo tienes desarrollado en ¿Es legal fichar con geolocalización en el trabajo?.
Te dejo la versión rápida antes de seguir: en este vídeo te lo resumo yo misma —Eva Gauche, la autora de este artículo— en menos de un minuto.
Cómo registrar la jornada de tu equipo de ventas con TramitApp
En la práctica, esto es lo que ve y hace un comercial con TramitApp, sin complicarse la vida:
- Ficha desde el móvil, donde esté. Con la app TramitApp Empleado, el comercial pulsa el botón de fichar y la aplicación añade la geolocalización que da el dispositivo en ese momento exacto (si tiene el GPS activado). Un gesto, sin pasar por la oficina ni por un ordenador.
- La ubicación se identifica sola. Si el fichaje cae en una de las ubicaciones que tienes registradas en la empresa, la app la reconoce. Si no, queda marcado como ubicación indefinida. Así sabes de un vistazo si el fichaje se hizo donde tocaba.
- Cada fichaje puede asociarse a un proyecto o cliente. El comercial puede atribuir el fichaje a un proyecto desde un desplegable y añadir una nota si quiere apuntar algo de la visita. Eso te da el contexto sin montar un sistema aparte.
- Tú tienes el registro listo para enseñar. Cuando lo necesites —una inspección, una reclamación, un cierre de mes— tienes los informes de jornada de todo el equipo, con sus horas y su ubicación puntual, exportables y conservados.
Como TramitApp guarda la hora y la ubicación de cada marca, también te sirve si tu equipo combina ruta con jornada en sede o reparte el tiempo entre varios centros de trabajo. Y todo con el tratamiento de datos que exige la normativa: TramitApp trabaja con certificación ISO 27001 en seguridad de la información.
Errores que conviene evitar al implantarlo
No basta con activar el GPS y dar el aviso. Estos son los tropiezos que más caro salen:
- Confundir control horario con rastreo. Si tu sistema sigue la posición del comercial todo el día, te has pasado de la raya legal. La ubicación va solo en el fichaje.
- No informar (o informar a medias). Activar la geolocalización sin comunicarlo por escrito, con su finalidad y plazos, invalida el tratamiento. Habla con tu asesoría y déjalo documentado.
- Imponer biometría sin justificarla. El reconocimiento facial u otros sistemas biométricos están muy restringidos y han llegado a los tribunales. Para un comercial, el fichaje desde el móvil con ubicación puntual es proporcionado y suficiente.
- Venderlo como un castigo. Si lo presentas como "ahora os controlo", tendrás resistencia. Si lo presentas como "vuestras horas cuentan y os protege a vosotros", lo adoptan sin drama.
En resumen
Un equipo comercial es el caso más difícil para el control horario y, a la vez, el que más lo necesita: jornadas que se desbordan, visitas que hay que justificar y la obligación legal de registrar la entrada y la salida de todo el mundo. La buena noticia es que se resuelve con una app de control horario y geolocalización puntual, que registra el fichaje con su hora y su ubicación sin convertirse en un rastreador.
Hazlo bien —solo en el fichaje, informando y de forma proporcionada— y consigues dos cosas a la vez: cumplir el artículo 34.9 del ET y la LOPDGDD, y quitarte de encima la eterna discusión sobre las horas. Si quieres ver cómo funciona con tu propio equipo, puedes pedir una demo y probarlo con un caso real.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio que los comerciales fichen si trabajan fuera de la oficina?
¿Es legal usar GPS para el fichaje de un comercial?
¿El GPS rastrea al comercial durante todo el día?
¿Qué pasa si un comercial ficha desde una ubicación que no es la prevista?
¿Cómo justifico la jornada de mi equipo de ventas ante una inspección?
