Cómo calcular las vacaciones de un trabajador (y qué pasa con las no disfrutadas)

Calcular las vacaciones de tu equipo parece sencillo hasta que te sientas a hacerlo. Que si el convenio cuenta días naturales o laborables, que si Fulano entró en marzo y le toca una parte, que si Mengana se puso de baja justo la semana que tenía reservada… y, sobre todo, la pregunta que más cola trae: ¿qué pasa con los días que nadie llegó a coger?

Vamos al grano. En esta guía tienes las dos cosas que de verdad necesitas: cómo calcular los días que le corresponden a cada trabajador y qué ocurre con las vacaciones no disfrutadas (que se pagan, que caducan, que se recuperan tras una baja…). Sin tecnicismos vacíos y con ejemplos que puedes copiar.

Y un consejo antes de empezar: los días sueltos se calculan mucho mejor cuando ves el conjunto. Si aún no lo tienes cerrado, te ayudará tener a mano el cuadrante de vacaciones de toda la plantilla, sobre todo en verano, cuando hay que mantener la operativa con menos gente.

¿Cuántos días de vacaciones le corresponden a un trabajador?

El mínimo legal lo marca el Estatuto de los Trabajadores: 30 días naturales al año, que equivalen a 22 días laborables. Ese suelo no se puede tocar a la baja, ni siquiera con un acuerdo entre las partes.

A partir de ahí manda el convenio colectivo. Puede mejorar el mínimo (hay convenios con 23, 25 o más días laborables), pero nunca empeorarlo. Así que tu primer paso siempre es el mismo: abrir el convenio que aplica a tu empresa y mirar dos cosas.

• Cuántos días reconoce.
• Si los cuenta en días naturales o laborables (no es un detalle menor, como verás ahora).

¿La regla rápida para el cómputo proporcional? A cada persona le corresponden 2,5 días por mes trabajado. Multiplica por los meses y tienes la base. Si quieres afinar el cálculo mes a mes, lo desglosamos en esta guía sobre los días de vacaciones por mes trabajado.

Días naturales o laborables: la diferencia que lo cambia todo

Aquí es donde más errores se cometen. Y es que un mismo periodo de vacaciones "gasta" más o menos días según cómo los cuente tu convenio.

• Días naturales: cuentan todos los días, incluidos fines de semana y festivos. Si coges 30 días naturales desde el 1 de julio, vuelves el 31.
• Días laborables: cuentan solo los días hábiles, normalmente de lunes a viernes. Fines de semana y festivos no restan.

Un ejemplo para que se vea claro. Dos personas piden el mismo puente largo, de lunes a miércoles, con un festivo el martes:

• Quien tiene vacaciones en días naturales gasta 3 días (lunes, martes festivo incluido, y miércoles).
• Quien las tiene en días laborables gasta 2 (el martes festivo no cuenta).

Mismo descanso, distinto coste en el contador. Por eso mezclar ambos criterios en la misma plantilla es una de las formas más rápidas de liarte.

Eso sí: hay una norma común a los dos sistemas. Las vacaciones no pueden empezar en día inhábil. No arrancan un domingo ni un festivo; empiezan a contar desde el primer día laborable.

Cómo se calculan las vacaciones según el tiempo trabajado

No todo el mundo empieza el 1 de enero. Cuando alguien entra (o sale) a mitad de año, las vacaciones se calculan en proporción al tiempo trabajado.

Aplica los 2,5 días por mes. Si una persona se incorpora el 1 de julio, al 31 de diciembre habrá trabajado 6 meses: 6 × 2,5 = 15 días de vacaciones ese año. Sencillo.

Dos matices que conviene tener claros para no equivocarse:

• Media jornada o jornada reducida: le corresponden los mismos días que a quien trabaja a jornada completa. Las vacaciones no se recortan por trabajar menos horas; lo que cambia es la retribución, no el número de días.
• Criterios de reparto: si hay solapes, el convenio o la empresa pueden priorizar por antigüedad, por tener hijos menores u otros criterios. La antigüedad se calcula normalmente a 31 de diciembre del año que estás repartiendo.

Y recuerda que la empresa puede fijar periodos en los que no se pueden coger vacaciones (un pico de campaña, por ejemplo), siempre que esté reflejado en el convenio o el contrato. Sobre quién decide las fechas cuando no hay acuerdo, lo tratamos a fondo en ¿puede la empresa imponer la fecha de vacaciones?.

¿Qué pasa con las vacaciones no disfrutadas?

Llegamos a la parte que genera más dudas (y más reclamaciones). La regla de fondo es esta: las vacaciones se disfrutan, no se cobran. Están pensadas para descansar, así que, como norma general, ni la empresa puede pagártelas para que trabajes esos días ni tú puedes "guardarlas" indefinidamente.

¿Qué significa eso en la práctica? Que tienen fecha de caducidad.

¿Se pagan las vacaciones no disfrutadas en el finiquito?

Hay una única situación en la que las vacaciones no disfrutadas sí se pagan en dinero: cuando el contrato se extingue y quedan días pendientes. Da igual el motivo —despido, fin de contrato temporal, baja voluntaria o jubilación—: si te vas con vacaciones sin disfrutar, la empresa tiene que abonarlas en el finiquito.

El cálculo es directo: divide el salario mensual entre 30 y multiplica por los días pendientes.

> Ejemplo: sueldo de 1.800 € al mes y 8 días de vacaciones sin disfrutar. > 1.800 ÷ 30 = 60 € por día → 60 × 8 = 480 € en el finiquito.

Si los días salen con decimales, lo habitual es redondear hacia abajo por debajo de medio día y hacia arriba a partir de ahí.

¿Caducan o prescriben las vacaciones no disfrutadas?

Como regla general, las vacaciones caducan con el año natural. Si llega el 31 de diciembre y no las has cogido, se pierden: no se acumulan automáticamente al año siguiente ni se convierten en dinero (salvo el caso del finiquito que acabamos de ver).

Pero hay una excepción importante, consolidada por los tribunales: si no pudiste disfrutarlas por causas ajenas a tu voluntad, sobre todo por una baja médica, no las pierdes. En ese caso conservas el derecho a cogerlas cuando te reincorpores, aunque sea ya en el año siguiente.

Y ojo con los plazos para reclamar: si la empresa te debe vacaciones (por ejemplo, en un finiquito mal calculado), el derecho a reclamar esa cantidad prescribe al año desde que pudiste exigirla. Pasado ese plazo, es muy difícil recuperarla. Por eso conviene revisar los números cuanto antes.

¿Y si me pongo de baja antes o durante las vacaciones?

El periodo de vacaciones es compatible con una baja. Si te dan la baja justo antes de empezarlas, no las pierdes: se quedan pendientes y las disfrutas al recuperarte. Y si la baja te llega en mitad de las vacaciones, estas se interrumpen —tienes que comunicar la baja a la empresa— y recuperas los días restantes más adelante.

En ambos casos, la fecha concreta en la que las disfrutarás se pacta con la empresa. Lo desarrollamos en ¿puedo irme de vacaciones estando de baja laboral?.

Los errores más comunes al calcular vacaciones

Después de ver decenas de cuadrantes, los fallos casi siempre son los mismos:

• Mezclar días naturales y laborables dentro de la misma plantilla. Cada convenio cuenta a su manera; unificarlo "a ojo" descuadra el saldo de medio equipo.
• Olvidar las vacaciones arrastradas por una baja. Son las que más reclamaciones generan, porque la persona sí se acuerda de ellas.
• Calcular mal el prorrateo de altas y bajas a mitad de año.
• Llevar todo en una hoja de cálculo compartida que se rompe en cuanto la tocan tres personas a la vez.

Ninguno es grave por separado. El problema es que, cuando se acumulan en una plantilla de verdad, el contador deja de ser fiable y empiezan los "a mí me deberían quedar más días".

Cómo dejar de calcular vacaciones a mano

Tener en cuenta todas estas variables —convenio, naturales o laborables, prorrateos, bajas, arrastres— sin cometer ni un error es, siendo realistas, poco probable cuando lo haces a mano.

Un software de gestión de vacaciones y ausencias lo resuelve por ti: cada persona ve su saldo real en tiempo real, las solicitudes pasan por su flujo de aprobación, los días se descuentan solos según el convenio y se acabaron las dudas de "cuántos me quedan". En TramitApp lo usan más de 3.000 empresas y 150.000 empleados precisamente para quitarse este ruido de encima.

No es magia: es dejar de pelearte con un Excel y que el contador esté siempre bien.

Preguntas frecuentes sobre el cálculo de vacaciones