Si eres una de las personas responsables de organizar los turnos en un hotel sabrás la cantidad de problemas de gestión de personal que esto implica. Coordinar a los trabajadores que tienen diferentes horarios, indisponibilidades, distintos roles o funciones puede compararse con un ejercicio de malabares. Sin olvidarnos de tener en cuenta los picos de demanda y el alta y baja de los trabajadores de la plantilla. En este post verás las características de gestión en este sector y cómo debe ser un planificador de turnos en hoteles.
Desafíos y factores clave en la gestión de turnos hoteleros
La planificación de turnos siempre ha sido una labor compleja, sobre todo en sectores en los que debemos tener en cuenta multitud de factores. Sin duda, en el sector de la hostelería la planificación es una de las tareas más complicadas y que más tiempo supone.
Los directores de hoteles y jefes de departamento encargados de la planificación deben ajustar los picos de demanda conforme a la plantilla de trabajadores disponibles. Debemos tener en cuenta que, a la hora de planificar, deben cumplirse todas las regulaciones establecidas acerca de los periodos de trabajo que deben realizarse. También tener en cuenta los descansos de los empleados que debemos respetar.
Además de tener en cuenta los distintos turnos de trabajo de los empleados, la planificación en hoteles requiere diferenciar entre los distintos perfiles de estos trabajadores para poder distribuirlo conforme a las necesidades diarias. Sin olvidarnos del ajuste de la plantilla a la demanda en tiempo real.
Impacto del tiempo y las incidencias en la planificación de cuadrantes
En un primer momento podríamos pensar que lo que más tiempo consume es el hecho de planificar los turnos. Pero nada más lejos de la realidad. Las incidencias que surgen en el día a día son las tareas que acaban quitando un mayor tiempo de la jornada de trabajo. Con ello nos referimos a las ausencias que no esperamos, cambios de turnos o nuevas contrataciones que hacen tener una mayor carga de trabajo.
Estas incidencias del día a día requiere que se lleven a cabo continuas modificaciones en la planificación que anteriormente habíamos realizado. En estas modificaciones es fácil cometer errores, ya que hay que tener en cuenta múltiples factores además de que todo cuadre. Como los empleados y sus diferentes horarios, roles, funciones o indisponibilidades.
En definitiva, a las horas que supone planificar los turnos de trabajo debemos sumarle todo el tiempo diario invertido a resolver incidencias, comprobaciones o solventar errores. Por ello, el uso de herramientas digitales es vital para reducir estas horas de gestión administrativa.
Cómo elegir el mejor software de planificación de turnos para hoteles
Las famosas plantillas de Excel que se llevan usando años para la planificación, no aportan facilidades y hacen que esta tarea ocupe tanto tiempo y sea sencillo cometer errores con ello. En el mercado podemos encontrar distintas soluciones que van más allá del Excel, prometiendo ayudar a reducir esta carga de trabajo.
Las herramientas tecnológicas han pasado a ser un aliado más para las empresas que buscan simplificar sus procesos. Los hoteles, al tener unas casuísticas más complejas se han convertido en uno de los sectores idóneos para poder obtener los beneficios de gestión de estas soluciones tecnológicas.
Te recomendamos probar un software dedicado a la planificación de turnos como el de TramitApp que integre la inteligencia artificial a la planificación para que compruebes lo que supone una verdadera revolución en el planificador de turnos de hoteles. ¿Qué puede ofrecernos este software de planificador de turnos? Automatizar, previo a aprobación, las tareas de planificación que más tiempo quitan y que menor valor ofrecen a la empresa. Por ejemplo, darnos una estimación del número de empleados necesarios por cada puesto, una demanda de trabajo en cada periodo y distribuyendo a los trabajadores según su rol, horarios o funciones.
Para ilustrar el impacto real de esta tecnología, la subdirectora de Crowne Plaza Madrid Airport nos comparte su experiencia transformando la gestión operativa de su equipo de la mano de TramitApp:
TramitApp facilita mucho la operativa diaria. Por ejemplo, es muy fácil verificar quién está de turno tan solo haciendo un click. También a la hora de recibir notificaciones de partes de baja/alta al instante a través del email.
Conclusión
La gestión de turnos en el sector hotelero no tiene por qué seguir siendo una fuente inagotable de estrés y errores manuales. Como hemos visto, el verdadero reto para los responsables no reside únicamente en la creación del cuadrante inicial, sino en la capacidad de respuesta ante las incidencias diarias, las ausencias inesperadas y el cumplimiento estricto de la normativa laboral.
Dar el salto de las limitadas hojas de cálculo a un software especializado con inteligencia artificial permite alinear la disponibilidad del equipo con los picos de demanda de forma automática y precisa. Al automatizar las tareas de menor valor, los directores de hotel pueden centrarse en lo que realmente importa: la excelencia en el servicio. Reducir el tiempo de gestión administrativa no es solo una cuestión de eficiencia, es una inversión en la satisfacción de tus empleados y la rentabilidad de tu negocio.
