5 claves para optimizar la gestión del tiempo en el trabajo

5 claves para optimizar la gestión del tiempo en el trabajo

1.- Quítate de encima el papeleo

Los seres humanos tenemos la sensación de que si estamos siempre ocupados haciendo alguna tarea estamos trabajando, cuando esto no es del todo cierto. Trabajar no significa hacer cosas, significa hacer cosas que nos acerquen a un objetivo. En esto consiste la gestión del tiempo.

Si reflexionas seriamente sobre tus tareas diarias, comprobarás que hay un puñado de tareas repetitivas que no aportan valor al trabajo. Muchos emails, comprobaciones de fichaje en la oficina, gestión de días de vacaciones, nóminas… Son tareas que crees que son imprescindibles para mantener tu empresa en funcionamiento, pero la fría realidad es que no es necesario hacerlas si contratas una herramienta que lo haga por ti.

Piensa en el coste de las horas que empleas realizando tareas de este tipo frente al coste de contratar una herramienta de gestión de recursos humanos. Suponiendo que tu empresa tenga 120 trabajadores y que su dediques 10 minutos al mes en cada uno gestionando su papeleo, empleas 1200 minutos (aproximadamente 20 horas) en tareas cuyo único valor es mantener la rueda girando. Si cobras un salario de, pongamos 15€ la hora (probablemente más) obtenemos que dedicas 300€ a papeleo. El coste de implantar Tramitapp en este caso es entre 120€ y 240 € al mes.

 

2.- Mejora la comunicación interna

Uno de los grandes problemas en todas las organizaciones del mundo es la comunicación interna. A medida que las empresas son cada vez más grandes, este problema se acentúa hasta convertirse en la mayor fuente de pérdida de productividad de los equipos.

Comunicación interna no significa hablar con todo el mundo sobre todo, significa establecer canales y protocolos adecuados y optimizados para que el equipo se mantenga coordinado y cohesionado. Esto es algo que no se logra solamente utilizando el email y el teléfono, es imprescindible disponer de herramientas de comunicación interna específicas para evitar la pérdida de productividad.

 

3.- Evita errores administrativos

Todos somos humanos y los errores administrativos ocurren. Dependiendo de tu sistema de trabajo, estos errores pueden ser más o menos frecuentes. Los errores administrativos suponen un triple problema para las empresas:

Por un lado, el coste del error en sí. Un error supone hacer una tarea, cometer el error, que el empleado se de cuenta, lo comunique, tu lo compruebes, lo corrijas, lo vuelvas a comunicar al empleado y este vuelva a comprobar. Perdemos un tiempo precioso si todo esto lo hacemos por email.

Por otro lado, está la repercusión sobre el ánimo del trabajador. Los errores administrativos hacen mella en la motivación, hacen sentir al trabajador poco importante y menoscaban la confianza entre empresa y empleado.

Por último, está el apartado legal. Los errores no detectados pueden convertirse en un problema importante cuando somos objeto de una auditoría, una inspección de trabajo o en la contabilidad.

Podemos intentar reducirlos de muchas maneras, pero lo cierto es que es más cómodo que una herramienta lo haga por nosotros.

 

4.- Delega las tareas más simples

De nuevo con la idea de que tenemos la sensación de que hacer muchas cosas es trabajar, resulta muy frecuente comprobar que a las personas les cuesta mucho delegar sus tareas diarias, cuando lo cierto es que delegar es una forma de optimizar el tiempo.

Pongamos como ejemplo un trámite como el de las vacaciones. Es frecuente que el departamento de recursos humanos persiga a los jefes de equipo o a los trabajadores directamente para pedirles que pidan sus días de vacaciones, para que firmen papeles, ellos preguntan recurrentemente cuanto días les queda, piden cambios… Si delegas todas estas tareas sobre el propio trabajador a través de una herramienta de gestión de vacaciones, conviertes una serie de tareas que fácilmente pueden tomar 3 o 4 horas al año por trabajador en unas tareas que toman aproximadamente 30 minutos y que puede realizar el empleado en su tiempo libre desde cualquier lugar.

 

5.- Integra tus herramientas de trabajo

Muchas veces pensamos que disponer de herramientas para digitalizar nuestras tareas y optimizar nuestro tiempo es suficiente, pero no nos damos cuenta del coste en tiempo que supone hacer que estas herramientas funcionen de forma coordinada y que los datos que arrojan sean consistentes.

Muchas veces nos encontramos con clientes de Tramitapp que nos dicen «solo me interesa la parte de reconocimiento facial, ya tenemos una herramienta para el control de vacaciones». Lo cierto es que el control de vacaciones y el control horario están íntimamente ligados. Al disponer de dos herramientas, el cliente se ve obligado a comprobar el software de gestión de vacaciones y corregir los registros del software de control horario y viceversa, lo que supone una inversión en tiempo importante (en dinero, recuerda que tu tiempo es dinero) y una fuente de errores recurrente al tratarse de un proceso manual.

Este problema quedaría fácilmente resuelto si se dispone de una herramienta global y con todos los módulos integrados .

Sobre el autor

Daniel Grifol

Más de 10 años escribiendo sobre el mundo de la productividad en empresas y los recursos humanos.

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