Actualizado el 10 de septiembre de 2025
¿Qué está pasando con el registro horario obligatorio?
Aunque la reducción de jornada siga atascada en el Congreso, el registro horario obligatorio va a cambiar y pronto. El motivo es claro: Europa exige un sistema más fiable, trazable y útil. Y el actual no siempre cumple. Por eso, el Gobierno ha anunciado que impulsará una reforma mediante Real Decreto, sin pasar por votación parlamentaria.
Este cambio no busca complicar las cosas, sino resolver problemas reales: fichajes poco claros, formatos imposibles de verificar y registros que no sirven frente a una inspección. Lo que viene es un modelo más sólido, digital y transparente, que protege tanto alas personas trabajadoras como a las empresas. Y que además permita el acceso telemático para Inspección de Trabajo.
Si tu empresa aún usa papel, Excels o "apaños", es un buen momento para actualizarse. No solo para cumplir con la ley, sino para ganar en tranquilidad, control y eficiencia en el día a día.
Te contamos cómo está esto de la ley de registro horario obligatorio, porque sabemos que estás hasta arriba de normativa laboral, cambios, declaraciones de Yolanda Díaz y debates parlamentarios. Pero hay una cosa que ya no está en debate: el registro horario va a cambiar, y lo va a hacer pronto.
- ¿Por qué se va a reformar el registro horario obligatorio?
- Acceso telemático de la inspección al registro horario y sanciones
- ¿Qué exigirá el nuevo registro horario obligatorio?
- ¿Qué riesgos corres si no cumples con el registro horario obligatorio?
- ¿Y si no se aprueba la reducción de jornada?
- ¿Cómo puede ayudarte TramitApp sin volverte la cabeza loca?
- Checklist rápida: ¿Está tu empresa lista para el registro horario obligatorio?
- En resumen: el registro horario obligatorio no es una opción, es una necesidad
Puede que la famosa reducción de jornada de 37.5 horas aún esté atascada en el Congreso (que lo está), pero el registro horario obligatorio va por otro carril. Uno más directo. Porque no necesita pasar por el Parlamento: el Gobierno puede aprobar su reforma por Real Decreto.
Y eso es justo lo que parece que va a hacer.
La propia Ministra de Trabajo ha confirmado que el nuevo sistema se aprobará con o sin jornada reducida, porque lo exige Europa y porque, seamos sinceros, el sistema actual no da la talla: firmas en blanco, cuadrantes imposibles y Excels que se actualizan con más fe que control y horas extras de las que luego no hay constancia.
Así que si tu plan era “esperar a ver qué pasa”... igual te conviene cambiarlo por “ver cómo me preparo antes de que esto me explote en la cara”.
1. ¿Por qué se va a reformar el registro horario obligatorio?
La reducción de jornada aún tiene que pasar por el Congreso, pero el registro horario obligatorio probablemente se apruebe por otros cauces. Y eso cambia bastante las reglas del juego.
El Ministerio de Trabajo ya ha confirmado que, independientemente de lo que ocurra con la jornada de 37,5 horas, intentará que la reforma del registro se apruebe vía Real Decreto. Es decir: va a ir sí o sí. Porque no necesita mayoría parlamentaria, ni debate en sesión plenaria, ni titulares con corbatas.
¿Y por qué este cambio se considera tan urgente? Pues porque el sistema actual no termina de funcionar como debería, y hay una presión europea que lo deja bastante claro.
Sentencias del TJUE que obligan al cambio
No es que en España no haya registro horario, es que según el Tribunal de Justicia de la Unión Europea, el que tenemos no cumple con las garantías mínimas que se esperan en materia de control laboral.
Hay dos sentencias clave que obligan a cambiarlo. En ellas se señala que el sistema debe ser:
- Interoperable: tiene que poder integrarse con otros sistemas como Inspección o Seguridad Social
- Objetivable: no puede depender de interpretaciones ni ajustes hechos a posteriori
- Veraz: debe reflejar las horas reales trabajadas, sin fisuras.
Y como esto no se está cumpliendo del todo, toca mover ficha. No es un gesto político ni una moda de gestión, es una exigencia legal con efectos reales para las empresas.
El sistema actual no funciona (y lo sabemos)
Fichar se ficha, otra cosa es cómo.
Muchas empresas cumplen con tener algún tipo de registro, pero el formato o la práctica diaria dejan mucho margen para errores, dudas o inspecciones con sorpresa.
Te sonarán estos clásicos:
- Fichajes en papel que se firman todos a la vez
- Excels compartidos donde por arte de magia desaparecen columnas o se descoloca todo
- Horarios que se modifican y no queda rastro
- Sistemas que “valen” hasta que alguien pide una auditoría
El problema no es solo el formato, sino la falta de trazabilidad y control real. Y es justo lo que se está buscando resolver con la nueva normativa de registro horario obligatorio: que el registro no sea solo una formalidad sino una herramienta útil, fiable y legal.
Últimas novedades tras el rechazo a la jornada reducida (septiembre 2025)
El 10 de septiembre de 2025 el Congreso tumbó la propuesta de reducción de la jornada a 37,5 horas. Pero lejos de frenar cambios, el Ministerio de Trabajo confirmó al día siguiente que abre consulta pública para reformar el registro horario obligatorio, con aprobación directa por Real Decreto.
La ministra Díaz ha explicado que el nuevo sistema deberá ser objetivable, verificable en tiempo real y 100% digital. Esto implica:
Prohibición expresa del papel y los registros manuales: todo deberá ser digital.
Registro cumplimentado personalmente por cada persona trabajadora, para garantizar su autenticidad.
Accesibilidad inmediata e interoperabilidad con la Inspección de Trabajo.
Nuevas obligaciones documentales, como que el número total de horas extra figure en la nómina mensual, independientemente de cómo se compensen.
Esto refuerza la idea de que el registro horario no es un trámite de papel, sino un sistema vivo y controlable en cualquier momento.
La patronal no se opone a la jornada… sino al control
Este punto ha aparecido de forma bastante clara en las últimas semanas: el debate real no está únicamente en si trabajamos 37,5 horas o 40 semanales. Lo que más fricción genera es el refuerzo del control sobre esas horas.
De hecho, varios actores del sector empresarial han señalado que el nuevo registro trae obligaciones que suponen un cambio importante en cómo se organizan los fichajes: menos margen de ajuste, más trazabilidad, más supervisión.
Y por eso, mientras la jornada aún se debate en el Congreso, la reforma del registro avanza por su cuenta, sin necesidad de votación parlamentaria. Es una forma de dejar claro que, haya o no jornada reducida, las horas van a tener que registrarse bien.
2. Acceso telemático de la inspección al registro horario
La consulta pública abierta en septiembre 2025 confirma que esta exigencia será uno de los puntos centrales del nuevo modelo: la Inspección podrá comprobar en tiempo real los registros, sin esperar a visitas presenciales.
¿Qué cambia con esta novedad?
El nuevo modelo exige que las empresas implementen un modelo digital, personal e inviolable, accesible de forma remota e inmediata no solo para los propios empleados y sus representantes, sino también para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Reformas y objetivos buscados
Esta medida forma parte del paquete de reformas que el Gobierno pretende aprobar mediante Real Decreto, evitando el tránsito parlamentario, para responder con rapidez a exigencias europeas de transparencia, trazabilidad y control efectivo.
El acceso remoto permitirá a la Inspección verificar los registros sin necesidad de desplazarse, con lo que se refuerza la capacidad de supervisión, se reduce la manipulación y se protege la integridad jurídica del sistema.
Beneficios prácticos para las empresas y las personas trabajadoras
- Facilita la supervisión sin interrupciones ni inspecciones física, ofreciendo una gestión más eficiente y transparente
- Reduce los riesgos de sanación por errores o datos inaccesibles en caso de auditorías o inspecciones sorpresivas
- Aporta seguridad tanto para empresas como para personas empleadas: cuando los registros están claros y disponibles, se mejora la confianza y la gobernanza interna.
¿Qué sanciones pueden imponerse por no cumplir con el nuevo registro horario?7
Uno de los cambios más relevantes que traerá la reforma del registro horario es el aumento del régimen sancionador. Y no solo pro el importe de las multas, sino por como se aplicarán.
📌 Actualización septiembre 2025: El endurecimiento de sanciones que contemplaba multas de hasta 10.000 € por persona trabajadora incumplida queda por ahora descartado. ¿La razón? La reforma de la LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social) exige mayoría parlamentaria, algo que el Ejecutivo no puede aprobar únicamente por Real Decreto.
Esto significa que los tramos actuales de sanciones (hasta 7.500 € por infracción) siguen vigentes, aunque se mantendrá el refuerzo de la trazabilidad y el acceso digital para la Inspección.
Multas más elevadas, aplicadas por persona trabajadora afectada
Hasta ahora, muchas sanciones se calculaban por infracción genérica. Con el nuevo modelo, se aplicará una sanción individual por cada persona trabajadora con la que se incumpla la normativa. Es decir, si hay 10 personas afectadas, habrá 10 sanciones.
Y sí, eso puede multiplicar considerablemente el impacto económico para las empresas.
Rangos económicos de las nuevas sanciones
Estos son los tramos propuestos para las infracciones relacionadas con el registro horario, las horas extra, las vacaciones, los descansos y en general, todo lo vinculado al tiempo de trabajo:
- Grado mínimo: entre 1.000 y 2.000 €
- Grado medio: entre 2.001 y 5.000 €
- Grado máximo: entre 5.001 y 10.000 €
Es importante tener en cuenta que estas sanciones pueden aplicarse acumulativamente si se detectan varias personas o elementos en situación irregular.
3. ¿Qué exigirá el nuevo registro horario obligatorio?
Lo que viene es un sistema con más garantías, más control y menos margen para el “yo creía que ya estaba apuntado”.
Así que si el sistema de registro de tu empresa vive entre hojas sueltas, firmas borrosas o Excels en carpetas compartidas… igual es hora de mudarse.
Estas son las claves que marcarán el nuevo modelo:
Digital y sin papel
Sí, el papel tiene su encanto vintage, pero en el registro horario ya no se lleva.
Con la nueva normativa, el registro horario obligatorio deberá ser digital por defecto, con sistemas que garanticen (como ya te hemos dicho, pero te lo repetimos por si acaso):
- Trazabilidad: quién fichó, cuándo y desde dónde.
- Autenticidad: nada de tachones ni “es que me equivoqué al sumar”.
- Conservación de datos: porque lo que no se guarda, no sirve de nada.
Esto no solo facilita la vida a RRHH, también protege a todas las partes ante una inspección. Y lo sentimos por quienes aman las carpetas físicas… pero toca dar el salto.
Anotaciones solo por la persona trabajadora
Uno de los grandes cambios es que cada persona tendrá que registrar su propia jornada. Nada de que lo haga “la de administración”, “el encargado” o “mi compi porque llegué sin batería”.
Este punto busca evitar manipulaciones, errores o malentendidos.
Y sí, esto implica que necesitarás un sistema que:
- Sea accesible desde cualquier dispositivo (móvil, Tablet, portátil…)
- Permita fichar de forma sencilla, sin líos ni menús eternos
- Quede registrado con nombre, apellidos y hora exacta (nada de “aproximadamente a las nueve”)
Supervisión legal de los cambios
¿Qué alguien fichó mal? ¿Qué hubo un error y hay que corregirlo? Se podrá hacer, claro.
Pero aquí viene la novedad: los cambios deberán estar supervisados por la representación legal de la plantilla (comité, delegados sindicales o quien corresponda).
Esto implica que cualquier modificación tendrá que dejar constancia de:
- Qué se cambió
- Quién lo solicitó
- Por qué motivo
- Y quién lo validó
¿Suena burocrático? Puede ser. ¿Evita sustos? También.
Distinción entre horas ordinarias, extraordinarias y de disponibilidad
Otro de los requisitos es clasificar las horas trabajadas según su naturaleza. Nada de meter todo en el mismo saco y confiar en que “ya se entiende”.
A partir de ahora, el sistema deberá reflejar si las horas registradas son:
- Ordinarias: las pactadas en contrato
- Extraordinarias: fuera del horario habitual
- De disponibilidad: cuando estás a la espera, pero no activamente trabajando
Esto no solo ordena mejor la jornada, también permite calcular correctamente los descansos, compensaciones y límites legales.
Además, da transparencia tanto para la empresa como para la persona trabajadora. Porque una cosa es estar fichando y otra es estar currando.
4. ¿Qué riesgos corres si no cumples con el registro horario obligatorio?
Puede que el registro horario te parezca una formalidad más, un dolor de cabeza o que no lo entiendas o que te saque canas.
Hasta que un día suena el teléfono, aparece una inspección sorpresa o alguien pide revisar sus horas de los últimos seis meses.
Y ahí es cuando descubres si tu sistema es legal… o solo parece legal.
Multas
Vamos al grano: sí, hay sanciones. Y no son simbólicas.
Si la empresa no lleva un registro horario adecuado, puede enfrentarse a multas que van desde los 751 € hasta los 7.500 € por infracción.
Esto incluye cosas como:
- No registrar las jornadas
- No conservar los datos
- No distinguir horas extra
- No permitir el acceso a la plantilla o a la inspección
Así que no es solo una cuestión de organización. Es un tema económico, legal y de reputación.
Inspecciones con consecuencia
Si llega una inspección y tu registro no está al día (o es de esos que parecen una mezcla de todo un poco con buena voluntad) la cosa se puede complicar.
Las inspecciones de trabajo no solo revisan si fichas. Revisan cómo, quién, desde dónde y si hay trazabilidad.
Y si encuentran:
- Registros modificables sin control
- Falta de acceso por parte de la plantilla
- O sistemas que no permiten comprobar nada
La sanción no tarda en llegar. Y puede ir acompañada de requerimiento, revisiones retroactivas o incluso bloqueos para acceder a ayudas o bonificaciones.
Pérdida de control real sobre las horas trabajadas
Más allá de multas o inspecciones (que ya asusta lo suficiente), hay algo igual de importante: saber realmente cómo se está organizando el tiempo en tu empresa.
Porque si:
- No sabes cuántas horas trabaja tu equipo
- No puedes justificar una reclamación
- O no tienes datos fiables para reorganizar turnos…
Estás navegando sin mapa.
Y cuando llega el momento de ajustar horarios, calcular horas extra, o simplemente tomar decisiones de equipo, lo que no está claro acaba generando problemas.
5. ¿Y si no se aprueba la reducción de jornada?
Buena pregunta. Porque con tanto titular cruzado, es fácil pensar que una cosa depende de la otra, pero no.
La reducción de jornada, como bien sabes, está en trámite parlamentario: necesita apoyos, votaciones, negociaciones… y algo de paciencia.
Pero el registro horario no.
El registro puede reformarse por Real Decreto, sin pasar por el Congreso y esa es precisamente la vía que ya ha anunciado el Gobierno.
¿Traducción rápida?
Esto significa que:
- La obligación de fichar sigue
- El formato actual (si no cumple con lo que viene) dejará de servir
- El control será más estricto y digital
Así que si tu estrategia era esperar a ver qué pasa con la jornada… el cambio llega por otro lado.
Y cuanto antes empieces a prepararte, menos drama habrá después.
6. ¿Cómo puede ayudarte TramitApp sin volverte la cabeza loca?
Venga, y ya que estamos, pues qué menos que decirte cómo podemos ayudarte con este caos.
Porque vale sí, lo que viene puede dar mucha pereza, puede sonar a lío y a más tareas para RRHH. Pero si lo piensas bien, también es la oportunidad perfecta para dejar de pelearte con cuadrantes imposibles, firmas borrosas y archivos con nombres que ni tú entiendes.
Con TramitApp esto es mucho más fácil. Y ya que estamos, te contamos por qué:
Registro digital individual y seguro
Con TramitApp cada persona ficha su jornada de forma individual, segura y desde cualquier dispositivo.
Nada de firmas compartidas, ni turnos apuntados en cualquier sitio, ni “me lo apuntas tú por fa que me he olvidado otra vez”.
El sistema:
- Guarda cada fichaje con el sello de hora, lugar y usuario.
- Evita manipulaciones (involuntarias o no)
- Cumple con los requisitos de trazabilidad que exige la normativa
Y sí, puedes revisar todo sin bucear entre carpetas infinitas a las 11 de la noche.
Automatización de informes y avisos
¿Y los informes? ¿Y los avisos? Relax, que TramitApp lo hace por ti.
Porque si la ley exige diferenciar horas ordinarias, extraordinarias o de disponibilidad, mejor que lo haga un sistema que lo tenga ya pensado ¿no?
Pues eso, que con nuestra herramienta (y sí, nos estamos haciendo promoción) puedes:
- Generar informes listos para inspección o auditoría
- Configurar alertas para fichajes fuera de horario, jornadas sin cerrar o acumulación de horas extra.
- Recibir reportes por equipos, personas o centros de trabajo sin hacer malabares con fórmulas
- Y encima ahora los puedes ver todos en la misma pantalla (mola eh)
Y es que tú te centras en tomar decisiones, y lo demás que lo automatice la herramienta.
Cumplimiento legal sin complicaciones (ni Excels compartidos)
El objetivo final no es solo tener una app bonita (aunque… ya lo es). Es que cumplas con la normativa sin complicarte la vida.
TramitApp está pensada para ayudarte a:
- Evitar sanciones y estar listo ante inspecciones
- Ahorrar tiempo en tareas repetitivas
- Tener un control real y fiable de la jornada laboral
- Y sí, jubilar de una vez ese sistema que alguien siempre toca por error
Y es que cuando el sistema cumple, tú duermes mejor.
Y si tienes dudas o necesitas adaptaciones, nuestro equipo está ahí, sin tickets de espera eternos, ni respuestas robotizadas.
7. Checklist rápida: ¿Está tu empresa lista para el registro horario obligatorio?
Ya te hemos puesto en contexto: lo que está pasando, lo que va a pasar, lo que dicen unos, lo que responden otros y las acciones que se están llevando a cabo.
Pero relax, que no te queremos agobiar, sino hacerte la vida más fácil (y si has llegado hasta aquí es porque esto te interesa).
Así que nos lo llevamos todo a la práctica, con una checklist sencilla para saber si tu empresa está preparada para lo que viene con el nuevo registro horario.
Si respondes más “no” que “sí”, igual es un buen momento para que hablemos.
- ✅ ¿El sistema de registro que usáis es digital, seguro y verificable?
- ✅ ¿Cada persona registra su propia jornada (sin intermediarios ni apaños)?
- ✅ ¿Se pueden distinguir claramente las horas ordinarias, extraordinarias y de disponibilidad?
- ✅ ¿Se conservan los datos del registro durante al menos 4 años?
- ✅ ¿Podrías generar un informe legalmente válido si hubiese una inspección hoy?
- ✅ ¿Las modificaciones del registro dejan trazabilidad y cuentan con supervisión?
- ✅ ¿El equipo de RRHH no llora cada fin de mes para cuadrar los fichajes?
Si alguna de estas preguntas te ha hecho fruncir el ceño, no pasa nada. Lo importante es saberlo a tiempo.
👉 Tú pides una demo para que compruebes cómo podrías tener todo esto resuelto en menos tiempo del que tardas en abrir ese archivo maldito de los turnos.
8. En resumen: el registro horario obligatorio no es una opción, es una necesidad
Esto ya no va de si te gusta más fichar con huella, con app o con boli.
Va de cumplir, de anticiparse y de tener las cosas claras antes de que el caos se instale en tu empresa.
El nuevo registro horario va a llegar. Y con él, la obligación de hacer las cosas bien, de forma digital, trazable y sin excusas de “se me olvidó fichar”.
No se trata de complicarte la vida más, sino de ponértelo fácil desde ya.
Y aquí es donde entramos nosotros, TramitApp.
Porque tener una herramienta que te acompaña en este cambio no es un lujo, es supervivencia digital.
Nosotros ya estamos listos.
Te dejamos nuestras fuentes por si quieres consultar algo más:
Fuentes consultadas
- Díaz endurecerá por decreto el registro horario en las empresas aunque no se aprueben las 37,5 horas | EL PAÍS
- Yolanda Díaz endurecerá el registro horario aunque no salga adelante la rebaja de la jornada laboral | laSexta
- Yolanda Díaz confirma que reformará el registro horario aunque no salga adelante la reducción de jornada | El Español
- El registro horario que planea Trabajo sin pasar por el Congreso no podrá endurecer las sanciones | El Confidencial
- Yolanda Díaz avisa a la patronal de que endurecerá el registro horario aunque no salga adelante la reducción de jornada | elDiario.es
- Medio millón de empleados no cobran sus horas extra, el agujero que quiere tapar Trabajo | EL PAÍS
