La normativa de fichar en el trabajo puede parecer a primera vista, un conjunto de reglas técnicas sobre horas y controles. Un puzle que no sabes muy bien como encajar y saber dónde se dice qué.
Pero en cuanto te pones a revisarla con calma descubres que no se trata solo de "apuntar la jornada": va de como la empresa demuestra que la jornada se trabaja de verdad, como se protegen los datos, cómo se gestionan los cambios y sobre todo cómo se responde cuando llega Inspección y pide ver los registros en ese mismo instante.
En los últimos años, la forma de trabajar ha cambiado muchísimo: teletrabajo, movilidad, turnos, sedes distribuidas, equipos híbridos... pero la obligación de fichar sigue siendo la misma para todas las empresas desde que se aprobó la ley en el 2019 (Real Decreto Ley 8/2019). Aquí es donde aparece la gran pregunta que muchas organizaciones se hacen tarde (y con prisas): ¿Mi app de fichaje cumple la normativa ? ¿O solo parece que la cumple?.
Esto es lo que nos hemos propuesto desengranar a lo largo de este artículo: te explicamos la ley, cómo evaluar tu sistema, las señales de alerta, preguntas para detectar si todo va bien, que tener claro para cuando hables con tu proveedor y que criterios van a marcar la diferencia entre un sistema que te protege y uno que te mete en problemas sin querer.
- 1 Normativa de fichar en el trabajo: lo esencial
- 2 Cómo evaluar si tu app de fichar cumple la normativa de fichar en el trabajo
- 3 Señales de alerta: cuándo detectar que una app no cumple con la normativa de fichar en el trabajo
- 4 Checklist práctica: pon a prueba tu sistema/app de fichaje
- 5 FAQs
- 6 Conclusión: criterios clave para elegir una app de fichaje que respete la normativa
1. Normativa de fichar en el trabajo: lo esencial
Hay cosas que es importante tener en cuenta y es que fichar no es una cuestión de preferencias internas ni un "sistema organizativo" más;
Es una obligación legal que todas las empresas deben cumplir y que la Inspección de Trabajo revisa con lupa. (DEST)
💡💡💡 En resumen, la normativa exige que cualquier sistema sea capaz de cumplir con estos tres principios básicos:
- Registrar cada jornada con la hora exacta (de entrada y de salida).
- Conservar esos datos durante 4 años.
- Poder mostrarlos de inmediato cuando alguien lo solicite (persona trabajadora, representación legal o Inspección de Trabajo).
Si quieres una explicación más completa y detallada de todo el marco normativo que hay alrededor del fichaje, ya lo tenemos desarrollado aquí. Ahora nos vamos a centrar en algo "distinto" y algo más práctico: cómo saber si tu app de fichaje cumple con lo que la norma exige.
1.1 Obligación de registro diario para todas las empresas y trabajadores
La normativa de fichar en el trabajo (todas las normas que componen este ecosistema) no dejan mucho espacio a la interpretación:
Da igual el sector, el tamaño de la empresa o si tienes la plantilla repartida entre casas, oficina, coworkings o cafeterías con un buen WiFi. La obligación es universal.
¿Qué significa esto? Que cada persona debe dejar constancia de la hora exacta en la que empieza y termina su jornada laboral. Nada de "más o menos a la nueve", nada de "cuando me acuerde", nada de "ya lo apunto mañana" → Hora real, minuto real.
Y, por si te lo preguntabas, sí, también aplica a:
- Personas que teletrabajan desde varios códigos postales
- Personas que van todo el día en ruta
- Personas que trabajan a tiempo parcial
- Personas que tienen horarios flexibles
Para que lo tengamos bien claro: fichar no es opcional ni negociable. Y tener un sistema que lo haga de forma clara es el punto de partida para cumplir. El resto de cosas como trazabilidad, seguridad o informes ya lo veremos, pero si el registro diario falla, lo demás se cae como un dominó mal puesto.
1.2 Plazo de conservación (4 años) y necesidad de registros disponibles ante inspección
Este es un punto donde la normativa de fichar en el trabajo se pone especialmente seria: los registros de jornada deben conservarse durante 4 años completos. No tres y medio ni "hasta que cambiemos de sistema".
Y tanto tiempo ¿por qué? Porque la ITSS (Inspección de Trabajo y Seguridad Social) puede solicitar los registros dentro de cualquier periodo de esos 4 años para comprobar así si la empresa ha cumplido con la jornada pactada, las horas extra, los descansos o las condiciones de los contratos a tiempo parcial. Y ojo: que si en ese momento los datos no aparecen, están incompletos o nadie sabe donde están... lo que la Inspección va a interpretar es claro: no existen.
Y aquí es donde llega la segunda parte importante: la disponibilidad inmediata.
No vale decir "lo buscamos y te lo enviamos en un par de días"; ni tenerlos repartidos en carpetas, USB antiguos o Excels que nadie recuerda quién actualizó.
Lo que implica por consecuencia dos cosas muy prácticas:
- El sistema debe permitir localizar un registro concreto en segundos → Puedes tener el histórico más completo del mundo, pero si no te permite hacer filtraciones rápidas por persona, fecha o centro de trabajo, te metes en problemas igual.
- Los registros deben estar almacenados en un formato accesible y verificable → Nada de documentos editables, hojas que pueden alterarse sin rastro o pantallazos que no demuestran trazabilidad.
En un plano legal, esta accesibilidad inmediata es lo que diferencia a una empresa que cumple con una que "cree" que cumple. Y a nivel práctico es lo que evita sanciones, sustos y la sensación de "¿donde guardamos lo del 2021?" que te hiela la nuca.
Por eso solo los sistemas que están bien organizados (preferiblemente digitales, trazables y exportables) permiten cumplir esta parte de la normativa sin sobresaltos (como TramitApp 😉)
2.- Cómo evaluar si tu app de fichaje cumple la normativa fichar en el trabajo
Saber si una app cumple con la normativa de fichaje en el trabajo no debería sentirse como un juego de pistas, pero en realidad hay muchas herramientas que "parecen válidas" hasta que llega Inspección y descubres que eran más decorativas que legales.
Y si sabes donde mirar, es bastante fácil detectar si tu sistema aguantaría una inspección o si estás en a un error mínimo de acabar revisando sanciones en lugar de fichajes.
Te podríamos hablar de funcionalidades bonitas y maravillosas, pero por ahora vamos a ir con lo que importa: cómo comprobar, punto por punto, si tu app de fichaje cumple con lo que exige la ley.
Pista: si respondes a todo lo que viene ahora con un "sí, sin dudas", puedes respirar con tranquilidad. Si no... igual va siendo hora de replantearse el sistema antes de que alguien con acreditación oficial toque tu puerta.
2.1 Registro diario con la hora exacta de entrada y salida (y pausas si aplican) para cada persona
No aproximada, no lo se siempre, no un ya lo pongo luego. La ley quiere minutos concretos, porque esos minutos son los que determinan si se cumple la jornada, si hay excesos de horas o si se respetan los descansos.
Un app que cumple la normativa debe garantizar tres cosas muy claras.
1.- Registro individualizado para cada persona →
Nada de fichaje grupales, tarjetas compartidas o marcajes genéricos tipo "equipo turno de mañana".
Cada entrada y salida debe estar asociada a una persona concreta y verificable.
2.- Hora exacta, no intervalos aproximados →
Si alguien entra a las 08:57, la app debe registrar 08:57. Si sale a las 17:03, ¿Qué debe registrarse? Exacto 17:03. Las aproximaciones del tipo "9:00-17:00" son justo lo que la normativa pretende evitar.
Y sí, aunque tengas horario flexible, la ley exige igualmente que se registre la hora real en la que la jornada empieza y termina.
3.- Pausas registradas cuando afectan a la jornada →
Aunque las pausas no son obligatorias en todos los sectores, sí es recomendable registrarlas cuando:
- No están definidas por convenio
- Son variables
- O influyen en el cómputo total del día a día
Un ejemplo realista: si una persona se ausenta 45 minutos para una gestión personal, y eso afecta al total de horas trabajadas, el sistema debe poder reflejarlo de forma clara y auditable.
Esto evita confusiones del tipo: "Creía que había trabajado 8 horas, pero la app marca 7:15 ¿por qué?" Pues porque la pausa quedó registrada, lo que protege tanto a la empresa como a la persona trabajadora.
Si lo quieres ver mejor, te dejo un ejemplo sencillo para visualizarlo:
👉 Así sería un día cualquiera de Marta
- Entrada → 08:54
- Pausa comida → 13:02 - 14:01
- Salida → 17:05
Una app que cumple la normativa debe poder genera un registro como:
- Marta López - 12/06/2025
- Entrada: 08:54
- Pausa comida: 13:02 - 14:01
- Salida: 17:05
- Total de horas del día: 8 h 10 min
- Observaciones: ---
Esto es lo que espera ver la ITSS cuando revisa el sistema: datos claros, detallados, verificables y sin margen de interpretación.
Vamos a responder a la pregunta que seguro te estás haciendo ¿por qué esto es tan importante? Porque es lo primero que Inspección revisa y lo que más fácilmente demuestra si el sistema es fiable o no.
Vamos que si tu app no registra la hora real de entrada, salida y pausas, no está cumpliendo la normativa. Y si sí lo hace, ya tiene bien colocada la primera pieza del puzle legal.
2.2 Garantía de trazabilidad e inalterabilidad: ningún registro modificable sin rastro
Lo primero: es totalmente normal que, a veces, haya errores en los fichajes. A cualquiera se le puede pasar marcar una salidas, entrar con prisa y olvidarse del botón o dejar abierta una pausa; el día a día es lo que tiene. La normativa de fichar en el trabajo sabe que esto ocurre y por consecuencia Inspección también. Nadie espera que los registros sean perfectos todos los días, lo que sí esperan es que, cuando se corrija un fichaje, quede constancia de ello.
Dos palabras que pueden sonar muy técnicas, pero que en el día a día significan algo muy simple: toda modificación debe dejar rastro, SIEMPRE.
Lo que viene siendo que cuando se corrija un fichaje, la app debe mostrar:
- Quién hizo la modificación + el cambio exacto + cuando se cambió + quién lo aprobó o validó (si ese cambio requiere revisión)
Esto es lo que tranquiliza a todo el mundo (a la empresa, a la persona trabajadora y a Inspección). Porque demuestra que no hay retoques invisibles ni magia negra con las horas. Todo queda explicado.
Nada puede desaparecer, nada se puede reescribir por encima. Si la entrada pasó de 09:30 a 09:02 porqué se olvidó marcarla, esa historia debe poder leerse entera.
¿Por qué tanto control? Porque sin la trazabilidad un registro deja de ser legalmente fiable. Y sin fiabilidad el sistema se cae entero:
- no puedes demostrar que la jornada haya sido real
- no puedes justificar las correcciones
- y sobre todo, no puedes convencer a Inspección de que tu app es seria.
La mayoría de sanciones por registro horario nacen justo de aquí: sistemas que permiten modificar horas sin auditoría o apps en las que un cambio se hace y "desaparece". Eso para la ITSS equivale a incumplimiento directo.
Por eso cuando evalúas tu app, la pregunta clave que tienes que hacerte no es si se permiten corregir fichajes (que debe hacerlo), sino: ¿me permite ver claramente toda la trazabilidad de cada registro incluidas las modificaciones?
Si la respuestas es sí, vas por buen camino; si no... la normativa de fichar en el trabajo dice lo contrario.
2.3 Conservación segura y acceso inmediato: exportación, informes filtrables, disponibilidad ante inspección
Antes de ponernos con este tema hay algo que tenemos que aclarar que es posible que muchas empresas desconozcan y que conviene que dejemos claro desde el principio
La herramienta no está legalmente obligada a guardar tu histórico durante ese periodo, pero sí está "obligada" a darte las opciones necesarias para que tú puedes cumplir la normativa sin volverte loca.
Dicho de otra forma:
- La app no tiene por que guardarte los registros por 4 años
- pero sí debe permitir que los exportes de forma clara, completa y trazable
- Y sí debe darte la información exacta que exige la ley
- Para que tú puedes almacenarla donde quieras (tu servidor, tu ERP, tu archivador digital...)
Si luego la propia app te los mantiene ordenados y disponibles en la nube durante 4 años... genial, no es obligatorio, pero es un regalo que te hace la vida infinitamente más fácil.
Ahora vamos a ese punto clave: ¿qué debe tener un app para que tu puedas cumplir con esta parte de la normativa de fichar en el trabajo?
1.- Exportaciones periódicas: diarias, semanales o mensuales, listas para archivar
La app debe permitir descargar los registros en formato PDF o Excel, con la estructura que exige la ley
- Fichajes diarios con horas exactas
- Trazabilidad en caso de cambios
- Totales diarios
- Información individual por persona
- Estas exportaciones deben ser: claras, organizadas y filtrables.
2.- Informes filtrables: por persona, fecha, centro o periodo completo
Una herramienta que cumple debe poder generar informes como:
- Todos los fichajes de Ana Sánchez del 1 al 30 de abril de 2023
- Toda la plantilla de la sede de Barcelona en Q2
- Solo las incidencias del mes de agosto de 2024
Y si necesitas una tarde entera para encontrar lo que buscas... malo.
3.- Acceso inmediato para Inspección (aunque guardes tú los registros)
Esto significa que aunque tu seas quien conserva los registros, tu sistema debe permitir generar y entregar informes en segundos.
👉 Ejemplo realista:
Inspección te pide los fichajes de 5 personas durante un periodo concreto. Tu herramienta debería poder exportarlo en un minuto como mucho, nada de en una hora, nada de "cuando vuelva Pepe que sabe de esto". Y desde luego, nada de estar buceando en carpetas infinitas. Si esto pasa Inspección lo toma como que los fichajes no están, lo que muy posiblemente va a implicar una sanción económica.
Muchas apps serias guardan los registros 4 años por ti aunque no sea un requisito legal. ¿La ventaja?
- Tú cumples sin preocuparte por copias de seguridad
- La información está siempre accesible en la misma plataforma
- Y si Inspección aparece, el histórico está intacto y ordenado
Para tenerlo claro: lo que es obligatorio es que tú como empresa, conserves los registros 4 años. Pero lo imprescindible es que la app te permita cumplirlo mediante:
- Exportación clara
- Informes filtrables
- Accesibilidad inmediata
- Trazabilidad incluida
Si una herramienta no te facilita eso, no importa nada de nada lo bonita que sea: no está preparada para cumplir con la normativa de fichar en el trabajo, y tú, por consecuencia, tampoco.
2.4 Mejor en digital y menos papel, Excel u hojas manuales
Es verdad: a día de hoy todavía es legal fichar en papel, Excel o incluso en documentos manuales, siempre que estén bien hechos claro, firmados cuando corresponde y organizados de manera impecable. Si sigues fichando así (que no te lo recomendamos), aquí puedes ver como hacerlo correctamente.
Pero déjame decir que el hecho de que algo sea legal, no significa que sea práctico, fiable o seguro frente a una Inspección. Aquí es donde merece la pena que hablemos claro:
¿Por qué? Básicamente porque estos formatos tienen tres debilidades estructurales:
- Son fácilmente manipulables, incluso sin querer
- No ofrecen trazabilidad real (quién cambió qué y cuándo)
- No permiten acceso inmediato cuando la ITSS pide los registros
Esto obliga a muchas empresas a convertirse en archivistas profesionales con miles de trabas: carpetas, firmas, revisiones manuales, versiones duplicadas, documentos que se pierden o no están cuando toca y lo peor... muchísimo tiempo invertido en mantener algo que una app bien hecha resuelve sola.
Vale, ya hemos visto todo lo malo, vamos ahora con las ventajas reales de digitalizar el fichaje, sobre todo si lo haces con una herramienta que cumple la normativa.
1.- Trazabilidad automática y sin esfuerzo
Esto protege a la empresa y a la persona trabajadora. Con papel esto depende del bolígrafo, la memoria y mucho de buena voluntad.
2.- Cero pérdidas, cero tachones, cero versiones infinitas
Los documentos físicos se mojan, se pierden, se fotocopian mal, se manchan o misteriosamente desaparecen el día exacto en que la Inspección los pide.
Los Excel se pierden, se modifican sin querer... o circulan en versiones distintas.
3.- Exportar informes en segundos (y no en una mañana entera)
Buscar registros de hace tres años en una carpeta física (o en trescientas) es... bueno, un deporte de resistencia ¿no crees? Y hacerlo en Excel con filtros imposibles tampoco es un buen plan.
4.- Cumple con la normativa de hoy y la de mañana
Europa ya ha advertido que quiere:
- Registro digital
- Trazabilidad obligatoria
- Acceso remoto para Inspección
- Menos sistemas manipulables
Es decir: el papel es legal hoy, pero no está claro hasta cuándo
5.- Reduces errores y estrés
Cuando el fichaje es manual: se olvida, se apunta mal, nadie entiende nada, un número baila o la firma parece de otra persona... un horror.
Conclusión útil y resumida:
Sí, el papel es legal. Excel también. Pero cumplir la normativa de fichar en el trabajo no va de "pasar justito", sino de estar tranquilos.
Y la tranquilidad llega cuando tienes un sistema digital que:
- Registra bien
- Conserva bien
- Exporta bien
- Y demuestra todo lo necesario sin esfuerzos extra.
Esta es la diferencia entre poder dormir con tranquilidad y tener pesadillas con archivadores.
2.5 Soporte a diferentes contextos: presencial, teletrabajo, movilidad, turnos, contratos parciales
Si hay algo que la normativa de fichar en el trabajo deja clarísimo es que
La obligación es la misma; lo que cambia es como se adapta la herramienta para que todas las personas trabajadoras puedan cumplir sin montar un circo diario.
Pero eso, una app de fichaje que sea realmente útil (y legal, sobre todo eso) tiene que funcionar igual de bien es todos esos contextos: presencial, teletrabajo, movilidad, turnos o contratos parciales. Vamos uno por uno para que lo tengas todo claro.
1.- Presencial: oficina, sede, fábrica, tienda, bar, hospital...
En un entorno fijo, lo básico es que la app permita:
- Fichar desde un dispositivo central (tablet, kiosko, ordenador) o desde el móvil
- Identificar a cada persona sin ambigüedades
- Evitar fichajes "por delegación" (yo te ficho, tú me fichas.... y la normativa nos ficha a todos... mejor esto no)
Aquí la app debe ser sólida, rápida y sencilla. Porque si en sistema falla en la entrada, las personas no van a fichar porque se les hace bola y ahí ya empezamos a tener un problema como empresa.
2.- Teletrabajo: casas, coworking, bibliotecas, terrazas con buen WiFi...
Da igual si la persona está a 3km o a 300: debe poder fichar igual de bien que quien está en la oficina
Lo que significa que la app debe:
- Permite fichar desde ordenador o móvil
- Registrar la hora exacta
- Hacerlo sin vulnerar la privacidad (nada geolocalización invasiva o capturas innecesarias)
Si tu app solo funciona bien en la oficina, no sirve, no cumple.
3.- Movilidad: personal en ruta, técnicos, comerciales, repartidores...
Este es uno de los puntos donde más fallan los sistemas antiguos y es que... ¿cómo ficha alguien que no pisa la sede en todo el día?
Una app preparada debe:
- Registrar desde cualquier ubicación
- Garantizar la identidad de quién ficha
- Permitir marcar inicio y fin de jornada aunque el trabajo sea itinerante
- Mantener la trazabilidad sin depender de redes internas
Si la persona no puede fichar porque "no está en su centro", la ley no hace excepciones.
4.- Turnos: rotativos, nocturnos, partidos, intensivos, combinados...
Esto significa que el sistema debe:
- Reconocer fichajes que cruzan la medianoche
- Ajustar horas según turnos reales (no solo lo programado)
- No romper el registro porque alguien entró 10 minutos antes o salió 12 después
- Controlar descansos y pausas en turnos partidos
En turnos complicados, un sistema manual es la receta perfecta para el caos.
5.- Contratos parciales: donde la normativa es más estricta
Aquí la app debe ser especialmente precisa porque Inspección mira estos contratos con lupa.
Debe poder:
- Registrar cada día las horas exacta trabajadas
- Generar resúmenes mensuales verificables (obligatorios)
- Distinguir entre horas pactadas vs horas reales
- Demostrar que no hay "jornadas completas encubiertas"
Si el sistema no puede generar estos informes o no registra pausas correctamente, puede interpretarse que como que la empresa está incumpliendo.
¿Lo resumimos?
- Si tu app solo funciona bien en la oficina... no es suficiente
- Si solo sirve para personas con un horario fijo... tampoco es suficiente
- Su no gestiona turnos, movilidad o contratos parciales... estás a medias
Y, si hablamos con sinceridad, hoy pocas empresas trabajan en un único contexto. Por eso, si el sistema no cubre todos los escenarios, no te están cubriendo a ti.
2.6 Cumplimiento de requisitos de protección de datos y seguridad (datos personales, accesos, auditoría)
El registro horario no solo es una obligación laboral: también es un tratamiento de datos personales. Y aquí la normativa es muy clara, directa y nada flexible. Si tu app de fichaje no cumple con el RGPD y la LOPDGDD, da igual lo bien que registre las entradas o lo bonito que sea el panel: legalmente no sirve.
Esto es porque al fichar estás manejando datos como:
- Identidad de la persona
- Horarios de trabajo
- Ubicación (si aplica)
- Incidencias o modificaciones
Sin dramatismos, pero sin bromas.
Para saber si tu app realmente cumple con la normativa fichar en el trabajo y con protección de datos, fíjate en las siguientes cosas.
1.- Accesos controlados y limitados: cada persona ve solamente lo que debe ver
El sistema debe impedir que:
- Cualquier usuario pueda acceder al histórico de otra personas
- Se puedan ver datos sin ser parte autorizada
- Perfiles sin permisos entre áreas sensibles
Aquí la app debe tener roles y permisos claros. Si "todo el mundo ve todo" eso es un problema y no pequeño.
2.- Seguridad técnica: cifrado, contraseñas robustas y almacenamiento protegido
El RGPD exige garantizar que los datos no puedan:
- Verse por terceros
- Manipularse sin autorización
- Perderse por fallos del sistema
Lo que traducido significa:
- Cifrado en tránsito y reposo
- Contraseñas seguras
- Copias de seguridad
- Servidores fiables
- Medidas que impidan accesos indebidos
En resumen: no vale con un Excel en Drive.
3.- Auditoría interna: el sistema debe registrar quién accede y quién modifica
La trazabilidad no es solo para los fichajes, es para todo el funcionamiento de la app. Si no puedes ver quién accedió, qué tocó o cuándo lo hizo, es sistema no es auditable, y por tanto, no es válido ante la ley.
4.- Minimización de datos: recoger solo lo necesario
La app debe limitarse a lo imprescindible: hora de inicio, hora de fin y pausas si aplican.
Nada de recopilar datos adicionales por que "quedan bien" o "viene de serie". Y especial atención: si se usan datos biométricos (huella, cara...) debe existir una Evaluación de Impacto (EIPD).
Si no, es desproporcionado y puede ser sancionable.
5.- Transparencia: informar a la plantilla de cómo se tratan sus datos
Antes de empezar a usar la app, las personas deben saber:
- Que datos recoge el sistema
- Para qué se usan
- Cuánto tiempo se conservan
- Quién tiene acceso
- Cómo pueden ejercer sus derechos
Eso no lo hace la app, pero sí debe permitir que el tratamiento sea claro y justificable.
Y si no cumple con la protección de datos: no es segura, no es legal y no te protege ni a ti ni a quien ficha.
La normativa de fichar en el trabajo exige registros fiables; el RGPD exige registros seguros.
Un app válida tiene que cumplir con las dos cosas o no cumple ninguna.
2.7 Preparación para las exigencias futuras: registro digital obligatorio, fichaje autorizado por trabajador, acceso remoto para la inspección
Aquí viene una de las partes que muchas empresas pasan por alto: la normativa de fichar en el trabajo no se va a quedar como está.
El marco actual funciona, sí. Pero tanto la Comisión Europea como el Ministerio de Trabajo llevan tiempo avisando de que el sistema debe volverse más digital, mas trazable y más accesible. ¿Quieres estar al día con esto? Aquí te lo vamos actualizando.
Traducción práctica: tu app de fichaje no tiene solo que cumplir la ley de hoy, sino estar preparada para la ley de mañana (como nosotros, guiño, guiño).
Y la de mañana viene con tres cambios importantes que ya están encima de la mesa.
1.- Registro digital obligatorio: el papel con fecha de caducidad
Aunque el papel y el Excel siguen siendo legales si se hace bien, todo apunta a que dejarán de ser válidos.
Las razones son evidentes:
- No son fáciles de manipular
- No ofrecen trazabilidad real
- No permiten acceso inmediato
- No puede ser verificados en remoto
Su tu app ya funciona 100% digital (que al ser una app ya contamos con que sí), estás jugando con ventaja. Si no... habrá que correr cuando el cambio sea oficial.
2.- Modificaciones autorizadas por la persona trabajadora
Este punto es clave y va a pillar a muchas empresas desprevenidas: los cambios en un fichaje no solo deberán quedar auditados, sino que la persona trabajadora tendrá que aprobarlos.
La idea es sencilla: si se corrige una entrada o salida, ambas partes deben estar de acuerdo para evitar manipulaciones.
💡🚀 Un app preparada para el futuro debe poder:
- Notificar al trabajador de la modificación
- Permitir su aprobación o rechazo
- Registrar esa aprobación como parte de la trazabilidad
Si tu sistema no contempla esta doble validación, se quedará corto cuando la norma entre en vigor.
3.- Acceso remoto para la Inspección: adiós al "te lo preparo"
Hasta ahora, la persona de Inspección tenía que presentarse físicamente o solicitar la documentación para revisar el registro horario, Pero el proyecto normativo cambia las reglas: la ITSS podrá acceder a los registros en remoto.
Eso exige que las apps:
- Generen informes instantáneamente
- Los tenga disponibles de manera estructurada
- Permitan compartir datos en tiempo real y sin manipulación
- Funcionen en la nube o en sistemas accesibles sin presencia física
Este punto convierte en obsoletos a todos los sistemas que dependen de archivos locales, documentos sueltos o Excels guardados en carpetas interna.
¿Qué viene a decir esto? Pues que hoy necesitas un app que registre bien, conserve bien y exporte bien. Mañana necesitarás una que además: sea digital por defecto, permita correcciones con aprobaciones por ambas partes y pueda mostrar los registros a Inspección sin que nadie mueva un dedo.
Hablando con honestidad: si vas a invertir en un sistema, mejor que esté preparado para lo que viene, no solo para pasar la inspección del mes que viene.
Porque lo último que quieres es cambiar de herramienta justo cuando el BOE toque la puerta.
3.- Señales de alerta: cuando detectar que una app no cumple la normativa de fichar en el trabajo
No todas las apps de fichaje que parecen "modernas" cumplen realmente con la normativa. De hecho, muchas fallan justo en los puntos donde la ley es más estricta: trazabilidad, registros exactos, exportaciones claras o acceso inmediato para Inspección. Y claro, eso no se nota cuando todo va bien... se nota cuando alguien pide los registros y tu sistema entra en modo pánico.
Pero eso esto que te vamos a contar es importante: si sabes identificar las señales de alerta, puedes evitar confiar en una herramienta que, llegado el momento, no te va a proteger.
Y aquí no hablamos de pequeños detalles de usabilidad; hablamos de cosas que si fallan, convierten un sistema "aparentemente útil" en un riesgo legal.
Así que vamos a ver esos indicadores que deberían encender tus alarmas (los sutiles, los evidentes y los que solo descubres cuando ya es demasiado tarde).
3.1 Uso de métodos manuales, papel u hojas de cálculo fácilmente manipulables
Que quede claro: el papel y el Excel siguen siendo legales si se usan correctamente. Firmados, ordenados, sin tachones sospechosos y con un sistema de archivo digno de un museo.
El problema no es la legalidad. El problema es la fragilidad.
Cuando hablamos de la normativa de fichar en el trabajo, el papel y las hojas de cálculo tienen una debilidad estructural: se pueden manipular sin dejar rastro. Y eso, para Inspección, es como ver un cartel luminoso que dice "aquí no hay trazabilidad".
¿Por qué son un indicador de caos?
- Se pueden cambiar horas sin que quede constancia. Un 09:12 pasa a un 09:00 con un par de teclas... y nadie sabe quién tocí.
- Se generan versiones distintas del mismo archivo. "Yo lo tengo así", "pues el mío es otro"... y de repente hay cinco realidades paralelas
- Son fáciles de perder. Cualquier papel puede quedarse en un cajón, mojarse, romperse o desaparecer justo el día que Inspección lo pide
- No permiten auditorías. Si alguien corrige una entrada, la hora no te dice quién lo hizo, cuándo ni por qué
- Dificulta el acceso inmediato. Cuando necesitas un registro de hace dos años, encontrarlo puede ser misión arqueológica
Y no es teoría: muchas sanciones nacen precisamente de aquí.
Empresas que sí registraban la jornada, pero lo hacían con un sistema tan editable, tan vulnerable o tan desordenados que a ojos de Inspección, equivalía a no tener un registro válido.
Usar papel o Excel no es ilegal, pero sí es una señal de alerta clara de que tu sistema no está preparado para ofrecer: seguridad, trazabilidad ni acceso inmediato.
Y si tu app de fichaje se apoya en estos métodos para funcionar... entonces no hablamos de una app que cumple la normativa, hablamos de un apaño digitalizado.
3.2 Falta de trazabilidad o posibilidad de modificar registros sin registro de auditoría
Si hubiese un "termómetro legal" para medir la fiabilidad de una app de fichaje, la trazabilidad sería el indicador principal.
Porque como ya hemos dicho, da igual lo bonita que sea la interfaz o lo rápido que se cargue: si los registros pueden modificarse sin dejar rastro, el sistema no el válido para la normativa de fichar en el trabajo. Punto.
Por eso cuando la app te permite:
- Cambiar una hora sin guardar el historial
- Borras un fichaje como quien borra una nota del móvil
- Corregir sin indicar quién lo hizo
- Modificar sin justificación
- Editar un registro sin que la persona trabajadora lo sepa
... estamos ante una señar de alerta tamaño XXL.
Y esto es porque la Inspección interpreta esto como falta de fiabilidad del sistema. Y si el sistema no es fiable, todo lo que tiene pierde valor probatorio. Y una empresa con registros inválidos está en posición de multa, sin mucha discusión.
Además, ten en cuenta que una app sin trazabilidad abre la puesta a prácticas tan peligrosas como:
- Ajustar horas para "cuadrar" jornadas
- Corregir fichajes sin informar a la persona afectada
- Generar inconsistencias imposibles de explicar en una inspección
- Permitir que haya varias versiones de la jornada sin evidencia de cuál es la auténtica
En pocas palabras: si un registro puede cambiarse sin dejar huella, no es un registro, es un post-it digital. Y la normativa no acepta post-it.
Sin eso, no hay cumplimiento, no hay seguridad y no hay defensa posible.
Si estás evaluando una herramienta y ves que los cambios no están, no se registran o no queda constancia... esa app te está avisando de algo: no está hecha para cumplir la normativa, está hecha para salir del paso.
3.3 Imposibilidad de exportar o representar informes claros ante Inspección
Aquí no hay rodeos: si tu app de fichaje no puede generar informes claros, completos y exportables al instante, estamos ante una de las señales de alerta más serias.
Porque la normativa de fichar en el trabajo exige acceso inmediato a los registros cuando la Inspección lo solicita. Y acceso inmediato no significa dedicar media mañana a montar un Excel ni rebuscar por carpetas como si estuviese resolviendo un misterio.
U app que no permite exportar bien suele fallar en tres escenarios típicos.
1.- No puedes filtrar por persona, fecha o centro de trabajo
Inspección no pide "todo lo que tengas por ahí", pide cosas concretas del estilo:
- Los fichajes de Marta del 1 al 30 de abril de este año
- Solo los empleados den centro de Sevilla en 2023
- Registros de los turnos de noche del último trimestre
Si tu sistema no puede filtrar eso en al meno 1 minuto, no está preparado para cumplir.
2.- Los informes salen incompletos o sin trazabilidad
Un informe válido debe mostrar:
- Entrada, salida y pausas
- Totales diarios
- Incidencias y correcciones
- Justificaciones
- Rastro de quién modificó qué
Si exportas y lo que sale es un documento a medias, sin contexto o con datos sueltos, para la Inspección es lo mismo que no presentar nada.
3.- Generar un informe requiere de procesos manuales o casi artesanales
Si la frase "espera que lo preparo" aparece demasiado... mal. Una app que cumple debe generar informes así: clic → elegir persona/período → exportar a PDF/Excel.
Si en cambio te ves:
- Copiando y pegando
- Juntando pestañas
- Revisando fórmulas
- Buscando versiones perdidas
Déjame decirte que tu sistema no está preparado para ofrecer acceso inmediato, y ese es uno de lo pilares de la normativa.
Una herramienta sin buenas exportaciones te deja expuesta, te hace perder tiempo y te mete en riesgos innecesarios. Porque cuando llega el día D, lo que quieres es entregar el informe y seguir con tu trabajo... no hacer malabares con datos.
3.4 No soporte de teletrabajo o movilidad o sistemas limitados a una sede física
Si una app de fichaje solo funciona como debe dentro de la oficina, tenemos un problema y bastante grande. Sobre todo si en tu equipo hay persona con movilidad real y que no pasan por allí.
La normativa de fichar en el trabajo no entiende de "solo vale si estás en tu centro". Da igual si la jornada ocurre en una sede, en casa, en ruta o en medio de una sala de espera con el portátil abierto: la obligación de fichar es exactamente la misma.
Por eso, una app que no soporta teletrabajo o movilidad es una señal de alerta inmediata. No es un detalle técnico: es una limitación legal.
Vemos por qué.
1.- El teletrabajo no es una excepción: también debe ficharse
Desde la ley 10/2021, quien trabaja desde casa debe poder registrar su jornada igual que quien está en la oficina.
Su tu app no permite fichar desde cualquier ubicación (sin saltos, sin fallos, sin necesidades de VPNs imposibles) entonces no cumple con la normativa para una parte de tu plantilla. Así de directo.
2.- Los trabajadores en movilidad necesitan un fichaje realista
Comerciales, técnicos, repartidores, instaladores, personas que entran y salen de distintos centros... Toda esa plantilla o puede depender de: un terminar físico, un ordenador fijo o un red interna para poder fichar.
Su la herramienta no te permite fichar desde el móvil, tablet o navegador sin restricciones de ubicación, estás dejando a esas personas fuera del cumplimiento legal cada día. Y ojo: la multa recae siempre sobre la empresa, no sobre el trabajador. O sea que si no les das las herramientas adecuadas para que puedan cumplir con el fichaje la sanción va a la empresa.
3.- Los sistemas "atados" a una sede física están obsoletos
Muchas herramientas antiguas funcionaban así:
- Solo puedes fichar si estás conectado al WiFi de la oficina
- Solo puedes finchar desde el terminal de recepción
- El fichaje móvil se limita a un perímetro concreto
Esto no solo complica la vida de la plantilla, sino que contradice la realidad actual: las empresas tiene personas que trabajan en remoto, híbrido, distribuido, por proyectos, por rutas... Una app que no se adapta a eso no está preparada para la normativa ni para el día a día-
Si una persona no puede fichar porque la app no deja fuera de la oficina, no será la normativa quien se adapte, como ya te hemos dicho, la responsabilidad recae en la empresa. Siempre.
Vamos que si una app no permite fichar desde cualquier sitio, en cualquier tipo de jornada y con cualquier movilidad de trabajo, entonces no es que sea solo incómoda: es un riesgo legal directo.
Porque si a día de hoy sigues dependiendo de un terminar fijo... la normativa termina yendo por un lado y tu sistema por otro.
3.5 Deficiencias en seguridad de datos personales, cumplimiento RGPD, control de accesos
Si hay lago que convierte un app de fichajes en un riesgo inmediato (mucho antes de hablar de horas, entradas o salidas) es cómo trata los datos personales. Porque sí, la normativa de fichar en el trabajo exige registrar jornadas, pero el RGPD exige proteger esa información con la misma seriedad que proteges nóminas, contratos o historiales médicos.
Cuando una app falla aquí, no estamos ante un problema técnico, estamos ante un problema legal, serio y sancionable.
Estas son las señales de alerta que indican que tu app no cumple con lo requisitos de protección de datos..
1.- Cualquier persona puede acceder a los registros de cualquiera
Este es el equivalente digital a dejar un archivador abierto en mitad del pasillo. Si:
- No hay roles claros
- No hay permisos diferenciados
- Cualquier persona puede entras a ver horas de otros
El sistema incumple el RGPD de forma directa.
Los registros de jornada son personales. Y el acceso debe ser solo para quién corresponda: la persona trabajadora, sus representantes legales y RRHH. Bueno e Inspección, claro.
2.- No hay control de accesos ni autenticación robusta
Una app que no exige:
- Contraseñas fuertes
- Autenticación correcta
- Algún nivel de seguridad en el acceso
Es un sistema vulnerable, a los ojos del RGPD, es un sistema que no protege los datos. Si entrar en la app es tan fácil como abrir una nota del móvil... mala señal.
3.- Los datos no están cifrados
Sin cifrado:
- Se exponen horarios
- Se exponen ubicaciones
- Se exponen datos laborales
Y la empresa queda desprotegida ante brecas. El cifrado no es opcional. Es obligatorio.
4.- No existe auditoría interna: no se registran accesos ni modificaciones
Si no puedes ver: quién entró, qué vio, qué cambió, cuándo lo hizo... Entones no hay trazabilidad.
Este punto es esencial para ambas cosas: la normativa de fichar en el trabajo y el RGPD.
5.- Se recogen más datos de los necesarios
El RGPD exige minimización. Lo que significa que no se pueden recopilar datos por si acaso o porque la app lo permite. No.
Ejemplos de red flags que tienes que saber:
- Ubicaciones innecesarias
- Fotografías sin justificación
- Datos biométricos sin Evaluación de Impacto (EIDP)
- Información duplicada o irrelevante
Si la app recoge más de lo imprescindible, es un riesgo.
6.- Falta de transparencia con la plantilla
El sistema debe permitir que la empresa informe claramente:
- Qué datos se recogen
- Para qué se usan
- Quién tiene acceso
- Cuánto tiempo de guardan
- Cómo se gestionan correcciones o incidencias
Si la app no facilita este marco (o lo complica), la empresa queda expuesta.
Y peor aun, son señales de que el sistema no protege ni a la empresa ni a la plantilla.
Una app de fichaje que cumple normativa debe ser segura por diseño: accesos controlados, cifrado, auditoría, minimización y trazabilidad.
Si tu herramienta flaquea en cualquiera de esos puntos, no solo incumple la normativa de fichar en el trabajo, incumple también la legislación de protección de datos.
Y eso es un doble problema.
4. Checklist práctica: pon a prueba tu sistema/app de fichaje frente a la normativa fichar en el trabajo
Llegados a este punto, es normal que tengas esa sensación "muy humana" de "Vale, ya se lo que pide la normativa... pero ¿cómo se si mi app lo cumple de verdad?"
Y es que es verdad que la teoría sobre el papel (o la pantalla) está muy bien, pero lo que realmente sabemos que necesitas es algo práctico, directo y aplicable al minuto uno.
La realidad es que hay muchas herramienta que parecen correctas hasta que les haces las preguntas adecuadas. Y ahí es donde descubres realmente si tu sistema está preparado para aguantar una inspección... o si solo funciona bien cuando nadie lo pone a prueba.
Por eso este bloque es una especie de ITV del registro horario: una checklist clara y honesta para validar si tu app cumple, si cumple a medias o si está dejando expuesta a la empresa sin que lo sepas.
Vamos a evaluar: legalidad, trazabilidad y seguridad, que es lo que realmente importa.
Si tu sistema pasa estas preguntas con un sí rotundo, puedes respirar. Si empieza a salir un "mmm... depende" mejor revísalo antes de que lo haga Inspección (o nos escribes y te lo solucionamos con nuestra plataforma en un plis plas)
4.1 Lista de verificación: "sí, no o no lo se" con criterios clave
Aquí tienes una checklist clara, directa y diseñada para que puedas evaluar tu app de fichaje sin rodeos. Si alguna respuesta cae en "no" o "no lo se", ya tienes una pista importante de que tu sistema puede no estar cumpliendo la normativa de fichar en el trabajo.
✅ Registro diario
- ¿Tu app permite la hora exacta de entrada y salida de cada persona (minuto real)?
- ¿Permite registrar pausas cuando afectan al cómputo de la jornada?
- ¿Cada fichaje queda vinculado a un usuario concreto, sin posibilidad de fichar por otra persona?
✅ Trazabilidad e inalterabilidad
- Si alguien corrige un fichaje, ¿queda registro de quién lo modificó, cuándo y por qué?
- ¿La app impide borrar fichajes sin dejar rastro?
- ¿Existe un historial completo de modificaciones accesible para auditoría?
✅ Conservación y acceso a la información
- ¿Puedes exportar los informes en PDF o Excel filtrando por persona, fecha o centro?
- ¿La app permite entregar los registros de inmediato si la ITSS los solicita?
- Si la plataforma no conserva los datos, ¿te permite descargarlos periódicamente para archivarlos 4 años (como exige la ley)?
- (Opcional, pero muy útil) ¿La app mantiene los registros en la nube durante el tiempo exigido por la ley?
✅ Adaptación a diferentes contextos laborales
- ¿Permite fichar en teletrabajo sin configuraciones raras, VPNs o limitaciones geográficas?
- ¿Funciona bien para personas en movilidad (comerciales, técnicos, repartidores...)?
- ¿Gestiona sin problema turnos nocturnos, partidos o rotativos (incluyendo cruces de media noche)?
- ¿Genera resúmenes mensuales fiables para contratos a tiempo parcial?
✅ Seguridad y protección de datos
- ¿El acceso a la app está restringido por roles y permisos?
- ¿Los datos de fichaje están cifrados y protegidos según el RGPD?
- ¿La app registra quién accede, consulta o modifica información (auditoría interna)?
- ¿La app solo recoge los datos necesarios (nada de información extra sin justificación)?
✅ Preparación para cambios en la normativa
- ¿Tu app está lista para un registro 100% digital?
- ¿Permite que las modificaciones puedan ser validadas por la persona trabajadora?
- ¿Está preparada para compartir registros con Inspección de forma remota si la normativa futura lo exige? ¿O al menos sabes si están con ello en la empresa?
📊 Lectura rápida de tus resultados:
Revisa la cantidad de síes que has puesto
- 🟢 15-21 → tu app parece sólida y muy alineada con la normativa
- 🟡 8-14 → cumples en lo básico, pero hay puntos que deberías revisar antes de confiarte
- 🔴 0-7 → tu sistema no te protege; te deja expuesto. Toca replantearlo
4.2 Qué pedir a tu proveedor de software para estar cubierto
Si estás empezando desde cero con el fichaje digital, este punto es clave. Porque en un mercado lleno de "soluciones" es fácil que te vendan un Excel bonito con botones, gráficos y colores... que por dentro no cumple con la normativa de fichar en el trabajo.
Y claro, cuando te quieres dar cuenta, ya tienes a medio equipo fichando en un sistema que parece moderno pero legalmente es papel disfrazado (y ojo, porque normalmente te das cuenta cuando viene Inspección y ya te han puesto la sanción).
Para evitar eso, piensa así: la checklist anterior no solo sirve para evaluar una app, sino para evaluar a cualquier proveedor antes de contratarlo.
Te hacemos un resumen de todo lo que te hemos contado de cada punto a tener en cuenta para que sepas por donde tienen que ir las respuestas que te den:
Tabla resumen: qué preguntar y qué esperar de un proveedor de plataformas de fichaje digital
Si en cualquiera de estas preguntas te responden con rodeos, tecnicismos innecesarios o "eso aún no lo tenemos", no estás ante una solución legal. Estás ante un parche.
5.- Preguntas frecuentes sobre apps de fichaje y normativa de fichar en el trabajo
Aunque el registro horario parezca sencillo (entro, salgo y listo), en la práctica genera un motón de dudas razonables: qué pasa si alguien se olvida de fichar, si una corrección es válida, si se puede fichar con el móvil, si la app recoge demasiados datos, si un Excel sirve o si Inspección aceptará un informa tal y como sale del sistema.
Y como todas esas preguntas van a marcar claramente la diferencia entre cumplir o meterse en un lío sin querer, aquí tienes una sección con las dudas más frecuentes, explicadas de forma clara y orientada a lo que de verdad importa: cómo debe comportarse una app de fichaje para estar alineada con la normativa de fichar en el trabajo
1. ¿Es obligatorio registrar la jornada laboral todos los días?
2. ¿La normativa exige una forma concreta de fichar?
3. ¿Durante cuánto tiempo deben conservarse los fichajes?
4. ¿Qué debe incluir un registro horario para ser válido?
5. ¿Puedo seguir usando Excel o papel para cumplir la normativa?
6. ¿Las apps de fichaje cumplen automáticamente con la ley?
7. ¿Es válido fichar desde móvil, teletrabajo o fuera de la oficina?
8. ¿Qué pasa si alguien se olvida de fichar?
9. ¿Puede la empresa modificar fichajes sin avisar?
10. ¿Es obligatorio registrar las pausas?
11. ¿Debe una app permitir exportar informes claros y al momento?
12. ¿La app está obligada a guardar los fichajes durante 4 años?
13. ¿Qué nivel de seguridad debe tener una app de fichaje?
14. ¿Es legal fichar con huella o reconocimiento facial?
15. ¿Qué debe poder hacer una app si hay una inspección sorpresa?
6.- Conclusión: criterios clave para elegir un app de fichajes que respete la normativa de fichar en el trabajo
Elegir una app de fichaje no va solo de "que mis empleados puedan marcar su jornada", sino de asegurarte de que el registro sirve ante una inspección, protege a la empresa, al empleado y refleja la realidad sin fisuras. Al final, la normativa de fichar en el trabajo pide tres cosas muy concretas: claridad, trazabilidad y accesibilidad. Y cualquier herramienta que te no te esto... deja a tu empresa y su tranquilidad vendidas.
Los criterios clave para saber si estás en el camino correcto son estos:
✔ Registro fiable y exacto → si la app no recoge la hora real de entra y salida (y pausas si se requiere) con precisión quirúrgica, no sirve.
✔ Trazabilidad total → Correcciones, olvidos o ajustes pueden pasar (somos humanos), pero cada cambio debe quedar firmado digitalmente: quién lo hizo, cuándo y por qué
✔ Exportación inmediata y datos listos para inspección → Si el día que vienen a revisar necesitas más de 20 minutos para generar un informe... ya vas tarde.
✔ Funcionamiento en todos los contextos → Oficina, teletrabajo, movilidad, distintas sedes, turnos... el sistema debe aguantar el ritmo de la empresa.
✔ Seguridad y cumplimiento del RGPD → Accesos por roles, cifrado, minimización de datos y auditoría. Nada de "todo el mundo puede ver todo".
✔ Preparada para lo que se viene → Registro digital obligatorio, validación del trabajador, acceso remoto para la inspección... Elegir una herramienta que está adaptada es evitarte un problema dentro de unos medes.
Y sí, hay soluciones que cumplen con todo esto de verdad (como TramitApp😉). Así que si quieres comprobar como sería tener un sistema alineado con la normativa y sin dolores de cabeza...👇
