Cada vez es más frecuente que las empresas tengan que realizar onboarding de forma remota. Ya sea porque el nuevo trabajador vive en otro país, por motivos de teletrabajo o incluso para agilizar trámites que solían realizarse presencialmente. En todas estas ocasiones de onboarding online, lo más conveniente es ayudarnos con la digitalización.

La digitalización del proceso es esencial ya que nos permite disponer de las herramientas necesarias para cumplir las tareas requeridas de forma online. No podemos olvidarnos de fijar un checklist con los pasos a seguir para unificar el proceso y no dejar nada pendiente.

En TramitApp llevamos teletrabajando desde febrero, apoyándonos en la digitalización que ofrece nuestra herramienta. En estos meses, hemos realizado onboardings 100% digitales con las personas que se unen al equipo, perfeccionando cada vez más el proceso. Por ello hemos redactado este checklist a modo de guía que podría serte de ayuda para realizar un onboarding digital de manera organizada. Así mejorará la primera impresión del empleado y esto aportará un plus de profesionalización a la empresa.

Proceso de onboarding previo antes de la incorporación

Es importante que cada persona que se incorpore tenga a su disposición un coach de onboarding. Este coach puede ser, o bien del departamento de RRHH, o un trabajador del propio departamento al que se incorpora el candidato. Sus tareas comienzan antes de que el trabajador se incorpore a su puesto, por lo que ya podríamos comenzar nuestra checklist:

1. Crear el email corporativo del trabajador

Dar de alta el email del candidato es el primer paso que debemos realizar con cierta antelación. Este email será clave para sus comunicaciones, tanto con la empresa como externamente. Te aconsejamos que todas las direcciones de correo sigan un mismo patrón. Por ejemplo: nombre+apellido@dominio.extensión

2. Escribir al nuevo empleado

Sí, algo tan básico como enviar un correo al trabajador días antes de incorporarse a la empresa puede serle de mucha ayuda. En este mensaje le damos la bienvenida, enviamos el que será su correo corporativo y le mandamos el enlace al que deberá conectarse el primer día para la reunión de bienvenida. Más tarde hablaremos de ello.

3. Notificar al equipo la nueva incorporación

Es importante que toda la plantilla sepa, con cierta antelación, que un nuevo compañero va a entrar en la empresa. Esta comunicación con el equipo se volverá aún más complicada cuanto más grande sea la entidad, pero debemos reforzarla. Los compañeros deben conocer al menos el nombre del candidato, cuál va a ser su puesto y guardar el correo corporativo que hemos creado anteriormente.

Proceso de onboarding para las primeras horas del nuevo empleado

Tras haber completado el proceso previo a la llegada del candidato, es importante realizar un buen recibimiento. La primera impresión es primordial, ya que será un reflejo de la incorporación del empleado. Según un estudio realizado por Headway Executive Search, el 75% de los profesionales en España no tiene un buen recuerdo de sus primeros días en la empresa. Por lo tanto, debemos esforzarnos, agilizar los trámites y priorizar la realización de un buen plan de acogida.

4. Equipar de las herramientas necesarias

Enviar un email al empleado con un listado de documentación que pueda serle útil los primero días le dará un apoyo más al que poder recurrir. En el listado podemos incluir las herramientas que utiliza la empresa y que vaya a necesitar en su actividad. Por ejemplo, canales de comunicación corporativa (Zoom, Skype, Telegram), el software de RRHH con el realizar sus fichajes (TramitApp), herramientas de trabajo según la empresa (Hubspot, Google Analytics) u otras más genéricas (Office 365).

5. Enviar el contrato y otros documentos para firmarlos digitalmente

Otro de los factores a tener en cuenta, es que si queremos realizar onboardings 100% digitales, necesitamos una herramienta que permita realizar la firma de documentos online. Disponiendo de ella, podremos agilizar el proceso y enviar al empleado los documentos de empresa que debe firmar junto con su contrato laboral.

El candidato tan solo debe preocuparse de leerlos y firmarlos a través de la app o web y esto quedará automáticamente almacenado en sus documentos. Con este sencillo proceso decimos adiós a la impresión, firma y escaneo que suponía antes, además de la cantidad de papel almacenado.

6. Primera reunión: coach de onboarding y nuevo empleado

Este momento es el comienzo del onboarding más propiamente dicho. Una primera llamada entre el coach y candidato hará que este se sienta más tranquilo y acompañado. El coach es la persona con la que ya ha hablado previamente por email, por lo que no resultará tan frío.

Debemos aprovechar esta primera reunión para ayudarle rellenar la documentación y resolver las dudas que puedan surgirle. Así sentirá que el coach es su mentor en ese momento de nervios y podrá ganarse su confianza.

No hay que olvidar que en el proceso de inducción de personal se debe hacer sentir al empleado lo más cómodo posible. De esta manera humanizaremos el proceso y a la compañía.

7. Realizar una bienvenida virtual

Una de las tareas que más humaniza el proceso de onboarding online es el saludo y la presentación del nuevo trabajador al resto del equipo. Es importante que en esta reunión virtual el equipo active su cámara y micrófono. Poder poner cara y voz a la plantilla hará mucho más liviana la nueva llegada.

A ser posible, cada trabajador se presentará con unas breves palabras, contando su función en la empresa. De esta manera el empleado podrá ir conociéndolos y situándolos en la empresa. Recomendamos incluir en el discurso algún tipo de información personal, como gustos o aficiones. Así se abrirán posibles vínculos que mejorarán la experiencia y primera impresión del candidato.

Si la empresa cuenta con demasiados trabajadores como para que sea difícil una videollamada grupal, es importante que el coach de onboarding seleccione quiénes serán los compañeros de departamento con los el nuevo trabajador va a trabajar más estrechamente.

8. Agendar el resto de reuniones

El coach de onboarding seguirá siendo una figura de referenciar en los primeros días, aunque no hay que descuidar al resto del equipo. Por ello, el coach entregará un plan de reuniones al nuevo trabajador en el que se agenden videollamadas más individuales con las distintas personas de su departamento u otros con los que vaya a tener relación.

Tras la bienvenida virtual, las reuniones individuales servirán para que los compañeros expliquen de forma más detallada las tareas que realizan en la empresa y en qué aspectos van a trabajar más codo con codo.

En definitiva, lo más importante de un onboarding online es humanizar el proceso de forma que el nuevo empleado se siente lo más cómodo posible. Para ello debemos apoyarnos en la figura del coach que hará que el candidato no se sienta perdido. Y, a su vez, digitalizar los procesos que harán más ágiles los trámites, tener más tiempo en planificar la acogida y conseguir así un onboarding mucho más sencillo y efectivo.

Sobre el autor

Tamara Vargas

Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.