Plan de acogida: fases, ejemplo y manual de bienvenida

Cuando alguien llega el primer día y no tiene el equipo preparado, nadie sabe quién le recibe o el alta está sin tramitar, la incorporación empieza mal. En este artículo te contamos cómo organizar el plan de acogida por fases, qué obligaciones legales debes cumplir y qué incluir en el manual de bienvenida, con un ejemplo para una pyme.

¿Qué es un plan de acogida?

El plan de acogida de una empresa organiza la incorporación con un responsable y un plazo para cada acción. Es la herramienta con la que se organiza el onboarding o inducción de personal. Su objetivo es que el trabajador comprenda cómo funciona la organización y asuma sus funciones con autonomía progresiva.

Durante la adaptación, la formación se combina con información práctica y acompañamiento. Si quieres profundizar, repasa los objetivos de un proceso de onboarding. Conviene no confundir dos conceptos:

• El plan de acogida es el proceso: establece qué se hace, cuándo y quién se encarga.
• El manual de bienvenida o manual de acogida es el documento: recoge la información que la persona necesita consultar durante su incorporación y después.

Fases de un plan de acogida para nuevos empleados

La duración de cada fase se adapta al puesto y a quien llega. Un plan de acogida para nuevos empleados puede organizarse en cuatro fases: antes de la incorporación, el primer día, la primera semana y el primer mes, con una última revisión antes de que acabe el periodo de prueba, si lo hay.

Antes de la incorporación: prepara el preboarding

Reparte las funciones para que cada acción tenga un responsable:

• Gerencia (o RRHH, si lo hay): confirma la fecha, envía las indicaciones de llegada y coordina el resto de pasos.
• Gestoría o asesoría laboral: prepara el contrato, tramita el alta en la Seguridad Social y comunica el contrato a la oficina de empleo.
• Responsable directo: prepara las primeras tareas y las presentaciones.
• Informática o proveedor externo: deja listos el equipo, las cuentas y los permisos.
• Persona de referencia o buddy: se presenta y queda disponible para dudas prácticas.

Durante el preboarding, comparte las indicaciones para que el trabajador sepa adónde acudir y quién le dará la bienvenida. Cada incorporación trae estas obligaciones legales para la empresa:

• Tramitar el alta en la Seguridad Social antes de que la persona empiece a trabajar, según el artículo 32.3 del RD 84/1996.
• Comunicar el contenido del contrato a la oficina pública de empleo en los 10 días siguientes a su firma, según el artículo 8.3 del Estatuto de los Trabajadores.
• Si la relación dura más de cuatro semanas, informar por escrito de los elementos esenciales del contrato y de las principales condiciones de trabajo cuando no figuren en el contrato escrito, conforme al artículo 8.5 del Estatuto de los Trabajadores.
• Informar a la persona del tratamiento de sus datos cuando se los pides para el contrato y el alta, según el artículo 13 del RGPD.
• Garantizar el registro diario de inicio y fin de jornada, como establece el artículo 34.9 del Estatuto.
• Informar de los riesgos del puesto y de las medidas de prevención, según el artículo 18 de la Ley 31/1995.
• Facilitar formación preventiva teórica y práctica en el momento de la contratación, según el artículo 19 de la Ley 31/1995, de Prevención de Riesgos Laborales. Debe impartirse dentro de la jornada siempre que sea posible; si no, fuera de ella, descontando ese tiempo de la jornada. Su coste nunca recae en el trabajador.

El primer día: recibe, orienta y comprueba los accesos

Recibe a la persona y comprueba que dispone de lo necesario para empezar. Lo ideal es repartir las explicaciones entre esa jornada y el resto de la semana, según las tareas previstas.

Si algo no está listo, como el equipo o una cuenta, resuélvelo esa misma mañana y dile a la persona cuándo lo tendrá. El alta en la Seguridad Social, en cambio, no admite espera: sin ella no puede empezar a trabajar. Ten en cuenta también que entregar el manual no sustituye la formación preventiva.

Si la incorporación es a distancia, comprueba también la entrega del equipo y la conexión antes de las reuniones de bienvenida. Puedes consultar más pautas para organizar el onboarding remoto con ayuda de la digitalización.

La primera semana: explica el trabajo con ejemplos

Durante la primera semana, la persona aprende con tareas reales del puesto y con acompañamiento.

Por ejemplo, en administración, el responsable muestra cómo se registra una factura de proveedor y revisa los pasos con quien se incorpora. Después, esta registra otra factura mientras su responsable atiende las dudas. Al revisar el resultado, se concreta qué ha comprendido y qué necesita volver a practicar.

El primer mes: revisa la adaptación

Reserva una conversación de seguimiento entre quien se incorpora y su responsable y, si hay periodo de prueba, otra antes de que termine. Estas preguntas ayudan a orientar la revisión:

• ¿Tiene claras sus funciones y prioridades?
• ¿Dispone de los accesos y recursos necesarios?
• ¿Qué tareas necesita practicar con acompañamiento?
• ¿Qué información ha echado en falta?

En esa conversación se recoge también la opinión del trabajador sobre la acogida. Si ha echado en falta alguna explicación, revisa el manual o completa la información inicial antes de la siguiente incorporación.

Para saber si la acogida ha funcionado, apunta en cada incorporación datos que se puedan contar: si el equipo, las cuentas y el alta estaban listos el primer día; cuántas dudas se han repetido durante el primer mes, y qué tareas del puesto hace ya sin ayuda al llegar al día 30. Anota también si la persona sigue en la empresa al terminar el periodo de prueba. Con varias incorporaciones verás qué fase falla.

El manual de bienvenida o manual de acogida: qué debe incluir

El manual de bienvenida reúne la información de consulta para la incorporación, desde el funcionamiento de la empresa hasta los contactos de apoyo.

Una bienvenida personalizada

El manual es común, mientras que la bienvenida personal va en una carta o un correo que lo acompañe. Indica quién acompañará a la persona y qué encontrará en el documento. Puedes utilizar esta plantilla para el mensaje y completar los campos:

Te damos la bienvenida, [nombre]. Te incorporas al equipo de [área], donde trabajarás en [funciones principales]. Tu responsable será [nombre] y tu persona de referencia durante la acogida será [nombre y contacto]. Aquí tienes la información para empezar y los contactos que puedas necesitar.

Historia, propósito y valores de la empresa

Este apartado explica brevemente cómo nació la empresa y qué pretende aportar, con el contexto necesario para comprender el negocio. Explica los valores con comportamientos reconocibles en el trabajo cotidiano. Si la colaboración es un valor de tu empresa, indica cómo se comparte información o se pide ayuda.

Funciones y relación con el equipo

Describe las responsabilidades principales del puesto y su relación con el equipo, indicando de quién depende y con qué áreas colaborará la persona. Incluye las prioridades iniciales y dónde consultar los procedimientos, mientras el responsable explica las tareas en detalle y resuelve las dudas específicas.

Información práctica, accesos y contactos

Para facilitar la consulta, agrupa la información práctica en estos apartados:

• Horarios y ubicación de la empresa.
• Normas de uso de los espacios.
• Cómo se ficha: entrada, salida, pausas y correcciones. Incluye las instrucciones del sistema que utilices y esta guía sobre cómo integrar un programa de registro horario para trabajadores.
• Herramientas y acceso a servidores o carpetas compartidas.
• Procedimiento para activar cuentas y solicitar permisos.
• Contactos de gerencia o RRHH y del responsable directo.
• Contacto de informática o del proveedor externo.
• Canales para comunicar incidencias y consultar documentación.

No reúnas las contraseñas en un documento compartido; explica en el manual cómo obtener las credenciales a través del canal que haya fijado la empresa.

Seguridad, ciberseguridad y apartados legales

El manual recoge las instrucciones de seguridad y ciberseguridad aplicables al trabajo. Explica cómo utilizar los equipos y gestionar los accesos, e indica el canal para comunicar incidencias.

Las indicaciones sobre protección de datos y confidencialidad aclaran qué información requiere especial cuidado. También deben precisar los usos autorizados y a quién consultar cuando surja una duda.

Incluye los criterios de uso de dispositivos digitales y la política de desconexión digital que exigen los artículos 87 y 88 de la LOPDGDD. Recoge las medidas para prevenir el acoso sexual y por razón de sexo, como códigos de buenas prácticas o formación, según el artículo 48 de la LO 3/2007.

En prevención de riesgos laborales, incluye las instrucciones aplicables y los contactos de consulta, e indica la formación prevista para el puesto. Los artículos 18 y 19 de la Ley 31/1995 regulan la información y la formación preventiva sobre los riesgos y las medidas correspondientes.

Un formato breve y fácil de consultar

Organiza el manual en apartados claros y añade un anexo con lo específico del puesto. Puedes enlazar los procedimientos extensos. El formato digital facilita la consulta; si quieres, ofrece también una versión en PDF para descargar.

Para mantenerlo actualizado, indica en la portada la fecha de la última revisión y designa a una persona encargada de revisarlo. Si el manual conserva teléfonos antiguos o instrucciones que ya no se utilizan, corrige esos apartados.

¿Qué beneficios aporta el plan de acogida?

Un plan de acogida bien preparado puede ayudar a reducir las salidas tempranas que provoca una incorporación confusa. También aporta estas ventajas:

• Más orientación para empezar: la persona conoce sus funciones y los recursos disponibles, y sabe a quién pedir apoyo.
• Una primera impresión cuidada: la persona encuentra a alguien que la recibe y una agenda preparada.
• Más oportunidades para detectar dificultades: durante el seguimiento se aclaran dudas y se revisan las necesidades de formación.
• Mayor conexión con el equipo: las presentaciones y el acompañamiento facilitan pedir ayuda y participar.

Ejemplo de plan de acogida de una empresa

Este ejemplo de plan de acogida plantea la incorporación de una persona de administración a una pyme. Puedes copiar la tabla y adaptarla a tu organización.

Para convertirla en una plantilla de seguimiento, sustituye los cargos por nombres concretos y añade la fecha prevista de cada acción. Después, registra el estado de cada acción y las observaciones pendientes.

Qué necesitas para poner en marcha el plan de acogida

Además del manual de bienvenida, necesitas tres piezas:

• Organigrama actualizado: ayuda a entender la estructura y a saber a quién acudir. Consulta esta guía para hacer un organigrama de empresa.
• Persona de referencia: alguien con experiencia y tiempo para acompañar. En esta guía sobre el buddy program para la acogida verás cómo organizar esa figura.
• Herramienta y lista de seguimiento: sirven para compartir documentos y comprobar qué está preparado en cada incorporación. Esta guía para digitalizar el proceso de onboarding te ayuda a revisar los pasos.

Con el software de RRHH de TramitApp puedes enviar el contrato y otros documentos para que el trabajador los firme desde el móvil con nuestra firma electrónica. También puedes compartir el manual y los comunicados desde el portal del empleado, reunir la ficha del empleado y su documentación en un solo sitio y darle de alta en el control horario para que registre su jornada desde el primer día. Con el proceso de onboarding, cada tarea del plan (la documentación, la formación, el material) queda asignada a su responsable con su fecha, y cada uno recibe el aviso de lo suyo.