Realizar una buena gestión del tiempo de trabajo aportará beneficios como mejorar el rendimiento de los empleados y su productividad. Con estas ventajas no es de extrañar que la gestión del tiempo laboral sea una de las principales prioridades para los departamentos de RRHH en las empresas.
Si quieres conocer cómo desarrollar una gestión eficiente del tiempo laboral has llegado al artículo correcto. Aquí te contamos todo lo que debes saber de ella, a qué aspectos afecta y qué consejos puedes aplicar en tu compañía.
¿Qué es la gestión del tiempo laboral?
Nos referimos a la gestión del tiempo laboral al proceso de planificar y controlar el uso del tiempo en el trabajo con el fin de maximizar la eficiencia y productividad. Esto implica establecer metas y prioridades, y luego organizar y realizar las tareas necesarias para cumplir con esas metas dentro del tiempo disponible.
La gestión del tiempo laboral también puede incluir la toma de decisiones sobre cómo distribuir el tiempo entre diferentes tareas y proyectos, y cómo equilibrar el trabajo con otras responsabilidades y actividades personales.
¿Cómo mejorar la gestión del tiempo de trabajo en la empresa?
Si queremos mejorar esta gestión presentamos algunas estrategias que pueden ayudar a cualquier compañía a cumplir este fin.
En primer lugar, es importante que los empleados establezcan sus metas y prioridades. Esto les permite saber qué tareas son más importantes y deben ser realizadas primero, y les ayuda a evitar distracciones y a enfocarse en lo que realmente importa. Para establecer sus metas y prioridades, los empleados pueden utilizar herramientas como listas de tareas, tableros Kanban o agendas semanales.
En segundo lugar, es fundamental que los empleados aprendan a decir «no» a ciertas tareas o solicitudes que no sean prioritarias o no encajen en su plan de trabajo. Esto les ayudará a evitar sobrecargarse de trabajo y a mantener un buen equilibrio entre sus responsabilidades laborales y personales. Otra estrategia importante es la de establecer límites de tiempo para realizar cada tarea. Esto ayuda a los empleados a trabajar de manera más eficiente, ya que les permite enfocarse en una tarea determinada durante un período de tiempo definido, en lugar de distraerse con otras tareas o distracciones.
Por último, es importante que las empresas proporcionen a sus empleados las herramientas y recursos necesarios para llevar una correcta gestión del tiempo. Esto puede incluir herramientas de control horario, tecnología de gestión de tareas o programas de capacitación en gestión del tiempo.
Problemas habituales que denota una mala gestión del tiempo laboral
La mala gestión del tiempo puede tener una serie de consecuencias negativas tanto los trabajadores como para las empresas. Si tienes dudas acerca de si se está llevando correctamente la gestión del tiempo de tu empresa, echa un vistazo a estos ejemplos que indican que es necesario establecer mejoras en la gestión.
- Retrasos en la entrega de proyectos o tareas: La falta de una buena gestión del tiempo puede hacer que las personas no cumplan con sus plazos de entrega, lo que puede generar frustración tanto en ellas como en sus clientes o superiores.
- Disminución en la calidad del trabajo: Cuando las personas no gestionan adecuadamente su tiempo, es más probable que se vean sobrecargadas de trabajo y que no tengan suficiente tiempo para dedicar a cada tarea. Esto puede llevar a una disminución en la calidad del trabajo realizado.
- Aumento en el estrés y la fatiga: La mala gestión del tiempo puede generar una sensación de estar siempre corriendo contra el tiempo y de no poder cumplir con todas las tareas y responsabilidades. Esto puede provocar estrés y agotamiento en las personas, lo que puede afectar su salud y bienestar y producir síndromes como el burnout.
- Pérdida de oportunidades de negocio: Cuando las empresas no gestionan adecuadamente el tiempo de sus empleados, es más probable que se produzcan retrasos en la entrega de proyectos y que se pierdan oportunidades de negocio.
Relación con el control del tiempo de trabajo
Llevar un control del tiempo de trabajo efectivo es esencial para su gestión. Para ello existen herramientas de control horario y fichaje que ayuda a gestionar de mejor forma la jornada laboral de nuestra plantilla. Su objetivo está claro: llevar un registro de las horas de trabajo de cada empleado e incrementar su eficiencia y productividad para obtener mayores beneficios y reducir costes en la empresa.
El uso de las soluciones de control horario nos permitirá también cumplir con la normativa de registro de jornada obligatoria en España desde 2019. Así, cada empleado podrá fichar sus horas de trabajo e incluso asignarla a un proyecto determinado. Sus encargados o responsables llevarán así un mayor control de la situación de cada empleado obteniendo de forma automática informes de los equipos de trabajo a raíz de sus fichajes.
Recuerda además pedir que se incluyan las pausas en el trabajo. Así el control de horas de trabajo efectivo será mucho más preciso. En este artículo te contamos cómo puedes descontar del tiempo efectivo del trabajo las pausas para fumar o tomar café.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
