TramitApp ha querido aportar su propia experiencia sobre la gestión de la comunicación interna en las organizaciones. Con este motivo, el pasado 26 de enero se celebró el webinar “Gestiona la comunicación interna en tu empresa con TramitApp” con el objetivo de analizar cómo nuestro software de RRHH puede hacer la comunicación más sencilla y fluida a través de sus herramientas.
Lucía Blázquez, customer access de TramitApp, ha sido la encargada de presentar y guiar este webinar. El seminario estuvo dividido según las tres herramientas que buscan mejorar la comunicación interna: documentos para empleado, email certificado y firma electrónica avanzada. Estas tres funcionalidades nos permiten realizar distintas comunicaciones en base a las necesidades que tenga nuestra organización.
En este artículo, en primer lugar, trataremos la relevancia y el reto de fortalecer la comunicación interna en las organizaciones. Tras ello, explicaremos dichas herramientas que pensamos que podrían serte de ayuda para emplearlas en tu empresa.
La relevancia de la comunicación interna en las empresas
Durante 2020, las empresas se han enfrentado a situaciones excepcionales. De la noche a la mañana muchos equipos han tenido que trabajar desde sus hogares como única forma de continuar con su actividad. Para hacer frente a este reto, son muchas las organizaciones que han optado por comenzar una transformación digital en tiempos de coronavirus.
A medida que las entidades son cada vez más grandes, el problema de la comunicación interna se acentúa. Incluso se convierte en el principal motivo de pérdida de productividad en los equipos. La comunicación interna, aquella dirigida a los propios trabajadores, es un elemento primordial en todas las organizaciones. Durante el webinar se ha querido remarcar lo necesario que es fomentarla apoyándonos en las herramientas de RRHH. Aún más en estos últimos tiempos donde las empresas han tenido que hacer frente a situaciones difíciles de gestionar. Entre ellas, tener a toda la plantilla teletrabajando o con solo una parte acudiendo a la oficina.
Así se presentó el webinar, con el objetivo de poder gestionar de manera más fluida y ágil la comunicación en las empresas. Contar con un software de recursos humanos nos hará disponer de las herramientas necesarias para lograr la mejora de la comunicación.
En qué se basan los documentos para empleados
Los documentos para empleados ha sido la primera herramienta tratada en el webinar. Esta funcionalidad permite al trabajador acceder, desde su móvil o desde la web, a los documentos de la empresa y del departamento de RRHH. Para ello, es la entidad quien otorga los permisos de qué documentos se pueden visualizar.
Mediante la navegación por la propia web de TramitApp, Lucía ha explicado cómo utilizar adecuadamente esta herramienta. Así como las distintas posibilidades que ofrece para sacarle el máximo partido. Entre otras tareas, dicha funcionalidad permite al departamento de RRHH hacer comunicaciones masivas para los empleados, haciéndoles llegar información o documentación específica.
El uso del email certificado para mejorar la comunicación interna
El email certificado ha sido la siguiente herramienta abordada. Su función es clara: permite realizar entregas certificadas de información o documentación. Contando con la misma validez legal que un burofax, el email certificado se presenta como una funcionalidad que ahorra tiempo a la empresa y garantiza de forma fehaciente que el empleado ha recibido el documento e incluso de que ha sido abierto.
Durante la conferencia se ha explicado en qué consiste la entrega certificada y cuáles son las evidencias que se reflejan durante el proceso: cuando se envió el documento, cuando se entregó, cuando se leyó y desde dónde. Sus usos son diversos, puede emplearse para la entrega de material específico, comunicar cambios de horario o protocolos a seguir. Lo que se traduce en un apoyo para la comunicación interna en cuanto al envío de comunicaciones digitales.
La firma electrónica avanzada y plantillas de firma
La última herramienta presentada, la firma electrónica avanzada, es una de las funcionalidades más requeridas para las empresas a la hora de contar con un software de RRHH. Cuando el empleado firma un documento que la empresa le envía, este documento se cifra y queda almacenado en la nube a través de la tecnología blockchain.
En resumen, la firma electrónica avanzada permite firmar desde cualquier lugar, lo que elimina las barreras físicas en la empresa. Además, asegurando la integridad del documento mediante el sellado de tiempos y almacenándose en ficheros seguros.
Cómo un software de RRHH puede ayudarte
Los softwares de recursos humanos ofrecen una serie de herramientas digitales para facilitar las labores de coordinación y gestión de los equipos. Permitiendo también digitalizar todas aquellas funciones que solemos hacer de manera presencial. Así, gracias a las herramientas digitales, la empresa obtiene beneficios como la eficiencia y automatización de los procesos.
Con comunicación interna no nos referimos a mantenerse conectado con los compañeros con Zoom o Telegram. Las herramientas que ofrece un software de RRHH van más allá. Para apoyarla hay que establecer los canales y protocolos adecuados y optimizados. Así el equipo se mantendrá tanto coordinado como cohesionado.
Nuestro software de RRHH TramitApp cuenta con herramientas como los documentos del empleado, el email certificado o la firma electrónica. Todas ellas, permiten a los trabajadores realizar las tareas del día a día de forma digital, e incrementar la productividad de los equipos.
Te dejamos aquí abajo el webinar completo para que puedas visionar las distintas funcionalidades que permiten mejorar la comunicación interna, explicadas por Lucía Blázquez, nuestra especialista en producto.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
