La percepción del precio de un software de recursos humanos varía mucho si somos conscientes del trabajo que nos ahorra. A la hora de comparar precios, dos personas de características similares y trabajando en empresas similares nos pueden decir que el coste es caro o barato en función de lo conscientes que sean del ahorro que supone disponer de herramientas apropiadas y de la relación entre coste/hora de trabajo y coste/mes herramienta.

Para poder analizar el ahorro de costes objetivamente, vamos a hacer un ejercicio teórico con datos extraídos de los registros de más de 1000 empresas durante el último año. Estos datos son aproximados, pero nos darán una idea del ahorro real que supone disponer de un buen software de recursos humanos para gestionar el día a día de una empresa.

Tomaremos como ejemplo medio una empresa de 120 trabajadores, con una persona a cargo de departamento de recursos humanos o gestión de personal con un salario de 25.000€ brutos anuales. Supongamos también que cada uno de los trabajadores cobra 25.000€ de media. Probablemente los salarios sean más altos y variarán en función de las características de la empresa, pero vamos a basarnos en el salario medio de España en el año 2018, el último del que tenemos registros reales.

El coste hora para la empresa de un trabajador que cobra 25.000€ brutos anuales es aproximadamente de 15€ hora. A lo largo de este ejercicio, transformaremos las horas de trabajo en coste para la empresa para poder crear una comparación con el precio de una suscripción mensual a Tramitapp.

A continuación, vamos a detallar una por una algunas de las funcionalidades más utilizadas de nuestro software de recursos humanos y comprobar cual es el ahorro real de tiempo. Agregamos el tiempo que dedican todos los implicados en cada una de las funcionalidades: el tiempo del responsable de RRHH, el tiempo del manager y el tiempo del empleado.

A las reducciones de tiempo, agregaremos el coste de la herramienta y obtendremos el ahorro real mensual.

Control Horario

Descripción: Control de horas de entrada y salida, pausas y asistencia. Corrección de errores humanos sobre el fichaje. Mantenimiento de los sistemas.

Coste empleados sin Software: 6 horas anuales por trabajador = 720 horas anuales total = 60 horas mensuales -> 900€/mes

Coste empleados con Software: 1 horas anuales por trabajador = 120 horas anuales total = 10 horas mensuales -> 150€/mes

Coste del Software: 120€/mes

Gestión de Vacaciones

Descripción: Solicitud  y aprobación de días de vacaciones. Gestión de los calendarios de equipo y de turnos de trabajo. Coordinación de departamento.

Coste empleados sin Software: 3 horas anuales por trabajador = 360 horas anuales total = 30 horas mensuales -> 450€/mes

Coste empleados con Software: 0.5 horas anuales por trabajador = 60 horas anuales total = 5 horas mensuales -> 75€/mes

Coste del Software: 120€/mes

Gestión de bajas y ausencias

Descripción: Gestión de bajas médicas, días de permiso por mudanza, boda, hospitalización de un familiar o defunción. Trámites administrativos. Aprobación de permisos. Coordinación de equipos

Coste empleados sin Software: 2 horas anuales por trabajador = 240 horas anuales total = 20 horas mensuales -> 300€/mes

Coste empleados con Software: 0.5 horas anuales por trabajador = 60 horas anuales total = 5 horas mensuales -> 75€/mes

Coste del Software: 60€/mes

Gestión de contratos y documentos

Descripción: Comunicación y forma de contratos. Distribución de documentos de cumplimiento normativo, riesgos laborales y revisiones médicas. Firma de documentos. Modificaciones sobre contratos.

Coste empleados sin Software: 3.5 horas anuales por trabajador = 420 horas anuales total = 35 horas mensuales -> 525€/mes

Coste empleados con Software: 0.75 horas anuales por trabajador = 90 horas anuales total = 7.5 horas mensuales -> 112,5€/mes

Coste del Software: 120€/mes

Gestión de nóminas

Descripción: Comunicación y distribución de nóminas. Incidencias en la nómina. Comunicación con gestoría.

Coste empleados sin Software: 6 horas anuales por trabajador = 720 horas anuales total = 60 horas mensuales -> 525€/mes

Coste empleados con Software: 0.75 horas anuales por trabajador = 90 horas anuales total = 7.5 horas mensuales -> 112,5€/mes

Coste del Software: 120€/mes

Gestión de gastos

Descripción: Gastos comerciales y de representación. Gastos de kilometraje. Contabilidad de los tickets. Abono de gastos en nomina. Comunicación con gestoría.

Coste empleados sin Software: 8 horas anuales por trabajador = 720 horas anuales total = 80 horas mensuales -> 1.200€/mes

Coste empleados con Software: 2 horas anuales por trabajador = 240 horas anuales total = 20 horas mensuales -> 300€/mes

Coste del Software: 60€/mes

Gestión de horas extra

Descripción: Cómputo global de horas extra. Incidencia en la nómina. Comunicación con asesoría.

Coste empleados sin Software: 3 horas anuales por trabajador = 360 horas anuales total = 30 horas mensuales -> 450€/mes

Coste empleados con Software: 1 horas anuales por trabajador = 120 horas anuales total = 10 horas mensuales -> 150€/mes

Coste del Software: 60€/mes

Este el el resumen del ahorro medio mensual por funcionalidad para una empresa de 120 trabajadores que cobran un salario medio. Como pueden comprobar, el ahorro tanto en tiempo como en dinero es bastante significativo.

Además, en el caso de Tramitapp, muchas de estas funcionalidades están incluidas en paquetes, por lo que el ahorro total si haces uso de todas las funcionalidades de nuestro software de recursos humanos se multiplica.

Si te fijas en el siguiente cuadro, comprobarás que el coste mensual de la empresa es de 315 horas entre todos los trabajadores. Esto significa que el personal de recursos humanos dedica aproximadamente la mitad de su tiempo (80 horas mensuales) en la gestión del personal, mientras que los mandos intermedios, responsables y trabajadores emplean aproximadamente 2 horas mensuales en gestiones administrativas.

Como puedes comprobar, los números no son descabellados. Se trata de un estudio real basado en datos reales.

Sumando todas las cantidades y aplicando el precio de nuestro software de recursos humanos al contratar todas estas funcionalidades obtenemos lo siguiente.

Coste empleados sin Software: 31,5 horas anuales por trabajador = 3780 horas anuales total = 315 horas mensuales -> 4.725€/mes

Coste empleados con Software: 6,5 horas anuales por trabajador = 780 horas anuales total = 65 horas mensuales -> 975€/mes

Coste del Software: 480€/mes

Sobre el autor

Daniel Grifol

Más de 10 años escribiendo sobre el mundo de la productividad en empresas y los recursos humanos.