Hay ocasiones en las que el complemento al salario habitual queda exento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Existen muchas dudas sobre cuáles son las dietas exentas de IRPF y cómo podemos agilizar las gestiones que implican para las empresas y sus trabajadores. En el artículo resolveremos estos puntos para así asegurarnos de conocer y cumplir con las obligaciones fiscales.
¿Los gastos de locomoción son dietas exentas de IRPF?
Los gastos de locomoción son aquellos que se incluyen en la nómina del empleado cuando la empresa debe indemnizarle por los gastos de desplazamiento. Tal y como recoge el artículo 9.2 del Reglamento del IRPF, los gastos de locomoción pueden excluirse como rendimientos de trabajo: «las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción del empleado o trabajador que se desplace fuera de la fábrica, taller, oficina, o centro de trabajo, para realizar su trabajo en lugar distinto”.
Para que estos gastos no haya que declararlos deben cumplir las siguientes condiciones: En primer lugar, el trabajador que emplea medios de transporte público debe justifique el importe del gasto mediante una factura o documento equivalente. Por otro lado, si el transporte se lleva a cabo por otros medios, se deberá justificar el desplazamiento. Así como los gastos de peaje y aparcamiento si fuese necesario. El empleado que utilice medios distintos de transporte tendrá como cantidad exenta 0,19 € por kilómetro recorrido.
Si se percibe un exceso en lo descrito en los apartados anteriores, si se incluirá en el IRPF. En definitiva, si el empleado recibe unas cantidades y no cumple los requisitos nombrados anteriormente, estas cantidades deberán ser incluidas en la declaración de la renta como rendimientos íntegros del trabajo. Debemos recalcar que solo se incluyen los gastos por desplazamiento fuera del lugar de trabajo. Si quieres conocer más acerca de ello, te recomendamos que leas nuestro post sobre los gastos de locomoción donde explicamos de forma detallada todas sus características.
¿Los gastos de manutención y estancia están exentos de IRPF?
De igual forma, como se recoge en el artículo 9.3 del RIRPF en cuanto a las asignaciones para gastos de manutención y estancia, se incluyen en el gravamen, por lo que no hay que declarar: “las cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos normales de manutención y estancia en restaurantes, hoteles y demás establecimientos de hostelería, devengadas por gastos en municipio distinto del lugar del trabajo habitual del perceptor y del que constituya su residencia”.
En este caso, la exención tiene un componente temporal, ya que si la estancia es superior a los 9 meses las cantidades no están consideradas exentas de IRPF. También debemos saber que la ley considera como gastos de manutención y estancia los comprendidos hasta un máximo de 53,34€ diarios en España y hasta 91,35€ en territorio extranjero. Si nos referimos únicamente a los gastos de manutención, el máximo es de 26,67€ al día en España y de 48,08€ en el exterior.
¿Debe la empresa justificar las dietas exentas de IRPF?
Hoy en día, es el trabajador quien debe justificar cuáles son sus dietas exentas de IRPF. La entidad puede solicitar al empleado que conserve los tickets, facturas y justificantes para comprobar si los documentos incluyen los datos mínimos exigidos por la ley y si se justifican de tal forma estas dietas.
En definitiva, el trabajador tiene la responsabilidad en lo relativo a la administración o trámites de las dietas exentas. Y la empresa es quien tiene la responsabilidad de comprobación tributaria, por lo que si se produjera algún tipo de error, esta debe responden.
¿Cómo facilitar a la empresa la gestión de los comprobantes del empleado?
Debemos tener en cuenta, como hemos mencionado, que la exigencia de conservar los tickets, facturas y resto de comprobantes corre a cargo de la empresa. Por ello, la entidad debería buscar una forma de optimizar la gestión de estos documentos.
Poniendo un ejemplo, si cada trabajador debe guardar sus tickets de la comida, imagina la cantidad de papeles que se deben almacenar día a día y por cuántos manos pasarán hasta que se procesen y registren. Para agilizar el proceso, las empresas empiezan a optar por digitalizar estos comprobantes y así prescindir del papel.
Para esta digitalización se emplea un software de RRHH que cuente con el módulo de gestión de gastos de representación. El proceso se agiliza de tal forma que puede hacerse en tiempo real. Tan solo basta que el trabajador haga una foto al ticket y lo suba a la aplicación. En ese momento la empresa dispondrá del comprobante para su gestión con el que podrá verificar si el gasto queda exento o no de IRPF.
Con el objetivo de eliminar los posibles fallos humanos y volver aún más sencillo el proceso, desde TramitApp conseguimos integrar el proceso de gastos y dietas con las nóminas. De esta forma, toda la información de gastos, dietas y kilometrajes queda actualizada de manera automática en la nómina de cada trabajador.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
