Absentismo laboral: ¿Y ahora qué hacemos desde RRHH?

El absentismo laboral por incapacidad temporal ha aumentado de forma preocupante. La tasa ya supera el 7,4% según los últimos datos del INE.

Una baja por aquí, otra por allá… y de repente tienes medio equipo fuera, tres cuadrantes que no encajan por ningún sitio y un calendario que parece una escena del crimen. El absentismo laboral no es una  novedad, pero sí una de esas cosas que cada vez cuesta más ignorar.

Si te dedicas a RRHH, lo estás viviendo en directo: ausencias que se encadenan, turnos que no salen y una sensación constante de ir siempre por detrás.

¿Qué hay detrás de cada parte médico? ¿Y qué puedes hacer tú (de verdad) para no perder el control? Te lo contamos. 

¿Qué está pasando con el absentismo laboral en España?

El absentismo laboral no es un fenómeno nuevo, pero en los últimos años ha cobrado una relevancia creciente en los departamentos de RRHH. Las cifras no han dejado de subir, los titulares se repiten trimestre a trimestre y, mientras tanto, quienes gestionan equipos se enfrentan cada vez más a cuadrantes que no cuadran.

Solo en el primer trimestre del 2024 se perdieron más de 76 millones de días laborales por incapacidad temporal. Eso equivale a 4,6 días por cotizante, y una tasa de absentismo que ya supera el 7,4% según los últimos informes del INE. En algunas comunidades y sectores concretos, como la sanidad, la industria o los cuidados, las cifras son incluso más altas.

Esta tendencia a la alza no se ha frenado desde 2019, y la situación plantea preguntas muy concretas para las empresas: ¿por qué ocurre? ¿Cómo afecta al funcionamiento diario? y sobre todo, ¿Qué se puede hacer para gestionarlos sin que se convierta en un problema estructural?

En este artículo te contamos lo esencial:

• Qué dicen los datos oficiales
• Cuáles son las causas más frecuentes
• Qué implicaciones reales tienen para los equipos
• Y cómo puede ayudarte la tecnología a no perder el control

Porque entender el absentismo laboral es el primer paso para gestionarlo bien. Y gestionarlos bien en RRHH, siempre significa lo mismo: Que todo el mundo sepa dónde está, qué tiene que hacer y que nada explote por sorpresa a media mañana.

Cuando una baja no es solo una baja

Una baja puede empezar con un parte médico… y acabar con una cadena de mails, llamadas y reestructuras de turno, dudas existenciales y un Excel reventado. Porque detrás de cada “incapacidad temporal” hay una persona fuera, y un equipo reorganizándose para sobrevivir al caos.

76 millones de días no se evaporan solos. (No son días perdidos, son semanas sin saber quién entra ni sale)

• Evolución del absentismo desde 2019 hasta hoy
• Sectores y regiones más afectadas
• ¿Qué dicen los informes oficiales?

El absentismo laboral no es una tendencia, es una constante en crecimiento. En el primer trimestre del 2024, según los últimos datos del INE y el Ministerio de Inclusión, se han perdido más de 76 millones de jornadas laborales por incapacidad temporal. Eso equivale a 4,6 días de media por persona cotizante. Y a más de un responsable de RRHH revisando cuadrantes con cara de “esto no estaba en el guion”.

La tasa media ya supera el 7,4% pero no afecta a todos los sectores por igual. Si trabajas en sanidad, industria o servicios sociales, lo sabes bien: cuadrar un turno sin bajas es casi tan raro como que alguien conteste al primer correo de “envío calendario actualizado”. En comunidades como Asturias, Canarias o Andalucía, el absentismo supera la media nacional, y en ciertos sectores puede alcanzar cifras de vértigo.

Y lo más importante: no es un pico puntual. Es una tendencia que se mantiene desde 2019, sin visos de estabilizarse. 

Año tras año, el absentismo ligado a bajas médicas no laborales (las llamas incapacidades temporales) ha ido ganando peso en las estadísticas. En 2021 estaba en torno al 5,6%. Hoy estamos cerca de dos puntos por encima.

Esto, traducido al día a día, significa algo muy concreto:

• Menos manos disponibles
• Más reajustes de última hora
• Y menos margen para planificar sin improvisar

¿Y los informes? Los informes lo cuentan, sí, pero con retraso. Tú lo notaste antes: en los partes que se acumulan, en las tareas que se redistribuyen mal y en ese “ ¿Quién cubre esto ahora?” que se convierte en pregunta habitual.

Pero eso, entender la evolución del absentismo laboral no es cosa de curiosidad estadística. Es una necesidad operativa. Porque cada jornada que se pierde realmente no se esfuma: alguien la absorbe.

 Y si no se gestiona bien, el coste no es solo económico… es organizativo, emocional y muy difícil de medir en el tiempo real (salvo que tengas una herramienta que te  lo diga claro).

Las causas del absentismo laboral que no siempre se cuentan (RRHH lo sabe antes que los informes: algo está fallando)

• Más allá de los catarros: salud mental, burnout, edad, condiciones..
• Lo que los datos esconden y RRHH ve cada día
• El lado humano (y burocrático) del absentismo

En los informes pone “incapacidad temporal”. Pero tú sabes que a veces lo que hay es un “no puedo más” con código de diagnóstico.

Porque no todo el absentismo viene de catarros con pañuelo. Muchos vienen de cosas que no salen en el parte médico pero que tú, desde RRHH, detectas a kilómetros:

• Salud mental con más carga que el servidor del correo.
• Burnout nivel “yo antes era persona”.
• Espaldas que ya no levantan ni un Excel.
• Condiciones laborales que envejecen más que una oposición sin plaza.

Y no es por cotilleo, es porque te lo comes cada día:

– «Está con ansiedad, pero me ha dicho que intenta venir el lunes.»
– «Dice que es una semana nada más, pero lleva así desde marzo.»
– «Yo te cubro esta, pero la siguiente ya no puedo.»

Los datos dicen que las bajas suben. Solo en el primer trimestre de 2024 se perdieron más de 23,3 millones de horas por incapacidad temporal en España, según el INE lo ve cuando alguien cambia su frase de “todo bien” por un “ya tal”.

Lo más curioso es que muchas veces la baja es el primer descanso real que esa persona se ha tomado en meses. Y mientras una parte del equipo respira, otra parte reorganiza turnos con una hoja, un boli, dos cafés y una fe inquebrantable.

Y claro, no es solo lo humano. Está también lo otro:

•  📎 Papeles que no llegan.
•  📩 Correos que preguntan “¿y ahora qué hago?”
•  📅 Calendarios que se desajustan como si fueran piezas de un Tetris con vida propia.

Así que sí: hay razones médicas. Pero también hay razones sistémicas.

No es casualidad que sectores como sanidad, industria o cuidados, donde las jornadas medias superan las 39 horas semanales, lideren las tasas de absentismo en España

Y si no se aborda lo segundo, lo primero seguirá llegando con parte firmado… y efecto dominó incluido.

¿Cómo impacta todo esto en RRHH y en las empresas?

El absentismo laboral  no solo se mide en días perdidos. También se nota en las agendas que no paran de moverse, en los turnos que se improvisan con un clip y fe, y en ese momento de gloria en el que alguien pregunta “¿Quién cubre esto?” y todo el mundo mira al suelo a la vez.

Porque cada baja tiene un coste, sí. Pero no hablamos solo de euros. Hablamos de planificación, de carga extra, de improvisación y, sobre todo, de ese desgaste silencioso que no sale en los informes pero que en RRHH se siente a diario.

Coste económico y coste emocional (Tu ROI emocional está en rojo chillón) del absentismo laboral

• Horas, tareas, estrés: el precio invisible
• Cómo se convierte en un problema de planificación crónica

Horas, tareas, estrés: el precio invisible. 

Lo primero en que piensas cuando sube el absentismo es: “vale, habrá que cubrir esto”. Pero lo segundo, aunque no lo digas en voz alta, es: “otra vez a reorganizar TODO”.

Y es que el absentismo no se lleva solo el tiempo de la persona que no está. También se lleva el tuyo (que tienes que organizar todo).

Y el de quien reestructura turnos.

Y el de quien asume tareas extra “solo esta semana”.

Y el de quien empieza a mirar Indeed a escondidas.

• 📉 Baja la productividad
• 📈 Suben los incendios internos
• 😮‍💨 Y tú, entre medias, gestionado como puedes mientras haces malabares con horarios, expectativas y un Excel que ya tiembla.

El problema no es solo cubrir la ausencia (que también). Es todo lo que se genera a su alrededor:

• Cambios de última hora.
• Reuniones improvisadas.
• Tensión acumuladoa en equipos que ya venían justitos
• Y ese efecto dominó que, cuando se alarga, empieza a pasar factura en forma de más bajas (si, esto también pasa):

¿El resultado?

Un coste económico evidente, y un coste emocional que no hay KPI que mida, pero que en RRHH se ve venir cada vez que alguien te dice: “yo no sé cómo lo haces” y tu sonríes con la última neurona operativa.

No hay informe que calcule cuántas horas de sueño se pierden intentando que la plantilla esté completa sin dejar a nadie al límite. Pero si existiera, saldría en rojo chillón. Muy chillón (como tu yo interno).

Soluciones reales (spoiler: sí, la tecnología ayuda)

• Qué herramientas ayudan a anticipar, gestionar y resolver
• Cómo TramitApp alivia la carga y da datos reales

Sabemos lo que estás pensando (y más si has llegado hasta aquí): “otra vez viene alguien a decirme que digitalice como si eso solucionara el caos por arte de magia”

Y no, la magia no existe (lo siento). Pero una herramienta que no te haga llorar cada vez que hay una baja, sí (y lo sabemos de primera mano).

Porque, seamos sinceros: puedes seguir gestionando ausencias a la antigua con esas herramientas a las que todo el mundo tiene acceso y siempre hay alguien que borra algo sin querer, un grupo de WhatsApp llamado “¿QUIÉN CUBRE HOY?” y una agenda con más tachones que una quiniela.

O puedes tener algo que, literalmente, te avise, te calcule y te cuadre las cosas por tí. 

¿Qué puede hacer un buen software de RRHH por tu salud mental? Porque mientras que las ausencias temporales sigan, es mejor que cuides lo que está en tus manos:

• Mostrar en tiempo real, quién está, quién no y por qué.
• Generar informes automáticos sin que tengas que hacer malabares con fórmulas.
• Lanzar alertas cuando alguien acumula más bajas de lo habitual (y no lo estás viendo porque estás con 20 cosas a la vez).
• Reorganizar turnos sin convertirte en directora de casting de última hora.

¿Y qué va a hacer TramitApp que no hagan las fórmulas de Google Sheets?

• Automatiza la gestión de bajas y te avisa sin que tengas que andar persiguiendo correos tipo: “¿ya tenemos el alta?”
• Te permite anticipar tendencias (y es que si ves que un equipo encadena bajas… algo está pasando)
• Y, lo más importante, te da datos reales, no corazonadas de pasillo.

Porque sí, tú ya sabes muchas cosas solo con mirar el ambiente de la oficina. Pero tener números que lo confirmen ayuda a que te crean cuando dices: “esto no es casualidad, esto hay que gestionarlo ya”.

Y es que en este punto, no se trata solo de cumplir con la normativa (que también) o fichar en condiciones. Se trata de tener herramientas que te liberen tiempo, tareas y estrés- Para que puedas dedicarte a lo importante: las personas. Y no hacer encaje de bolillos con los turnos.

Cómo gestionar el absentismo laboral sin ansiedad (ni sobresaltos en RRHH)

Porque una cosa es asumir que el absentismo forma parte de la vida laboral… y otra es que cada baja te ponga el corazón a 180 bpm.

Gestionar ausencias no debería sentirse como desactivar una bomba con temporizador. Pero a veces lo parece: correos cruzados, turnos descuadrados y una plantilla que cambia más que los horarios de veranos en atención al cliente.

La clave no está en evitar lo inevitable. Está en gestionar con cabeza, con previsión y con herramientas que no te fallen justo cuando las necesitas.

Si no puedes evitarlo, al menos que no te arrastre (un clic, un informa, una paz interior inesperada)

• Tips para gestionar el absentismo con cabeza y sin ansiedad
• Historias reales: cuando un clic cambia tu semana.

Hay cosas que no puedes controlar:

• Que alguien se ponga enfermo.
• Que la baja llegue justo cuando tienes el equipo en mínimos.
• Que el sistema de cuadrantes pete justo antes del puente.

Pero si puedes controlar cómo lo gestionas. Y eso marca la diferencia entre el caos y el “ok, ya está resuelto”.

Aquí van algunos tips que te salvan semanas (y neuronas):

• Anticipate con datos: si tienes informes de ausencias por equipo, ya saben donde puede saltar la próxima baja en cadena.

• Centraliza todo: partes, aprobaciones y calendario en un mismo sitio. Porque buscar info por cinco canales es la verdadera trampa mortal.

• Automatiza lo repetitivo: si cada ausencia activa los mismos pasos, que lo haga el sistema, no tú.

• Comunica mejor: una notificación automática evita cinco correos de “¿Alguien sabe si está de baja?”. Y tú paz mental lo agradecerá.

Y sí, tenemos testimonios reales del tipo:

• “El día que vi la baja registrada automáticamente en el sistema y no tuve que hacer ni una llamada… me reconcilié con la tecnología”

¿Es magia? pues como te hemos dicho antes, por desgracia no (muchos seguimos esperando la carta de Hogwarts)
¿Es organización con ayuda digital y menos complicaciones? Sí.

¿Vale la pena? Tú que gestionas RRHH ya sabes la respuesta.

En resumen, lo que dicen los datos (y lo que puedes hacer tú)

Los números están sobre la mesa, y sí, son preocupantes. Mucho absentismo laboral implica muchas cosas:

pérdidas económicas, desajustes en los equipos, sobrecargas para quienes sí están, tiempo que se va en estructuras y, en muchos casos, una espiral difícil de cortar.

Sabemos que la mayoría de estas bajas están justificadas. El parte médico está y el motivo también. Pero igual que tú, también sabemos que a veces lo que pone en el parte no siempre es lo único que está pasando. Hay algo más detrás: condiciones que se acumulan, contextos que no se ven, y señales que se dejan pasar hasta que el cuerpo (o la cabeza) dice basta.

Y claro, esto no es algo que se controle fácil. De hecho, puede que no se llegue a controlar del todo nunca (no es alarma, pero es verdad, no llegamos a todo). Pero lo que sí que puedes hacer (y ahí es donde tienes poder) es poner orden dentro del caos. Identificar lo que sí puedes gestionar tú: la información, la planificación, la comunicación interna, la anticipación, la capacidad de reaccionar sin que todo salte por los aires.

Ahí es donde, oye, entramos nosotros (si quieres). Porque no podemos evitar las bajas, pero sí podemos darte una herramienta que te ayude a gestionarlas sin apagar fuegos todo el día:

• 📊 Datos claros

• 🔔 Alertas en tiempo real

• 📅 Turnos reoganizados sin complicaciones.

• 📥 Y tú, sin tener que perseguir informes, mails, ni cuadrantes imposibles.

¿Quieres saber cómo podemos ayudarte? Pide tu demos y empieza a tachar preocupaciones del calendario. Y sin compromiso, sin presiones. Tú nos cuentas y nosotros te aconsejamos.