Empleado polivalente: qué es, ventajas y qué dice la ley

¿Has oído hablar del empleado polivalente? Un empleado o trabajador polivalente es el que puede realizar con autonomía funciones de más de un puesto en la empresa. Estas pueden ser distintas de aquellas para las que fue contratado. Contar con estos empleados en la plantilla puede ser un privilegio si sabemos identificarlos, cuidarlos y apostar por su desarrollo profesional. El primer paso es ser conscientes de que cualquier trabajador puede convertirse en un empleado polivalente. ¡Te contamos todo lo que debes saber!

¿Qué significa contar con un empleado polivalente?

Contar con un empleado polivalente en la plantilla significa que este trabajador tiene la capacidad de adaptarse y realizar otras tareas y funciones. Estas pueden variar de aquellas para las que fue contratado.

Para llegar a ser un empleado polivalente es esencial que la empresa apueste por el desarrollo del personal. Solo mediante la formación se podrán adquirir conocimientos teóricos y prácticos sobre las funciones que puede cubrir un empleado en la compañía.

Las formaciones a los empleados deben realizarse de forma periódica. Siendo constantes en la formación de los empleados podemos desarrollar trabajadores polivalentes que sepan realizar distintas tareas por sí mismos. Esto nos aportará grandes ventajas dentro de la compañía como veremos más adelante.

No confundir polivalencia con especialización

Los empleados polivalentes no tienen por qué ser trabajadores especializados en algo. La polivalencia, como comentamos, es la realización de distintas tareas.

En cambio, la especialización sucede cuando un empleado adquiere habilidades más concretas de su puesto. Por lo tanto, se centra en una única tarea o disciplina.

Por último, que un empleado sea polivalente no quiere decir que sepa “un poco de todo”. Estos trabajadores están preparados para realizar al completo y por sí mismos todas las tareas que puedan cubrir.

Ventajas para la empresa de contar con un empleado polivalente

¿Merece la pena invertir tiempo y recursos por parte de la empresa para formar a sus empleados en distintas funciones? Te contamos todos los beneficios que se pueden obtener.

Un empleado polivalente es capaz de adaptarse a continuos cambios debido a contar con distintas habilidades. Gracias a ello, estos trabajadores suelen ser más productivos en su desempeño diario, ya que son autosuficientes al realizar todas sus tareas.

Por otro lado, estos trabajadores son capaces de anticiparse a distintas situaciones al tener una visión más global de las funciones de la empresa. Además, los empleados polivalentes destacan por estar siempre predispuestos a aprender cosas nuevas y trabajar en equipo.

¿Qué espera obtener a cambio un empleado polivalente?

Los empleados polivalentes son un activo muy importante para la empresa. Por ello, tienen más opciones de ser promovidos a cargos superiores o a puestos de mayor responsabilidad en la empresa.

Es común ver cómo aquellos trabajadores que llevan años en la compañía y adquiriendo nuevas habilidades gracias a la formación acceden a puestos de mayor responsabilidad. Estos pueden requerir habilidades gerenciales o ser puestos directivos.

Como vemos, ambas partes, empleador y empleado, obtienen beneficios. El empleado aporta valor a la empresa con las diferentes funciones que desarrolla y cuenta con oportunidades de crecimiento. Por su parte, la empresa cuenta con un trabajador que puede realizar distintas funciones ahorrando tiempo y dinero en procesos de contratación.

¿Qué es la polivalencia funcional y qué dice la ley?

La polivalencia funcional es el acuerdo por el que un trabajador asume funciones de distintos puestos o de más de un grupo profesional. La ley permite pactarla y establece límites para cambiar las funciones de un trabajador. Como empresa, debemos tener en cuenta tanto el grupo profesional acordado como las funciones que realmente desempeña cada empleado.

El artículo 22.4 del Estatuto de los Trabajadores establece que empresa y trabajador acuerdan el grupo profesional y si realizará todas sus funciones o solo algunas. Si pactamos la polivalencia funcional o funciones de más de un grupo, el encuadramiento se determina por las funciones que se desempeñen durante más tiempo.

Por su parte, el artículo 39 del Estatuto regula la movilidad funcional. Dentro del propio grupo profesional, debemos respetar las titulaciones necesarias y la dignidad del trabajador. Para encargar funciones superiores o inferiores de otro grupo, hacen falta razones técnicas u organizativas y solo podemos hacerlo durante el tiempo imprescindible. Además, la empresa debe comunicar la decisión y sus razones a los representantes de los trabajadores.

Podemos distinguir estas situaciones según los artículos citados:

En cuanto al sueldo, el artículo 39.3 reconoce la retribución correspondiente a las funciones que realmente se realizan. Si son superiores, corresponde la diferencia salarial; si son inferiores, se mantiene la retribución de origen. Tampoco se puede despedir al trabajador por ineptitud sobrevenida o falta de adaptación a funciones distintas de las habituales derivadas de la movilidad funcional.

¿Y si el cambio de funciones queda fuera de estos supuestos? El artículo 39.4 exige el acuerdo entre las partes o seguir las reglas de modificación sustancial de condiciones de trabajo, o las previstas en el convenio.

Como hemos visto, formar a los empleados es la clave para que puedan asumir otras funciones. La polivalencia funciona mejor cuando la pactamos y la acompañamos de formación, en lugar de imponerla.

Fomenta y gestiona la polivalencia de tu plantilla

Todas las empresas buscan contar con empleados polivalentes ya que saben que son un activo muy valioso para las plantillas. Sin embargo, no todas las compañías destinan recursos para contar con dichos empleados. Como hemos visto, el desarrollo de las competencias y habilidades de los empleados es indispensable. No encontraremos trabajadores que sepan realizar, sin formación, funciones muy diversas. Aquí es donde entra en juego la formación de empleados.

Para ello es necesario hacer uso de herramientas que nos muestren el paso de cada trabajador por la empresa. Esto es, el employee journey. Esto nos permitirá registrar las competencias y habilidades de cada trabajador y establecer planes periódicos para el desarrollo del personal. Podemos realizar manualmente este registro, pero implicaría más tiempo de trabajo y el riesgo de cometer errores administrativos.

Para identificar y organizar la polivalencia de la plantilla, podemos seguir estos pasos:

1. Preparar una matriz de polivalencia. Anotamos quién domina cada tarea y a qué nivel. Te contamos cómo elaborar una matriz de polivalencia para ordenar esta información.
2. Organizar formación cruzada periódica entre puestos. Podemos planificar el aprendizaje de otras funciones y acompañar al trabajador hasta que pueda realizarlas por sí mismo. Un plan de formación bonificada puede ayudarnos a organizar este desarrollo.
3. Conectar el aprendizaje con el plan de carrera. Acordamos con cada empleado qué funciones quiere desarrollar y revisamos sus avances. Este ejemplo de plan de carrera puede servirnos de guía.

Si vamos un paso más allá, tener a disposición una herramienta de planificación nos puede ayudar también a organizar los puestos que puede cubrir cada empleado. Imagina realizar el cuadrante de turnos de trabajo con el uso de la Inteligencia Artificial. TramitApp permite definir los turnos y las necesidades de personal por puesto y día. Smart Planner asigna los turnos abiertos a empleados cualificados para cada puesto, y el responsable revisa el resultado. Si quieres saber más sobre cómo realizar estas gestiones de planificación de turnos de trabajo, puedes preguntarnos desde aquí sin ningún compromiso.