Una de las dudas más frecuentes que surgen al hablar de las nóminas es cómo debe realizarse su entrega al trabajador o si es necesario firmar las nóminas. Hemos recopilado los puntos que necesitas saber para resolver las cuestiones más habituales referentes a las nóminas.

Qué dice la normativa sobre las nóminas

La nómina, el documento que refleja el salario del trabajador y toda la información relacionada con ello, debe realizarse de acuerdo al modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social. Así lo indica el artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores, además de exponer que este documento debe ser entregado al trabajador.

Cabe destacar que se puede emplear otro modelo si viene establecido por convenio colectivo o por un acuerdo entre la empresa y los representantes de los trabajadores.

En cuanto al pago de las nóminas, lo habitual es pagarla a mes vencido. Generalmente, si se pasa este plazo, se puede considerar un retraso en el pago de la nómina. Y, hablando de su envío, el envío de nóminas suele realizarse de forma mensual, aunque también puede llevarse a cabo según la periodicidad por la cuál cobra el empleado, por ejemplo, semanalmente.

Si tienes dudas acerca de cómo realizarla, hemos escrito este post donde detallamos cómo hacer una nómina explicado paso a paso.

¿El envío de la nómina debe ser en papel?

Así como se detalla en el citado artículo 29 del ETT la obligación de entregar al empleado este recibo individual llamado nómina, no se detalla si tiene que ser por papel o correo electrónico. En definitiva, la empresa puede decidir cómo realizar la entrega de la nómina.

El Tribunal Supremo realizó una sentencia en 2016 considerando que no es necesaria la entrega de la nómina en papel. Por lo tanto, puede ser enviada al empleado de forma digital siempre que este pueda acceder a ella por los medios que le facilite la empresa.

Esta sentencia supera la jurisprudencia anterior del año 2011 donde sí se indicaba que la nómina debía entregarse por escrito.

Por lo tanto, si la empresa pone a disposición de los empleados una herramienta digital donde puedan consultar sus nóminas, el formato en papel no será necesario.

¿Es obligatorio firmar la nómina?

Muchos trabajadores caen en esta duda debido a que anteriormente sí que los empleados tenían que firmar la nómina. Pero ahora nada más lejos de la realidad. La transferencia de la nómina sigue como justificante del pago, por lo que a día de hoy no es obligatorio firmar las nóminas.

Sin embargo, en el caso de que la nómina se pague en efectivo sí que debe firmarse, como puede ser el caso de que la empresa entregue un cheque o talón. La firma del empleado, no obstante, no significa que el empleado esté conforme con la nómina ni que renuncia a posibles reclamaciones.

¿Hay que conservar las nóminas de los empleados?

En este aspecto hay que tener en cuenta que el empleado tiene un año de plazo para reclamar el salario, mientras que la Seguridad Social dispone de cuatro años para reclamar las cotizaciones sociales. Se recomiendan que sean mínimo 5 años para conservar las nóminas.

Gestor de nóminas para no cometer errores

Si la empresa busca evitar posibles errores en la gestión y en el envío a los empleados puede optar por utilizar un gestor de nóminas online. ¿Para qué se utiliza realmente este tipo de gestores? Te resumimos los puntos principales:

• Poder automatizar el envío de nóminas y distribuirlas a la ficha de cada empleado.
• Almacenar las nóminas en un servidor seguro. Así podremos acceder a ellas cuando lo necesitemos y guardarlas durante los cinco años necesarios.
• Conectar el programa de pago de nóminas para poder pagarlas y enviarlas automáticamente.

Sobre el autor

Tamara Vargas

Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.