Ley de control horario 2025: normativa, obligaciones y sanciones

En este artículo reunimos todas las piezas de la ley de control horario: qué dice la normativa vigente, que obligaciones reales tienes como empresa, cómo se aplican las sanciones y qué cambios se preparan para el 2026.

1.- Introducción

La ley de control horario no es nueva, pero sigue dando titulares y sobre todo, un punto fijo en la agenda de cualquier departamento de RRHH. Desde el 12 de mayo de 2019, el Real Decreto Ley 8/2019 se hizo obligatorio para todas las empresas registrar las horas de inicio y fin de la jornada laboral de cada persona trabajadora.

Lo que en la práctica significa que cualquier empresa (desde las más pequeñas, hasta las más grandes) necesita un sistema de registro horario que cumpla con la normativa

Pero si lo que buscas es una guía rápida, puedes echar un ojo a nuestro post de "6 preguntas clave sobre la normativa de control horario". Aquí en cambio, vamos a hacer zoom out para que tengas la foto completa. 👇

2. Marco legal vigente de la ley de control horario

Vamos a ensamblar el esqueleto jurídico básico de la ley de control horario en España.

Porque, si hablamos desde la sinceridad, la normativa laboral a veces se convierte en un trabalenguas que se hace bola. ¿Qué dice exactamente la ley? ¿Dónde empieza y acaba mi responsabilidad como empresa? ¿Y qué puede pasar si no cumplo al pie de la letra?

Así que vamos a hacer eso: ordenar las piezas y dejar claro que está escrito negro sobre blanco en el Estatuto de los Trabajadores y en las normas que lo completan. Ni adornos, ni miedo: solo lo necesario para que, al terminar de leerlo, tengas claro de dónde viene todo esto y qué implica realmente para tu organización.

2.1 Estatuto de los Trabajadores (Art. 34.9 y 12.4.c)

La ley de control horario tiene dos pilares básicos dentro del Estatuto de los Trabajadores:

• Que no basta con tener un documentos olvidado en la nube
• Que las hojas de papel firmadas a boli que "se pierden" no cumplen del todo con la normativa (más info aquí, por si fichas aun en papel)
• Que el registro debe ser claro, verificable y accesible en cualquier momento

Y que si lo piensas la idea principal es garantizar transparencia y protección para ambas partes: la persona trabajadora puede demostrar si ha hecho horas de más y la empresa puede acreditar que cumple con la jornada pactada.

El Estatuto no deja lugar a interpretaciones creativas. La ley de control horario obliga a registrar, conservar y mostrar las jornadas de manera precisa. Lo demás son apaños que pueden salir caros.

2.2 Real Decreto Ley 8/2019

El Real Decreto Ley 8/2019, de 8 de marzo, es el que dio forma definitiva a la ley de control horario en España. A través de esta norma se añadió el famoso Artículo 34.9 al Estatuto de los Trabajadores, que obliga a todas las empresas, sin importar tamaño o sector a registrar de forma diaria la jornada laboral de cada persona.

¿Qué dice esta ley y por qué es tan importante?

• Añadió el Apartado 9 del artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo que todas las empresas deben registrar diariamente la jornada laboral de cada persona, conservar esos registro 4 años y tenerlos a disposición. A todo esto se llega "sin perjuicio de la flexibilidad horaria" que pueda existir, dando así margen para adaptarse.
• Además, el Artículo 10 habilita al Gobierno, para que en el futuro, establezca por Real Decreto las particularidades del registro para sectores o profesiones que lo requieran, siempre a través de diálogo social.
• Y ojo, insiste en que el objetivo no es burocracia por burocracia, sino arreglar la precariedad real: horas extra no pagadas, contratos parciales disfrazados, reducción de cotizaciones... El registro se aprobó con urgencia porque en 2018 más del 35% de las denuncias ante la Inspección estaban relacionadas con el tiempo de trabajo.

Ahora bien... ¿Qué significa esto de verdad?

En tu empresa, esto implica que el control horario no es algo que puedas dejar para después. Tienes que:

1. Registrar con hora concreta la entrada y salida de todos los empleados, incluso si hay flexibilidad
2. Conservar este registro 4 años. Si mañana llega Inspección o algún empleado pide verlo, debe estar ahí, limpio y claro
3. Cualquier corrección en un fichaje (que pasa, vaya si pasa) por error, despiste o lo que sea, tiene que dejar registro  de quién lo modificó, cuándo y con qué justificación: eso es trazabilidad pura.

¿Dónde encaja este bloque en el puzle?

2.3 Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden social (LISOS)

Aquí es donde la ley de control horario pasa de ser "una obligación más" a un tema serio: si no llevas el registro, la Inspección no se ríe, saca la libreta.

La LISOS (Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social) clasifica los fallos en tres niveles:

• Leve: un descuido tonto, multa entre 70 y 750€ (retrasarse en formalidades: no colgar el calendario laboral, entregar tarde cierta información...)
• Grave: lo que más se aplica al control horario. Multa entre 751 y 7.500€. Aquí entran casos como no tener un sistema de fichaje, no guardar los registros 4 años o llevarlos a medias.
• Muy grave: la liga de los campeones de las sanciones. Multa de 7.501 a 225.018€. Se da en situaciones de fraude claro, manipulación o reincidencias tras avisos de la Inspección.

El dato global también pesa: solo en 2024, la Isnpección impuso casi 3 millones de euros en multas por incumplimientos directos del registro horarios, afectando a más de 21.600 trabajadores.

En resumen → la ley de control horario no es un trámite decorativo. Si no cumples: te expones a multas que se acumulan por centro y por persona, puedes acabar pagando horas extras atrasadas y la Inspección te pondrá en su radar para próximas visitas.

Fichar no duele, pero la sanción sí. Y su encima se multiplica por persona trabajadora, lo que duele es la cuenta. Mejor fichajes claros que multas.

2.4 Ley 10/2021 de trabajo a distancia

Aunque no es el plato fuerte, la ley de control horario también entra en la casa del teletrabajo. La ley 10/2021, que regula el trabajo a distancia o teletrabajo, añade su nota a la obligación. ¿Qué dice del registro horario?

• En su Artículo 14, establece el derecho aun registro horario adecuado para quiénes trabajen desde cada, sin que esto contradiga la flexibilidad acordada en el horario. El sistema debe mostrar claridad con el momento de inicio y fin de la jornada.

Es decir, no importan desde que silla o parte de la casa hagan sus horas de trabajo que el fichaje debe ser tan fiable como desde la oficina (de ahí que muchas empresas opten por fichaje con geolocalización).

¿Qué significa esto en la práctica? Tu café de las mañanas puede atravesar la casa, pero el registro debe observar horario con firmeza:

• Si hay teletrabajo normal (al menos un 30% de la jornada), deben existir medios confiables para fichar.
• Aunque no vean tu cara al fichar, deben poder verificar a qué hora fichaste y cómo y que esa info esté disponible si hay inspección o duda.

3. A quién aplica la ley de control horario

La ley de control horario no distingue entre grandes corporaciones y pymes: si tienes personas contratadas por cuenta ajena, hay que registrar la jornada. Como ya hemos visto antes, el Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores (reforzado pro el RDL 8/2019) lo deja claro: todas las empresas están obligadas, sea cual sea su tamaño o sector.

Pero... hay personas que quedan fuera ¿quiénes?

La única excepción real es la alta dirección (art. 2.1 a ET). Y cuidado: hablamos de la dirección de verdad, con contrato de alta dirección, no de mandos intermedios ni directivos con contrato laboral normal. Si hay contrato laboral hay obligación de fichar.

Hablemos ahora de los casos particulares que generan más dudas:.

• Contratos a tiempo parcial: aquí el registro es especialmente importante. Sirve como prueba de que no se están haciendo horas extra ocultas. La inspección es clara: si no hay registro se presume jornada completa y la empresa se arriesga a sanciones.
• Teletrabajo y trabajo a distancia: no importa que la persona trabaje desde casa, un coworking o un Airbnb en la playa: el registro horario sigue siendo obligatorio. La diferencia está en que la empresa debe garantizar un sistema digital que respete los derechos como la intimidad, la desconexión digital y la flexibilidad horaria. Aquí entra la ley 10/2021 de trabajo a distancia, que refuerza la idea de que el control horario no debe convertirse en vigilancia encubierta (nada de cámaras ni geolocalización excesiva). ¿Quieres saber más sobre la ley 20/2021?
• Personas trabajadoras itinerantes o móviles: comerciales, personal técnico en ruta, repartidores... también tienen que fichar. El sistema debe reflejar con claridad el inicio y fin de la jornada, aunque no haya oficina fija de por medio.

¿Qué nos queda claro? Pues que salvo que alguien forme parte de la alta dirección, la ley de control horario aplica sí o sí. Las empresas (a día de hoy) pueden elegir cómo implantarlo (apps, tarjetas, sistemas biométricos autorizados... o los menos recomendados como Excel o el papel), pero no cumplir no es una opción.

4. Obligaciones de las empresas con la ley de control horario

Lo importante de la ley de control horario no es solo "fichar" sino garantizar que la jornada laboral queda reflejada de forma clara, trazable y accesible. Es decir, no vale cualquier sistema, ni vale hacerlo de cualquier manera.

El objeto no estas obligaciones es doble:

• Evitar abusos de jornada, dando a la plantilla un respaldo legal si acumulas horas extra o trabajan en condiciones especiales
• Blindar a la empresa, porque cuando llega Inspección, tiene un registro ordenado y fiable es la diferencia entre una visita tranquila o una sanción que duele

En la práctica, la norma exige a las empresas que establezcan un registro verificable, que se conserve en el tiempo y que pueda consultarse sin trabas. Esto se traduce en cuatro grandes obligaciones: qué se anota, cómo se hace, cuánto tiempo debe quedarse y quién tiene acceso a los datos.

Antes de entrar en detalle tenemos que tener claro cuál es la idea central:

4.1 Registro diario y contenido mínimo

Esta es posiblemente la preguntas que más se nos pasa por la cabeza cuando hablamos de la ley de registro horario ¿Qué exige la ley (en serio y escrito en el BOE)?

El Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, gracias al RDL 8/2019, lo deja claro: la empresa debe garantizar un registro diario de jornada que incluya las horas exactas de entrada y salida de cada persona (sin excusas, incluso las empresas que gozan de flexibilidad horaria).

Al lío, lo que realmente importan para no meter la pata → no vale con aproximaciones ni medias tintas. Debe dejar evidencias tan claras como... un ticket de supermercado (creo así puede quedar claro):

• Hora exacta de entrada
• Hora exacta de salida
• Si cabe: pausas (aunque no son obligatorias, la Guía del Ministerio recomienda anotarlas si no están previstas por convenio) para evitar confusiones sobre si esas horas cuentan o no como trabajo o descanso

4.3 Formatos posibles (papel y digital)

¿Sigue siendo legal fichar en papel? Sí... pero ya no tanto. Si bien la ley todavía permite el registro en papel (aquí te contamos más), la realidad es que este formato está en el punto de mira por su alta manipulabilidad y falta de trazabilidad, especialmente en pymes. La Inspección de Trabajo ya ha expresado que confía en que el registro digital sea obligatorio en breve, porque las hojas de firmas "de toda la vida" son fácilmente falsificables o editables sin dejar rastro.

Dicho por la Inspección: el 90% de las pymes sigue fichando en papel.

Por si se te hace bola esto, te dejamos opciones que verdaderamente son válidas según la ley. Y es que la normativa permite que el fichaje sea en papel, digital, biométrico o mixto, siempre que se cumplan estas condiciones.

Para que quede claro del todo, más que hablar de opciones válidas, vamos a hacer de cuáles son las condiciones que estas deben cumplir para que lo sea  de verdad (ya sea en papel, digital, biométrico o mixto):

1. Fiable y verificable: que no pueda falsificarse con facilidad
2. No manipulable: que no se puedan modificar los registros una vez hechos sin dejar rastro
3. Trazabilidad clara: si hay cambios por error, deben registrar quién, cómo y por qué

Es por eso que actualmente el Gobierno se encuentra preparando una nueva normativa que haga obligatorio el registro digital personal e inmodificable (al menos sin trazabilidad).

¿Fichar por WhatsApp o enviando imágenes cuenta como válido? Sí, pero... tiene que estar bien integrado en un sistema legal que garantice (vamos que por sí solo no sirve): la hora exacta, quién ficha y que esos datos se guarden de forma fiable por al menos 4 años (ya lo sabes).

¡Atención! No basta con enviar un mensaje a quién conoces de RRHH. si no está conectado a un sistema legal robusto no es válido.

4.3 Conservación durante 4 años

Aquí no hay escapatoria: la ley de control horario obliga a las empresa a guardar los registros durante 4 años. No importa si tienes tres personas en plantilla o tres mil, ni si fichan en la oficina, en remoto o desde un camión en ruta: esos datos tienen que estar disponibles todo el tiempo.

Y ojo: no basta con guardarlos "por si acaso". La norma exige que estén accesibles en cualquier momento para la Inspección de Trabajo, para la persona trabajadora y para sus representantes legales.

¿Qué implica esto en la práctica?

• No vale con un Excel que alguien olvida en un pendrive o en una carpeta en la nube que nadie encuentra
• No vale con un Google Drive compartido donde cualquiera puede modificar datos
• Sí vale un sistema (digital o físico) donde se pueda acreditar quién fichó, cuándo y desde dónde, y que además mantenga la trazabilidad de cambios (ejemplo: si se corrige un fichaje debe constar quien lo hizo)

Para que nos entendamos, el registro horario debe ser como el historial de WhatsApp: no se borra así como así y si lo haces, queda huella.

4.5 Accesibilidad para ITSS, trabajadores y representantes legales

La ley de control horario no se queda en un simple "guarda los fichajes y listo". También establece que estos registros deben estar siempre disponibles para:

• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS): para comprobar que se cumple la normativa en cualquier momento
• Las personas trabajadoras: porque tienen derecho a saber cuántas horas han trabajado y en qué condiciones
• Los representantes legales de los trabajadores (cuando los haya): para poder supervisar que la empresa respeta la jornada y los descansos

¿Qué significa accesibles?

• Que no pueden estar en un cajón bajo llave al que solo puede acceder la persona de RRHH cuando tiene un buen día
• Tampoco vale un sistema opaco donde, para ver tus horas, tengas que mandar tres correos y esperar una semana
• Accesible significa inmediatos, claros y verificables

En términos prácticos: cuando la Inspección entra por la puerta (o pide la documentación online), no hay margen de "denos un par de días para preparar esto".

5. Ley de control horario y protección de datos

• Deben guardarse 4 años
• Deben ser accesibles para quién corresponda, pero sin barra libre: cada quien accede solo a lo que le toca
• El sistema tiene que garantizar trazabilidad, es decir, que cualquier modificación quede registrada con quién la hizo, cuándo y por qué.

El RGPD y la LOPDGDD marcan tres puntos clave que suelen pasarse por alto:

• Minimización de datos: el sistema debe recoger solo lo necesario (hora de inicio y fin, pausas de incidencias si proceden) y nada más (aunque puede incluir también la geolocalización si es necesario). Añadir más capas de información "extra" no solo genera desconfianza, también pueden ser sancionables si no está justificado
• Seguridad y acceso restringido: los registros deben estar guardados en sistemas que eviten accesos indebidos. Guardar los fichajes en carpetas compartidas o en la nube sin control es como dejar una caja fuerte abierta. El RGPD exige contraseñas robustas, cifrado, accesos limitados y registro de quién entra y modifica (trazabilidad)
• Datos biométricos: huellas, iris o reconocimiento facial no son más cómodos, son datos especialmente protegidos. su uso requiere justificación sólida y en la mayoría de los casos, una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD). Sin eso, es desproporcionado y puede salir caro.

6. Conservación y presentación del registro horario ante inspección

Si la ley de control horario marca el qué (registrar la jornada), aquí entra en juego el cómo: no se trata de acumular datos, sino de gestionarlos de forma que resistan el "examen sopresa" de Inspección de Trabajo.

En un visita, la Inspección espera que el registro esté:

• Organizado: no vale entregar un archivo caótico o incompleto
• Disponible en el acto: sin demoras ni búsquedas eternas en carpetas
• Listo para consulta parcial: no se trata de enseñar todo el histórico, sino lo relevante y filtrado

Lo importante es que el sistema de registro permita presentar la información de forma clara, verificable y segura. No hacerlo convierte la revisión en un sudoku que nadie quiere resolver y peor aún, abre la puerta a sanciones.

En definitiva hay que tener claro que esto no va de guardar por guardar, sino de demostrar que la empresa puede responder con precisión y transparencia cuando le toca rendir cuentas

6.1 Plazos, formatos y acceso inmediato

Como ya te imaginas, la ley de control horario no deja lugar a improvisaciones: si Inspección de Trabajo aparece, los registros tienen que estar listo en el momento, no mañana, ni la semana que viene. La norma habla de acceso inmediato, lo que significa que la persona de Inspección debe poder consultar la información en el acto.

Hablemos de plazos:

• Exacto, ya lo sabes, deben conservarse 4 años
• Pero lo critico es la disponibilidad instantánea: aunque tengas 3 años perfectamente archivados, si tardar 2 horas en encontrar los fichajes el último mes, la empresa puede ser sancionada

¿Cuáles son los formatos válidos?

• Papel: sigue siendo legal, pero ojo con la organización. Si usas hojas firmadas, deben estar ordenadas, completas y accesibles. Un archivador en condiciones, no un cajón caótico.
• digital: lo más habitual (y lo que te recomendamos, guiño, guiño). Aquí la clave es que el sistema pueda generar informes claros y verificables en segundos (entrada, salida, pausas, horas extra...). Exportar un PDF o un Excel filtrado al momento es lo que espera Inspección.
• Lo que NO vale: documentos en la nube sin control de accesos, hojas de cálculo que cualquiera puede modificar sin dejar rastro o capturas de pantalla enviadas por WhatsApp. Todo ese carece de trazabilidad real y no pasa la prueba

¿Y a qué nos referimos cuando hablamos de acceso inmediato?

• La Inspección debe poder ver los registros de cualquier persona trabajadora en el periodo que solicite
• Esto o significa enseñar todo el histórico, sino tener un sistema que permita filtrar por fecha y empleado
• Además, la empresa debe facilitar el acceso también a la propia persona trabajadora y a sus representante legales si lo solicitan

Si mañana llaman a la puerta, lo ideal es pode decir "un segundo, que te saco el informe de fichajes de abril en PDF" en lugar de entrar en pánico y mandar a alguien a buscar carpetas.

6.2 Cómo presentarlo en Inspección de Trabajo

Aquí no se trata solo de tener el registro horario, sino de saber entregarlo bien. Porque de poco sirve que tengas todos perfecto si cuando llega Inspección lo presentas como si fuesen los apuntes de la uni el día del examen.

1.- Ten claro lo que te van a pedir

• Normalmente solicitan los registros de un periodo concreto (último trimestre, último año...)
• Quieren ver tanto la jornada ordinaria como las horas extra (si las hay)

2.- Prepara un formato limpio y verificable

• Digital: lo mejor es un informe PDF o Excel, exportado directamente del sistema de fichaje, con filtros por persona y fechas
• Papel: debe estar paginado, firmados y en orden cronológico. Nada de hojas sueltas

3.- Acompáñalo de la información mínima obligatoria

• Nombre de la persona trabajadora
• Fecha
• Horas de entrada y salida
• Pausas (si el sistema las recoge)
• Total de horas diarias

4.- Sé transparente con las inciencias

• Si hay fichajes corregidos, el sistema debe dejar constancia de quién hizo la modificación y por qué
• Presentar un registro "perfecto" sin incidencias puede despertar sospechas (en Inspección saben que los olvidos de fichar deben existir)

5.- Guarda copia de lo que tengas

• Siempre facilita la documentación por duplicados: una copia para Inspección y la otra para ti, firmada o con acuse de recibo. Así te aseguras de que no haya dudas posteriores

6.- La actitud cuenta

• Entregar la información de forma ágil y ordenada transmite que la empresa cumple
• Retrasarse, poner excusas o presentar papeles caóticos genera justo la sensación contraria

La Inspección de Trabajo es como una revisión aleatoria en el aeropuerto: si tienes la maleta lista (tu registro horario) accesible y sabes que lo que llevas no es nada sospechoso, pasas sin despeinarte.

El formato empresa, si cuentas con un buen sistema de fichaje, no hay motivo para ponerse nervioso: sacas el informe en segundos y a otra cosa. Ahora... si tu "maleta" son papeles sueltos, Excels vintage o carpetas en la nube sin control, ahí sí que te toca abrir conversación.

Y ya sabes, en TramitApp tenemos más de un truco para que viajes ligero y sin sustos.

7. Inspección de trabajo y sanciones

La ley de control horario no se queda en el papel, tiene un brazo ejecutor, la Inspección de  Trabajo y Seguridad Social (ITSS). Son quienes comprueban si de verdad llevas el registro horario como marca la normativa o si lo tuyo es más un Excel creativo que un sistema válido.

En la práctica, la ITSS se centra en dos cosas

1. Que el registro exista: no vale con decir "sí, tenemos un sistema", hay que demostrarlo en el momento
2. Que sea fiable: aquí entra en juego la trazabilidad, la veracidad de los fichajes y la conservación durante 4 años. Si hay hueco, datos poco claros o formatos imposibles de verificar, la persona de Inspección lo detecta pronto

Y ojo, porque no hablamos de revisiones aleatorias sin consecuencias. Según datos del propios Ministerio de Trabajo, el 2023 se realizaron más de 5.000 actuaciones relacionadas con el tiempo de trabajo y registro horario, con multas que sumaron varios millones de euros en total.

7.1 Qué revisa la ITSS

Cuando la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) entra en una empresa, no improvisa: sigue lo que marca el criterio técnico 101/2019. Este documento estable que aspectos son prioritarios para verificar si el registro horario cumple la normativa.

En concreto la ITSS revisa:

• Existencia del registro horario: comprobar que efectivamente hay un sistema de fichaje implantado y que se utiliza a diario
• Contenido mínimo: que recoja la hora de inicio y salida de cada persona
• Trazabilidad y fiabilidad: verificar que los registros no se puedan alterar sin dejar constancia y que no haya duplicidades sospechosas
• Accesibilidad inmediata: verificar que los registros no se puedan alterar sin dejar constancia y que no haya duplicidades sospechosas
• Conservación: confirmar que los registros se guardan esos 4 años obligatorios
• Acceso a representantes: que los representantes de las perdonas trabajadoras puedan consultar la información en el marco legal establecido

Vamos que la ITSS no se conforma con que el registro exista, tiene que ser un sistema real, fiable y accesible. Y si detecta fallos, no lo apunta como "recomendación de mejora": lo traduce en acta de infracción.

7.2 Datos oficiales de la ITSS en 2023 sobre registro horario

Resulta que todos los años se publica un informe anual de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, y el último —el Informe Anual ITSS 2024— vuelve a confirmar algo que ya sabíamos: el control del registro horario sigue siendo una de las prioridades de la Inspección.

Y como sabemos que, por mucho que te lo enlacemos, no te lo vas a leer entero 😏, aquí te dejamos los datos más relevantes del año:

• 🔍 9.097 actuaciones inspectoras en materia de jornada y registro horario.

• ⚠️ 1.869 infracciones detectadas, es decir, prácticamente 1 de cada 5 empresas inspeccionadas cometió alguna irregularidad.

• 💶 Sanciones por un importe total de 2,99 millones de euros.

¿Y cuáles fueron las infracciones más comunes? 👇

• Falta total de registro horario.

• Registros incompletos o manipulados.

• Exceso de jornada sin compensación ni registro.

• Horas extra no declaradas ni cotizadas.

Aunque el importe global de las sanciones ha bajado respecto a 2023 (cuando se superaron los 11 millones de euros), la Inspección sigue poniendo el foco en las pymes, especialmente en aquellas donde la gestión de jornada depende aún de sistemas manuales o poco trazables.

Los sectores más afectados repiten protagonismo:

• 🍽️ Hostelería y restauración: turnos partidos y exceso de horas sin registrar.

• 🛍️ Comercio minorista: registros manuales o inexistentes, sobre todo en picos de actividad.

• 🧹 Servicios y limpieza: alta rotación y jornadas variables con registros incompletos.

• 🏥 Sanidad y cuidados (residencias, clínicas, centros sociosanitarios): exceso de jornada y registros poco fiables.

El patrón se mantiene: pymes con equipos reducidos, horarios cambiantes y “apaños” (Excel, papel o apps sin homologar) que no resisten una inspección.

La mayoría de sanciones recaen en negocios de entre 10 y 100 personas trabajadoras, precisamente los que más tienden a pensar que “a mí no me va a pasar”.

Y sí, puede dar respeto… pero también tiene fácil solución.

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8. Novedades de la ley de control horario 2025

El debate sobre la reducción de jornada sigue en el aire en el Congreso, pero hay un tema paralelo que sí parece que avanza: el refuerzo del registro horario digital obligatorio.

No es algo nuevo: la  Comisión Europea lleva tiempo reclamando a España un sistema más fiable, trazable y accesible y ya ha advertido en varias ocasiones que el modelo actual no siempre cumple con lo exigido por la normativa comunitaria.

En este contexto, el Gobierno ha deslizado que trabaja en cambios normativos que afectarán directamente a empresas y personas trabajadoras.

8.1 Proyecto del Real Decreto que obligará a que fichajes sea digital

Estos son los cambios clave que viene en el registro horario:

• Adiós al papel → el registro será 100% digital
• Verificable en tiempo real → cada personas rellena directamente su jornada
• Horas extra y complementarias incluidas → no se escapa ninguna
• Consentimiento obligatorio → si la empresa modifica un registro, el empleado tiene que aceptarlo
• Acceso para representantes sindicales → más transparencia imposible
• Acceso remoto a la inspección → con un clic, pueden revisar todo

Si quieres estar al día con todos los avances de estas nuevas medidas, las cuales van a salir por Real Decreto, echa un vistazo este post sobre las últimas novedades.

8.2 Prohibición del fichaje "auto declarativo"

El modelo en el que la persona anota manualmente sus horas de entrada y salida (eso es trazabilidad real) podría desaparecer, ya que este tipo de fichajes no garantiza fiabilidad ni la transparencia exigida y está entre los puntos críticos de Europa ha señado como deficientes.

8.3 Acceso remoto para la Inspección

Otros de los cambios esperados es que la Inspección de Trabajo pueda acceder en remoto a los registros. En la práctica esto significa que las empresas tendrían que habilitar sistemas que permitan a la ITSS consultar los fichajes en tiempo real, sin necesidades de personarse físicamente en el centro de trabajo.

Esto supondría un giro importante, pues no se trata solo de "guardar" los datos durante 4 años, sino que estén disponibles de inmediato para cualquier comprobación.

9. Checklist para cumplir la ley de control horario

¿Tienes claro que tu sistema de fichaje aguanta una inspección?

Porque al final de eso va todo este tema: la Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) no buscas si fichas "bonito", busca si fichas BIEN. U cuando no es así, llegan las saciones (que ojo, en 2023 superaron los 19 millones de euros solo en control de jornada).

Puede que ya tengas un sistema en marcha, y eso está bien. Pero nunca está de más pasarte a revisarlo:

• ¿Tus registros son accesibles de inmediato si te los piden?
• ¿Guardas los datos durante 4 años que exige la ley?
• ¿La plantilla puede comprobar su información cuando quiera?

Si la respuesta es un SÍ, sin titubeos, puedes respirar con tranquilidad (al menos por ahora). Pero si te ha entrado la duda, es mejor detectarlo tú antes de que lo haga Inspección.

10. FAQs sobre la ley de control horario en España

Si tu sistema no es claro, accesible y fiable, tarde o temprano la Inspección lo va a detectar. Y con TramitApp puedes cumplir con la ley sin complicaciones, con un registro digital que te da tranquilidad y control.

11. Conclusiones: el registro horario sin complicaciones (y sin multas)

Después de todo lo que hemos visto, hay tres ideas que conviene no olvidar

• Si la lo tienes digital, asegúrate de que cumple con todos los requisitos de conservación, trazabilidad y accesibilidad
• Si todavía tiras de papel, firmas o Excel... es momento de moverse

La buena noticia es que con herramientas como TramitApp (exacto 😉) no solo cumples la normativa, sino que conviertes el registro en algo que te da control, confianza y hasta orden en el día a día (porque además de fichajes, puedes gestionar turnos, vacaciones, teletrabajo y más)

Conclusión rápida: cumplir la ley es obligatorio, pero hacerlo sin estrés y con un sistema que te facilita la vida... eso ya tiene que ser decisión tuya. Vente al equipo de los que cumplen sin complicaciones.

12. Otras normativas que afectan a las empresas más allá del la ley de registro horario

12.1 Normativa en materia de igualdad y diversidad

1.- Ley orgánica 3/2007 (igualdad) y RD 901/2020: toda empresa debe aprobar medidas negociadas con los trabajadores para evitar la discriminación laboral (género, sexo...) y el acosos sexual o por razón de seco. Se deben arbitrar procedimientos internos de prevención y denuncia de acoso sexual y/o por razón de sexo.

2.- Planes de igualdad (para empresas con más de 50 empleados): estas empresas deben elaborar y registra en REGCON un Plan de Igualdad, incluyendo diagnósticos y acciones para garantizar la igualdad real (promoción, selección..), prevenir el acoso y sensibilizar la plantilla.

3.- Registro retributivo y auditoría salarial: el RD 902/2020 obliga a TODAS las empresas a mantener anualmente un registro salarial (salarios medios y medianos desagregados por sexo). Además, las empresas con Plan de Igualdad deben incluir en el plan una auditoría de igualdad retributiva para corregir la brecha salarial de género (en caso de que exista).

4.- Diversidad LGTBI (ley 4/2023 y RD 1026/2024): las empresas con más de 50 personas en plantilla deben pactar un conjunto de medidas para la igualdad real de las personas LGTBO, que incluya  un protocolo contra el acoso o la violencia LGTBI. El RD 1026/2024 desarrolla esta obligación: todas alas empresas deben implantar un protocolo específico de actuación frente al acoso y la violencia dirigidos a personas LGTBO, aplicable a todos los empleados y a terceros vinculados (clientes, proveedores...).

12.2 Normativa en materia de protección de datos personales

1.- RGPD y LOPDGDD: todas las empresas deben cumplir el Reglamento (UE) 2016/679 y la Ley Orgánica 3/2018. Esto incluye la legitimidad del tratamiento de datos de empleados y clientes (bases legales, derechos, ARCO, notificaciones de brechas...), En particular, los trabajadores tienen derecho a la intimidad en el uso de dispositivos móviles digitales de la empresa. El empleador solo puede acceder a los contenidos de esos dispositivos para controlar obligaciones laborales o la integridad del equipo, tras informar previamente y fijar criterios claros de uso.

2.- Videovigilancia y geolocalización: permite el control laboral limitado por el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores. Según el Artículo 89 LOPDGDD, las imágenes de cámaras de vigilancia pueden tratarse solo para controlar el cumplimiento laboral, informando antes al trabajador; queda prohibida la videovigilancia en vestuarios, aseos, comedores o zonas de descanso. Los sistemas de geolocalización (GPS) solo pueden usarse cuando sea necesario para las funciones de control laboral, previa información clara a los trabajadores sobre su existencia.

3.- Derecho a la desconexión: el Art. 88 LOPDGDD reconoce el derecho de los trabajadores a desconectar fuera de la jornada (respetar descansos, vacaciones, vida personal...). El empleador, previa consulta con la representación de los trabajadores, debe establecer una política interna sobre desconexión (modalidades de ejercicio del derecho, formación en uso razonable de la tecnología). La ley 10/2021 (trabajo a distancia) refuerza este derecho: para teletrabajadores estabñece expresamente que la empresa garantizará la desconexión, limitando el uso de medios tecnológicos en descanso y debe elaborar una política interna al respecto.

4.- Delegado de Protección de Datos (DPO): si el tratamiento de datos (por ejemplo de clientes o empleados) es habitual a gran escala o incluye categorías especiales (como salud), muchas empresas deberían designar un DPO y realizar evaluaciones de Impacto (EIPD) para tratamientos de alto riesgo. La AEDP requiere EIDP previa cuando capten datos biométricos o situaciones de alto riesgo.

12.3 Normativa en materia de uso de datos biométricos

1.- Legislación aplicable: el RGPD califica los datos biométricos de categoría especial (Art. 9), por lo que su uso en el trabajo está muy restringido. No existe una norma española que autorice expresamente sistemas biométricos en la empresa. LA AEPD, en su guía de 2023 sobre controles biométricos, señala que solo se podrán usar si existe una norma con rango de ley que lo autorice (en la práctica, no lo hay). En particular, para sistemas de registro de jornada mediante datos biométricos sería necesario habilitarlo legalmente (Art. 9.2.b RGPD); solo el consentimiento del trabajador NO BASTA para salvar la prohibición en estos casos. En cualquier caso, siempre se exige realizar una Evaluación de Impacto de Protección de Datos antes de implantar sistemas biométricos y adoptar estrictas medidas (informas al afectado, cifrado, evitar reutilización de plantilla, minimización...).

12.4 Canal interno de denuncias

1.- Ley 2/2023 (Protección del informante): obliga a que las empresas privadas con más de 50 personas trabajadoras implanten un "sistema interno de notificación" (canal de denuncias). En grupos de sociedades, pueden coordinarse un sistema global, pero deben quedar claro que cada empresa tiene su canal.

2.- Características del canal: debe diseñarse en consulta con los representantes de los trabajadores. Debe permitir comunicación por escrito o verbales (incluyendo correo electrónico, formulario web o telefónico) y admitir denuncias anónimas. Es obligatorio garantizar la confidencialidad de la identidad del informante y de los datos de la denuncia durante todo el proceso. Al denunciar, se debe informas claramente al denunciante sobre los canales externos (por ejemplo, agencias públicas o justicia) que puede usar. Se designará un responsable del canal interno (con obligaciones de tratamiento de datos conforme a la POLDGDD) y se publicará internamente la política general de protección del informante.

3.- Obligación: es obligatorio para todas las empresas con más de 50 personas en plantilla.