En resumen
Un buddy program asigna un compañero del mismo equipo, con experiencia, para acompañar a la nueva incorporación y resolver sus dudas cotidianas. No es un mentor ni el responsable directo. En una pyme puede organizarse con un plan de 90 días, reuniones breves y responsabilidades delimitadas.
- El buddy resuelve dudas del día a día, mientras que el mentor orienta el desarrollo profesional.
- La gerencia o el responsable del equipo organiza el programa y reserva tiempo para el acompañamiento.
- El plan de 90 días combina encuentros semanales durante el primer mes y quincenales después.
- La formación preventiva y la valoración del periodo de prueba siguen siendo responsabilidades de la empresa.
- Las reuniones realizadas, las consultas al responsable, las salidas tempranas y tres preguntas a los 30 y 90 días ayudan a revisar el programa.
En este artículo
- ¿Qué es un buddy program?
- ¿Qué diferencia hay entre un buddy y un mentor?
- ¿Qué aporta un buddy program a una pyme?
- Cómo poner en marcha un buddy program, paso a paso
- Qué resuelve el buddy y qué no
- Quién lo organiza en una pyme sin RRHH
- Ejemplo: un buddy program en una pyme de 20 personas
- Cómo saber si funciona
- TramitApp para organizar la incorporación
- Preguntas frecuentes sobre el buddy program
La persona nueva no siempre sabe a quién preguntar lo pequeño: dónde encontrar una plantilla, qué canal utilizar o quién puede resolver un acceso. Si además no quiere interrumpir a su responsable, puede dejar esas dudas pendientes.
En este artículo te contamos cómo poner en marcha un buddy program en una pyme de 10 a 50 personas, aunque no tengas departamento de RRHH. Incluimos los pasos, los límites del acompañamiento y un plan de 90 días que puedes adaptar a tu empresa.
¿Qué es un buddy program?
Un buddy program organiza el acompañamiento de las nuevas incorporaciones mediante un compañero del mismo equipo, con experiencia, que ayuda durante los primeros meses y resuelve las dudas del día a día. Ese compañero es el buddy: no es un mentor ni el responsable directo.
El buddy program forma parte del proceso de onboarding, pero cubre una parte concreta: el apoyo cotidiano entre compañeros. El plan de acogida recoge también las presentaciones, la formación y las demás actuaciones previstas para la llegada.
¿Qué diferencia hay entre un buddy y un mentor?
El buddy facilita la adaptación; el mentor orienta el desarrollo profesional. La diferencia está en el propósito de la relación, no en que uno tenga más conocimientos que otro.
| Aspecto | Buddy | Mentor |
|---|---|---|
| Para qué | Ayudar a desenvolverse en el trabajo cotidiano | Orientar el crecimiento profesional |
| Duración | Primeras semanas o meses, con cierre acordado | Relación generalmente más prolongada |
| Quién | Compañero con experiencia del mismo equipo | Profesional con experiencia relevante para el desarrollo |
| Temas | Herramientas, costumbres y contactos internos | Competencias, decisiones de carrera y objetivos profesionales |
¿Qué aporta un buddy program a una pyme?
En un equipo pequeño, muchas instrucciones se transmiten de palabra. Dar a quien llega un contacto concreto ayuda a ordenar sus dudas:
- Reduce las interrupciones al responsable. Las preguntas prácticas tienen una primera persona de referencia.
- Acorta la espera ante dudas pequeñas. El nuevo empleado sabe a quién preguntar sin tener que parar la tarea.
- Facilita que la persona se sienta acompañada. Tiene encuentros previstos para plantear lo que todavía no entiende.
Cómo poner en marcha un buddy program, paso a paso
Prepara el acompañamiento antes de que llegue la nueva incorporación. Puedes recoger los siguientes acuerdos en una página, sin crear un procedimiento extenso.
1. Elige al buddy
Elige un compañero que conozca el equipo y tenga tiempo disponible. Busca a alguien que ya se desenvuelva con autonomía, explique con paciencia y quiera asumir el acompañamiento.
La antigüedad suficiente depende del puesto: comprueba que conoce las herramientas y sabe a quién acudir cuando desconoce una respuesta. Evita elegir al responsable directo o asignar siempre esta función a la persona más experimentada si ya está sobrecargada.
2. Prepara al buddy
Dedica una sesión breve a acordar funciones y límites. Antes de la llegada, repasa con el compañero elegido la lista de «Qué resuelve el buddy y qué no» y las personas a quienes derivar cada asunto.
Acuerda también cómo actuar ante una pregunta que el buddy no sabe responder: localizar al interlocutor adecuado, sin improvisar instrucciones. Si el buddy detecta un obstáculo, lo traslada al responsable sin esperar a la siguiente reunión del programa.
3. Empareja y presenta
Presenta al buddy antes de la llegada o el primer día. Comunica su nombre, función y canal de contacto a la nueva incorporación, y explica el acuerdo a ambos.
La presentación puede formar parte del mensaje de bienvenida. Para preparar una nueva incorporación, confirma además que el buddy y la persona nueva coinciden en horario y que el buddy estará disponible durante los primeros días.
4. Acuerda duración y frecuencia
Reserva las reuniones en la agenda de ambas personas. Como punto de partida, plantea 90 días de acompañamiento, con un encuentro breve semanal durante el primer mes y quincenal después.
Unos 15 minutos por reunión pueden servir para revisar dudas pendientes y localizar bloqueos. Ajusta ese tiempo al puesto y reserva también margen para consultas puntuales dentro de la jornada.
5. Revisa y mide
Fija las revisiones del programa desde el principio. Reserva una revisión a los 30 días y otra al cierre, con la persona responsable de organizarlo.
Utiliza los indicadores de «Cómo saber si funciona» para decidir qué cambiar. No hace falta esperar al final si el emparejamiento no funciona o las reuniones se cancelan repetidamente.
Qué resuelve el buddy y qué no
Delimita por escrito qué resuelve el buddy y qué deriva. Entrega la lista a ambas personas:
Lo resuelve el buddy:
- Herramientas. Los programas y aplicaciones del día a día.
- Costumbres del equipo. Canales, reuniones y pautas cotidianas.
- Dónde está cada cosa. Carpetas, plantillas y materiales.
- A quién preguntar. Quién lleva cada asunto.
Lo deriva al responsable o a la empresa:
- Objetivos y evaluación. Los define y revisa el responsable.
- Nómina y condiciones. Las canaliza el responsable hacia administración o la gestoría.
- Conflictos. Se tratan con el responsable.
Así el compañero no acaba respondiendo sobre nómina, evaluación o conflictos, que no le corresponden.
La empresa debe informar a la persona de los riesgos de su puesto y darle formación en prevención al contratarla (artículo 18 y artículo 19 de la Ley 31/1995).
El periodo de prueba, si lo hay, se pacta por escrito en el contrato dentro de los límites del convenio (artículo 14 del Estatuto de los Trabajadores). Lo valora el responsable; el buddy puede ayudar a la persona a ordenar sus dudas, y los 90 días de este plan no fijan la duración del periodo de prueba.
Quién lo organiza en una pyme sin RRHH
Sin RRHH, coordina la gerencia o el responsable del equipo: elige al buddy, le explica su papel y comprueba cada mes que el acompañamiento sigue en marcha. Si una misma persona es a la vez responsable y gerente, basta con que deje por escrito quién es el buddy y qué asuntos le deriva al responsable.
Ejemplo: un buddy program en una pyme de 20 personas
Aplica el plan a las tareas reales del puesto. En una pyme de servicios de 20 personas, puedes organizar la llegada de una administrativa con una compañera del mismo equipo que conoce los procedimientos y quiere acompañarla.
El responsable de administración coordina el programa. Antes de la incorporación, prepara a la buddy en una sesión de 20 minutos, acuerda los límites y envía la presentación. Reserva encuentros semanales de 15 minutos el primer mes y quincenales después.
Puedes usar esta tabla como plantilla:
| Semana | Qué hacen buddy y nueva incorporación |
|---|---|
| Antes de empezar | El responsable los presenta y les comparte el canal de contacto y las citas reservadas. |
| 1 | Localizan carpetas, plantillas y contactos. Anotan las dudas que quedan pendientes en el primer encuentro. |
| 2 | Revisan cómo encontrar instrucciones para las tareas habituales. Derivan al responsable cualquier indicación contradictoria. |
| 3 | Comprueban qué consultas siguen sin respuesta y contactan con quien puede resolverlas. |
| 4 y revisión del día 30 | Repasan las dudas recurrentes. La nueva incorporación responde las tres preguntas de «Cómo saber si funciona» y el responsable revisa la disponibilidad de la buddy. |
| 6 | Celebran el primer encuentro quincenal y comprueban si la nueva administrativa ya localiza los recursos sin ayuda. |
| 8 | Revisan las consultas pendientes y proponen aclarar las instrucciones que han generado confusión. |
| 10 | Identifican qué apoyos siguen siendo necesarios y qué contactos utiliza ya de forma autónoma. |
| 12-13 y cierre del día 90 | Revisan los asuntos abiertos. La nueva incorporación repite las tres preguntas y el responsable acuerda el cierre o un apoyo puntual adicional. |
Cómo saber si funciona
Registra pocos indicadores que puedas contar. Relaciónalos con lo que ocurre en el equipo:
- Reuniones realizadas. Anota cuántas se celebran frente a las previstas durante el primer trimestre y el motivo de las cancelaciones.
- Salidas tempranas. Cuenta las bajas en los seis primeros meses y anota el motivo cuando se conozca.
- Consultas al responsable. Durante las dos primeras semanas, cuenta las dudas recibidas y distingue las prácticas de las que requieren su decisión.
- Tres preguntas a los 30 y 90 días. Repite estas tres preguntas: «¿Sabes a quién acudir según la duda?», «¿Has podido consultar cuando lo necesitabas?» y «¿Qué duda sigue pendiente?».
En una plantilla pequeña, una sola salida pesa mucho. Examina su contexto antes de atribuirla al programa, y no interpretes la ausencia de preguntas como señal automática de adaptación. Puedes completar esta revisión con otras formas de medir el programa de inducción.
TramitApp para organizar la incorporación
Con TramitApp puedes gestionar la firma y consulta de documentos. Nuestro software de recursos humanos reúne la ficha del empleado y el gestor documental. Si quieres llevar más pasos de la incorporación al formato digital, lee nuestra guía de onboarding digital.
Con nuestra firma electrónica, la nueva incorporación puede firmar el contrato y otros documentos desde el móvil. Después, desde su portal del empleado, consulta los documentos que le compartes y los comunicados.
Con un proceso de onboarding, las citas del buddy (la presentación, las reuniones y las revisiones de los días 30 y 90) quedan como tareas asignadas a cada uno con su fecha, y desde la revisión puedes lanzar una encuesta con las tres preguntas.
De esta forma, el buddy puede dedicar su tiempo a explicar el contexto y resolver lo que no está recogido en un documento.
Preguntas frecuentes sobre el buddy program
¿Qué hago si el emparejamiento no funciona?
¿Qué pasa si el buddy no tiene tiempo?
¿Funciona un buddy program en remoto?
¿Hay que compensar al buddy?
Escrito por
Tamara Vargas · TramitApp
Experta en RRHH desde el otro lado de la pantalla: en el sector desde 2020, vivo en la primera línea de contacto, lo que me permite conocer en detalle las necesidades reales de los especialistas en People. Resuelvo dudas, aporto calma, gestiono el caos y transformo cada conversación en una experiencia fácil.