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¿Necesita tu empresa realmente un software de RRHH?

¿Necesita tu empresa realmente un software de RRHH?

Bien es sabido que estamos en una sociedad cada día más digitalizada. Hemos dejado a un lado los procesos tradicionales para dar paso a los digitales, que tienen por misión facilitarnos el día a día. ¿Por qué no aplicar lo mismo en el trabajo? Esta es la cuestión que se plantean muchas empresas a la hora de decidir si realmente necesitan un software de RRHH que digitalice sus procesos.

Las funcionalidades de un software de RRHH no son conocidas por todos. Muchos lo relacionan únicamente con el control horario, pero las soluciones que ofrece un software que digitaliza los RRHH no solo se quedan ahí. A pesar de generalizarse su implantación cada vez más, sabemos que algunas organizaciones pueden no precisar sus funciones. Por lo que este artículo tratará de resolver las dudas e inclinar la balanza.

Necesidad de cambios en los RRHH para 2021

La gestión de los RRHH en las organizaciones ha cambiado enormemente en los últimos años. O al menos así debería de haber sido para conseguir adaptarse a las distintas situaciones y necesidades. Las empresas saben que no es viable tener grandes departamentos de RRHH cuando puedes automatizar tareas. De esta forma se busca ganar tiempo, recursos y ser más competitivos.

A raíz de la pandemia las entidades han puesto a prueba la organización de sus departamentos y la gestión del área de los recursos humanos a distancia. Saber administrar equipos y procesos en una situación extrema como ha sido el Covid-19, ha traído a las empresas consigo un análisis de cuáles son sus puntos fuertes y cuáles sus carencias.

Es importante que en 2021 se aborden las dificultades en la gestión de RRHH que hayamos ido encontrando. Si piensas que tu empresa no ha sabido hacer frente de la mejor forma a la gestión de personas, es probable que un software de RRHH pueda serte de ayuda para automatizar los procesos. Pero vamos a detallar más detenidamente otros factores a tener en cuenta para la decisión.

Cuando las tablas de Excel ya no son suficientes

Los documentos de Excel donde se almacenan los datos de los empleados se quedan pequeños y obsoletos fácilmente. Además de ser poco seguros, sus opciones son muy limitadas. Si tu empresa sigue empleando Excel en la gestión del departamento, es una señal inequívoca de que la entidad necesita cambiar la gestión de sus recursos humanos.

Si buscar cualquier información se vuelve difícil

No hace falta que la empresa sea grande para tener una cantidad considerable de información. Cuando esto ocurre, la información termina por almacenarse en multitud de hojas, o en archivos que acaban perdidos por el ordenador.

Si durante el confinamiento o en época de teletrabajo la empresa no puede acceder a toda su documentación por albergarse ésta en formato papel en la oficina, necesita digitalizarse. Lograr la digitalización de tu empresa permite que los trabajadores tengan acceso a  todos los documentos e información pertinente.

Esta documentación digitalizada se logra mediante un software de RRHH y se traduce en la herramienta del gestor documental online. De esta forma, la información queda almacenada en la nube, en servidores seguros a los que poder acceder con previo permiso.

En definitiva, si cada vez que se necesita un dato específico la tarea de encontrarlo y acceder a ello es una odisea, es otro de los indicadores de necesitar urgentemente una digitalización. Lo que facilitaría además la comunicación entre empresa y empleado.

Pérdida de seguimiento de los trabajadores y control horario ineficaz

Si la empresa no tiene ninguna herramienta para medir la actividad de sus empleados, está perdiendo información muy valiosa. Esto se observa si por ejemplo, al fichar la jornada laboral los empleados no pueden registrar qué proyecto han estado realizando durante sus horas de trabajo.

También, si el control horario se realiza desde una hoja de firmas o Excel, la entidad no podrá llevar el registro horario de los trabajadores en remoto, ni contabilizar con exactitud las horas de trabajo y tiempos de descanso.

Los software de RRHH disponen de una solución de control horario que permite realizar los fichajes de forma sencilla. Además de poder aportar información más detallada que un registro tradicional: a qué hora exacta y desde dónde se fichó, para qué proyecto y desde qué dirección IP.

Falta de seguridad en los equipos

La pérdida o filtración de datos es uno de los temores más frecuentes para las empresas. Una quiebra de seguridad en uno de los ordenadores significaría el acceso a información sensible y documentos relevantes para la entidad. Si crees que las medidas de seguridad podrían mejorar, un software de recursos humanos podría serte de ayuda mediante el cifrado de datos. Nuestra plataforma TramitApp está alojada en servidores seguros y contamos con el certificado de seguridad ISO 27001.

Automatización y ahorro de tiempos mediante un software de RRHH

Si el departamento de RRHH emplea su tiempo en realizar tareas que podrían automatizarse, deberías pensar si es mejor externalizar estas labores. Con un software de RRHH, las entidades pueden ganar más de un 75% de tiempo que poder dedicar a otras funciones más estratégicas para la empresa.

Como conclusión, digitalizar el departamento mediante un software de RRHH traerá grandes ventajas y, a un precio muy asequible, menor del que se pueda pensar con los procesos que automatiza y gestiona. Si tienes dudas sobre cómo nuestro software puede adaptarse a tu empresa y qué funcionalidades puede ofrecerte, no dudes en solicitar una demo con nosotros.

Sobre el autor

Tamara Vargas

Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.

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