--- title: "Control horario para una inspección de trabajo: cómo tener el registro a prueba" description: "Qué mira la Inspección de Trabajo en tu control horario, por qué el papel y el Excel fallan y cómo tener un registro digital, trazable y exportable." url: https://www.tramitapp.com/blog/por-que-debes-digitalizar-el-control-horario-para-una-inspeccion/ --- Sistema de fichajes # Control horario para una inspección de trabajo: cómo tener el registro a prueba ![](https://www.tramitapp.com/img/Foto_eva_gauche.png) Eva Gauche TramitApp 17 de junio de 2026 7 min de lectura #### Contenido - [¿Qué mira la Inspección de Trabajo en el control horario?](#qué-mira-la-inspección-de-trabajo-en-el-control-horario) - [Por qué el papel y el Excel te dejan vendido en una inspección](#por-qué-el-papel-y-el-excel-te-dejan-vendido-en-una-inspección) - [Qué te juegas: sanciones por un registro que no cuadra](#qué-te-juegas-sanciones-por-un-registro-que-no-cuadra) - [Cómo digitalizar el control horario para llegar tranquilo a una inspección](#cómo-digitalizar-el-control-horario-para-llegar-tranquilo-a-una-inspección) - [Conclusión](#conclusión) - [Preguntas frecuentes sobre el control horario ante una inspección de trabajo](#preguntas-frecuentes-sobre-el-control-horario-ante-una-inspección-de-trabajo) ![Control horario para una inspección de trabajo: cómo tener el registro a prueba](https://www.tramitapp.com/img/portada-blog-por-que-debes-digitalizar-el-control-horario-para-una-inspeccion.png) Si mañana te entra una inspección de trabajo y tu control horario está en papel o en un Excel, el problema no es no tener registro: es **no poder demostrarlo**. La Inspección no se conforma con que digas que tu gente ficha; quiere ver un registro diario, fiable y de los últimos cuatro años. Y ahí es donde los métodos manuales te dejan vendido. Vamos al grano: qué mira exactamente la Inspección, por qué el papel y el Excel fallan, y cómo dejar tu registro a prueba de sustos. ¿Y si la inspección te entra mañana? Antes de seguir, este vídeo resume en menos de un minuto lo que tienes que tener listo. ## ¿Qué mira la Inspección de Trabajo en el control horario? Lo primero que pide un inspector es el **registro diario de jornada de toda la plantilla**. No basta con tener un sistema: hay que poder enseñar, trabajador a trabajador, a qué hora empezó y terminó cada día. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a registrar cada jornada y a **conservar esos registros durante cuatro años**, a disposición de los trabajadores, sus representantes legales y la propia Inspección. Eso sí: [la ley](https://www.tramitapp.com/blog/ley-control-horario-espana/) **no impone un formato concreto**. El registro puede llevarse en papel, en Excel o en digital. Lo que exige es que sea **fiable y veraz** —que refleje lo que de verdad pasó—. Y ahí es donde los formatos importan más de lo que parece. Si quieres el detalle de qué datos no pueden faltar en cada registro, lo desglosamos en [qué datos son obligatorios en el registro de jornada](https://www.tramitapp.com/blog/datos-registro-jornada-obligatorios/). ## Por qué el papel y el Excel te dejan vendido en una inspección Porque un registro que **cualquiera puede rellenar después** vale poco como prueba. - **El papel** se firma a destiempo, se traspapela, se moja en obra y acaba siendo ilegible. Cuando el inspector pide los últimos meses, aparece media carpeta. - **El Excel** es editable sin dejar rastro: nadie puede demostrar *cuándo* se anotó cada hora, y se descuadra en cuanto lo tocan varias personas a la vez. En una inspección, **lo que no puedes demostrar es como si no existiera**. Si no hay un registro fiable de las horas realmente trabajadas, la Inspección puede presumir que no se está cumpliendo. Y no, no es un escenario lejano: una inspección es algo a lo que **cualquier empresa puede enfrentarse en cualquier momento**, sin previo aviso. Lo que nos cuentan las empresas Cuando en TramitApp hablamos con empresas que todavía llevan el control horario en papel o en Excel, al salir el tema de las inspecciones se repiten siempre las dos mismas frases: **«Lo tenemos en papel y nos da pánico que llegue una inspección.»** Lo que está en una carpeta no se puede buscar, ni demuestra cuándo se rellenó cada hoja. → Un registro digital deja cada fichaje sellado con su hora real y lo tienes disponible al instante, sin cajas de papeles que rebuscar. **«Si nos inspeccionan, no sé si podría sacar las horas de los últimos meses.»** El histórico está repartido entre hojas, correos y mensajes. → El sistema guarda el registro de los cuatro años obligatorios y exporta en segundos los informes que pide la Inspección, en PDF o Excel. ## Qué te juegas: sanciones por un registro que no cuadra No llevar el registro de jornada es una **infracción grave**, con multa de **751 a 7.500 €**, graduable según el número de trabajadores afectados. Y puede ir a más: si la ausencia o el descuadre del registro **encubre un exceso de jornada o el impago de horas extra**, la infracción puede calificarse como muy grave. En la práctica, el registro no es solo un trámite: es la prueba que te protege —o que te señala— cuando llega la Inspección. Si quieres el desglose por tipo de incumplimiento e importes, lo tienes en [las multas del control horario y cómo evitarlas](https://www.tramitapp.com/blog/multas-control-horario/). Y la Inspección no es el único riesgo: si un empleado reclama horas extra ante un juzgado y tu registro no es fiable, **la carga de la prueba puede invertirse en tu contra** por el principio de facilidad probatoria. El Tribunal Supremo lo ha perfilado en su sentencia 372/2026: con jornadas irregulares, la falta de registro puede bastar para dar por buena la versión de la persona trabajadora. Lo explicamos en detalle en [qué pasa si un empleado reclama horas extra y no hay registro fiable](https://www.tramitapp.com/blog/ley-control-horario-espana/#que-pasa-si-un-empleado-reclama-horas-extra-y-no-hay-registro-fiable). ## Cómo digitalizar el control horario para llegar tranquilo a una inspección Con un registro que **se genere solo, no se pueda alterar y puedas exportar en segundos**. Esto es lo que cambia frente al papel: - **Registro automático con la hora real** de entrada y salida, desde móvil, ordenador, tablet o terminal —incluido el fichaje biométrico—. Nadie tiene que acordarse de apuntar nada. - **Trazable e inalterable:** cada fichaje queda sellado con su marca de tiempo. No se reescribe el pasado, y eso es justo lo que da valor probatorio. - **Conservación de los cuatro años** sin archivadores ni cajas: el histórico está siempre ahí. - **Exportable al instante:** generas los informes que pide la Inspección —registro de jornada, horas extra, ausencias— en PDF o Excel, en el momento. - Si parte de tu equipo trabaja fuera (obra, ruta, domicilios), el [fichaje con geolocalización](https://www.tramitapp.com/fichaje-con-geolocalizacion/) deja constancia de **dónde** se fichó. Eso sí: solo se captura la ubicación en el momento exacto del fichaje, informando al trabajador y conforme a la AEPD y a la [LOPDGDD](https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2018-16673) —nunca como rastreo continuo. | Ante una inspección | Papel / Excel | Registro digital | | --- | --- | --- | | Hora real del fichaje | Depende de quien lo apunte | Automática y sellada | | ¿Se puede modificar sin rastro? | Sí | No, queda trazado | | Histórico de 4 años | Cajas y hojas sueltas | Siempre disponible | | Entregar lo que pide el inspector | Horas de búsqueda | Export en PDF/Excel en segundos | TramitApp lleva **desde 2016** ayudando a **más de 3.000 empresas** (y más de 150.000 empleados) a tener el registro al día, con la seguridad de la certificación ISO 27001. Un matiz importante: TramitApp **registra** la jornada y le pasa a tu gestoría los datos de horas, ausencias y novedades —no calcula la nómina, eso sigue siendo cosa de tu asesoría—. ¿Lo ves en un sector con inspecciones frecuentes? Así lo abordan en [control horario en construcción](https://www.tramitapp.com/blog/control-horario-construccion/), donde el fichaje en obra y la trazabilidad son críticos. ## Conclusión Una inspección no se prepara el día que llega: se prepara teniendo, **desde ya**, un registro que se sostenga solo. Mientras el control horario viva en papel o en una hoja de cálculo, dependes de que nadie pierda una firma y de poder reconstruir meses de horas a mano. Con un registro digital, trazable y exportable, dejas de improvisar: cuando llamen a la puerta, lo enseñas y a otra cosa. Si quieres ver cómo quedaría tu registro a prueba de inspecciones, [pide una demo de TramitApp](https://www.tramitapp.com/accede-a-tu-demo/?ref=banner_demo&post=por-que-debes-digitalizar-el-control-horario-para-una-inspeccion) y te lo enseñamos con tu caso. ## Preguntas frecuentes sobre el control horario ante una inspección de trabajo ### ¿Es obligatorio que el control horario sea digital? No. El registro de jornada es obligatorio (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores), pero la ley admite cualquier formato: papel, Excel o digital. Lo digital no es obligatorio, pero es el que aguanta una inspección por ser trazable e inalterable. ### ¿Qué multa hay si el registro horario no está bien llevado? No llevar el registro de jornada es una infracción grave, con multa de 751 a 7.500 €, graduable según el número de trabajadores afectados. Si encubre un exceso de jornada o el impago de horas extra, puede calificarse como muy grave. ### ¿Qué documentación pide la Inspección de Trabajo sobre la jornada? El registro diario de entrada y salida de cada trabajador y su conservación durante cuatro años, disponible para su consulta. Con un sistema digital lo exportas en PDF o Excel en el momento, sin reconstruir nada a mano. ### ¿Sirve un Excel como registro horario ante una inspección? Como formato puede valer, pero es frágil: se edita sin dejar rastro y es difícil demostrar cuándo se anotó cada hora. Un registro digital sellado e inalterable da muchas más garantías ante una inspección. ![](https://www.tramitapp.com/img/Foto_eva_gauche.png) #### Escrito por ### Eva Gauche Especialista en marketing narrativo para RRHH; traduzco normativas a idioma humano y doy forma a historias que nacen de datos. Mi objetivo es que el contenido ayude, aporte y se lea con ganas. [Ver perfil en LinkedIn →](https://www.linkedin.com/in/eva-gauche-718b131a6/)