Qué es la entrega certificada de emails y por qué deberías implementarla

Qué es la entrega certificada de emails y por qué deberías implementarla

Imagina que tu empresa debe mandar un documento a los empleados y necesita asegurarse de que estos lo reciben, ¿cómo podría hacerlo?. La entrega certificada, integrada en un software de gestión de RRHH, se encarga de ello digitalizando y automatizando el proceso. En este artículo vamos a explicarte qué funcionalidades tiene y por qué pensamos que aportaría grandes ventajas implementarla en tu departamento de RRHH.

Garantiza que los empleados reciben el documento

La entrega certificada se utiliza para notificar la llegada de un documento enviado, por lo que garantiza de forma fehaciente que un empleado ha recibido el comunicado.

Los servicios como el burofax o el correo certificado han quedado atrás debido a la digitalización de las empresas, acelerada con la pandemia. En la actualidad, se buscan herramientas digitales que hagan este trabajo de manera más económica y eficaz. Así conseguimos una mayor competitividad de nuestra actividad empresarial.

La entrega electrónica certificada se emplea cuando la comunicación enviada a clientes o trabajadores no requiere la firma de estos en el documento, pero sí su recepción. De esta forma certifica la entrega de emails y sus documentos adjuntos con plena validez legal.

La certificación incluye la integridad (mediante el sistema OTS de sellado de tiempos), entrega y apertura de los emails. Es por ello por lo que también certifica el contenido de las comunicaciones, asegurando su integridad.

Qué usos puede tener la entrega certificada

Las comunicaciones que puedes enviar con la entrega certificada de emails son múltiples. En definitiva, en cualquier momento en el que la entidad tenga que comunicar algo que necesite ser conocido por un cliente o trabajador pero que no precise su firma. Vamos a definir un par de ejemplos referente al área de recursos humanos para mostrarlo más detalladamente:

  • Notificación de un cambio de horario. Este es uno de los usos más frecuentes que realiza el departamento de RRHH con la entrega certificada de correos electrónicos. Notificar a un empleado o a la plantilla una modificación de turnos de manera que la empresa tenga un resguardo de que verdaderamente ese aviso fue enviado. Es responsabilidad del trabajador haber leído esa notificación y cumplirla, ya que la empresa queda exenta al disponer de la certificación de la entrega del correo.
  • Notificación de despido. Otro de los casos en los que la entidad necesita comunicar un aviso que no requiere la firma de la persona que lo recibe. Si el antiguo trabajador hace alegaciones de no haber recibido la notificación, la empresa puede justificarlo, incluso, en un juicio.
  • Envío de normativa. Imagina que la empresa requiere notificar a su plantilla que el próximo día hay que cumplir con un determinado requisito en el trabajo. De esta manera, la empresa queda exenta en su obligación de notificarlo.
  • Entrega de otras documentaciones. Tener este respaldo de las notificaciones que comunique la empresa nos evitará problemas innecesarios. Por ello, podemos aplicarlo también en notificaciones de entregas de material, recibos de nóminas o entregas de facturas.

Qué evidencias registra la certificación electrónica

El transcurso que se sigue en la entrega es el mismo que con el proceso tradicional, pero generando las evidencias electrónicas en cada paso. La certificación se va rellenando con los siguientes procesos:

  1. Envío del email-adjunto. En este procedimiento, la empresa ya ha enviado el email, con o sin documento adjunto. Se genera en ese momento una evidencia en el que aparece la fecha, hora y dirección IP desde donde se ha enviado la notificación.
  2. Entrega del email. Lo siguiente que queda registrado es que ese envío ha sido efectivo. Así, la organización sabe que no ha habido ningún problema en cuento a la conexión de Internet o el servicio de email y que verdaderamente se ha entregado al destinatario.
  3. Apertura de la notificación. Las evidencias de que el trabajador ha abierto el correo y desde dónde (fecha, hora e IP). Además de conocer si accede al posible archivo adjunto y si lo descarga.

En resumen, registra el “quién, dónde y cuándo”, tanto del envío como de la apertura. Cabe destacar que esta certificación llega tanto a la plataforma web de TramitApp como al email de la organización.

Beneficios de la entrega certificada

Las ventajas que nos aporta la entrega certificada van más allá de lo que podamos pensar desde un primer momento. Analizando las posibilidades que nos ofrece, identificaremos mejor los beneficios.

  • Rapidez y menores costes. Ahorramos el tiempo y el dinero que nos supondría enviar las comunicaciones mediante burofax. No hay que ir a Correos, ni nada por el estilo. Al digitalizar la herramienta, la certificación se realiza desde casa o desde la oficina y en cuestión de minutos.
  • Es auditable. No hay de qué preocuparse ya que cumple con la normativa y tiene validez legal completa. El documento es probatorio porque recoge las evidencias generadas durante el proceso.
  • Integridad. Asegura que el archivo no ha sufrido modificaciones entre el documento enviado y el recibido. Se realiza mediante un sellado de tiempos, OTS, mediante el cual, la entidad posee la prueba  para  verificar que el contenido del fichero se mantiene sin modificaciones desde el momento en que se creó el sello de tiempo.
  • Seguridad. Al crear el trámite y enviarlo, se guarda una copia cifrada que se almacena en blockchain. Por lo que dejamos a un lado los documentos en papel que ocupan espacio y son menos seguros.

Cómo integrarlo en tu empresa

En definitiva, el servicio de entrega electrónica certificada digitaliza supone una alternativa al burofax, abaratando más de un 80% de los costes de envío y agilizando el proceso. Esta viene integrada en nuestro software de RRHH que digitaliza la herramienta, además de otros procesos como el control horario. Puedes concertar una demo y te explicaremos en detalle la funcionalidad, además de poder probarla durante 15 días de forma gratuita.

Sobre el autor

Tamara Vargas

Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.

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