¿Qué es y para qué se usan los flujos de trabajo?

¿Qué es y para qué se usan los flujos de trabajo?

Si has buscado por la web formas de mejorar tu productividad laboral y organizar tus tareas seguro que te has encontrado con este término. Los flujos de trabajo ayudan a organizar tus labores y evitar posibles olvidos que dificulten la realización de las tareas. Suena bien, pero su funcionamiento es aún mejor. Para que sepas qué es un flujo de trabajo y obtengas el máximo potencial hemos elaborado este artículo. Toma nota para empezar a ponerlo en práctica cuanto antes, tanto a nivel personal como en los equipos de trabajo.

¿En qué consisten los flujos de trabajo?

Los flujos de trabajo, también conocidos como workflows, están formados por un conjunto de procesos que involucran el principio y el final del trabajo a realizar. En definitiva, es el método que tú mismo estableces para lograr terminar sus tareas.

Seguramente en tu vida diaria aplicas diversos flujos de trabajo sin darte ni cuenta para optimizar labores, como aprovechar a bajar la basura cuando sales de casa por la mañana. Como vemos, son procesos de optimización sencillos pero que, si sabemos aplicarlos bien al trabajo, pueden ayudarnos a ahorrar tiempo y agilizar las tareas.

¿Y qué obtenemos realizando estos flujos de trabajo? Pues muy fácil, una optimización de las tareas y procesos que nos permitirá ser más eficientes y productivos y sacar nuestras labores en una menor cantidad de tiempo.

Flujos de trabajo laborales

Aterrizando más cómo podemos llevar estos flujos de trabajo al terreno laboral, debemos tener en cuenta distintas cuestiones. Aplicar los flujos de trabajo en nuestra empresa consistirá en automatizar nuestra secuencia de acciones (o la de nuestro equipo) utilizadas para ejecutar un proceso.

De esta forma, mediante el flujo de trabajo podemos conectar a todos los empleados de la empresa con los procesos de la misma, siguiendo el orden adecuado y mejorando la comunicación interna.

Si queremos realizar un flujo de trabajo en la empresa debemos tener en cuenta que los empleados deben cumplir distintas normas e indicaciones para regular la consecución de sus labores. Para llevar a cabo este workflow lo más sencillo es emplear herramientas tecnológicas que nos ayuden a automatizar tareas y hacer realmente efectivo el proceso. Por lo tanto, la transformación digital de las empresas se hace inevitable para implementar dichos procesos de forma correcta.

Elabora tu propio flujo de trabajo

Además, deberemos realizar una serie de pasos para asegurarnos del éxito de nuestro workflow:

  • Ten en preparados los elementos básicos del workflow. Con ello nos referimos a que disponemos del personal y material necesario, los pasos a seguir y sus reglas están bien definidas junto con el empleado que lo llevará a cabo.
  • Define los objetivos a conseguir. Antes de poner en marcha el flujo de trabajo debemos saber exactamente qué buscamos lograr. Solo así podremos medir realmente los resultados obtenidos.
  • Diseña el flujo de trabajo. Esto dependerá de los objetivos que nos hayamos fijado. Pero por norma general evaluaremos tras ello las distintas alternativas de actuación y todas las posibles opciones y variantes que puedan surgir. Además deberemos ir determinando de qué forma vamos a medir los resultados para saber si hemos cumplido con nuestro propósito.
  • Implementación del workflow. Una vez diseñado y teniendo en cuenta todo lo necesario, podemos hacer un test para cerciorarnos de que todo está correcto. Así podremos aplicar cambios al diseño realizado
  • Medición de los resultados. Con el método que previamente hayamos establecido en la fase de diseño, examinaremos los resultados y lo compararemos con nuestros objetivos y expectativas.

Consejo clave para realizar el flujo de trabajo

Por último, queremos dar un consejo clave que deberías tener en cuenta incluso antes de elaborar el flujo de trabajo. Lo más habitual es que no salga perfecto los primeros flujos que realicemos. Y esto es lo más importante, solo mediante la prueba y error podremos ir mejorando cada vez más los pasos a seguir para poder mejorar aún más el proceso y obtener mejores resultados. Por ello recomendamos repetir los flujos de trabajo las veces necesarias sin pasar por alto ningún paso hasta dar con la tecla exacta que mejor nos funcione a nosotros o a nuestro equipo.

 

Sobre el autor

Tamara Vargas

Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.

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