Reduce costes en tu sistema de control de presencia

Reduce costes en tu sistema de control de presencia

Si no has oído hablar de control de presencia, es probable que hayas escuchado otros términos como «control horario», «control de trabajadores» o «registro laboral». Estos términos son muy sonados en el día a día de las empresas y, más específicamente, en sus departamentos de RRHH.  En este artículo explicaremos en qué consiste un sistema de control de presencia y qué debemos tener en cuenta si queremos reducir costes en la herramienta que implemente nuestra entidad.

En qué consiste el control de presencia

Con “control de presencia” nos referimos a un sistema que permite controlar y gestionar las horas trabajadas de los empleados. Para ello, el trabajador debe registrar sus horas de inicio y fin de la jornada laboral en el dispositivo que disponga su empresa para realizar esta labor.

Desde 2019 que entró en vigor la normativa de control horario, las empresas están obligadas a llevar un control de presencia de sus trabajadores. Para ello, deben proporcionar a sus empleados de un sistema de control de presencia eficaz con el que puedan registrar su jornada.

Existe un gran abanico de métodos de registro, cada uno con sus propias características. Muchas empresas llevan años empleando la misma solución de registro que no se adapta ni a la propia entidad ni a las características del mercado. Si este es el caso de tu empresa es posible que esté teniendo sobrecostes producidos por un sistema de control horario inadecuado, seguramente desfasado.

Métodos tradicionales de control horario

Los sistemas de control de presencia para registrar la jornada se han realizado de forma manual desde hace décadas. Mediante una hoja colocada en la entrada de la oficina, los empleados firmaban cada día a su llegada al trabajo y a su salida. Esto se convierte en un enorme papeleo a la hora de llevar un seguimiento del registro, además de errores humanos y poca información de la jornada laboral de los trabajadores.

Pero lo nombrado anteriormente no es cosa del pasado. Todavía son muchas las empresas que siguen llevando a cabo estos registros manuales sin dar paso a las ventajas de digitalizar el control horario.

Métodos actuales de para el registro de trabajadores

Los avances tecnológicos han modernizado los controles de presencia en las organizaciones. Ahora, los dispositivos empleados para registrar la jornada no se basan en papel y boli, sino que son herramientas avanzadas que aportan mayor eficiencia y resultados a la empresa.

Estos métodos de registro horario más novedosos hacen uso de aparatos como la tablet o el teléfono móvil. Dispositivos que no sufren averías como una máquina de fichar y no requieren invertir dinero en su instalación y tampoco en su mantenimiento, se actualizan automáticamente.

¿Representa tu sistema de registro un sobrecosto para tu empresa?

Como hemos mencionado anteriormente, es frecuente que los sistemas de registro tradicionales den lugar a errores. Estos fallos pueden ser una gran pérdida de tiempo en la gestión, llegando a suponer incluso multas ante una inspección de trabajo si no se ha cumplido correctamente con la normativa de registro horario.

Contar con un sistema no eficiente puede suponer una pérdida de productividad en la jornada laboral y, con ello, una serie de sobrecostes para la empresa. Detectar estas dificultades nos permitirá ahorrar este tiempo y dinero que podremos invertir en otras tareas más estratégicas.

Además, la implementación de sistemas de fichaje tales como el conocido reloj para fichar suponen unos costes que pueden ser contraproducentes. Con ello nos referimos, por un lado, al proceso de instalación, debido a que requiere obra y no da a lugar a posibles cambios de ubicación. Por otro lado, las largas colas para fichar o la incompatibilidad con el teletrabajo. Así mismo ocurre con los registros en papel y boli, una odisea para las gestiones de RRRHH.

En definitiva, si nuestro sistema de control horario no cumple con su labor de forma eficaz y no se adapta a todos los trabajadores de la empresa, debemos modificarlo. De no ser así conllevará una serie de sobrecostos para la empresa.

Cómo lograr un control de presencia más eficaz y barato

Si quieres asegurarte de contar con la solución adecuada, deberás buscar el sistema que mejor se adapte a las características de tu empresa y a sus cambios.

Cada vez son más empresas las que optan por plataformas de control horario basadas en la nube. Estos software de RRHH permiten tener un sistema siempre actualizado según la normativa y las distintas necesidades del sector.

Las funcionalidades que aportan estos sistemas al propio registro de horas nos aportará más información de nuestros trabajadores. Lo que se traducirá en una herramienta completa que automatiza las gestiones del departamento de recursos humanos y reduce costes para la empresa.

Sobre el autor

Tamara Vargas

Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.

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