Si eres del grupo que aún fichan con boli (y buena voluntad) esto te interesa. Porque el registro de horas en papel sigue siendo legal… pero con condiciones (y parece que por poco tiempo)

Y aunque aún no hay una ley cerrada que lo prohiba, todo apunta a que no aguantará mucho más. ¿Lo mejor? Entender cómo está la normativa hoy, que puede cambiar en 2025-2026 y que puedes hacer ya para estar un paso por delante.

¿Es legal el registro de jornada laboral en papel en 2025?

Sí. A día de hoy, el registro de jornada laboral en papel sigue siendo legal en España. La ley no obliga (todavía) a que el sistema sea digital. Pero (y aquí viene lo importante) sí exige una serie de condiciones que no se pueden tomar a la ligera.

¿Qué indica la ley actualmente?

• Lo que permite (y lo que exige) el Estatuto de los Trabajadores y el RD-Ley 8/2019
• Qué condiciones debe cumplir el papel para ser válido

La base legal actual está en el Artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, reforzado por el Real Decreto ley 8/2019, que establece que todas las empresas deben llevar un registro diario de la jornada laboral de cada persona trabajadora, con el objetivo de garantizar el control real del tiempo trabajado y evitar abusos.

Lo que dice la ley:

• El registro debe reflejar día a día las horas de inicio y fin de la jornada.
• Se debe conservar durante 4 años
• Debe estar disponible para:
  • Las personas trabajadoras
  • Su representación legal (si la hay)
  • Y la Inspección de Trabajo, en caso de revisión

Hasta aquí, nada prohíbe expresamente que el registro se haga en papel, con firmas a boli y todo el arte de la papelería, pero…

¿Cómo debe hacerse para que sea válido?

Aquí es donde la teoría se complica un poco en la práctica. Porque fichar en papel no es rellenar un documento cuando uno se acuerda ni firmar una hoja genérica al final del mes. Para que un registro en papel cumpla con la ley y aguante una inspección, debe:

• ✅ Estar firmado a diario por la persona trabajadora
• ✅ Mostrar fecha concreta, hora de entrada y salida (no vale “de 9 a 17” genérico)
• ✅ Estar archivado por orden, accesible y legible
• ✅ Mantenerse durante 4 años completos
• ✅ Permitir el acceso rápido a registros concretos (por persona, fecha, etc.)

Ejemplo: si llega una inspección y piden los fichajes de marzo de 2023 de 3 personas concretas, no puedes decir “los tengo en una caja en casa del gerente”. Tiene que aparecer de forma clara y rápida.

¿Y qué pasa si no lo haces bien?

Si el sistema en papel:

• Tiene firmas a boli pero no diarias
• Los turnos se firman por adelantado o al final del mes
• Se rellenan a mano por otra persona
• O directamente… no se conservan bien, 

NO CUMPLE LA LEY.

Y esto puede significar sanciones de entre  751€ y 7.500€ por infracción, según la gravedad. Y sí, cada incumplimiento puede contar como una infracción diferente.

Entonces… ¿Es legal? Sí. ¿Pero práctico?

Ahí es donde empiezan las dudas razonables.

Papel = legal, si se hace muy bien.

Pero pocas empresas lo hacen realmente bien. Y muchas no se dan cuenta hasta que les llega una inspección o una reclamación de horas.

Además, el Ministerio de Trabajo ya ha dejado claro que la digitalización será obligatoria a medio plazo, presionado por Europa y por sentencias del TJUE que exigen más control, trazabilidad e interoperabilidad de los registros. Todo apunta a 2026 como fecha clave para el cambio.

Resumen: ¿puedes seguir usando el papel? Sí, pero ojo…

Lo que sí sirve y lo que suele fallar en inspección

🟢Sí, si…

• Cada persona ficha y firma su jornada a diario
• El papel está ordenado, archivado y se conserva durante cuatro años
• Se puede mostrar de forma inmediata ante una inspección

🔴 No, si…

• Hay firmas generales o con lagunas
• El archivo no está completo o se ha extraviado
• Se manipulan horarios a posteriori
• No se distinguen entre horas ordinarias, extraordinarias y de disponibilidad

Si tu sistema en papel está más cerca de un “acto de fe” que de un registro regla… es hora de revisar.

¿Qué problemas suele dar el registro de jornada laboral en papel?

• Errores, manipulaciones, pérdidas, falta de trazabilidad, etc.
• Casos reales y ejemplos comunes que fallan en inspección: sentencias, malas prácticas comunes, lagunas

Aunque, como ya hemos comentado, técnicamente es legal, el registro de papel tiene una gran pega: en la práctica suele fallar. Y lo peor es que muchas veces las empresas no lo saben hasta que es demasiado tarde. Vamos a con concreto

1.- Errores humanos constantes

• La persona se olvida de firmar o lo hace “mañana por si acaso”
• Se apunta la hora aproximada
• No se registran pausas, horas extra o cambios reales en la jornada

Resultado: el documento dice una cosa, la realidad es otra, y en caso de conflicto… no hay forma de demostrarlo.

2.- Manipulaciones y “fichajes de confianza”

• Personas que fichan por otras (“ficha por mi, que llego tarde”)
• Registros completados a posteriori para “cubrir el expediente”
• Turnos firmados en bloque, al principio o al final del mes

Dato: todo esto ha sido motivo de sanción en inspecciones

Y en muchas sentencias se ha declarado el registro inválido porque no había garantía de autenticidad ni trazabilidad.

3.- Pérdidas y caos en la documentación

• Registros en papel guardados durante 4 años… ¿dónde?
• Archivos incompletos, hojas que se pierden, se mojan, se traspapela…
• No se puede encontrar lo que pide inspección en tiempo razonable

“Lo teníamos, pero alguien lo llevó a casa” no es excusa. Y si no lo presentas en el momento, la infracción cuenta como grave.

4.- Falta de trazabilidad = problemas con inspección

Las inspecciones buscan tres cosas básicas:

• Que los datos no puedann manipularse sin dejar rastro
• Que estén accesibles, filtrables y legibles
• Que se pueda saber quién fichó, cuando y desde dónde

Con el papel esto es un reto. No hay trazabilidad ni transparencia y eso juega en contra, especialmente con la futura normativa en camino (que exigirá trazabilidad digital y acceso remoto).

5.- Casos reales que han acabado en susto (o multa)

Caso 1: Hoja de firmas a final de mes

Inspección la declara inválida. El motivo: no garantiza la veracidad diaria. Multa de más de 1.800€.

Caso 2: Horarios “fijos” sin variación”

Aunque se trabaja con cambios y horas extra, la hoja siempre refleja el mismo horario. Sanción por registro ficticio y falta de detalle real.

Caso 3: Documentos ilegibles y sin firmas

El papel estaba, pero no se entendía. El inspector pidió soporte, pero no existía. Resultado: infracción grave por falta de accesibilidad.

En resumen: el papel es legal, pero no infalible.

Y cuando hay que demostrar algo (horas extra, conflictos, inspecciones), suele fallar justo cuando más lo necesitas.

¿Quieres evitarlo? Pasarte a digital es una inversión en tranquilidad.

¿Y si el registro de jornada laboral en papel deja de ser válido?

Como ya hemos dicho: no es ilegal, pero no le quedan muchas temporadas en antena.

Desde le Ministerio de Trabajo ya han dejado caer que el registro de jornada laboral en papel tiene los días contados y que el futuro pasa sí o sí por lo digital.

Y ahora la pregunta de oro ¿cuándo será obligatorio? Aún no está cerrado en el BOE, pero suena fuerte para 2026.

Y aquí hay dos caminos:

• Esperar a que lo cambien y correr a última hora
• O ir adelantando el camino, pillar sitio en el vagón digital y ganar en tranquilidad, tiempo y control desde ya

No es una obligación inmediata, pero sí una oportunidad para que tu gestión horaria no dependa de un archivador con el nombre escrito en rotulador.

Porque, hablemos con sinceridad: si ya cuesta cuadrar horarios en condiciones normales, imagínate cuando llegue una inspección y el papel no esté por ninguna parte.

Lo que se está planteando (pero no está aprobado, aún)

• Propuesta de prohibición en borradores de normativa
• Declaraciones  del Ministerios y presiones europeas
• Qué sabemos y qué no

La alarma no ha saltado del todo, pero ya está pitando.

Aunque el registro de jornada laboral en papel sigue siendo legal a día de hoy, todo apunta a que dejará de serlo más pronto que tarde. La inyección de prohibirlo no es una suposición nuestra ni un mal presentimiento de RRHH: lo ha dicho el Ministerio de Trabajo y ya hay borradores de normativa que lo dejan caer con bastante claridad:

¿Qué debería tener un sistema “a prueba de futuro”?

• Aunque el cambio no sea obligatorio aún, es recomendable ir preparándose.
• Lista de requisitos que ya se valoran como estándar: trazabilidad, autenticidad, acceso remoto…
• Enlace a: actualización ley registro horario obligatorio

A día de hoy, no hay una ley que prohiba el registro de jornada laboral en papel, pero si prestamos atención a lo que se está diciendo (en entrevistas, borradores, declaraciones y hasta entre líneas) parece claro que el papel tiene los días contados.

No es una prohibición cerrada, pero sí una tendencia clara: la digitalización del fichaje se está planteando como el nuevo estándar. ¿Por qué? Porque lo que se busca es:

• Mas trazabilidad
• Más seguridad jurídica
• Y más acceso inmediato en caso de inspección

¿Dónde se está hablando de esto?

• En declaraciones del Ministerio de Trabajo,como las de Secretario de Estado, se menciona que el fichaje debe permitir control remoto e inmediato, algo que el papel no permite
• En reuniones con sindicatos y patronal, se ha hablado de la necesidad de modernizar los sistemas de registro, especialmente tras el anuncios de la reducción de jornada
• En las recomendaciones europeas y sentencias del TJUE, se insiste en que los registros deben ser objetivos, fiables y accesibles en todo momento.

Todo esto  no es (todavía) una prohibición formal, pero sí una hoja de ruta que deja entreves por dónde irán los tiros en los próximos meses.

¿La conclusión?

No hace falta que rompas tus hojas de control aún, pero sí puedes empezar a pensar si tiene sentido seguir sosteniendo todo sobre papel… cuando ya existen soluciones más sólidas, auditables y adaptadas a lo que viene.

¿Es recomendable a largo plazo el registro de jornada laboral en papel? No mucho.

Sí, el registro de jornada laboral en papel es legal.  (FD)

Pero que algo sea legal no siempre significa que sea buena idea (como poner piña en la pizza o responder a un “¿todo bien?” con sinceridad). Si estás pensando a largo plazo, hay mejores formas de fichar que una hoja suelta y buena fe.

¿Cumples la ley? Sí ¿Llegas con tranquilidad a una inspección? Eso ya es otra historia.

• Si tienes una hoja firmada a diario con entrada y salida, la guardas 4 años, la enseñas si te lo piden… estás cumpliendo
• Pero cumplir no es lo mismo que estar preparado
• ¿Qué pasa si alguien reclama sus horas, si hay que revisar turnos antiguos o si algo no cuadra?
• El papel no avisa, no corrige errores, no genera informes. Solo está ahí en una carpeta (que a veces ni aparece)

El registro de la jornada laboral en papel cumple con la normativa por los pelos, si lo haces bien: hoja firmada con entradas y salidas, sin tachones, guardada durante años y accesible para inspección. Pero claro, eso es como decir que un walkie-talkie sigue funcionando en la era del WhatsApp. Legal, sí. Cómo, seguro y eficiente… pues no tanto.

Porque cumplir no es lo mismo que estar preparado (FD) 

¿Qué pasa si alguien reclama las horas de hace 7 meses y 12 días? ¿Y si hay que revisar un turno partido de marzo que no cuadra? ¿Y si alguien dice que fichó pero el papel no aparece? El papel ni avisa, ni corrige, ni genera informes. Solo existe… hasta que desaparece misteriosamente de la carpeta “Control horario FINAL BIEN V3”.

Y cuando llega una inspección, no hay margen para el “yo pensaba que sí estaba todo”. O tienes pruebas claras, o tienes un problema.

El papel cumple la ley, pero no te cubre las espaldas.

¿Y si llega una inspección? Vas a desear haber digitalizado antes

• Las inspecciones buscan trazabilidad, accesibilidad, clasificación y registros no manipulables
• ¿Lo puedes garantizar con papel? Técnicamente, sí. Pero en la práctica, todo son marrones:
  • Fichas firmadas “de memoria”
  • Datos que faltan
  • Informes imposibles de generar
  • Horas extra que se diluye como lágrimas en la lluvia.

El registro de jornada laboral en papel puede ser legal, pero si te toca una inspección, más te vale tener los nervios de acero y la carpeta bien ordenada (que casi nunca pasa). Porque no basta con tener algo firmado, hace falta demostrar que eso sirve como prueba real, trazable y válida.

Las inspecciones de trabajo no vienen a tomar café. Vienen a buscar:

• Trazabilidad: quién fichó, cuándo, desde dónde, y si eso tiene lógica

• Accesibilidad: que el registro esté disponible en ese momentos, sin excusas “de es que está en el almacén de Leganés”

• Clasificación clara: diferenciar horas ordinarias, extraordinarias y de disponibilidad
• No manipulabilidad: que no parezca que alguien ha rellenado 30 días del tirón con un mismo boli Bic azul.

¿Se puede garantizar todo eso con papel? Térnicamente sí. En la práctica… todo son problemas:

• Firmas fichadas de memoria por que a alguien se le olvidó y “bueno, ya firmo ahora todo el mes”
• Datos que faltan, porque la hoja desapareció, se manchó o directamente nunca existió
• Informes imposibles de generar cuando te piden un resumen de horas extra y tú solo tienes 300 hojas grapadas en una carpeta con post-it
• Horas extra que se diluyen como lágrimas en la lluvia y que luego nadie cobra, nadie controla, pero ahí están… o no.

En resumen, con papel cumples. Pero vas a vivir con el alma en vilo cada vez que alguien diga “ha llegado una carta de Inspección”. Y eso, sinceramente, no es plan.

Registro de jornada laboral en papel vs fichaje digital: ¿Qué conviene más hoy?

Hay debates eternos: tortilla con o sin cebolla, aire acondicionado a 22 o 25… y registro de jornada laboral en papel o fichaje digital. Pero mientras los primeros son cuestión de gustos, este último va más de sentido práctico (y de inspecciones, sanciones y dolores de cabeza evitables).

Así que si estás dudando entre seguir con el folio y el boli o pasarte al clic sin dramas, aquí te contamos lo que convine hoy (con pros, contras y cero rodeos)

¿Qué opciones existen ahora?

• Papel, Excel, sistemas mecánicos, fichaje digital, apps.
• Cuadro comparativo con pros y contras

Vale, pongamos todas las cartas (o fichajes) sobre la mesa. Porque a la hora de registrar la jornada laboral hay quien sigue con papel y boli, quien confía en su futuro legal a un Excel compartido, y quien ya se ha pasado al lado digital del a fuerza.

Te dejamos un cuadro comparativo sin filtros, para que veas qué opciones tienes y qué puede salir muy bien o muy mal

¿Conclusión rápida? puedes seguir usando papel… pero no te lo recomendamos. ¿Te conviene? Te lo contamos justo ahora.

¿Qué gana tu empresa si se adelanta al cambio?

• Ahorro de tiempo
• Menos errores, menos sustos
• Mejores datos para tomar decisiones
• Enlace: El futuro del control horario / Guía completa sobre la nueva ley de fichaje digital (lo mismo este lo tenemos que actualizar)

Adelantarse al cambio no es cosa de iluminados, es sentido común (y ganas de dormir con tranquilidad cuando llegue una inspección). Porque pasarse del registro de jornada en papel al fichaje digital es como dejar de usar faz para enviar memes: todo mejora. 

¿Qué ganas si te adelantas a los cambios?

1.- Ahorro de tiempo (real)

Olvídate de sumar horas a mano, revisar hojas que no aparecen o perseguir firmas como si fueran cromos de Panini. Con fichaje digital, todo se registra solo y se genera sin complicaciones.

Spoiler: se puede vivir sin Excels compartidos titulados “FINAL_def_V3_ahorasi”.

2.- Menos errores, menos sustos

El papel se pierde, el Excel se corrompe, la memoria humana falla. Un buen sistema digital te avisa si alguien se olvida de fichar, detecta solapamientos y te da pruebas si alguien dice “yo estuve aquí a las 9, lo juro”

3.- Mejores datos para tomar decisiones

No se trata solo de fichar. Se trata de saber cómo está funcionando tu equipo, que turnos están colapsados, quién acumula horas extra como si fuesen puntos del súper y qué cambios mejorarían la operativa. Un sistema bien montado te da eso y más.

Todo esto no es solo para cumplir la ley, es para respirar hondo, mejorar tu día a día y dejar de tener al control horario como enemigo.

¿Cómo pasar del registro de jornada laboral en papel al digital sin agobio?

Pasar del registro de jornada en papel al digital no tiene por qué ser una drama griego. No hace falta quemar el archivados, ni reunir a toda la plantilla en plan “gran cambio organizacional”. Con un poco de planificación y las herramientas adecuadas, puedes hacer el cambio sin agobios… y sin necesidad de un máster en transformación digital. Así que, vamos por partes. 

Lo que puedes valorar antes de cambiar

• ¿Tu plantilla es mixta? ¿Tienes personas en remoto? ¿Tienes turnos rotativos?
• Checklist para elegir bien

Antes de lanzarte al mundo del fichaje digital, párate un segundo y mírate en el espejo de tu empresa: ¿Cómo es vuestro día a día? ¿Qué tipo de plantilla tienes? ¿Dónde están tus principales dolores de cabeza? Y es que no todo el mundo necesita lo mimosa, pero sí que todo el mundo necesita dejar de sufrir con papeles volando en plena inspección.

Aquí va una checklist DEFINITIVA PARA DEJAR EL PAPEL (sin remordimientos):

• ¿Tienes personas que no trabajan en la oficina? Ya sea teletrabajo, trabajo en ruta o delegaciones, si hay alguien que no puede fichar físicamente todos los días, el papel ya no te sirve. Necesitas algo que viaje con tu equipo.

• ¿Te cuesta cuadrar horarios, turnos y descansos? Si hacer un cuadrante te lleva más tiempo que usarlo, y cada cambio implica rehacerlo todo… el papel te está frenando. Un sistema digital te permite ajustar sin caos.

• ¿Has tenido errores o dudas con las horas extra o ausencias? El papel no avisa. No detecta si se ha superado la jornada legal, ni si alguien ha fichado doble, si se se han olvidado. Un sistema digital sí (y te lo pone en la cara para que actúes a tiempo)

• ¿Puedes acceder fácilmente a los registros de los últimos 4 años? Por ley tienes que guardarlos ese tiempo. Si están en archivadores, en la sala de la fotocopiadora o “en la carpeta que tenía Lucas, pero ya no está”, no vas bien. En digital lo tienes en segundos.

• ¿Puedes demostrar que esos registros no han sido modificados? Una hoja firmada puede reescribirse. Un sistema digital guarda trazabilidad, con sellos de tiempo y usuarios. Es decir: pruebas reales si hay inspección o conflicto.

• ¿Tus registros están centralizados o desperdigados en 4 Excels y 8 carpetas? Si necesitas 20 minutos para encontrar un dato, no estás gestionando, estás sobreviviendo. El fichaje digital pone todo en su lugar y busca por ti.

• ¿Tienes que preparar informes para auditorías, inspecciones o dirección? ¿Cada vez que alguien pide “el reporte de horas extras de enero a mayo” te sale una cana nueva? Con fichaje digital los informes se generan solos en el formato que necesites.

• ¿Estás preparando la transición a la jornada de 37,5 horas? Cuadrar esa nueva jornada en papel es una receta para el desastre. Necesitarás flexibilidad, seguimiento y control en tiempo real.

• ¿Tienes problemas para controlar la puntualidad o los fichajes fuera de hora? El papel no detecta retrasos, ni fichajes desde casa si no toca. Una app con geolocalización, control de IP o alertas, sí.
• ¿Quiéres mejorar la gestión del tiempo, no solo cumplir con la ley? El papel cumple (a veces), pero no mejora nada. Si buscas eficiencia, visibilidad, reducción de errores y poder dedicarte a cosas que no sean revisar firmas… el fichaje digital es tu siguiente paso.

💡Conclusión rápida: si has dicho que sí al menos a 3, el papel ya se te ha quedado corto. Si has dicho que sí a más de 5… deberías estar pidiendo ya una demo (y si no, por lo menos respirando hondo y planeando dar el salto)

TramitApp: una alternativa (muy) preparada

• Registro individual
• Informes automáticos
• Trazabilidad
• Delegación de aprobaciones
• Vacaciones, ausencias y permisos
• Soporte humano
• Preparado para lo que venga

Sabemos que cambiar del registro de jornada laboral en papel a un sistema digital puede dar vértigo. Pero también sabemos que hay vértigos que merecen la pena (como cuando descubres que ya no tienes que hacer los cuadrantes a mano ni perseguir fichas firmadas por toda la oficina).

Con TramitApp no solo fichas. Controlas, automatizar y respiras. Estas son algunas de las cosas que vas a poner hacer sin perder la cabeza (ni los registros):

📌 Registro individual

Cada persona ficha desde su móvil, su ordenador o su tablet. Con geolocalización, restricciones por IP, aviso de fichajes olvidados… Lo que tú necesites. Pero sin firmas a boli ni hojas que se pierden misteriosamente.

📊 Informes automáticos

Nada de revisar hojas a mano. Con un par de clics puedes generar informes de horas trabajadas, extras, ausencias o lo que necesites. Y sí, están listos para inspección sin sudores fríos.

Trazabilidad total

¿Quién fichó? ¿Cuándo? ¿Desde dónde? ¿Con qué emoción? (vale, esa no). Pero todo lo demás sí. Así RRHH no se convierte en el buzón de todos los dramas

Vacaciones, ausencias y permisos

Todo el mundo sabe cuántos días le quedan, puede pedirlos desde la app y tú los apruebas (o no) desde tu panel (o le das esa responsabilidad a los responsables de equipo). Nada de correos perdidos con asunto “Urgente: necesito vacaciones YA”.

Soporte humano (de verdad) y una maravillosa IA (MAI)

Contamos con MAi (una IA) que te ayuda desde la app y también con un equipo de personas que te solucionan esos problemas del día a día: te responden, entienden tus dudas y no te sueltan un manual de 200 páginas. Si algo se tuerce, estamos.

Preparado para lo que venga

La ley cambia, los horarios también. Pero TramitApp va contigo. Está preparado para cumplir con la normativa actual y lo que venga en 2026 o cuando el Ministerio decida mover ficha.

El registro de horas en papel todavía es legal, pero ¿realmente te compensa seguir usándolo?

Si quieres evitar sorpresas, sanciones o estrés de última hora, TramitApp puede ayudarte a hacer la transición a un sistema que esté a tú altura.