El 12 de mayo de 2019 entró en vigor la nueva ley que obliga a las empresas a llevar el control horario de sus trabajadores.

La medida buscaba facilitar la revisión del cumplimiento de los horarios pactados en las empresas y trata de solucionar las dificultades que encontraban los inspectores de Trabajo para revisar el cumplimiento del registro horario. Sin embargo, la puesta en práctica de la medida ha provocado numerosas dudas a empresarios. Incluso el Ministerio de Trabajo se vio en la necesidad de publicar un criterio técnico que ayude a los Inspectores de Trabajo y Seguridad social.

Pero ¿para qué sirve la ley de control horario? ¿cuál es su objetivo? ¿quién tiene que fichar? En TramitApp queremos responder a todas tus dudas con este post.

Contexto

En el año 2017 las empresas vivieron un periodo de inestabilidad jurídica sobre la obligación de llevar un registro de horas trabajadas por sus empleados tras unas sentencias contradictorias de la Audiencia Nacional y el Tribunal Supremo.

En una primera sentencia la Audiencia Nacional entendía que la única forma fehaciente de llevar un control normativo sobre el horario de los trabajadores era mediante el registro de jornada. Con esta sentencia la Audiencia obligaba a Bankia a implementar un sistema de registro de la jornada diaria de su plantilla que permitiera comprobar el cumplimiento de los horarios pactados por convenio.

Sin embargo, el Tribunal Supremo, en una sentencia posterior y a favor de Bankia, contradecía a la Audiencia Nacional y dictaba que la tan sólo era obligatorio llevar un registro de jornada en el caso de los trabajadores a tiempo parcial. El alto tribunal instaba también al Ejecutivo a realizar una reforma legislativa que clarificara la obligación de llevar un registro horario.

En este contexto, el 8 de marzo de 2019 el Gobierno aprobó el Real Decreto-Ley que reformaba los artículos 4, 12, 34 y 35 del Estatuto de los Trabajadores. Una medida orientada a controlar el cumplimiento horario y registrar la información de una manera transparente.

Controlar las horas extras

Según un estudio publicado por el Instituto Nacional de Estadística (INE), durante 2018 en España se realizaron de media 6,5 millones de horas extras. De estas, más de la mitad, unos 3,6 millones, fueros horas extras no remuneradas y no cotizadas a la Seguridad Social.

Si tenemos en cuenta que las horas extras cotizan de la misma forma que las ordinarias, el Gobierno estima que durante ese año, la Seguridad Social dejó de ingresar cerca de 500 millones de euros. Estos datos son los que utilizó el Ejecutivo para justificar la urgencia de la publicación del Real Decreto-ley 8/2019 que obliga a las empresas a llevar un registro de la jornada laboral de sus trabajadores.

La Inspección de Trabajo y el Criterio Técnico

Con la entrada en vigor de la ley el 12 mayo de 2019 se multiplicaron las dudas de empresarios y trabajadores. Incluso los Inspectores de Trabajo, responsables de garantizar el cumplimiento de la ley, plantearon sus dudas ante los distintos casos con los que se encontraban. Esta situación llevó a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social a redactar un criterio técnico que clarifique y resuelva algunas de estas dudas.

Esta guía se ampara en la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) del 14 de mayo de 2019 (dos días después de la puesta en marcha de la ley en España) para insistir en la obligación general de que los empresarios “implanten un sistema de registro de jornada laboral objetivo, fiable y accesible”.

Pero ¿qué quiere decir que un sistema sea objetivo, fiable y accesible?

• Objetividad: el registro de jornada garantiza la veracidad de los datos y la seguridad de que estos no han sido modificados. En TramitApp hemos apostado por la tecnología para garantizar la objetividad de los datos obtenidos en el registro, así por ejemplo a través de la localización GPS o la detección de la IP.
• Fiabilidad: la Inspección de Trabajo insiste en que el registro debe hacerse mediante un sistema de registro objetivo, que garantice la fiabilidad, veracidad y la no alteración a posteriori de los datos.
  Dada la doble finalidad de la ley (facilitar el conocimiento de la jornada real realizada por los trabajadores y asegurar la compensación y cotización de las horas extraordinarias) la fiabilidad de los datos recogidos es uno de los puntos más importantes de esta guía. En TramitApp garantizamos la trazabilidad de todos los procesos de modo que cualquier modificación de un fichaje por parte del empresario o el trabajador quedará registrado.
• Accesible: la ley especifica que los datos del registro de jornada deben estar a disposición de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, pero también de los trabajadores y sus representantes legales. El criterio técnico añade que estos registros deben permanecer físicamente en el centro o ser accesibles desde este de forma inmediata.
  Aunque tener una hoja con el registro de horas de cada trabajador firmada sería válido para una inspección, la digitalización del registro horario permite ahorrar tiempo y garantiza en mayor medida disponer de los informes solicitados por un inspector. La herramienta de informes de TramitApp permite a los responsables de Recursos Humanos descargar, de forma inmediata, los registros de cada trabajador o informes desglosados de las horas planificadas y trabajadas.

¿Qué supone para las partes implicadas?

Para los empresarios el cumplimiento de la ley les permite (además de evitar sanciones) tener un mayor control de las horas realizadas por los empleados y evitar así el absentismo laboral. Además, la nueva medida les permitirá conocer las necesidades y el grado de eficiencia de su plantilla.

Para el empleado la nueva ley le garantiza disponer de una relación de las horas ordinarias y extraordinarias realizadas cada mes y el reconocimiento efectivo del número de horas trabajadas.

Además, el control horario puede ser una herramienta muy útil para mejorar la organización y controlar la productividad de la organización. El objetivo de la ley es garantizar que los empleados trabajen las horas que les corresponden, pero en esta gestión entran en juego otras variantes como los horarios específicos de cada trabajador o centro de trabajo, calendarios laborales, vacaciones, permisos documentados, jornadas extraordinarias…

TramitApp ofrece una visión completa de la organización. Los jefes de equipo y los responsables de recursos humanos pueden organizar el día a día de sus empleados gracias al cuadrante en el que queda registrada toda la información de vacaciones, bajas, horas fichadas… El control horario que las empresas necesitan, tanto a nivel interno, como a nivel jurídico.

GDPR y Control Horario

La Ley de Registro de Jornada ha puesto de nuevo sobre la mesa la importancia de la protección de datos en el ámbito laboral. Por su propia idiosincrasia las relaciones laborales constituyen una continua fuente de datos personales. Los trabajadores deben ser informados sobre el tratamiento de sus datos y tener acceso a ellos para solicitar modificaciones en caso de que no estén correctos.

Cuando un empleado accede por primera vez a TramitApp aparece un texto informándole sobre la ley de protección de datos. Además, en la plataforma (a través del móvil o de la web) los trabajadores pueden consultar la información personal que la empresa tiene de ellos y modificarla en caso de que fuera necesario.

En función del sistema implantado para controlar el registro de jornada, es posible que se incluyan diferentes datos personales de los trabajadores. Por ejemplo, en el caso de utilizar aplicaciones que registran la localización del empleado al iniciar o terminar su jornada, tenemos que estar seguros de que la aplicación utilizada cumple con todos los requisitos de protección de datos y la localización no interfiere en su derecho a la intimidad.

En el caso de sistemas que utilice datos biométricos (como el acceso por huella dactilar o el reconocimiento facial) hay que tener en cuenta que el Reglamento General de Protección de Datos incluyó los datos biométricos como una categoría de datos de especial protección y necesitan también el consentimiento del trabajador.

Dudas y preguntas frecuentes

Dadas las numerosas casuísticas de empresas y trabajadores la nueva normativa ha generado muchas dudas, desde TramitApp queremos ayudaros a resolverlas:

¿Cómo debe hacerse el registro horario?

La ley establece que el registro de jornada debe ser diario y que en él figure con claridad la hora de entrada y salida de los trabajadores. Insiste también en que no serán válidos ante una inspección los horarios, calendarios laborales o cuadrantes elaborados para determinados periodos.

¿Quién está obligado a fichar?

La inspección de trabajo deja claro que el registro de jornada no es una opción, sino que los empresarios están obligados a garantizar un sistema de fichaje a todos sus trabajadores realicen o no horas extras. En otras palabras, el control horario es obligatorio. Sin embargo, no todos los trabajadores están obligados a fichar, el personal de alta dirección, por ejemplo, está exento de cumplir esta normativa. Del mismo modo todos los trabajadores sujetos a convenios y circunstancias especiales porque ya existen otras leyes que les obligan a llevar un control horario.

También están exentos de la obligación de llevar el registro de jornada a los socios trabajadores de cooperativas y trabajadores autónomos.

¿Los trabajadores a tiempo parcial tienen que fichar?

Según el artículo 12.4.c del Estatuto de los Trabajadores los trabajadores a tiempo parcial ya estaban obligados a registrar su jornada. Junto con las nóminas la empresa está obligada a entregarles un registro de sus horas trabajadas.

El actual decreto-ley extiende la obligación de registrar la jornada laboral también a los trabajadores a tiempo completo.

¿Deben fichar los trabajadores cada pausa?

La ley establece que en el control de registro debe figurar la hora de entrada y salida y no exige expresamente el registro de las interrupciones o pausas que no tengan carácter de tiempo de trabajo efectivo.

Pero al tratarse de una norma de mínimos la guía desarrollada por la Inspección de Trabajo recomienda recurrir a la negociación colectiva y acuerdos de empresa para organizar la jornada de trabajo de forma que incluya las interrupciones o pausas que se consideren.

De este modo, no es estrictamente necesario registrar cada pausa pactada con los trabajadores o sus representantes (los ejemplos más típicos son la pausa de la comida, el almuerzo o descanso para el desayuno), siempre que el empresario pueda demostrar que existe un acuerdo sobre estas pausas. Pero al no existir acuerdo, no pueda demostrarse o se trate de pausas informarles (como puede ser por ejemplo salir a fumar o hacer una pequeña gestión) entonces la inspección no tendrá información para confirmar que esos descansos tuvieron lugar y presumirá que se trata de tiempo de trabajo efectivo.

Por todo ello, desde TramitApp aconsejamos a los empresarios que soliciten a sus trabajadores fichar en sus descansos para que la medición sea así lo más objetiva posible.

De hecho, en febrero de 2020 la Audiencia Nacional reconoció a la empresa Galp Energía España, que las pausas que hacen sus empleados para fumar o tomar café no eran tiempo real de trabajo y debían descontarse del tiempo de los fichajes. Esto planteaba una nueva duda sobre cómo descontar las pausas para fumar y el café de los fichajes.

¿Qué sistemas de fichaje puedo implementar en mi empresa?

La ley no impone un sistema de registro de jornada determinado, sólo indica que la empresa debe llegar a un acuerdo con los trabajadores. Sobre cómo organizarlo y documentarlo, indica que se buscarán los sistemas de fichaje que mejor se adapten a las necesidades de la compañía.

Están por un lado los medios más tradicionales como la hoja de papel o tabla de Excel Impresa y firmada con los registros de cada trabajador.

En este enlace puedes descargar una plantilla con la que registrar las horas de cada trabajador y dársela para que la firme cada mes.

Pero si lo que buscas es una solución moderna y sencilla y que sobre todo te facilite el trabajo día a día en TramitApp tenemos tres sistemas para el control horario que ofrecerte:

• A través de nuestra página web, las empresas pueden limitar la dirección IP desde la que fichan sus trabajadores para garantizar también la objetividad y fiabilidad de los datos. 
• A través del teléfono móvil: con sólo descargar una aplicación cada trabajador podrá fichar en su centro de trabajo a través de la geolocalización.
• A través de kiosko: Una tablet o teléfono móvil en la oficina donde puede fichar cada trabajador.

¿Es compatible fichar con la flexibilidad o el teletrabajo?

Con la entrada en vigor de la ley de control horario una de las principales dudas que surgieron entre trabajadores y departamentos de recursos humanos era cómo gestionar empleados que teletrabajan o si la nueva normativa acabaría con la flexibilidad horaria.

Aunque la norma señala que la obligación de garantizar el registro diario de la jornada existe “sin perjuicio de la flexibilidad horaria”, el problema se plantea en qué sistema de fichaje utilizar.

Lo cierto es que los sistemas tradicionales de control horario son incompatibles con los nuevos modelos laborales. Aplicaciones como TramitApp permiten flexibilizar, conciliar y teletrabajar y son las formas más sencilla de cumplir con la normativa.

El trabajador sólo necesita descargarse la app en su teléfono móvil y al fichar la aplicación registrará su geolocalización. Además, los horarios flexibles y la suma de horas trabajadas en el cuadrante es la mejor forma de controlar la jornada laboral sin perjuicio de la flexibilidad.

¿Qué pasa con las horas extras?

La nueva normativa busca acabar con las horas extraordinarias no remuneradas. Sin embargo, que se registren estas horas no significan que vayan a ser retribuidas por la empresa. La ley permite que se abonen o concedan descansos que sirvan de compensación.

Por su parte los trabajadores a tiempo parcial no pueden hacer horas extraordinarias. Si pueden hacer horas complementarias, aquellas pactadas por escrito entre el trabajador y el empresario para realizar más horas que la jornada ordinaria.

El número de horas complementarias de un trabajador a tiempo parcial no puede exceder el 30% de las ordinarias del contrato de trabajo. Este porcentaje puede ser ampliado por convenio colectivo hasta un máximo del 60% y el trabajador tiene derecho a conocer las horas complementarias que debe realizar con una antelación mínima de 3 días.

¿Durante cuánto tiempo se deben conservar los registros?

Según la ley, el registro de jornada es un deber para el empresario y deberá conservar los registros de jornada durante un periodo de cuatro años.

Además, toda la información de los trabajadores y los detalles del fichaje deben estar sometidos a la Ley Orgánica de Protección de Datos.

Ante una inspección ¿qué información pedirá un inspector de trabajo?

Un inspector solicitará el registro de las horas de entrada y salida de los trabajadores. Pero el mismo Criterio Técnico dice que esta medida de registro de jornada no constituye un fin en sí mismo, sino un instrumento para el cumplimento de la normativa. Es decir, la normativa busca el cumplimento de los horarios laborales y la compensación y cotización de las horas extras. Por ello, el Inspector podrá solicitar información adicional sobre la jornada y los turnos de los trabajadores en los casos donde considere que puede existir posibilidad de exceso de jornada no abonado o compensado

¿Qué sanciones hay?

Las sanciones por incumplir la normativa del registro de jornada pueden variar de los 60€ a los 6.250€. Si la cantidad es más baja o más alta lo determinarán los inspectores de trabajo en función del tamaño de la empresa o la facturación según la gravedad de la infracción:

Leve: de 60€ a 625€ por no informar de las principales condiciones laborales o por incumplir el proceso por el cual se debe informar.

Grave: Que en su grado mínimo pueden ser entre 626€ y 1.250€. En su grado Medio entre 1.251 € y 3.125€ y en su grado máximo entre 3.126€ y 6.250€.

Los inspectores se servirán de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Ley Lisos) para clasificar las infracciones en leves, graves o muy graves según la naturaleza del deber infringido y conforme a lo dispuesto en esta Ley.

Por otro lado, las irregularidades detectadas a través del registro de jornada podrán dar lugar a sanciones más graves. Así, por ejemplo, la Inspección procederá a levantar acta de liquidación en el caso de existir horas extraordinarias no cotizadas, con su correspondiente recargo del 20%.

Además de las horas extras no pagadas la Inspección busca acabar con las horas extraordinarias ilegales aunque estén siendo remuneradas. El Estatuto de los Trabajadores establece que las horas extras anuales de un trabajador no pueden exceder las 80 horas al año. Si existen, sin embargo, algunas excepciones como las destinadas a “prevenir o reparar siniestros y otros daños extraordinarios y urgentes”. En la práctica esas 80 horas pueden aumentar si son compensadas con tiempo de descanso en los cuatro meses siguientes a su realización.

¿Se están llevando a cabo ya inspecciones?

En los primeros meses de aplicación de la nueva ley, la Inspección de Trabajo se fijó en sectores donde históricamente ha habido más incumplimientos en materia de jornada. De este modo, durante el mes de junio de 2019 la Inspección de trabajo abrió diligencias sancionadoras por el registro de jornada en hostelería y talleres de coches, así como en empresas de logística y transporte.

Probablemente, para 2020 la Inspección de Trabajo había definido un plan estratégico y los Inspectores han abordado en los primeros meses una campaña específica de control del registro horario.

De cualquier modo, es de esperar que estas actuaciones se intensifiquen, con lo que el riesgo de sanción será mayor cuanto más tardemos en implementar una solución adecuada de registro de jornada.

Sobre el autor

Pilar Esteban

Apasionada por el marketing y la comunicación. Especialista en marketing digital.