Todo sobre el compliance o cumplimiento normativo en empresas

En el mundo empresarial, adentrándonos en el ámbito legal encontramos el concepto de compliance o cumplimiento normativo de las empresas. El compliance, por medio del compliance officer, ha tomado especial protagonismo en los últimos años para asegurar el cumplimiento normativo de las compañías.

¿Qué significa el compliance o cumplimiento normativo en las empresas?

El cumplimiento normativo, más conocido en inglés como compliance hace referencia a las normas que debe cumplir una empresa. Así, el compliance recoge los procedimienos y buenas prácticas que deben adoptarse para identificar y clasificar cuáles son los riesgos coporativos y legales a los que se enfrentan.

En el compliance o el cumplimiento normativo en las empresas se establecen también cuáles son los mecanismos internos que previenen, gestionan y controlan cómo se va a hacer frente a estas normativas.

Objetivos del cumplimiento normativo

La  finalidad del compliance es asegurar que la empresa cumple con todas las normativas vigentes y que está preparada para hacer frente a las nuevas que lleguen. Por lo que se busca adecuar la empresa a lo establecido y actualizarse conforme existan modificaciones o cambios en las normativas.

Así vemos que el compliance aporta seguridad y tranquilidad a la compañía. Si cuidamos el cumplimiento normativo de nuestra empresa no tendremos sorpresas al enfrentarnos a una inspección de trabajo. Por otro lado, estaremos transmitiendo una imagen de confianza organizacional que se transmitirá a la plantilla e, incluso, a los propios clientes.

No podemos olvidarnos de alinear los objetivos de la empresa con los del compliance. De esta forma se ocupará de regular los procesos y operaciones internas que se produzcan en la empresa adecuándolo a los estándares diseñados para garantizar el cumplimiento normativo.

¿Qué es el compliance laboral?

El compliance laboral es la parte del cumplimiento normativo que se ocupa de las obligaciones de la empresa con su plantilla. Nos ayuda a prevenir incumplimientos laborales mediante procedimientos y controles que podemos aplicar en nuestra actividad diaria.

Sus principales ámbitos son:

• Protección de datos de los trabajadores.
• Prevención de riesgos laborales.
• Igualdad y no discriminación, incluidos los planes de igualdad cuando correspondan.
• Registro de jornada.
• Códigos de conducta y canal de denuncias.

El registro de jornada es obligatorio para todas las empresas según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. No tenerlo constituye una infracción grave de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 euros. Por eso, debemos revisar qué ocurre cuando nuestros trabajadores olvidan fichar y corregir las incidencias.

La Ley 2/2023 obliga a las empresas de 50 o más trabajadores a disponer de un sistema interno de información. Debemos conocer los requisitos del canal de denuncias y garantizar la confidencialidad de las comunicaciones. Un software de canal de denuncias puede ayudarnos a organizar su recepción y seguimiento.

Como referencia para organizar la gestión del compliance podemos utilizar la ISO 37301:2021, que sustituyó a la antigua ISO 19600.

¿Qué riesgos corre una empresa sin compliance laboral?

Una empresa que descuida el compliance laboral se expone a consecuencias legales, económicas y de reputación por los incumplimientos que pueda cometer:

• Sanciones de la Inspección de Trabajo.
• Pérdidas económicas derivadas de sanciones y conflictos.
• Daño a la reputación ante la plantilla y los clientes.
• Despidos declarados nulos o improcedentes y otras decisiones laborales anuladas.

¿Quién se encarga del compliance en la empresa?

El compliance officer es el profesional responsable de vigilar el cumplimiento normativo de la empresa; en España, esta figura no es obligatoria con carácter general.

Esta figura puede estar formada por uno o varios profesionales, según el tamaño de la entidad. El compliance officer no solo debe estar al tanto de todos los cambios y modificaciones legislativas, también debe conocer las políticas internas de la empresa, códigos éticos y los compromisos externos.

Esta figura encargada del cumplimiento normativo tiene cierta autonomía dentro de la empresa para desarrollar las tareas precisas. No es una figura fácilmente sustituible ya que debe tener conocimiento de todas las leyes laborales que se relacionen con el sector y las actividades de la compañía. Debe conocer todos los procesos y procedimientos que se llevan a cabo en la empresa para poder coordinarlos y supervisar que se cumplen todas las normativas obligatorias para la empresa.

Para justificar que no se producen delitos en la compañía, el compliance officer debe ir generando pruebas que dejen constancia de que no existe ninguna omisión en el ámbito legal. Tampoco debe olvidar establecer controles internos en la compañía para asegurarse del cumplimiento y rectificar posibles errores o carencias.

En las estructuras grandes, el chief compliance officer es el máximo responsable de esta función. Cuenta con más autoridad e independencia operativa y financiera para supervisar los controles y coordinar las actuaciones de cumplimiento de las distintas áreas de la compañía.

El artículo 31 bis del Código Penal permite que una empresa quede exenta o vea atenuada su responsabilidad penal si tenía implantado un modelo de prevención eficaz y se cumplen los requisitos legales. La Circular 1/2016 de la Fiscalía General del Estado detalla cómo se valora esa eficacia. Por eso, debemos comprobar que las medidas funcionan en nuestra actividad diaria.

¿Qué herramientas usa el compliance officer?

El compliance officer utiliza herramientas para identificar riesgos, supervisar el cumplimiento y conservar pruebas de las actuaciones de la empresa:

• Cuadros de mando. Reúnen indicadores de cumplimiento y riesgo por área. Nos permiten detectar dónde debemos intervenir.
• Análisis de riesgos. Las matrices ayudan a ordenar los riesgos según su probabilidad e impacto. La ISO 31000:2018 aporta principios para su gestión.
• Sistemas de monitorización y alertas. Facilitan el seguimiento de los procesos y avisan de posibles incidencias que debemos revisar.
• Canal de denuncias. Permite comunicar posibles irregularidades y organizar su seguimiento con confidencialidad.
• Gestión de evidencias. Conserva pruebas de formaciones, entregas y comunicaciones. Las comunicaciones electrónicas certificadas ayudan a acreditar los envíos y su entrega.

3 tareas que debe asegurarse mediante el compliance

Podemos clasificar en 3 las tareas fundamentales del compliance que deben desarrollarse en todas las empresas, sean del sector que sean:

Prevención

En este apartado el compliance se dedica a identificar y evaluar los riesgos. Si queremos prevenir los delitos legales deberemos diseñar una serie de protocolos y procedimientos que ponga en marcha la empresa. Una vez identificados los riesgos, los responsables deberán tratarlos de forma que se asegure su resolución.

Concienciar a la plantilla

Sensibilizar a toda la organización de la importancia del cumplimiento normativo ayudará a que todos aporten su granito de arena. Esto lo podemos realizar desde la propia contratación y promoción de empleados. Además, podemos contar con un canal de denuncias, la llamada Directiva Whistleblower. Esto facilitará que todo trabajador pueda comunicar cualquier práctica.

Detección y reporte del cumplimiento

El compliance debe vigilar y controlar el cumplimiento normativo, reportar al órgano responsable e informa al Consejo de Administración de forma periódica. En este apartado también debe medir el desempeño del plan de compliance y saber cómo de debe ir actualizándolo y mejorándolo.

Resolución en caso de incumplimiento

Si se realiza algún tipo de incumplimiento normativo en la empresa, el compliance officer tiene como misión impedirlo, minimizar el error o compensar el impacto de las actuaciones indebidas.