Desde 2019, todas las empresas en España están obligadas por ley a registrar la jornada laboral de sus empleados, incluyendo de forma objetiva la hora de entrada y de salida. El objetivo es claro: tener un control real de las horas extra y complementarias.
Sin embargo, el cómo se hace este registro es donde muchas empresas están asumiendo riesgos innecesarios.
Libertad de elección de sistema y obligación legal del registro de jornada
La normativa actual permite a las compañías elegir el método que mejor les convenga: desde aplicaciones móviles y tarjetas de proximidad hasta los métodos más tradicionales (y menos recomendados) como el pdf o el Excel.
Lo que no es una opción es no cumplir. Las empresas deben poner a disposición de los trabajadores, ya sea en la oficina o en remoto, una herramienta óptima para el fichaje.
Riesgos del uso de Excel en el registro horario: legal pero vulnerable
Es cierto: a día de hoy, el registro en papel o en un Excel editable sigue siendo legal, pero está en el punto de mira de la Inspección de Trabajo. ¿Por qué? Principalmente por 3 razones:
Falta de objetividad en las plantillas editables
Son sistemas fácilmente manipulables donde las horas pueden anotarse "a deshora" o modificarse a posteriori sin dejar rastro.
Nula trazabilidad de los datos en archivos locales
La ley exige que el sistema sea fiable y objetivo. Un archivo que cualquiera puede editar no garantiza quién puso qué dato y cuándo.
Dificultades en la gestión y archivo de registros durante 4 años
El almacenamiento de estos datos debe ser de 4 años. Gestionar miles de papeles o archivos locales suele derivar en pérdidas de información y falta de seguridad en los servidores.
La Inspección de Trabajo: ¿Informe en segundos o "maleta" de papeles?
Aquí es donde se decide la tranquilidad de tu departamento de RRHH. Ante una inspección, la diferencia es abismal:
Con un sistema digital especializado como TramitApp: Sacas un informe profesional, filtrado por fechas y empleados, en apenas unos segundos. La inspección ve un sistema transparente y tú vuelves a tus tareas.
Con el método "vintage": Si tu sistema de registro es una carpeta en la nube sin control de versiones, un Excel casero o, peor aún, una maleta llena de papeles sueltos, prepárate para una conversación larga y tensa con el inspector.
La Inspección considera estos métodos poco ágiles y propensos al fraude. De hecho, el Gobierno ya ha mostrado su intención de hacer que el registro digital sea obligatorio y accesible en tiempo real para la Inspección en un futuro muy cercano.
Consecuencias y multas por irregularidades en el control horario
Utilizar Excel no solo es un proceso engorroso que no aporta valor; también puede salir muy caro. Las multas por irregularidades en el control horario o impagos de horas no registradas pueden oscilar entre los 70€ y los 225.018€ en los casos más graves.
Dar el salto a un software de RRHH no solo te quita "quebraderos de cabeza" legales. Te permite:
- Calcular automáticamente las horas de trabajo.
- Facilitar el fichaje en remoto vía móvil.
- Vincular las horas con la gestión de ausencias, vacaciones y nóminas.
Protege tu empresa y da el salto al registro digital
Mantener el control horario en un Excel o en papel ha dejado de ser una estrategia segura para las empresas en España. Aunque actualmente estos métodos sigan siendo legales, su falta de objetividad y trazabilidad sitúan a las compañías en una posición vulnerable ante la Inspección de Trabajo.
La transición hacia un sistema digital especializado no es solo una cuestión de evitar sanciones; es una inversión en agilidad que permite gestionar informes en segundos y vincular la jornada con ausencias y nóminas de forma automática. Con la futura obligatoriedad del registro digital en tiempo real cada vez más cerca, evolucionar hacia herramientas óptimas es el único camino para garantizar la transparencia y la paz mental de tu departamento de RRHH.
