Desde que en 2019 se implantó la Ley de control de presencia, el registro de jornada pasó a ser una obligación para los trabajadores y la empresa. Una de las soluciones más demandadas para llevarlo a cabo es realizarlo mediante una App de control horario. Entre las diferentes opciones que ofrece el mercado, poder sacar el móvil y fichar en cuestión de segundos se convierte en la solución más cómoda.

Los imprescindibles en una app de control horario

Como no todas las aplicaciones de control horario son iguales, vamos a hacer una lista de aquellas funciones que no deberían faltar. De esta forma sacaremos el máximo provecho y merecerá la pena optar por esta herramienta digital en nuestra empresa.

Fichajes geolocalizados

Con solo tener la app en el teléfono, el empleado registra su jornada con geolocalización por GPS. Así, se puede saber la ubicación desde la que ficha cada miembro de la plantilla. Geolocalizar los fichajes es especialmente útil para aquellos trabajadores que no suelen operar desde la oficina, como comerciales o transportistas.
Otra de las posibilidades que permite es delimitar los lugares de fichaje. Así, el usuario solo puede utilizar la app si está en determinadas ubicaciones, como puede ser que solo fiche desde la oficina. De esta manera disminuye la posibilidad de fraude.

Recibir notificaciones en la app al olvidar realizar el fichaje

Olvidar el registro de jornada es uno de los problemas más frecuentes en el día a día de las empresas. Ya hemos hablado de qué ocurre cuando los trabajadores olvidan fichar, siendo el sistema de alertas la mejor opción para paliarlo. Si la app dispone de este sistema, el trabajador recibe una notificación en su móvil cuando olvida fichar. Esto se produce tanto en el comienzo como el fin de su jornada y teniendo en cuenta sus horarios habituales de trabajo.

Gracias a esta función, tanto los empresarios como los empleados se sienten mucho más tranquilos de poder cumplir con el control horario y no temer por faltas de registros ante una inspección de trabajo.

Posibilidad de registrar pausas y descansos

Para poder realizar una medición objetiva del tiempo de trabajo y de la productividad de los empleados, es importante que estos puedan anotar también sus pausas y/o descansos. Al ser la app un sistema tanto sencillo como accesible, con solo pulsar “play” o “stop” puede permitir registrar ya sea el inicio/fin de jornada como las pausas o descansos.

Aunque el registro de pausas no esté detallado en la ley, todo dependerá de lo que haya establecido la empresa sobre qué tiempos se consideran efectivos de trabajo.

Contabilizar las horas trabajadas y horas extra

Que la aplicación móvil disponga de un contabilizador de horas trabajadas resulta muy beneficioso para el trabajador. El usuario puede ver el cómputo total de horas de su jornada de forma diaria, semanal, mensual o incluso anual. Este registro objetivo le permite tramitar y gestionar mejor sus horas con el departamento de RRHH.

Comprobar quién ha fichado

Otra funcionalidad que debería incluir tu app de control horario es la de saber quién está trabajando en cada momento. Gracias a ello el responsable puede comprobar qué trabajadores han fichado, en qué localización y para qué proyecto. De esta manera evitaremos molestar a empleados que se encuentren en un descanso o de día libre y podremos focalizarnos en los que estén disponibles.

Nuestra app de control horario posee todas las funcionalidades descritas, también incluidas en el control horario por web, pudiendo combinarse. Si quieres conocer más de nuestra herramienta de control horario y sobre cómo ponerla en marcha en tu empresa, solicita una demo con nosotros. Te guiaremos en su uso y podrás disfrutar de todas sus posibilidades durante 15 días de forma gratuita y sin compromiso.

Ventajas de una app de control horario frente a otros sistemas

Existen muchos sistemas de control horario en las empresas. Lo más habitual es que se utilice un dispositivo físico tipo lector de tarjeta o lector de huella dactilar, o que se utilice un software específico en el que puedes registrar el control de jornada en una web. Lo que es menos habitual es que las empresas dispongan de una app de control horario.

Lo primero de todo, debemos ser conscientes de las diferencias entre una web y una aplicación móvil. Por supuesto que a través del móvil puedes acceder a una web para fichar, pero no ofrece ni de lejos las mismas posibilidades, las mismas experiencias y las mismas funcionalidades que una aplicación desarrollada específicamente. Crear un software para un móvil no es igual que crear un software para un ordenador. Seguro que si a tu coche le pones ruedas de moto puede seguir funcionando, pero quizás no sea la mejor idea.

¿Qué nos puede ofrecer una app de control horario que no nos puede ofrecer otro método de registro de jornada?

Poder fichar desde cualquier lugar

La deslocalización es uno de los factores que más destacan de estas apps de control horario. Un móvil puede conectarse a internet prácticamente desde cualquier lugar, por lo que es posible fichar desde cualquier lugar. Esto es especialmente útil para registrar la jornada en el sector de la construcción, en agricultura o para departamentos comerciales. Estos trabajadores tienen la particularidad de que hoy están en un lugar y mañana en otro diferente. Muchos clientes que tienen este perfil de trabajadores se han pasado a nuestra app de control horario.

Posibilidad de saber desde dónde fichan los empleados

Gracias a las app de control horario podemos saber no solo en qué sede de la empresa están o si hoy están haciendo una sustitución en una tienda diferente a la habitual, sino que sirve también para cosas mucho más precisas. ¿De verdad estaba tu comercial en la sede del cliente cuando ha comenzado su jornada laboral? ¿Y cuando terminó, seguía allí o estaba en su casa? ¿Estaba el trabajador en la obra cuando fichó de entrada o todavía estaba en el coche?

Poder limitar los lugares de fichaje

Se puede habilitar la opción de que un trabajador solo pueda utilizar la aplicación de control de horario si está en determinadas ubicaciones, disminuyendo la posibilidad de fraude. Esta práctica se conoce como «fencing», y permite mejorar el uso que los trabajadores hacen de las herramientas de registro de jornada. Es muy utilizado por empresas de mantenimiento por ejemplo o, de nuevo, el el sector de la construcción.

Emplear la cámara del propio móvil para las tramitaciones

La forma en la que se utilizan las cámaras en los móviles es mucho más versátil y extensivo que el uso de la cámara en el ordenador. Nuestra app de control horario, mediante el control de vacaciones y ausencias, saca todo el partido a esta característica, y permite hacer fotos a certificados médicos, justificante de hospitalización de un familiar y, en definitiva, de toda la documentación necesaria para tramitar bajas y ausencias justificadas.

Sobre el autor

Tamara Vargas

Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.