Automatizamos la inclusión de gastos, dietas y kilometraje en las nóminas. Te aseguramos que ningún detalle queda fuera.
En TramitApp estamos acreditados por las autoridades fiscales y conformes con la ISO 27001. Garantizamos la integridad y confidencialidad de tus datos, para que no tengas que preocuparte de la seguridad.
Preguntas frecuentes sobre gastos de representación
¿Cómo controlar los gastos de una empresa en tiempo real?
Un software de control de gastos centraliza tickets, facturas, dietas y kilometraje de los empleados en una sola plataforma, con validación del responsable y visibilidad inmediata por departamento, proyecto o centro de coste. El flujo digital sustituye a la hoja de Excel y al papel, elimina duplicados y permite cerrar el periodo sin reintroducir datos en contabilidad. Las capacidades habituales son:
Captura del ticket desde el móvil con lectura OCR y adjunto automático al expediente.
Clasificación por categoría (dieta, alojamiento, kilometraje, representación) y asignación a proyecto o centro de coste.
Aprobación jerárquica con política de gastos configurable por rol y tope por concepto.
Integración con A3 y Sage para volcar reembolsos a nómina sin doble entrada.
Reporting en tiempo real por empleado, departamento o periodo, exportable a Excel y PDF.
TramitApp cubre este flujo completo con servidores en la UE conforme al RGPD y trazabilidad de cada validación para auditoría interna.
¿Se integra el control de gastos con A3 y Sage para pasar los reembolsos a nómina?
Sí. Los sistemas de control de gastos profesionales se conectan con los programas de nómina y contabilidad más usados en España para evitar la doble introducción manual de los reembolsos validados. La integración funciona a nivel de importe ya aprobado: dietas, kilometraje y gastos varios pasan del expediente del empleado al recibo de la nómina del mes correspondiente con el concepto y la categoría fiscal adecuados. TramitApp dispone de integración nativa con A3 y Sage y vuelca los importes validados, junto con las horas extras y ausencias ya aprobadas, para que el departamento de nómina cierre el periodo sin cruzar hojas de Excel. El proceso mantiene la trazabilidad completa: cada gasto guarda el ticket original, quién lo aprobó, cuándo y con qué política, requisito imprescindible ante una inspección fiscal o laboral y para cumplir los 4 años de conservación exigidos por la normativa. La política de gastos se configura una sola vez y se aplica por rol y centro de coste, sin intervención manual en cada cierre.
¿Qué requisitos debe cumplir un ticket o factura para justificar un gasto de empresa?
Para que un gasto se admita internamente y pueda deducirse fiscalmente, el justificante debe reunir varios requisitos formales exigidos por la normativa tributaria y por la política interna de la compañía. Un ticket simple vale únicamente para importes bajos, mientras que los gastos de cierta cuantía o deducibles requieren factura completa con NIF del pagador, concepto detallado, base imponible y cuota de IVA. Además, la vinculación del gasto con la actividad laboral debe quedar reflejada: motivo del desplazamiento, comensales en una comida de trabajo o proyecto al que se imputa la compra. Conservar el justificante durante 4 años es obligatorio según la Ley General Tributaria, plazo que coincide con el exigido por la normativa laboral para otros registros. En la práctica, digitalizar el ticket con valor probatorio mediante un software homologado permite desechar el papel sin perder validez ante Hacienda. TramitApp incorpora captura digital con OCR, clasificación automática por categoría, aprobación por política y volcado a nómina, con servidores en la UE conforme al RGPD y registro inmodificable de cada validación.
La experiencia de nuestros clientes ✨
Nos hemos sentido muy acompañados en todo momento por TramitApp. Desde el inicio nos han ayudado a adaptar la herramienta a nuestras necesidades y a ir solventando nuestras dudas.
Pilar Caramés
Directora de Admin. en Gestión de Personas ,Bankinter
TramitApp ha supuesto una auténtica revolución en la compañía. Agilidad, inmediatez, ahorro de tiempo, reducción de costes, impulso a la comunicación corporativa…son tantos los beneficios que ¡es difícil no recomendarlo!
Marta Puente Carrasco
directora de RRHH,Clínica Baviera
Herramienta de uso sencillo totalmente adaptable a las particularidades de nuestra entidad. Servicio de atención inmediato y eficaz.
Patricia Cordo
Coordinadora Administrativa-Financiera,Fundación Infantil Ronald McDonald
Solicita una demo gratuita y ten los gastos de tu empresa siempre bajo control 🚀
