Centraliza tus documentos con el gestor documental para empresas
El gestor documental de TramitApp reúne en la nube los documentos de la empresa y de cada empleado, para que RRHH los tenga ordenados y decida quién ve cada carpeta. Y la aceptación del RGPD de cada empleado queda registrada con evidencia.
Desde 3 € por empleado al mes, sin permanencia.
¿Cómo centraliza tu gestor de documentos y controla el acceso?
Gestión de documentación centralizada, siempre disponible
Toda la documentación de tu empresa está almacenada y ordenada en una plataforma documental en la nube, lista para ser consultada en cualquier momento. Un perfil único de empresa reúne los documentos relevantes, como las políticas de la empresa, los calendarios y la documentación normativa, y la documentación de cada empleado queda organizada en su ficha.
Forma parte del software de recursos humanos de TramitApp, junto con la firma electrónica avanzada y el email certificado: lo que se firma o se entrega con acuse queda guardado en la ficha del empleado.
Encuentra tus documentos y anticipa sus vencimientos
Una formación de PRL a punto de caducar no debería pillarte por sorpresa. Configura con cuántos días de antelación avisar del vencimiento de documentos de PRL y formación, y a qué buzones de correo: también tienes un widget en el panel de inicio. Busca por nombre o tipo y sube o descarga documentos individualmente o en lote. Partes de más de 170 tipos de documento laboral, como contrato firmado, DNI o modelo 145, y puedes definir los propios de tu empresa.
Acceso personalizado y controlado a cada documento
Cada empleado tiene un acceso seguro a su propia documentación laboral, como contratos, nóminas y justificantes, desde cualquier lugar. Tú decides quién ve qué: la visibilidad de cada carpeta (documentos de empresa, personales, nóminas, PRL y formación) se configura por separado.
¿Qué seguridad y control del RGPD ofrece en la nube?
Datos cifrados y alojados de forma segura en la nube
Cada documento se cifra antes de guardarse, y TramitApp está certificada en ISO 27001. Tienes todos los documentos importantes disponibles 24/7 desde cualquier dispositivo, también desde el móvil, y ordenados para encontrarlos rápido.
Registra la aceptación del RGPD y limita quién ve cada documento
Cada empleado acepta la política de protección de datos (RGPD) y queda la evidencia: fecha, hora, dispositivo e IP, con un informe descargable. Y con el control de permisos eliges qué perfil puede consultar qué información.
¿Los documentos de tu plantilla siguen repartidos entre carpetas compartidas y papel? Pide una demo y te enseñamos a centralizarlos
Pide una demoFirma documentos online con sello de tiempo cualificado
Firma desde cualquier lugar
Ahorra tiempo de desplazamiento a la oficina para firmar documentos físicos. Podéis firmar cualquier documento desde ordenador o móvil.
Envía documentos y sigue cada entrega
¿Tienes que enviar un documento a todo un equipo? Elige destinatarios por equipo, colectivo o centro, o pega correos desde Excel, y selecciona entrega simple, firma o email certificado. Reutiliza plantillas con campos y zonas de firma definidos: nombre y DNI se rellenan con los datos guardados. Consulta el resumen de entregados y pendientes y envía recordatorios de firma. Cada documento firmado o entregado queda guardado en la ficha del empleado.
Con evidencias de cada firma
Cada documento firmado lleva sellado PAdES, sello de tiempo cualificado y un certificado con el hash y las evidencias de IP, dispositivo y fecha.
Preguntas frecuentes sobre gestor documental
¿Qué documentos de RRHH puede centralizar un gestor documental de empresa?
Toda la documentación laboral de cada empleado: contratos y anexos firmados electrónicamente, nóminas, partes de IT, bajas médicas y permisos justificados, documentación de PRL (entrega de EPIs, evaluaciones de riesgos y formación), certificados y titulaciones, y las comunicaciones entregadas con certificación electrónica. TramitApp la ordena por empleado y por tipo de documento, avisa antes de que caduque un documento de PRL o de formación y guarda cada fichero cifrado en reposo. La empresa tiene además su propio repositorio documental para políticas, calendarios y normativa.
¿Cómo se controla quién accede a cada documento en el gestor documental?
Con permisos por perfil y por carpeta. El empleado solo ve su propia documentación en el portal del empleado (nóminas, contratos y comunicaciones recibidas) y el administrador de RRHH tiene visibilidad completa. La visibilidad de cada carpeta (documentos de empresa, personales, nóminas, PRL y formación) se configura por separado, así que decides qué perfil consulta cada expediente. Es lo que pide el RGPD a un gestor documental que maneja datos de empleados: que cada persona acceda solo a la información estrictamente necesaria.
¿Es seguro gestionar la documentación en la nube frente a un servidor propio?
Sí, siempre que el proveedor proteja los datos tanto o más que tu propio servidor. Con TramitApp no tienes que mantener ni asegurar un servidor: cada documento se cifra antes de guardarse y TramitApp tiene la certificación ISO 27001, que asegura la confidencialidad y la integridad de la información y de los sistemas que la procesan. Además, decides quién ve cada carpeta, y tus empleados consultan sus documentos desde cualquier lugar sin depender de carpetas compartidas.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos laborales de un empleado?
La conservación de documentos laborales se rige por varias normas y el plazo depende del tipo de documento. El registro horario diario debe guardarse al menos 4 años según el RD-ley 8/2019, accesible para empleados, representantes legales e Inspección de Trabajo. Los contratos, nóminas, boletines de cotización y partes de IT se conservan también durante 4 años conforme a la normativa de Seguridad Social y a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. La documentación de prevención (Ley 31/1995) debe mantenerse mientras dure la relación laboral y varios años después; los planes de igualdad (RD 901/2020) y los registros retributivos (RD 902/2020) siguen un criterio equivalente para poder acreditar su cumplimiento ante una auditoría salarial. En TramitApp esta documentación se guarda cifrada en reposo, con todo el historial disponible, y puedes descargarla de forma individual o en lote para aportarla ante la autoridad competente cuando se requiera.
La experiencia de nuestros clientes
TramitApp es la herramienta que todo departamento de RRHH debiera tener. Es fiable, fácil e intuitiva. Dispones en una sola aplicación de toda la información digitalizada, con la trazabilidad de quien ha hecho qué, cuándo y cómo se ha comunicado, algo imprescindible para una empresa del siglo XXI.
Las herramientas de TramitApp son un must para nuestra gestión del día a día, y el equipo humano que hay detrás trabajando para el cliente es el valor diferencial.
TramitApp nos ayudó muchísimo en la integración de todos los datos, que era la parte más compleja para nosotros. Siempre han estado ahí cuando hemos necesitado ayuda, resolviendo dudas y enseñándonos a usar la aplicación.
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