La AEPD limita el uso de control biométrico, haciendo del fichaje por QR una opción ideal para empresas que buscan alternativas legales y eficientes. El fichaje QR cuenta con una menor tasa de fallos en la identificación en comparación con los biométricos, que pueden verse afectados por factores físicos.
El fichaje por QR sustituye al reloj físico por un código impreso o mostrado en pantalla que cada empleado escanea con el móvil al entrar, salir o pausar la jornada. Cumple el RD-ley 8/2019 siempre que el registro quede consolidado de forma inmodificable en un servidor de la empresa con sello de tiempo. El flujo habitual es:
La empresa genera un QR por centro, puesto o mostrador desde el panel de RRHH.
El empleado escanea el código con la app móvil o con la cámara del teléfono.
El sistema registra la acción (entrada, salida, pausa) con fecha, hora y geolocalización opcional del instante.
El fichaje queda volcado automáticamente al panel de control horario y al expediente digital del empleado.
Los responsables consultan, exportan o auditan los registros desde el mismo panel.
Con TramitApp el QR convive con app, web, WhatsApp, huella y kiosko físico, y los registros se conservan 4 años en servidores en la UE conforme al RGPD.
¿Se puede usar el fichaje por QR en varias sedes o mostradores?
Sí, el fichaje por QR encaja bien con empresas multicentro, mostradores de atención al público y equipos rotativos porque basta con imprimir un QR distinto por sede o puesto y asociarlo a una ubicación en el panel. Cada escaneo queda ligado al centro concreto, lo que permite cuadrar horas, turnos y descansos por emplazamiento sin necesidad de hardware específico. Para ser compatible con el RD-ley 8/2019 el sistema debe diferenciar entre trabajador y centro, mantener el registro inmodificable y estar accesible a la Inspección de Trabajo durante 4 años. Con TramitApp cada sede genera su propio QR vinculado al cuadrante y al responsable, y el panel unifica los fichajes para comparar asistencia por centro, exportar informes filtrados o volcar horas extras y ausencias a A3 y Sage. Si varios empleados comparten el mismo código de mostrador, el sistema los identifica por la cuenta personal en la app, no por el QR, lo que evita fichajes cruzados o atribuciones erróneas.
¿Qué diferencias legales hay entre fichar por QR y fichar por huella dactilar?
Ambos sistemas cumplen el RD-ley 8/2019 cuando el registro es fiable e inmodificable, pero la Agencia Española de Protección de Datos endureció en noviembre de 2023 el uso de datos biométricos como la huella dactilar para control horario al considerarlos poco proporcionados si existe una alternativa menos intrusiva. El QR no trata datos biométricos: registra un identificador, la hora exacta y, de forma opcional, la ubicación del instante de escaneo, lo que reduce el riesgo para la privacidad del empleado y simplifica la evaluación de impacto exigida por el RGPD. La huella sigue siendo legal, pero exige base jurídica reforzada, información detallada al trabajador, medidas técnicas específicas y, en muchos casos, consentimiento explícito no condicionado a la relación laboral. Con TramitApp ambos métodos conviven en el mismo panel y la empresa elige el que encaje con su plantilla, conservando los registros 4 años en servidores en la UE. El QR suele ser la vía más sencilla de desplegar en multicentro o plantillas amplias sin formación técnica previa.
La experiencia de nuestros clientes ✨
TramitApp ha supuesto una revolución para la compañía. La implantación e integración con nuestro software ha sido sencilla, rápida y adaptada a nosotros.
Mar De La Fuente Gutierrez
Directora RRHH,Nautalia Viajes
El primer día con TramitApp fue genial, la verdad que es muy sencillo todo.
Irene Sanabria
HR Project Leader,Essilor
Todo bien, aún estamos probando y aprendiendo cada día sobre la app, pero la verdad que muy contentos con la decisión y la app.
Filipa de Sousa Rodrigues
Responsable de RRHH,Audika
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