Software de control de gastos para empresas
TramitApp recoge los tickets, las dietas y el kilometraje de tu equipo con una foto desde la app del móvil, y sus responsables los aprueban. Si un gasto supera el límite exento de IRPF, genera la incidencia de nómina.
- El ticket se lee solo: importe, comercio, CIF, fecha e IVA
- Kilometraje y dietas con las tarifas de tu política
- Aprobación del responsable, o automática para los gastos que tú decidas
Desde 3 € por empleado al mes, sin permanencia.
Gastos visibles y gestionables al instante
Sin sorpresas a fin de mes
Ves los gastos de cada empleado, equipo o proyecto según se registran, con su importe y su estado.
Del ticket a la aprobación sin teclear
El ticket se lee solo, el kilometraje y las dietas se calculan con las tarifas de tu política, y todo pasa a aprobación.
Tu ticket digital vale ante Hacienda
Digitalización certificada homologada por la Agencia Tributaria: cada ticket se convierte en un PDF firmado con su huella.
Todo desde una interfaz sencilla y actualizada en tiempo real
Notas de gastos con una foto
Una simple foto de los recibos es suficiente para crear la nota de gastos. Con la digitalización certificada, además, no hace falta guardar el ticket en papel. La IA lee el ticket y rellena el importe, el comercio, el CIF, la fecha y el IVA, y el empleado lo confirma antes de enviarlo. Todo queda almacenado en la ficha del empleado. El control de gastos forma parte del software de recursos humanos de TramitApp y se conecta con el programa de nóminas.
Cada empresa pone sus reglas
Las políticas de gastos las pones tú: la tarifa por kilómetro y el importe de las dietas de cada localización. Los gestores aprueban sobre esas reglas, y la gestión de gastos de todos tus empleados queda en un mismo sitio.
¿Sigues juntando tickets en un sobre y pasándolos a una hoja de cálculo? Pide una demo y te enseñamos a controlarlos con una foto
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Control de kilometraje sin calculadora
Indica los kilómetros y la fecha, y TramitApp calcula el importe con la tarifa por kilómetro, configurable por empresa, centro o empleado. Si tu política lo exige, se adjunta el justificante.
Dietas y gastos de viaje
Registra los gastos de viaje (tren, hotel o taxi) con su categoría y configura el tipo de dieta.
Por ejemplo, tu comercial visita clientes durante dos días, con su coche y una noche de hotel. Sube la foto del ticket del hotel y la IA lo lee. El kilometraje sale de tu tarifa por kilómetro, y la dieta, del importe que tu política fija para esa ciudad con pernocta. Su responsable lo aprueba y, si la dieta supera el límite exento de IRPF, TramitApp separa la parte exenta y la sujeta para la nómina.
Del gasto con tarjeta de empresa al cierre del mes
Cada gasto dice cómo se pagó
Al registrar un gasto, el empleado marca si lo pagó con la tarjeta de empresa, y queda señalado así en la lista del mes.
Solo revisas lo que quieres revisar
Decide qué gastos se aprueban solos y cuáles pasan por un responsable.
El mes se cierra de una vez
Agrupa los gastos del mes o del trimestre y ciérralos en bloque. Los que no han entrado en ningún periodo se encuentran con un filtro.
¿Cómo se personalizan los informes de gastos?
Filtra los gastos por fecha, empleado, proveedor, tipo, importe o estado, y descárgalos en Excel: por empleado, en detalle o los de retribución flexible. En la analítica ves el importe por categoría y por proyecto, el reparto por equipo y centro de trabajo, los mayores gastos y cómo evoluciona cada periodo.
Preguntas frecuentes sobre software de control de gastos
¿Cuál es la diferencia entre un programa de gastos y una hoja de cálculo para controlar gastos?
En una hoja de cálculo cada gasto se teclea a mano, los tickets se guardan aparte y las cuentas dependen de que nadie se equivoque con una fórmula. En un programa de gastos como TramitApp, el empleado sube una foto o un PDF del ticket y el importe, el comercio, el CIF, la fecha y el IVA se leen solos. El kilometraje y las dietas salen de las tarifas de tu política, y la analítica por categoría, proyecto, equipo o empleado está hecha sin montar tablas.
¿Cómo controlar los gastos de una empresa en tiempo real?
Con un software de control de gastos que reúna en una sola plataforma los tickets, las facturas, las dietas y el kilometraje de todos los empleados. En TramitApp cada gasto aparece en cuanto el empleado lo registra y pasa por sus estados (pendiente, aprobado, rechazado o cancelado), así que sabes en qué punto está sin esperar a fin de mes. Lo ves por empleado, equipo, proyecto o centro de trabajo, y al acabar el mes o el trimestre cierras el periodo en bloque.
¿Quién puede registrar gastos?
Cada empleado registra sus propios gastos desde su portal del empleado: sube una foto o un PDF del ticket, o da de alta el gasto a mano con su fecha, categoría, importe e IVA, y marca si lo ha pagado con la tarjeta de empresa. Después el gasto queda pendiente hasta que se aprueba, salvo que la empresa haya configurado la autoaprobación.
¿Cómo se aprueban los gastos?
Cada gasto registrado queda pendiente hasta que el responsable lo aprueba o lo rechaza; también se puede cancelar, y un gasto ya resuelto se puede reabrir si hay que corregirlo. Si prefieres no revisarlos uno a uno, configura la autoaprobación y decide qué gastos se aprueban solos. Al final del mes o del trimestre, los gastos de ese periodo se agrupan y se cierran en bloque.
¿Cómo se conectan los gastos con la nómina y con tu ERP?
Con la nómina, a través de la exención de IRPF: TramitApp tiene la tabla de límites exentos de dietas y kilometraje, y cuando un gasto supera el límite genera automáticamente la incidencia de nómina, con la parte exenta y la sujeta separadas. Con tu ERP o tu contabilidad, los gastos están en la API de recursos humanos de TramitApp y puedes recibirlos al momento con webhooks, sin volver a teclearlos.
¿Qué requisitos debe cumplir un ticket o factura para justificar un gasto de empresa?
Tiene que identificar el gasto y su relación con el trabajo. Una factura completa lleva el NIF de quien paga, el concepto, la base imponible y la cuota de IVA, y del gasto debe constar para qué fue: el motivo del desplazamiento, los comensales de una comida de trabajo o el proyecto al que se imputa. Con la digitalización certificada de TramitApp, cada ticket se convierte en un PDF firmado con su huella, con el número de factura y el CIF obligatorios, y no hace falta guardar el papel.
La experiencia de nuestros clientes
TramitApp nos permite dedicar más tiempo a otras cosas. Hemos conseguido digitalizar los trámites de RRHH y ahorro, como mínimo, 1 hora al día de mi jornada. Incluso más tiempo en periodos de mayor actividad.
Una herramienta autónoma, muy ágil y sencilla de utilizar. Estamos especialmente satisfechos por el servicio de Soporte y Atención al Cliente que nos ha dado desde un inicio, para resolver temas de inducción, parametrización, consultas de todo tipo; por lo que logramos encontrar un apoyo para el servicio contratado.
Herramienta de uso sencillo totalmente adaptable a las particularidades de nuestra entidad. Servicio de atención inmediato y eficaz.
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