Centraliza tus documentos con el Gestor Documental para Empresas
El gestor documental de TramitApp reúne en la nube los documentos de la empresa y de cada empleado, para que RRHH los tenga ordenados y decida quién ve cada carpeta. Un proceso intuitivo, con la aceptación de la GDPR registrada con evidencia.
¿Cómo centraliza tu gestor de documentos y controla el acceso?
Gestión de documentación centralizada, siempre disponible
Toda la documentación de tu empresa está almacenada y ordenada en una plataforma documental en la nube, lista para ser consultada en cualquier momento. Un perfil único de empresa reúne los documentos relevantes, como las políticas de la empresa, los calendarios y la documentación normativa, y la documentación de cada empleado queda organizada en su ficha.
Forma parte del software de recursos humanos de TramitApp, junto con la firma electrónica avanzada y el email certificado: lo que se firma o se entrega con acuse queda guardado en la ficha del empleado.
Acceso personalizado y controlado a cada documento
Cada empleado tiene un acceso seguro a su propia documentación laboral, como contratos, nóminas y justificantes, desde cualquier lugar. Tú decides quién ve qué: la visibilidad de cada carpeta (documentos de empresa, personales, nóminas, PRL y formación) se configura por separado.
¿Qué seguridad y control de la GDPR ofrece en la nube?
Datos cifrados y alojados de forma segura en la nube
Cada documento se cifra antes de guardarse, y TramitApp está certificada en ISO 27001. Tienes todos los documentos importantes disponibles 24/7 desde cualquier dispositivo, también desde el móvil, y ordenados para encontrarlos rápido.
Acepta la GDPR con evidencia y limita quién ve cada documento
Cada empleado acepta la política de GDPR y queda la evidencia: fecha, hora, dispositivo e IP, con un informe descargable. Y con el control de permisos eliges qué perfil puede consultar qué información.
¿Los documentos de tu plantilla siguen repartidos entre carpetas compartidas y papel? Pide una demo y te enseñamos a centralizarlos
Pide una demoFirma documentos online con sello de tiempo cualificado
Firma desde Cualquier Lugar
Ahorra tiempo de desplazamiento a la oficina para firmar documentos físicos. Podéis firmar cualquier documento desde ordenador o móvil.
Di adiós al papel
Súmate a la digitalización de las empresas y ahorra dinero y tiempo. Apoya un sistema más sostenible, con un certificado de cada firma con sus evidencias.
Con evidencias de cada firma
Cada documento firmado lleva sellado PAdES, sello de tiempo cualificado y un certificado con el hash y las evidencias de IP, dispositivo y fecha.
Empresa certificada ISO-27001
TramitApp es una empresa certificada en la ISO 27001. Esta norma asegura la confidencialidad y la integridad de toda la información así como de los sistemas que la procesan.
Preguntas frecuentes sobre gestor documental
¿Qué documentos de RRHH puede centralizar un gestor documental de empresa?
Un gestor documental de RRHH centraliza toda la documentación laboral de la empresa en un único repositorio digital, accesible por rol. Su función es sustituir el archivo en papel y las carpetas compartidas por la documentación de cada empleado en la nube, ordenada y cifrada. Los documentos habituales que se almacenan son:
- Contratos y anexos firmados electrónicamente, con sello de tiempo cualificado.
- Nóminas y recibos de salario, con histórico mensual accesible desde el portal del empleado.
- Partes de IT, bajas médicas y permisos justificados.
- Documentación de Prevención de Riesgos (Ley 31/1995): entrega de EPIs, evaluaciones de riesgos y formación en PRL, con acuse de recibo y control de caducidad.
- Certificados, titulaciones y formación del empleado.
- Comunicaciones internas entregadas con certificación electrónica y su traza de entrega y apertura.
TramitApp organiza estos documentos por empleado y tipo, aplica permisos por rol y los guarda cifrados en reposo. TramitApp está certificada en ISO 27001.
¿Cómo se controla quién accede a cada documento en el gestor documental?
El control de accesos es el requisito básico de un gestor documental que maneja datos de empleados: el RGPD exige limitar el acceso a la información estrictamente necesaria para cada perfil. En la práctica, esto se resuelve asignando permisos por rol (RRHH, responsable de equipo, empleado) y por carpeta, de modo que cada persona solo ve los expedientes que le corresponden. TramitApp aplica este control de forma nativa: el empleado accede únicamente a su propio portal del empleado (nóminas, contratos, vacaciones y comunicaciones recibidas), el responsable ve los documentos del equipo que gestiona y el administrador de RRHH tiene visibilidad completa. Además, la visibilidad de cada carpeta (documentos de empresa, personales, nóminas, PRL y formación) se configura por separado. TramitApp está certificada en ISO 27001 y los documentos se guardan cifrados en reposo.
¿Es seguro gestionar la documentación en la nube frente a un servidor propio?
Sí, siempre que el proveedor proteja los datos tanto o más que tu propio servidor. Con TramitApp no tienes que mantener ni asegurar un servidor: cada documento se cifra antes de guardarse y TramitApp tiene la certificación ISO 27001, que asegura la confidencialidad y la integridad de la información y de los sistemas que la procesan. Además, decides quién ve cada carpeta, y tus empleados consultan sus documentos desde cualquier lugar sin depender de carpetas compartidas.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los documentos laborales de un empleado?
La conservación de documentos laborales se rige por varias normas y el plazo depende del tipo de documento. El registro horario diario debe guardarse al menos 4 años según el RD-ley 8/2019, accesible para empleados, representantes legales e Inspección de Trabajo. Los contratos, nóminas, boletines de cotización y partes de IT se conservan también durante 4 años conforme a la normativa de Seguridad Social y a la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. La documentación de prevención (Ley 31/1995) debe mantenerse mientras dure la relación laboral y varios años después; los planes de igualdad (RD 901/2020) y los registros retributivos (RD 902/2020) siguen un criterio equivalente para poder acreditar su cumplimiento ante una auditoría salarial. En TramitApp esta documentación se guarda cifrada en reposo mientras seas cliente y puedes descargarla de forma individual o en lote para aportarla ante la autoridad competente cuando se requiera.
La experiencia de nuestros clientes
TramitApp es la herramienta que todo departamento de RRHH debiera tener. Es fiable, fácil e intuitiva. Dispones en una sola aplicación de toda la información digitalizada, con la trazabilidad de quien ha hecho qué, cuándo y cómo se ha comunicado, algo imprescindible para una empresa del siglo XXI.
Las herramientas de TramitApp son un must para nuestra gestión del día a día, y el equipo humano que hay detrás trabajando para el cliente es el valor diferencial.
TramitApp nos ayudó muchísimo en la integración de todos los datos, que era la parte más compleja para nosotros. Siempre han estado ahí cuando hemos necesitado ayuda, resolviendo dudas y enseñándonos a usar la aplicación.
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