Una de las tareas de gestión más complejas a las que se enfrentan los directores, jefes de servicio y responsables de RRHH en los hospitales y centros sanitarios es la planificación de los turnos de trabajo. Planificar los turnos supone tener en cuenta la demanda de los trabajadores necesarios para los distintos servicios sanitarios. Y no solo eso, también garantizar el cumplimiento de las regulaciones de periodos de trabajo y descanso y sumarle la resolución de incidencias y conflictos del día a día. El planificador de TramitApp es utilizado en el sector sanitario, donde hemos podido ver las diferentes casuísticas que se deben tomar en cuenta. Desde nuestra experiencia hemos realizado este artículo donde explicamos cómo debe ser un planificador de turnos de hospitales.
¿Qué problemas implica la planificación de turnos en hospitales?
Como en cualquier organización que cuentan con turnos de trabajo, necesitamos tener presente el convenio que aplica. Sin embargo, también requiere tener en consideración cuáles son las habilidades específicas de cada profesional.
El responsable de realizar la planificación elabora una plantilla insertando los turnos rotativos por cada empleado. Pero, para ello, debe tener en cuenta la cantidad de horas que permite al año por convenio, el porcentaje de horas que debe cumplir cada empleado o las restricciones oportunas. Para ello, la persona encargada puede invertir varias semanas de su jornada en cuadrar todos los turnos teniendo en cuenta las variables que mencionamos.
Una vez cuadrada toda la planificación, gestionar las incidencias del día a día puede suponer una vuelta a empezar. Además, este trabajo debe realizarse sin permitirnos cometer errores, esto podría suponer turnos sin cubrir o sanitarios sin descansar.
Como vemos, la importancia de realizar una correcta gestión de los turnos de trabajo en los hospitales implica tiempo diario. Lo que nos invita a preguntarnos si no habrá otras soluciones que dejen a un lado los métodos tradicionales que veníamos utilizando.
¿Cuánto tiempo se invierte en realizar la planificación en hospitales?
El tiempo que supone planificar no se basa en la realización del primer borrador. Como hemos visto, gestionar las incidencias del día a día es lo que más horas de trabajo diarias supone para los responsables. Con incidencias nos referimos a las ausencias imprevistas como bajas médicas, las ampliaciones de jornada, cambios de turno o nuevas contrataciones.
Si vamos a los números, teniendo en cuenta el ejemplo de una clínica con una plantilla de 25 personas, los responsables dedican al menos 100 horas de trabajo para realizar la planificación anual. A eso deberemos sumarle el tiempo dedicado a modificar la planificación debido a los contratiempos e incidencias, lo que en muchas semanas puede significar varias horas de la jornada. Por ejemplo, gestionar un cambio de turno o cubrir una baja imprevista supone una media de 20 minutos de trabajo por parte del responsable.
La planificación va mucho más allá de los turnos de trabajo
En este sector, la planificación de turnos en hospitales requiere tener presente la llamada curva de demanda. Esta se dedica a valorar cuántos trabajadores se necesitan para cada turno. Teniendo en cuenta que en los hospitales estos turnos pueden necesitar cubrir las 24 horas,
La gestión de guardias médicas se convierte en otro quebradero de cabeza para los responsables, que dejan estas guardias como últimos turnos que planificarse. Esto es debido a las incidencias y contratiempos que les obliga a hacer y rehacer la planificación en el último momento y sin poder cometer errores tampoco en estas guardias.
Planificador de turnos para hospitales
Si realmente queremos dar solución a los problemas de planificación de turnos en hospitales, deberemos dar un paso más en su gestión. Podemos buscar una solución que sea más eficaz durante todo el proceso y nos ofrezca una estimación del número de trabajadores necesario por cada puesto, qué turnos y rotaciones deben darse o si se están cumpliendo los descansos necesarios.
La tecnología se ha convertido en un gran aliado para las empresas a la hora de simplificar procesos y que nos ayude con el sudoku de la planificación. Un software que integre la tecnología con la gestión de personas puede dar una solución íntegra a las características específicas de los turnos de trabajo en el sector sanitario. Para ello, utilizar la Inteligencia Artificial en estas herramientas significa la mayor revolución en lo que a planificación de turnos se refiere.
Este planificador, llamado Smart Planner, integra la inteligencia artificial aplicada a la planificación de turnos. Como no es lo mismo leerlo que probarlo, te recomendamos que lo pruebes durante 15 días de forma gratuita para que compruebes todo lo que puede ofrecer en la planificación de turnos en hospitales y en el sector sanitario.
La importancia de la movilidad: El cuadrante en el bolsillo
No todo se basa en la potencia del algoritmo para cuadrar las horas anuales por convenio o la curva de demanda. Para que un planificador sea realmente efectivo en un entorno hospitalario de 24 horas, la accesibilidad debe ser una prioridad absoluta.
Utilizar un sistema en la nube transforma la gestión de los turnos de las siguientes maneras:
- Consulta ubicua: Permite a los sanitarios acceder a su horario en cualquier momento y lugar, ya sea desde el móvil o el ordenador, evitando desplazamientos innecesarios o llamadas a centralita.
- Notificaciones automáticas: Ante las incidencias del día a día, el sistema envía avisos instantáneos cuando se publican o modifican turnos. Esto elimina el riesgo de errores que dejen servicios sin cubrir.
- Autogestión de cambios: Si un profesional necesita gestionar un cambio de turno con un compañero, puede hacerlo directamente a través de la herramienta. Esto reduce drásticamente los 20 minutos de media que el responsable suele invertir en gestionar cada cambio de forma manual.
Una solución integral para el sector sanitario
Como hemos visto, el tiempo dedicado a la planificación anual puede superar las 100 horas de trabajo para plantillas de apenas 25 personas. Por ello, herramientas como Smart Planner no solo integran inteligencia artificial, sino que facilitan una comunicación fluida que reduce la carga administrativa y mejora la conciliación del personal.
