Nota de gastos: qué es, qué debe incluir y cómo gestionarla

Si un empleado adelanta el dinero de un viaje o una comida de trabajo, la nota de gastos permite presentar esos pagos para que la empresa los revise y se los reembolse. Para tramitarla sin perseguir tickets ni pedir explicaciones después, conviene acordar qué información debe aportar y quién la aprueba.

Un importe sin concepto o un justificante separado de su gasto deja la revisión a medias. Un modelo claro ayuda tanto a quien solicita el reembolso como a quien debe validarlo.

¿Qué es una nota de gastos?

Una nota de gastos es el documento en el que un empleado detalla los gastos que ha adelantado por motivos laborales para solicitar su reembolso a la empresa. Reúne la información de cada pago y los justificantes que permiten revisarlo.

Por ejemplo, una persona del equipo comercial puede pagar de su bolsillo el transporte y el alojamiento de una visita a un cliente. La nota permite presentar esos gastos juntos, explicar el motivo del viaje y solicitar su devolución.

La nota de gastos forma parte de la liquidación de gastos: la revisión de lo presentado, la determinación del importe que corresponde devolver y el registro del reembolso. Conviene distinguir el importe solicitado del aprobado, especialmente cuando falta documentación o hay conceptos pendientes de aclarar.

¿Qué debe incluir una nota de gastos?

Una nota de gastos debe identificar al empleado y recoger la fecha, el motivo, el concepto, el importe y el justificante de cada gasto, además de su aprobación. El IVA debe reflejarse cuando corresponda y conste en la documentación.

Puedes utilizar esta lista para preparar o revisar tu modelo:

• Datos del empleado: nombre y departamento o centro de trabajo, para identificar quién solicita el reembolso.
• Fecha y motivo laboral: cuándo se produjo el gasto y con qué viaje, reunión o actividad está relacionado.
• Concepto: transporte, alojamiento, comida u otra categoría que permita entender qué se pagó.
• Importe: cantidad que solicita el empleado, indicando la moneda si resulta necesario.
• IVA, si lo hay: según el desglose que figure en el justificante, sin estimarlo ni inventarlo.
• Justificante de cada gasto: ticket, factura o documentación que corresponda al concepto.
• Aprobación: responsable que revisa la nota y constancia de si está aprobada o requiere alguna corrección.

Ejemplo ficticio de modelo de nota de gastos, sin cuantías. Una empleada del equipo comercial presenta los siguientes conceptos por una visita a un cliente. Los campos de fecha e importe se completarían con los datos de los justificantes.

Este ejemplo muestra cómo ordenar la información; la inclusión de un concepto no implica que quede aprobado. En la cabecera se añadirían los datos de la empleada y el motivo del viaje, y en el cierre, el total solicitado y la aprobación.

Para hacer una nota de gastos, reúne los justificantes, completa cada línea y comprueba que el total coincide con lo presentado. Si algún documento incluye IVA desglosado, traslada ese dato al campo correspondiente.

¿Qué gastos suelen ir en una nota de gastos?

Las notas de gasto suelen recoger desplazamientos profesionales, kilometraje con vehículo propio, dietas, alojamiento y comidas con clientes. Su aceptación debe revisarse según el motivo laboral y las condiciones aplicables en la empresa.

Conviene distinguir los conceptos para pedir la información adecuada:

• Desplazamientos: billetes de tren, transporte público o taxis utilizados por motivos de trabajo.
• Kilometraje con vehículo propio: desplazamientos laborales para los que interesa registrar el recorrido, el motivo y los kilómetros realizados.
• Dietas: asignaciones vinculadas a los desplazamientos laborales, cuyo tratamiento conviene revisar según las circunstancias.
• Alojamiento: estancias relacionadas con un viaje profesional.
• Comidas con clientes: gastos de una reunión comercial que deben explicar su relación con el trabajo.

Si necesitas aclarar cómo tratar los desplazamientos, consulta nuestra guía sobre los gastos de locomoción. Para la parte fiscal de las dietas, tienes el artículo sobre cuáles son las dietas exentas de IRPF.

Antes de un viaje, deja claro qué conceptos contempla la empresa y qué documentación solicitará. Así, el empleado sabe qué debe guardar y qué necesita consultar antes de pagar.

¿Cómo se justifica cada gasto?

Cada gasto debe acompañarse del ticket, la factura o la documentación que permita comprobarlo y relacionarlo con la actividad laboral. Para revisar una nota, conviene poder identificar qué se pagó, cuándo y por qué.

Asocia cada justificante a su línea correspondiente. Una carpeta con documentos sueltos obliga a reconstruir la relación entre pagos y conceptos; una nota ordenada permite comprobarlos sin adivinar.

En el kilometraje con vehículo propio, registra también el origen, el destino, el motivo profesional y los kilómetros recorridos. Para una comida con clientes, añade el contexto de la reunión. Estas explicaciones ayudan a entender el gasto durante la revisión.

Define quién aprueba las notas de gastos y quién resuelve las dudas de documentación. Puede intervenir el responsable del equipo, administración o RRHH, según cómo esté organizada la empresa. Lo útil es que el empleado conozca el recorrido de su solicitud.

Conserva los justificantes junto con la nota y su aprobación, siguiendo el criterio que hayas acordado con la asesoría. Si falta un documento o resulta ilegible, pide que se complete o se aclare antes de cerrar la liquidación.

¿Qué pasa con el IRPF de dietas y kilometraje?

Las dietas y el kilometraje tienen condiciones y límites de exención fijados por la normativa del IRPF; la parte que supera los límites aplicables tributa y debe reflejarse en nómina. La aprobación interna del gasto y su tratamiento fiscal son comprobaciones distintas.

El artículo 9 del Reglamento del IRPF regula las dietas y asignaciones para gastos de locomoción, manutención y estancia, así como los requisitos para quedar exceptuadas de gravamen.

Para profundizar en esta cuestión, consulta nuestra guía sobre dietas exentas de IRPF y revisa con la asesoría el tratamiento que corresponde a cada caso.

¿Cómo gestionar las notas de gastos sin papel?

Para gestionar las notas de gastos sin papel, reúne los datos y los justificantes en un registro digital y define cómo se presentan, revisan y aprueban. El cambio funciona mejor cuando el equipo comparte un criterio para documentar cada concepto.

Con el papel, una nota y sus tickets pueden acabar separados. En Excel, las dudas aparecen cuando circulan versiones diferentes o los justificantes se guardan aparte. En ambos casos, revisar qué está completo puede exigir buscar información fuera de la propia nota.

Antes de cambiar de herramienta, acuerda qué campos debe rellenar el empleado, qué conceptos debe consultar y quién revisará la documentación. También conviene distinguir entre una nota presentada, una pendiente de corregir y una aprobada: entregar la solicitud no significa haber cerrado su revisión.

TramitApp permite escanear el ticket con una foto y extraer sus datos para que el empleado los confirme. También permite configurar políticas de kilometraje y dietas por empresa, centro o empleado, ofrece digitalización certificada de los tickets y avisa mediante una incidencia de nómina cuando una dieta o un kilometraje supera el límite exento. Puedes consultar estas funciones en la página de software de notas de gastos.