Logiciel de Note de Frais

Dans un tableur, chaque dépense est saisie à la main, les tickets sont rangés ailleurs et les totaux dépendent de l’absence d’erreur dans une formule. Une application de note de frais comme TramitApp fait ce travail pour vous :

• Le salarié envoie une photo ou un PDF du ticket, et le montant, le commerçant, le numéro fiscal, la date et la TVA sont lus automatiquement.
• Les indemnités kilométriques et les frais de repas découlent des barèmes de votre politique, sans saisir de montants.
• Chaque dépense passe par une validation, avec ses statuts, et les périodes sont clôturées en bloc.
• Si un forfait repas ou une indemnité kilométrique dépasse le plafond d’exonération de l’impôt sur le revenu espagnol (IRPF), la variable de paie est générée.
• L’analyse par catégorie, projet, équipe ou salarié est prête, sans construire de tableaux.

Un logiciel de note de frais centralise les tickets, factures, frais de repas et indemnités kilométriques des salariés sur une seule plateforme, avec validation du responsable et visibilité immédiate par équipe, projet ou établissement. Le flux numérique remplace le fichier Excel et le papier, et permet de clôturer la période en bloc. Les fonctions habituelles sont :

• Capture du ticket par photo ou PDF : le montant, le commerçant, le numéro fiscal, la date, la catégorie et la TVA sont lus automatiquement.
• Classement par catégorie (repas, hébergement, kilométrage, frais de représentation…) et affectation à un projet.
• Validation par le responsable, avec validation automatique configurable.
• Connexion à votre ERP ou à votre comptabilité via API et webhooks.
• Analyse par salarié, catégorie, projet, équipe, établissement et période.

TramitApp couvre ce flux sur des serveurs certifiés, avec la norme ISO 27001, et chaque dépense passe par ses statuts (en attente, validée, refusée ou annulée) pour que vous sachiez toujours où elle en est.

Chaque salarié enregistre ses propres dépenses depuis son portail salarié : il envoie une photo ou un PDF du ticket, ou saisit la dépense à la main avec sa date, sa catégorie, son montant et sa TVA, et indique s’il l’a payée avec la carte d’entreprise. La dépense reste ensuite en attente jusqu’à sa validation, sauf si l’entreprise a configuré la validation automatique.

Chaque dépense enregistrée reste en attente jusqu’à ce que le responsable la valide ou la refuse ; elle peut aussi être annulée, et une dépense déjà traitée peut être rouverte s’il faut la corriger. Si vous préférez ne pas les examiner une par une, configurez la validation automatique et décidez quelles dépenses sont validées d’office. À la fin du mois ou du trimestre, les dépenses de la période sont regroupées et clôturées en bloc.

Avec la paie, via l’exonération de l’impôt sur le revenu espagnol (IRPF) : TramitApp intègre la table des plafonds d’exonération espagnols pour les frais de repas et les indemnités kilométriques, et lorsqu’une dépense dépasse le plafond, il génère automatiquement la variable de paie, en séparant la part exonérée et la part imposable. Avec votre ERP ou votre comptabilité, les dépenses sont disponibles dans l’API REST de TramitApp et vous pouvez les recevoir instantanément grâce aux webhooks, sans les ressaisir.

Selon les règles fiscales espagnoles, pour qu’une dépense soit acceptée en interne et fiscalement déductible, le justificatif doit réunir plusieurs exigences formelles fixées par la réglementation fiscale espagnole et par la politique interne de l’entreprise. Un ticket simplifié ne vaut que pour les petits montants, tandis que les dépenses plus importantes ou déductibles exigent une facture complète avec le numéro fiscal espagnol (NIF) du payeur, un libellé détaillé, la base imposable et le montant de TVA. Le lien entre la dépense et l’activité professionnelle doit aussi apparaître : motif du déplacement, convives d’un repas d’affaires ou projet auquel l’achat est imputé. En Espagne, le justificatif doit être conservé quatre ans selon la loi générale fiscale espagnole (Ley General Tributaria), soit le même délai que celui exigé par la réglementation du travail espagnole pour d’autres registres. En pratique, numériser le ticket avec valeur probante grâce à un logiciel homologué par l’administration fiscale espagnole (AEAT) permet de se défaire du papier sans perdre sa validité auprès du fisc espagnol.

TramitApp lit le ticket automatiquement, le classe par catégorie, le soumet à validation selon votre politique et génère la variable de paie si le plafond d’exonération espagnol est dépassé. Avec la numérisation certifiéehomologuée par l’administration fiscale espagnole (AEAT), chaque ticket devient un PDF signé avec son empreinte, et le numéro de facture et le numéro fiscal deviennent obligatoires. Le tout sur des serveurs certifiés, avec la norme ISO 27001.