Software de Control de Gastos

En una hoja de cálculo cada gasto se teclea a mano, los tickets se guardan aparte y las cuentas dependen de que nadie se equivoque con una fórmula. Un programa de gastos como TramitApp hace ese trabajo por ti:

• El empleado sube una foto o un PDF del ticket, y el importe, el comercio, el CIF, la fecha y el IVA se leen solos.
• El kilometraje y las dietas salen de las tarifas de tu política, sin teclear importes.
• Cada gasto pasa por aprobación, con sus estados, y los periodos se cierran en bloque.
• Si una dieta o un kilometraje supera el límite exento de IRPF, se genera la incidencia de nómina.
• La analítica por categoría, proyecto, equipo o empleado sale sola, sin montar tablas.

Un software de control de gastos centraliza tickets, facturas, dietas y kilometraje de los empleados en una sola plataforma, con validación del responsable y visibilidad inmediata por equipo, proyecto o centro de trabajo. El flujo digital sustituye a la hoja de Excel y al papel, y permite cerrar el periodo en bloque. Las capacidades habituales son:

• Captura del ticket con una foto o un PDF: el importe, el comercio, el CIF, la fecha, la categoría y el IVA se leen solos.
• Clasificación por categoría (comida, alojamiento, kilometraje, representación…) y asignación a proyecto.
• Aprobación por el responsable, con autoaprobación configurable.
• Conexión con tu ERP o tu contabilidad vía API y webhooks.
• Analítica por empleado, categoría, proyecto, equipo, centro de trabajo y periodo.

TramitApp cubre este flujo con servidores certificados, con la ISO-27001, y cada gasto pasa por sus estados (pendiente, aprobado, rechazado o cancelado) para que siempre sepas en qué punto está.

Cada empleado registra sus propios gastos desde su portal del empleado: sube una foto o un PDF del ticket, o da de alta el gasto a mano con su fecha, categoría, importe e IVA, y marca si lo ha pagado con la tarjeta de empresa. Después el gasto queda pendiente hasta que se aprueba, salvo que la empresa haya configurado la autoaprobación.

Cada gasto registrado queda pendiente hasta que el responsable lo aprueba o lo rechaza; también se puede cancelar, y un gasto ya resuelto se puede reabrir si hay que corregirlo. Si prefieres no revisarlos uno a uno, configura la autoaprobación y decide qué gastos se aprueban solos. Al final del mes o del trimestre, los gastos de ese periodo se agrupan y se cierran en bloque.

Con la nómina, a través de la exención de IRPF: TramitApp tiene la tabla de límites exentos de dietas y kilometraje, y cuando un gasto supera el límite genera automáticamente la incidencia de nómina, con la parte exenta y la sujeta separadas. Con tu ERP o tu contabilidad, los gastos están en la API REST de TramitApp y puedes recibirlos al momento con webhooks, sin volver a teclearlos.

Para que un gasto se admita internamente y pueda deducirse fiscalmente, el justificante debe reunir varios requisitos formales exigidos por la normativa tributaria y por la política interna de la compañía. Un ticket simple vale únicamente para importes bajos, mientras que los gastos de cierta cuantía o deducibles requieren factura completa con NIF del pagador, concepto detallado, base imponible y cuota de IVA. Además, la vinculación del gasto con la actividad laboral debe quedar reflejada: motivo del desplazamiento, comensales en una comida de trabajo o proyecto al que se imputa la compra. Conservar el justificante durante 4 años es obligatorio según la Ley General Tributaria, plazo que coincide con el exigido por la normativa laboral para otros registros. En la práctica, digitalizar el ticket con valor probatorio mediante un software homologado permite desechar el papel sin perder validez ante Hacienda.

TramitApp lee el ticket automáticamente, lo clasifica por categoría, lo pasa a aprobación según tu política y genera la incidencia de nómina si se supera el límite exento. Con la digitalización certificada, cada ticket se convierte en un PDF firmado con su huella, y el número de factura y el CIF pasan a ser obligatorios. Todo en servidores certificados, con la ISO-27001.