Control horario en administración de fincas: fichaje de conserjes en varias comunidades

Son las ocho menos cinco y Antonio ya ha abierto el portal del número 12. A media mañana se acerca al 14 a sacar los cubos, después de comer pasa por el 16 porque el ascensor vuelve a hacer un ruido raro, y Rafa, el jardinero, lleva desde las nueve con el seto de la otra comunidad (la de la piscina que pierde agua cada verano). A fin de mes, la hoja de firmas de Antonio llega a la administración diciendo lo mismo que la anterior: «8:00-20:00». Todos los días. Con la misma letra y el mismo boli.

Si llevas una administración de fincas, esa hoja es casi todo lo que tienes para demostrar cuánto trabajan tus conserjes. Y una hoja así demuestra muy poco. Es la escena que más se repite cuando hablamos con administraciones de fincas, y más abajo te contamos qué es lo que más nos preguntan.

La respuesta corta: el conserje tiene que registrar su jornada como cualquier persona contratada, esa jornada va de la apertura al cierre del portal con descansos dentro, y cuando va de portal en portal lo más sencillo es que fiche desde el móvil con la ubicación del momento.

¿Qué nos preguntan las administraciones de fincas?

Son las mismas cuatro dudas, una y otra vez, en nuestras conversaciones con administraciones de fincas que buscan cómo registrar la jornada de su personal:

• Gente que no pisa una oficina. Conserjes, porteros y jardineros repartidos por varias comunidades, y la pregunta de cómo confirmar que de verdad estaban en cada portal.
• Todo en papel. Hojas de firmas que llegan a fin de mes y que nadie puede comprobar.
• La huella. «¿No ha salido una ley nueva que obliga a cambiar la huella?».
• La suplantación. Que nadie fiche por un compañero.

Y casi siempre con la misma condición: que sea fácil y asequible. Las respondemos una a una.

¿Tiene una comunidad de propietarios que registrar la jornada de su conserje?

Sí. Desde el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, todas las empresas tienen que llevar un registro diario con la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona. Y guardarlo cuatro años.

Una comunidad de propietarios que contrata directamente a un conserje es su empleadora. Así que la obligación también va con ella, aunque no tenga oficina, ni departamento de RRHH, ni más plantilla que Antonio y su manojo de llaves. Si el conserje o el jardinero llegan a través de una empresa de servicios, el registro lo lleva esa empresa, que es quien los tiene contratados.

Sabemos lo que estás pensando: «pero si el conserje está siempre ahí, lo ven todos los vecinos». Es verdad. Pero nada de «entra a eso de las ocho», nada de «se va cuando cierra», nada de «pregúntale a la del segundo». La ley pide horas concretas, no testigos.

¿Qué tiene de especial la jornada de un conserje?

Los empleados de fincas urbanas tienen una jornada especial, regulada en el artículo 3 del Real Decreto 1561/1995. Si trabajan con plena dedicación, su tiempo de trabajo está comprendido entre las horas de apertura y cierre de los portales. Y con tres reglas más:

• Cada día, dentro de las horas de servicio, tienen sus descansos, repartidos como diga el convenio o, si no hay, lo que se acuerde con la comunidad. Para que el trabajo de verdad no pase de la jornada máxima.
• Entre una jornada y la siguiente, mínimo 10 horas consecutivas de descanso. La diferencia hasta las 12 horas generales se compensa en periodos de hasta cuatro semanas.
• El medio día de descanso semanal puede acumularse en periodos de hasta cuatro semanas, o separarse del día completo para disfrutarlo otro día de la semana.

Traducido al portal: que Antonio esté de ocho a ocho con las llaves colgadas del cinturón no quiere decir que todo ese rato sea tiempo de trabajo efectivo. Estar en el portal no es lo mismo que estar trabajando. Entre medias están los descansos, y lo que permite demostrarlo es el registro. Sin él, los descansos solo existen en la memoria de Antonio.

El resto (cómo se reparte la jornada, cuánto duran los descansos y otras condiciones) lo concreta el convenio colectivo de empleados de fincas urbanas de cada provincia. Antes de montar nada, mira el tuyo. Y ojo: esta jornada especial es la del conserje que trabaja con plena dedicación en la finca. El jardinero o el de mantenimiento que pasan unas horas por varias comunidades no tienen por qué ir por ella: su jornada la marca su contrato y su convenio.

¿Por qué el papel no funciona cuando el conserje va de portal en portal?

Porque el papel se queda en un sitio y el conserje no. Si Antonio reparte el día entre tres portales, la hoja está en uno (o doblada en el bolsillo de su chaqueta, que es casi peor), y tú no la ves hasta fin de mes, cuando ya nadie se acuerda de qué pasó el martes 14.

Luego está lo que más te preocupa:

«Fírmame tú la entrada, que llego en diez minutos.»

En papel, una firma vale lo mismo la ponga quien la ponga.

Además, la hoja dice que estuvo, pero no dónde. Si un vecino de la comunidad de la piscina se queja de que el jardinero no ha aparecido en toda la semana, la hoja de Rafa no te ayuda a contestarle. Y en la de Antonio, con una entrada a las ocho y una salida a las ocho, el día entero parece tiempo efectivo: los descansos no salen por ningún lado.

El papel apunta lo que alguien escribe. No lo que ha pasado.

¿Se puede fichar con huella en una comunidad?

Puede usarse, pero solo si se justifica, y no porque haya cambiado nada: hoy no existe ninguna ley nueva que obligue a modificar la huella (la reforma del registro de jornada digital sigue pendiente). Si te lo han contado así, alguien ha mezclado cosas.

Lo que hay es lo de siempre. La huella es un dato biométrico, y los datos biométricos son una categoría especial de datos según el artículo 9 del RGPD. Para usarla hay que justificar que es necesaria y hacer una evaluación de impacto.

En junio de 2026 la Audiencia Nacional anuló la guía de la AEPD sobre biometría por motivos de procedimiento. Eso no cambia el RGPD, que sigue pidiendo lo mismo. El detalle lo tienes en ¿Es legal fichar con huella dactilar o reconocimiento facial?

Y si lo que buscas con la huella es saber que la persona estaba de verdad en la comunidad, hay formas de fichar sin dato biométrico de por medio. La más cómoda para quien no para quieto es el móvil.

¿Cómo se ficha con el móvil y la ubicación en cada comunidad?

Antonio llega al 12 y ficha la entrada desde el móvil: el fichaje queda con la ubicación GPS de ese momento. Es el control horario con geolocalización de TramitApp, pensado para equipos que no trabajan siempre desde la oficina (y pocos trabajan menos en una oficina que un conserje).

¿Es legal geolocalizar al conserje cuando ficha? Te lo contamos en un minuto:

Tú, desde la administración, ves en un mapa dónde ha fichado cada uno, con su marcador de entrada y de salida, y compruebas que el fichaje se hizo en el portal de esa comunidad. No podemos hacer que el ascensor del 16 deje de sonar raro (ojalá), pero sí que el fichaje de Antonio cuente algo más que la hora.

La ubicación solo se guarda al fichar: dónde se toma Antonio el café sigue siendo cosa suya (ni falta que hace saberlo). Y si lo activas, sin GPS no se puede fichar.

¿Y si una comunidad tiene conserjería fija, con su mostrador y su timbre? Ahí puede encajar un kiosko con reconocimiento facial de nuestras máquinas para fichar: sin contacto, el empleado se identifica con la cámara de la tablet. Eso sí, es un dato biométrico, así que su uso exige justificar que es necesario y hacer una evaluación de impacto. En la demo te ayudamos a valorar si encaja o si te basta con QR, NFC o PIN.

En una obra pasa lo mismo, tampoco hay oficina en la que fichar: lo contamos en control horario en construcción.

¿Qué debe tener un software de control horario para fincas?

Lo primero, que funcione donde está el conserje: en el portal. Lo elijas con nosotros o con otro, un software de control horario para comunidades tiene que cumplir esto: