Control horario en logística y almacén: turnos, fichaje y biometría

Si gestionas un almacén o una empresa de logística, el control horario tiene una pega que no aparece en ninguna guía genérica: buena parte de tu plantilla no ficha en un mostrador fijo. El mozo se mueve entre pasillos y muelles, el equipo rota por turnos de mañana, tarde y noche, y el repartidor de última milla no vuelve a la nave hasta el día siguiente. El clásico fichador de pared con huella no le sirve a casi nadie, y el papel se convierte en una hoja que se olvidan de firmar.

Así que este artículo va de eso: de cómo cuadrar los turnos del almacén, fichar al personal que se mueve entre naves y cumplir con el registro de jornada sin pelearte con Excel. Si lo tuyo es sobre todo el transporte por carretera —conductores en ruta y tacógrafo—, eso tiene su propia casuística y lo tratamos aparte en la guía de control horario en transporte.

¿Es obligatorio el control horario en un almacén o empresa de logística?

Sí. Toda empresa con personal contratado tiene que registrar la jornada diaria de cada trabajador, y la logística y el almacén no son ninguna excepción. Lo fija el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores: hay que anotar la hora de inicio y de fin de la jornada de toda la plantilla, el registro se conserva al menos cuatro años y tiene que estar a disposición de la Inspección de Trabajo.

La ley no impone formato —vale papel, Excel o una app—, pero sí exige que el registro sea fiable. Y ahí es donde el sector se juega las multas del control horario: no llevar registro es una infracción grave y, según el artículo 7.5 de la LISOS, las sanciones arrancan en 751 euros por trabajador. En un almacén con varios turnos y refuerzos de temporada, “lo llevábamos en unas hojas que la gente no rellenaba” es justo el tipo de registro que no aguanta una inspección.

El futuro registro horario digital obligatorio sigue en tramitación. Para no repetir aquí un estado que envejece rápido, tienes los hitos actualizados en nuestra guía de la ley de control horario en España. Este post va de cómo llevarlo hoy en un almacén o una empresa de logística.

¿Cómo fichan los repartidores y el personal que se mueve entre naves?

Fichando desde el móvil con geolocalización. En logística buena parte del equipo no está en un punto fijo —repartidores de última milla, personal que rota entre naves y centros de distribución, comerciales que salen del almacén—, así que el fichaje tiene que viajar con la persona, no esperarla en la puerta. El trabajador marca entrada y salida desde su teléfono y el sistema registra dónde se ficha, que es lo que sostiene el registro cuando el puesto de trabajo es una furgoneta de reparto o un muelle. (Para los conductores de ruta larga con tacógrafo, que tienen su propia normativa de tiempos de conducción, lo vemos en la guía de control horario en transporte.)

Aquí conviene tener claro el marco: la geolocalización en el fichaje es legal, pero con condiciones —informar al trabajador, registrar la ubicación solo en el momento de fichar y no convertirlo en un seguimiento continuo—. Lo desarrollamos en el post sobre si es legal fichar con geolocalización en el trabajo, que conviene leer antes de implantarlo.

La huella ya no es la solución fácil: cuidado con la biometría

La huella dactilar y el reconocimiento facial son datos biométricos de categoría especial (artículo 9 del RGPD), y usarlos para el mero control de presencia tiene hoy un encaje legal muy difícil: casi ninguna empresa puede acreditar la base legal que el RGPD exige, y hay sanciones y condenas judiciales de por medio. En la práctica, muchas empresas de logística que ficharon durante años con el lector de huella se encuentran ahora con que ese sistema las expone.

No es teoría: nos llaman empresas del sector que quieren cambiar el fichaje “por el tema del biométrico”, y alguna nos ha contado que llegó a tener denuncias por fichar con reconocimiento facial. El detalle jurídico se mueve rápido, así que no lo replico aquí: lo tienes al día en ¿es legal fichar con huella dactilar o reconocimiento facial?. Para una plantilla móvil, además, la huella nunca fue cómoda —obliga a pasar por un punto físico—, así que el fichaje por móvil con geolocalización suele esquivar el problema legal y el operativo a la vez.

¿Y en el almacén, con turnos rotativos y picos de campaña?

Con un cuadrante que se gestione solo y un fichaje que aguante el trasiego del muelle. En el almacén el problema no es tanto la movilidad como la rotación: turnos que cambian cada semana según la carga de trabajo, refuerzos en campaña que disparan la plantilla de golpe y jornadas de mañana, tarde y noche que hay que cuadrar sin dejar huecos ni encadenar horas de más.

Los dolores que más se repiten en los almacenes que nos escriben son tres: se olvidan de fichar la salida, se fichan unos por otros y el cuadrante se lleva “todo a mano”. Un planificador de turnos resuelve las tres cosas: publica el cuadrante, avisa a cada persona de su turno y enlaza lo planificado con lo que de verdad se ficha, para que las desviaciones salten a la vista.

Si vienes del comercio y este punto te suena, tenemos un post específico de control horario en retail: comparte la lógica de los picos de campaña, pero el almacén añade el turno de noche y la carga física que el mostrador no tiene.

Horas extra, nocturnidad y convenio del sector

El registro fiable es también lo que te ordena las horas extra y la nocturnidad, que en un almacén pesan mucho. La actividad encadena turnos de noche y jornadas largas en campaña, y el convenio colectivo aplicable concreta cómo se retribuyen esos conceptos. Sin un registro que separe la jornada ordinaria de la extraordinaria, calcular esos pluses es un ejercicio de fe —y una fuente de conflictos—.

Con las horas contadas de forma automática, el cierre de mes deja de ser el puzzle de “cuadrar el Excel con las hojas de cada turno” y pasa a ser un dato que ya está calculado. Si quieres profundizar, aquí tienes cómo gestionar las horas extra sin que se te escapen.

Cómo lo resuelve TramitApp en logística y almacén

TramitApp reúne en una sola herramienta el fichaje móvil con geolocalización, la planificación de turnos y el cálculo de horas, que es justo la combinación que pide el sector. Los repartidores y el personal que se mueve entre naves fichan desde su teléfono estén donde estén; el almacén cuadra sus turnos rotativos y sus refuerzos de campaña; y el registro queda digital, trazable y exportable para cuando llame la Inspección, sin depender de la huella.

Es también la razón por la que el sector convierte tan bien con nosotros: cuando el problema es “mi gente trabaja fuera y la huella ya me da miedo”, el fichaje por móvil con geolocalización lo resuelve de un plumazo. Si quieres verlo con tu operativa concreta —tus rutas, tus turnos, tus centros—, lo mejor es pedir una demo y que te lo enseñemos con tus casos.

Preguntas frecuentes sobre el control horario en logística y almacén