Ley de control horario en España: obligaciones, multas y nuevo registro digital [actualizado julio 2026]

La ley de control horario obliga a todas las empresas en España a registrar la hora exacta de entrada y salida de cada persona trabajadora, conservar esos datos durante al menos 4 años y tenerlos disponibles para la Inspección de Trabajo. Y está a punto de cambiar: el nuevo horizonte para aprobar el registro horario digital obligatorio es septiembre de 2026, después de que las objeciones del Consejo de Estado obligaran a reescribir el texto y descartaran el plan de sacarlo antes del verano (Qué!, 26-jul). Tras su publicación en el BOE, entraría en vigor en cuestión de semanas.

Si gestionas personas, esto te afecta directamente — sobre todo si aún fichas en papel o Excel. Vamos al grano: qué va a cambiar, en qué punto está el decreto, qué exige la ley hoy y qué hacer para llegar preparado.

¿Qué va a cambiar con el nuevo registro horario digital?

El nuevo real decreto hará obligatorio que el registro de jornada sea totalmente digital, automático e interoperable con la Inspección de Trabajo. El papel y el Excel editable dejarán de ser válidos. Estas son las claves del texto:

• Adiós al papel: el registro será 100% digital y automático: la hora la registra el sistema en el momento del fichaje, no la apunta nadie a mano.
• Fin del fichaje «autodeclarativo»: los sistemas donde la persona apunta su hora a mano, sin validación automática, dejarán de ser válidos.
• Inmanipulable y trazable: cualquier corrección de un fichaje exigirá el acuerdo entre empresa y persona trabajadora, y quedará registrado quién cambió qué y por qué.
• Horas extra y complementarias incluidas: el registro desglosará jornada ordinaria, extraordinaria y complementaria, con distinción entre trabajo presencial y a distancia.
• Acceso remoto para la Inspección: la ITSS (Inspección de Trabajo y Seguridad Social), el organismo público que vigila que se cumpla la normativa laboral, podrá consultar los fichajes telemáticamente, sin visita presencial.
• Acceso para representantes legales: más transparencia para la plantilla.

En la práctica, esto convierte en papel mojado los sistemas que hoy usa la mayoría: según los datos citados en la tramitación de la norma (elderecho.com), el 90% de las pymes españolas sigue fichando en papel. Si es tu caso, más abajo te contamos qué hacer ya.

¿En qué punto está el real decreto? (julio de 2026)

Trabajo ha corregido el texto para atender el dictamen del Consejo de Estado, pero eso ha comido plazos: se ha descartado sacarlo antes de las vacaciones de agosto y el nuevo horizonte que manejan Trabajo y Economía es septiembre de 2026. El calendario, a día de hoy:

La presión no afloja: CCOO y UGT han venido reclamando la aprobación con un ultimátum al Gobierno (fijaron el 31 de julio como línea roja para seguir firmando acuerdos con el Ejecutivo, Público). Enfrente, la CEOE ya ha anunciado que impugnará la norma judicialmente — precisamente por eso Trabajo ha blindado el texto incorporando las objeciones del Consejo de Estado y el criterio de la AEPD.

Eso sí: hasta que el BOE no lo publique, nada de esto es exigible. Hoy sigue vigente el marco de 2019. Pero el margen se agota, y el plazo de adaptación —sean 6 o 12 meses— pasará rápido.

¿Y TramitApp? La plataforma ya cumple hoy con los requisitos que el borrador pone sobre la mesa: fichaje digital automático, registros inalterables con trazabilidad de correcciones, desglose de horas e informes listos para la Inspección. Y para lo único que nadie puede cerrar todavía —los detalles técnicos que fije el texto definitivo, como el mecanismo de acceso remoto de la ITSS—, nuestro equipo de compliance y producto está pendiente de la redacción final por si hay algún matiz que ajustar. Si fichas con TramitApp, el cambio normativo no será tu problema: estás cubierto.

¿Qué exige la ley de control horario hoy?

Mientras el nuevo decreto no entre en vigor, la obligación vigente es la del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019 y obligatorio desde el 12 de mayo de 2019: registro diario de jornada con hora exacta de entrada y salida, conservación durante al menos 4 años y acceso garantizado para Inspección, plantilla y representantes legales. Para los contratos a tiempo parcial, el artículo 12.4.c añade un resumen mensual de horas; para el teletrabajo, la Ley 10/2021 exige un registro igual de fiable que en la oficina.

¿A quién aplica?

A todas las empresas con personas contratadas por cuenta ajena, sin excepción de tamaño ni sector. La única exención real es la alta dirección con contrato especial (art. 2.1.a ET) — no los mandos intermedios con contrato laboral normal. Tres casos que generan dudas y tienen la misma respuesta (sí, hay que fichar):

• Tiempo parcial: con más motivo. Si no hay registro, la Inspección presume jornada completa.
• Teletrabajo: da igual desde dónde se trabaje; muchas empresas lo resuelven con fichaje con geolocalización.
• Personal itinerante: comerciales, técnicos en ruta o reparto también registran inicio y fin de jornada.

¿Qué debe incluir el registro?

La hora exacta de entrada y de salida de cada persona, cada día. Nada de "8 horas clavadas": el registro debe decir "entrada 08:57 – salida 17:03", con las pausas anotadas si no están previstas por convenio. Tienes el detalle de qué datos son obligatorios en el registro de jornada en su propia guía. Además, el sistema debe ser fiable, no manipulable y con trazabilidad: si se corrige un fichaje, queda constancia de quién, cuándo y por qué.

¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros de jornada?

Al menos cuatro años, según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores — es un mínimo legal, no una fecha de borrado: conservarlos más tiempo es perfectamente válido. Y durante todo ese tiempo deben permanecer accesibles de inmediato para la Inspección, para cada persona trabajadora y para sus representantes — incluidos los fichajes de gente que ya no está en plantilla. Piensa en los registros como en cuadros de un museo: se pueden ver en cualquier momento, pero nadie los toca sin dejar rastro. Si un inspector pide en 2026 los fichajes de 2022 y no existen o están incompletos, cuenta como no tener registro válido. Con sanción.

¿Qué multas aplica la Inspección de Trabajo?

No llevar registro de jornada es infracción grave: multa de 751 a 7.500 €, graduable según el número de trabajadores afectados y los demás criterios del artículo 39 de la LISOS. La escala completa:

Y no es teoría de grandes corporaciones: una pyme de servicios de 12 personas se llevó 3.126 € de sanción por guardar los registros solo un mes en lugar del mínimo de 4 años. Según el Informe Anual de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en 2024 hubo 9.097 actuaciones sobre registro de jornada con 1.869 infracciones detectadas — aproximadamente 1 de cada 5 empresas inspeccionadas acaba con acta, y la mayoría de sanciones recae en pymes de 10 a 100 personas. Tienes más casos reales en nuestro repaso de multas del control horario con importes concretos, y una guía para dejar el registro a prueba de inspección.

¿Qué pasa si un empleado reclama horas extra y no hay registro fiable?

Que la empresa juega con las cartas en contra: sin un registro de jornada fiable, la carga de probar las horas puede invertirse y recaer en la empresa, que es quien estaba legalmente obligada a custodiar esa prueba. Los tribunales lo resuelven aplicando el principio de facilidad probatoria (art. 217.7 de la LEC): quien tenía el medio de prueba y no lo aporta, carga con las consecuencias. El Tribunal Supremo acaba de perfilarlo en su sentencia 372/2026, de 15 de abril: con jornadas irregulares o imprevisibles, la falta de registro puede bastar para dar por buena la versión de la persona trabajadora (si la concreta con precisión); con horario fijo y conocido, el trabajador debe aportar primero indicios del exceso — y entonces sí, la carga pasa a la empresa. Esta doctrina no la trae el nuevo real decreto ni depende de él: nace de la sentencia del TJUE de 2019 que originó la obligación de fichar, y seguirá aplicándose quede como quede el texto definitivo.

Un apunte de protección de datos, porque comparte piso con todo esto: los fichajes son datos personales sujetos al RGPD y a la LOPDGDD — recoge solo lo necesario, con acceso restringido. Y si usas huella o reconocimiento facial, son datos especialmente protegidos: necesitas justificación sólida y evaluación de impacto. Te lo contamos en ¿es legal fichar con huella dactilar o reconocimiento facial?

¿Qué hago si aún ficho en papel o Excel?

Empezar la transición ya, sin esperar al BOE. La entrada en vigor del nuevo registro digital parece inminente y el plazo de adaptación será limitado. El camino, en tres pasos:

1. Audita lo que tienes hoy con el checklist de abajo. Si tu registro actual ya cojea (sin trazabilidad, sin hora exacta, sin los 4 años guardados), el problema no es el decreto que viene: es la inspección que puede llegar mañana. Si usas Excel, aquí explicamos por qué la plantilla de Excel se ha quedado obsoleta.
2. Elige un sistema digital que ya cumpla lo que el decreto va a exigir: fichaje automático en tiempo real, registros inalterables con trazabilidad de cambios, desglose de horas extra e informes exportables al momento. Así el cambio normativo te pilla cumpliendo, no corriendo.
3. Migra el histórico: los 4 años de conservación no se reinician con el sistema nuevo. Guarda los registros antiguos en un formato consultable.

¿Estás preparado? Con el control horario de TramitApp estás cubierto: fichaje digital automático, trazabilidad completa de correcciones e informes listos para la Inspección en segundos. Y para pymes que no quieren montar nada complejo, TramitApp Nano cubre la normativa desde el primer trabajador, sin instalación ni formación.

Checklist: ¿cumple tu empresa con la ley de control horario?

Repasa estos seis puntos; si alguno flojea, mejor detectarlo tú antes que la Inspección:

• ¿Registras la hora exacta de entrada y salida de cada persona?
• ¿Tus registros son accesibles de inmediato si te los piden?
• ¿Guardas los datos durante al menos los 4 años que exige la ley?
• ¿La plantilla puede comprobar su información cuando quiera?
• ¿El sistema deja constancia de quién modifica un fichaje?
• ¿Puedes exportar informes filtrados por persona, fecha o departamento?

Preguntas frecuentes sobre la ley de control horario

Conclusión: el que llega preparado no corre

El registro horario ya era obligatorio; lo que cambia ahora es que el margen para cumplirlo "a medias" desaparece. Cuando el decreto se publique —el horizonte que se maneja es septiembre de 2026—, papel, Excel y apaños dejarán de valer, y el plazo de adaptación correrá rápido.

Con TramitApp estás cubierto: la plataforma ya cumple los requisitos que el borrador pone sobre la mesa, y nuestro equipo de compliance y producto está pendiente de la redacción final por si algún matiz obliga a ajustar — es lo que hacemos para las más de 3.000 empresas y 150.000 empleados que fichan con nosotros a diario. Si quieres llegar al BOE con los deberes hechos, pide tu demo y compruébalo.