Cómo coordinar las vacaciones de trabajadores

Cómo coordinar las vacaciones de trabajadores

La coordinación de vacaciones de los trabajadores es un de los quebraderos de cabeza a los que se enfrentan, cada año, las empresas y los departamentos de Recursos Humanos. Contar con herramientas de gestión especializadas en esta labor nos ayudará a organizar las vacaciones de todo el equipo de forma rápida sin dar lugar a errores. En este post te contaremos más acerca de los retos que supone la gestión de vacaciones y cómo abordarlo en nuestra empresa.

¿Qué es la gestión de vacaciones?

La gestión de vacaciones en las empresas se refiere al proceso de planificar, organizar y coordinar las vacaciones de los empleados de una organización. Esto incluye establecer un calendario de vacaciones, establecer un proceso de solicitud de vacaciones, priorizar las solicitudes, comunicar con anticipación las fechas aprobadas, asegurarse de cubrir las necesidades del negocio, establecer políticas claras, tener en cuenta las necesidades individuales de los empleados, monitorizar y evaluar el proceso, y fomentar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal.

La gestión de vacaciones es importante para asegurar que el negocio continúe operando de manera efectiva mientras los empleados disfrutan de sus vacaciones, y para asegurar el bienestar y la productividad de los empleados a largo plazo.

La dificultad de gestionar las vacaciones de los equipos

A la hora de gestionar las vacaciones de trabajadores surgen complicaciones que se multiplican en función del tamaño de la organización. Uno de los problemas más habituales de estas gestiones es que exista un descuadre en el saldo de vacaciones de un trabajador. También es habitual que los responsables o el departamento de recursos humanos reciba periódicamente preguntas como «¿cuántos días de vacaciones me quedan?», «¿están actualizadas mis vacaciones?».

En definitiva, nos encontramos ante un trámite que puede ser sencillo si contamos con una herramienta que nos permita ver, de un vistazo, las vacaciones de todos los trabajadores y nos ayude a calcular los días de vacaciones disponibles y pendientes, por ejemplo. Si crees que tu empresa podría mejorar en su sistema de gestión de vacaciones te animamos a seguir leyendo y acudir al webinar.

Pasos esenciales para coordinar las vacaciones de la plantilla

Para coordinar las vacaciones de los trabajadores, se recomienda seguir los siguientes pasos:

  1. Establecer un calendario de vacaciones. Crear un calendario anual de vacaciones en el cual los trabajadores puedan solicitar y reservar sus días libres.
  2. Establecer un proceso de solicitud. Definir un proceso claro y fácil de seguir para que los trabajadores puedan solicitar sus vacaciones. Esto puede incluir un formulario en línea o una solicitud en papel.
  3. Priorizar las solicitudes. Establecer criterios para priorizar las solicitudes, como antigüedad en la empresa o necesidades del negocio.
  4. Comunicar con anticipación. Comunicar con los trabajadores con suficiente anticipación sobre las fechas de sus vacaciones aprobadas, para que puedan planificar con anticipación.
  5. Asegurarse de cubrir las necesidades del negocio. Asegurarse de que el negocio tenga el personal necesario para operar durante las vacaciones de los trabajadores. Esto puede incluir programar turnos de vacaciones de manera que el negocio no se vea afectado.

Consecuencias de cometer errores en la planificación de vacaciones

La gestión inadecuada de las vacaciones de los empleados puede tener consecuencias negativas tanto para el negocio como para los empleados. Algunas de las posibles consecuencias de cometer errores en la gestión de vacaciones incluyen:

  • Falta de personal. Aprobar demasiadas vacaciones al mismo tiempo, puede haber una escasez de personal y dificultades para cumplir con los compromisos del negocio.
  • Problemas de productividad. Si los empleados no tienen suficientes días de vacaciones o no pueden planificar sus vacaciones de manera adecuada, pueden experimentar estrés y agotamiento, lo que puede afectar su rendimiento en el trabajo.
  • Problemas de motivación. En el caso de que los empleados sientan que su petición de vacaciones no ha sido tratada de manera justa o imparcial, pueden sentirse desmotivados e insatisfechos con su trabajo.
  • Problemas legales. Si no se cumplen las regulaciones laborales o las políticas internas de la empresa en relación con las vacaciones, la empresa puede enfrentar problemas legales.
  • Costos financieros. Puede generar costos adicionales para la empresa, como el costo de contratar personal temporal o el costo de re-planificar proyectos debido a la falta de personal.

¿Qué dice la legislación sobre las vacaciones?

En España, la legislación sobre las vacaciones está regulada principalmente por el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores y la normativa laboral específica de cada  comunidad autónoma.

El Estatuto de los Trabajadores estipula que los empleados tienen derecho a un periodo de vacaciones anuales retribuidas de al menos 30 días naturales o 22 días hábiles. Si tienes más dudas aquí te contamos cómo calcular cuántos días de vacaciones corresponden a los empleados. Además, los empleados deben percibir su salario completo durante el periodo de vacaciones.

En cuanto a las fechas, el empleador y el trabajador deben llegar a un acuerdo sobre las fechas de las vacaciones, teniendo en cuenta las necesidades del negocio y las preferencias del trabajador. En caso de no llegar a un acuerdo, el empleador fijará las fechas de las vacaciones. Para las vacaciones no disfrutadas, el trabajador tiene derecho a acumularlas hasta tres años y el empleador está obligado a pagar el salario correspondiente en el momento de su disfrute.

Digitaliza la gestión de vacaciones

Todavía son muchas las empresas que tratan de cubrir la gestión de las vacaciones de los empleados mediante una plantilla de Excel. Este programa  implica picar todos los datos de cada trabajador, dando lugar a posibles fallos manuales. Si tu entidad busca automatizar la gestión de vacaciones y días de permiso puede realizarlo con el uso de una plataforma que vuelque la información de todo el equipo. Un software de RRHH incluye las herramientas necesarias para la autogestión de las vacaciones por parte de los propios trabajadores. Así como las herramientas de aprobación y visualización de todo el equipo para los administradores.

Gracias a gestionar las vacaciones mediante una plataforma en la nube, la información aparece siempre actualizada en tiempo real. Los trabajadores así podrán consultarla en cualquier momento y desde su dispositivo, olvidándonos así de las frecuentes preguntas por los días libres que les quedan.

Cómo realizar las solicitudes desde el móvil

Uno de los beneficios de digitalizar la gestión de vacaciones es poder realizar todas las tramitaciones desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar. Los empleados pueden utilizar su propio móvil para solicitar qué días de vacaciones desean tener. Una vez solicitado, el administrador recibe una notificación con la que puede aceptar o rechazar dicha solicitud.

En TramitApp contamos con la vista de equipo donde los miembros de una empresa pueden ver los días solicitados por sus compañeros. De esta forma, los trabajadores pueden coordinarse mejor con sus compañeros y actuar conforme a ello.

Este proceso de gestión ofrece mayor autonomía a los trabajadores de la empresa y fomenta la coordinación de los equipos. Todo bajo supervisión de los responsables que son quienes tienen la última palabra en la aprobación de vacaciones.

Descubre cómo coordinar las vacaciones con TramitApp

Utilizar la plataforma de TramitApp permite coordinar y controlar las vacaciones y ausencias de toda la plantilla de forma efectiva y centralizada. Dejando a un lado los documentos Excel y decenas de emails entre la empresa y los empleados. Compartir calendario de empresa, pedir vacaciones desde el móvil o gestionar y comunicar cierres por vacaciones son gestiones sencillas con TramitApp.

 

Sobre el autor

Tamara Vargas

Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.

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