Si tu empresa lleva el control horario con un Excel a medias, con fichajes que se redondean a la hora en punto o sin guardar los registros de hace dos años, hay una conversación incómoda esperándote: la Inspección de Trabajo. Y la próxima reforma del régimen sancionador, aprobada por el Consejo de Ministros el 30 de septiembre de 2025, prepara un escenario en el que la multa ya no es por centro de trabajo, sino por cada persona trabajadora afectada, con un techo de 10.000 € por cabeza. Vamos al grano: estas son las 5 multas concretas que más le están cayendo a las empresas por el control horario, con su importe real, su caso documentado y cómo se evita cada una.
El marco sancionador del control horario: qué dice la LISOS hoy y qué cambia en 2026
El régimen sancionador del registro de jornada está en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), concretamente en los artículos 7.5 y 40.1. No tener registro de jornada, llevarlo de forma defectuosa o no conservarlo es una infracción grave. Falsificarlo o manipularlo, una infracción muy grave. Y a partir de ahí, la cuantía depende del grado (mínimo, medio o máximo) que decida la Inspección.
Los tramos vigentes son:
- Leve: 70 € – 750 € (incumplimientos puntuales o no sistemáticos)
- Grave: 751 € – 7.500 € (no llevar registro, registro defectuoso, no conservar datos 4 años) - Grado mínimo: 751 € – 1.500 € - Grado medio: 1.501 € – 3.750 € - Grado máximo: 3.751 € – 7.500 €
- Muy grave: 7.501 € – 225.018 € (falsificación, fraude sistemático, reincidencia con perjuicio grave)
No tener registro de jornada o llevarlo de forma defectuosa es una infracción grave que ya hoy puede llegar a 7.500 € por centro de trabajo.
Y aquí viene la parte que cambia el cálculo del riesgo. El anteproyecto aprobado en Consejo de Ministros el 30 de septiembre de 2025 plantea reformar la LISOS para que la sanción se aplique por cada persona trabajadora afectada, con estos tramos:
- Grado mínimo: 1.000 € – 2.000 €
- Grado medio: 2.001 € – 5.000 €
- Grado máximo: 5.001 € – 10.000 €
Hagamos la cuenta. Una empresa de 50 personas sin registro de jornada hoy se expone a un acta de hasta 7.500 €. Con la reforma, la misma infracción puede acabar siendo 50 actas de hasta 10.000 €: 500.000 € de techo en lugar de 7.500 €. La cifra no es lo único que cambia: cambia la lógica. Hasta ahora la pregunta era "¿cuánta multa me arriesgo?". Pronto será "¿cuánta multa por cada persona de la plantilla?".
Importante: a fecha de este post, esa reforma sigue en tramitación parlamentaria. No es ley publicada en el BOE. Pero el aviso ya está lanzado y la Inspección está afilando criterios mientras tanto.
¿Te suena demasiado denso? No te preocupes: a continuación tienes las 5 multas concretas que más se están viendo, con importes y casos reales. Léelas como si fueran un checklist y tacha mentalmente cada una.
Multa 1: no tener registro de jornada (751 € – 7.500 €)
Es la madre de todas las multas del control horario. Desde la entrada en vigor del RD-Ley 8/2019, todas las empresas en España están obligadas a llevar un registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con hora de inicio y de fin, y a conservarlo durante cuatro años. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores lo deja claro: el registro es para toda la plantilla, no solo para los que hacen horas extra.
No llevarlo o llevarlo de forma defectuosa es infracción grave según el artículo 7.5 de la LISOS. La sanción se mueve entre 751 € en grado mínimo y 7.500 € en grado máximo por cada centro de trabajo afectado.
No tener registro de jornada es infracción grave: hasta 7.500 € por centro hoy, hasta 10.000 € por persona trabajadora si prospera la reforma.
Caso real: el Juzgado de lo Social nº 3 de Palma de Mallorca confirmó dos infracciones graves a una empresa en grado máximo después de cruzar los registros de conexión a sistemas informáticos con los fichajes declarados. Resultado: el horario marcado no se cumplía y, encima, se excedía habitualmente. La Inspección levantó acta y el juzgado la respaldó.
Cómo se evita:
- Implantar un sistema de control horario digital que registre hora real de entrada y salida, no horas redondas ni estimadas
- Que todos los empleados fichen: presenciales, teletrabajadores, comerciales en ruta, personal a turnos. Sin excepciones
- Conservar los registros durante cuatro años (este es otro frente de sanción habitual: tener registro pero no conservarlo)
- Que el sistema permita a la Inspección consultar los registros en el momento, no en una semana
El control horario de TramitApp registra la hora real de cada fichaje, los conserva durante el plazo legal y los exporta listos para auditoría. Si la Inspección pide los registros del año pasado, no hay que rebuscar en correos ni en Excels antiguos.
Multa 2: falsificar o manipular los fichajes (7.501 € – 225.018 €)
Esto va más allá de "no tener registro". Si la empresa tiene un sistema pero introduce horas fijas, redondea entradas y salidas o estima los fichajes en lugar de capturar la hora real, ya está incumpliendo. Y si lo hace de forma sistemática para ocultar horas extra o jornadas que superan el límite legal, la calificación salta a infracción muy grave.
El artículo 7.10 y, en su caso, el artículo 8.1 de la LISOS recogen este escenario. Las cuantías para muy grave son:
- Grado mínimo: 7.501 € – 30.000 €
- Grado medio: 30.001 € – 120.005 €
- Grado máximo: 120.006 € – 225.018 €
Redondear los fichajes a la hora en punto o estimar las horas en lugar de registrarlas no es un atajo administrativo: es una infracción que la Inspección puede calificar como muy grave.
Cómo se evita:
- Que el sistema capture la hora exacta del fichaje, al minuto, sin redondeos
- Que los fichajes sean inalterables una vez registrados: si hay que corregir un error humano (un olvido de fichaje), debe quedar trazabilidad de quién lo corrigió, cuándo y por qué
- Nada de Excels editables a posteriori por el responsable del departamento. Es exactamente lo que la Inspección busca cuando solicita el log de modificaciones
- Permitir que el empleado vea sus propios fichajes en tiempo real, para que detecte irregularidades antes que la Inspección
Con TramitApp, cada fichaje queda registrado con marca de tiempo inalterable. Las correcciones (cuando son necesarias) generan un log auditable que el inspector puede revisar sin tener que creer en la palabra del empresario.
Multa 3: no computar ni pagar las horas extra (de 626 € a 187.515 €)
El registro de jornada y las horas extra son las dos caras de la misma moneda. Si la empresa no registra bien las horas trabajadas, no puede acreditar las horas extra realizadas. Y si las realiza pero no las computa o no las paga, hay dos sanciones distintas.
No computar las horas extra realmente realizadas es infracción grave. Las cuantías, según el desglose de la LISOS aplicado al impago de horas extra:
- Grado mínimo: 626 € – 1.250 €
- Grado medio: 1.251 € – 3.125 €
- Grado máximo: 3.126 € – 6.250 €
Impago reiterado o fraudulento puede subir a muy grave (artículo 8.1 LISOS), con multas que van de 6.251 € a 187.515 €.
La mitad de las horas extra en España no se controlan ni se pagan. La Inspección lo sabe, y va a por ese flanco.
Y es que el problema es masivo: según la Encuesta de Población Activa del INE, una parte importante de las horas extra que se realizan en España no se declaran ni se compensan. La Inspección lleva años apuntando a este flanco porque es donde más se cruzan los datos: registro horario, nóminas, cotizaciones a la Seguridad Social.
Cómo se evita:
- Que el sistema diferencie entre jornada ordinaria y horas extra automáticamente, según el calendario y el convenio aplicable
- Avisar al responsable cuando un empleado supera el límite anual de horas extra (80 horas/año salvo excepciones)
- Exportar el dato a la nómina sin pasar por copiar-pegar manual: si la hora extra está registrada en el sistema, debe llegar al recibo de salario
- Conservar el detalle por persona para poder defenderlo ante la Inspección, con su importe y su pago
Cuando el control de horas extra está bien hecho, la empresa puede demostrar exactamente cuántas se hicieron, quién las hizo y cómo se compensaron (en dinero o en descanso). Sin esa trazabilidad, la palabra del empresario vale poco frente a la del inspector.
Multa 4: imponer biometría sin justificarla (53.766 €, sentencia TSJ Galicia)
Aquí cambiamos de norma. La Inspección sanciona el incumplimiento de control horario, pero las sanciones por imponer fichaje biométrico (huella, reconocimiento facial) vienen por la vía de la protección de datos y los derechos fundamentales. Y los importes pueden ser de los más altos del listado.
Caso documentado: el Tribunal Superior de Justicia de Galicia condenó en febrero de 2026 a una empresa a pagar 53.766 € a una trabajadora por obligarla a fichar con reconocimiento facial cuando había alternativas menos intrusivas (tarjeta, app móvil, código). La cifra se desglosa en 46.266 € de indemnización por despido improcedente y 7.500 € adicionales por daños morales por intromisión en el derecho a la propia imagen. La sentencia (STSJ Galicia 144/2026) deja un mensaje claro: el reconocimiento facial solo es aceptable si se demuestra que es imprescindible.
El reconocimiento facial para fichar es ilegal si hay alternativas menos intrusivas: la sentencia del TSJ Galicia fija el criterio y el coste.
¿Por qué este caso es tan relevante? Porque el reconocimiento facial trata datos biométricos, considerados de categoría especial por el RGPD y por la Ley Orgánica 3/2018 de Protección de Datos (LOPDGDD). Su tratamiento exige una base legal sólida, un análisis previo de proporcionalidad y, en la mayoría de los casos, consentimiento expreso. Lo más importante: si existen métodos alternativos para conseguir el mismo objetivo (registrar la jornada), el principio de minimización obliga a usar esos métodos, no la biometría.
La AEPD ha sancionado a empresas por instalar reconocimiento facial obligatorio cuando bastaba con una tarjeta o una app. Y los tribunales, como muestra el TSJ Galicia, están confirmando el criterio.
Cómo se evita:
- No imponer biometría como única vía de fichaje salvo que se acredite necesidad técnica y proporcionalidad
- Ofrecer alternativas válidas para todos los empleados: app móvil, fichaje web, tarjeta, código QR, kiosko en oficina
- Si se usa biometría, hacerlo siempre con consentimiento expreso e informado, con análisis previo de impacto (DPIA) y con alternativas reales disponibles
- Documentar la base legal y la proporcionalidad antes de implantarla, no después de la denuncia
Si el sistema obliga a poner la cara o el dedo, la única "alternativa" que queda al empleado es irse. Y es ahí donde aparecen los 53.766 €.
Multa 5: vulnerar el derecho a la desconexión digital (hasta 7.500 €)
Esta quinta multa la incluimos porque está muy conectada con el control horario, aunque la norma de fondo sea otra. El derecho a la desconexión digital lo reconoce el artículo 88 de la LOPDGDD y el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores. Su vulneración se sanciona como infracción grave: hasta 7.500 € por cada acta.
El punto de conexión con el control horario es clave: el registro de jornada es el que define cuándo empieza y cuándo termina el tiempo de trabajo. Si la empresa exige respuesta a correos o llamadas fuera de ese horario, está cruzando la línea.
En mayo de 2026, varios medios documentaron cómo la Inspección de Trabajo está sancionando a empresas que contactan habitualmente a empleados fuera del horario laboral con exigencia de respuesta inmediata. No es por un mensaje aislado: la Inspección busca patrón. Pero el patrón se demuestra rápido si los mensajes están ahí.
El registro horario define dónde acaba la jornada. Y dónde acaba la jornada empieza el derecho a no contestar al jefe.
Cómo se evita:
- Tener una política de desconexión digital escrita y comunicada a la plantilla
- Que el control horario refleje con precisión los límites de la jornada: cuándo se ficha la salida y cuándo se ficha la entrada al día siguiente
- Acordar canales y franjas para urgencias reales, no como rutina diaria
- Formar a los mandos intermedios para que no normalicen mensajes a las 22:00 esperando respuesta inmediata
- Evaluar la hiperconectividad dentro de la evaluación de riesgos psicosociales del puesto
> Alternativa que también encaja en este punto si tu empresa no tiene problemas de desconexión digital pero sí de archivado: no conservar los registros de jornada durante los cuatro años legales es también infracción grave (751 € – 7.500 €). Es uno de los motivos más recurrentes por los que la Inspección acaba sancionando empresas que sí fichan, pero que pierden el rastro de los datos antiguos.
Cómo evitar las cinco multas con un solo sistema
Las cinco multas comparten un denominador común: la empresa no puede demostrar lo que pasó. No hay registro, lo hay pero está manipulado, no se conserva, no diferencia ordinaria de extra, o se basa en un sistema biométrico que se podía haber sustituido por algo menos invasivo.
La forma realista de evitarlas todas no es revisar cinco políticas distintas: es trabajar con un sistema digital que ya esté pensado para cumplir.
Lo que pide la normativa, traducido a checklist operativo:
- Fichaje accesible para toda la plantilla, incluidos los que trabajan fuera de oficina (comerciales, técnicos a domicilio, teletrabajo). Sin excluir a nadie del registro
- Hora real, no estimada: el sistema captura el minuto exacto, no redondea
- Trazabilidad de cambios: cualquier corrección queda registrada con autor y motivo
- Diferenciación de jornada y horas extra: el sistema marca cuándo se sobrepasa la jornada pactada
- Conservación 4 años: los datos no se borran por error ni se pierden en una migración
- Métodos no intrusivos: app móvil, web, código QR, tarjeta, kiosko. La biometría se ofrece solo cuando esté justificada y siempre con alternativas
- Exportable para Inspección: si llega un requerimiento, los registros se entregan en formato auditable sin reconstruir nada a mano
- Visible para el empleado: la persona trabajadora consulta sus propios fichajes y puede reclamar errores en el momento
TramitApp es una herramienta de control horario diseñada exactamente para ese checklist. Más de 3.000 empresas y 150.000 personas trabajadoras fichan a diario con la plataforma, en sectores tan distintos como banca, hostelería, construcción, hoteles o consultoría. La empresa lleva desde 2016 ayudando a equipos de RRHH a montar el registro de jornada sin acabar pidiendo perdón a la Inspección, y mantiene la certificación ISO 27001 como garantía del tratamiento de datos.
Nos hemos sentido muy acompañados en todo momento por TramitApp, desde el inicio nos han ayudado a adaptar la herramienta de Registro de jornada a nuestras necesidades, a adquirir conocimiento sobre su uso y a ir solventando las dudas que han ido surgiendo en el día a día. Son un gran equipo y muy implicado en atender las necesidades de su Cliente.
Si quieres ver cómo encajaría en tu empresa, pide una demo del software de RRHH y revisamos contigo los puntos críticos antes de que se convierta en un acta.
Conclusión: el coste de no fichar bien sube en 2026
Las cinco multas resumen tres ideas: la Inspección tiene cada vez mejores datos cruzados (registros, nóminas, Seguridad Social), los importes ya no son simbólicos y la reforma en tramitación amplifica el riesgo por cada persona trabajadora. Falsificar fichajes, no conservar registros o imponer biometría sin alternativa son los frentes que más están cayendo en actas y sentencias, y los que más caro salen.
Lo que sí depende de cada empresa es estar en el lado correcto cuando llegue la inspección. Y eso pasa por revisar el control horario antes de que sea otro quien lo revise por ti.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto puede multar la Inspección por no tener control horario?
¿Es obligatorio el registro de jornada en mi empresa?
¿Qué pasa si no tengo registro cuando llega la Inspección?
¿La Inspección puede multar por no conservar los registros cuatro años?
¿Puedo obligar a mi plantilla a fichar con huella o reconocimiento facial?
