¿Qué ocurre si mis trabajadores olvidan fichar?

Desde que el control horario es obligatorio, muchas entidades se han preguntado qué sucede si sus trabajadores olvidan fichar su jornada. Los empresarios y el departamento de RRHH se enfrentan a esta situación de forma frecuente en el día a día.

En este post resolvemos las dudas que se plantean en torno a ello para así poder llevar a cabo un correcto control horario. De esta forma nos aseguramos de no tener dificultades en las inspecciones de trabajo.

¿Qué problemas puede tener un trabajador por olvidar fichar?

El Estatuto de los Trabajadores recoge, en el artículo 58 de Faltas y sanciones, que los empleados pueden llegar a ser sancionados por incumplimiento laboral si no registran su jornada. El procedimiento comienza cuando la empresa comunica la falta al trabajador. Si reincide, podría ser sancionado por llevar un registro incorrecto de su jornada. Al no dejar constancia de sus horas trabajadas sería como si se hubiese ausentado, considerándose así un incumplimiento laboral. La sanción variará en función de lo establecido en su convenio.

Ante dudas frecuentes como: “Si llego tarde, ¿puede fichar un compañero por mí?”, la respuesta es contundente: está prohibido que un trabajador registre la jornada por otro. Si se realizase, se consideraría un fraude e incluso una causa de despido. La empresa podría sancionar tanto al trabajador que ha fichado, como al que se ha dejado fichar.

¿Cómo repercute a la empresa?

Aunque la organización haya puesto a disposición de sus colaboradores un sistema legítimo de fichaje, si estos no fichan, las sanciones repercuten directamente en la compañía.

Por ejemplo, muchas veces encontramos que los trabajadores olvidan fichar su salida y la registran a primera hora del día siguiente. A pesar de que estos descuidos no son culpa del empresario, ante una inspección de trabajo, la empresa podría ser sancionada: no llevar un registro de jornada válido es infracción grave, con multas de 751 a 7.500 € por centro de trabajo, graduables según el número de personas afectadas. Solo el fraude o la reincidencia pueden elevarlas a muy grave (hasta 225.018 €). Por ello, las empresas intentan anticiparse a estos fallos humanos y buscan alternativas para no tener problemas legales en un futuro.

Soluciones para no olvidarse de fichar

Los software de control horario cuentan con herramientas que han sido creadas específicamente para esta labor, por lo que ofrecen un mayor número de soluciones que otras alternativas de registro más generalistas o convencionales. Nuestro consejo, en primer lugar, es digitalizar el registro horario mediante un software destinado a ello para reducir así la posibilidad de olvido en los trabajadores. Gracias a esto podremos establecer un sistema de alertas para las incidencias en el registro horario.

Esto es especialmente útil para equipos que trabajan fuera de la oficina, donde los olvidos son más frecuentes: descubre cómo fichan los empleados que trabajan fuera de la oficina y qué métodos existen.

Y si lo que falla es la propia herramienta, conviene tener claro qué hacer si el sistema de fichaje falla y cómo garantizar la continuidad del registro.

En TramitApp creemos en la autogestión de los fichajes por parte de los empleados. De este modo se reduce la carga del departamento de RRHH y esto se traduce en eficiencia y en ahorro de tiempo. Mediante el registro digital de la jornada**, el trabajador puede dejar constancia de una incidencia en su fichaje**. A través de un software de control horario como el de TramitApp puede modificarlo si lo ha hecho a deshora porque se le ha olvidado. Estas modificaciones requerirán la aprobación del responsable o administrador de la plataforma. Los propios trabajadores quedan así mucho más tranquilos al poder gestionar ellos mismos las incidencias y no tener que hacer la visita de turno al jefe o al departamento de RRHH.

Aparte de poder gestionar las incidencias, para resolver de raíz el problema del olvido de registro horario, en TramitApp hemos establecido un aviso por notificaciones. El empleado recibe una notificación en su móvil cuando ha olvidado fichar, ya sea porque no ha indicado la entrada o la salida de su jornada y teniendo en cuenta sus horarios habituales. De esta forma decimos adiós a los despistes y fallos humanos.

En el siguiente vídeo, compartimos unos consejos prácticos para ponérselo todavía más sencillo a tu equipo y asegurar que el registro de jornada fluya sin contratiempos.

Conclusión

Olvidar fichar parece un problema menor hasta que se acumulan los registros incompletos: horas extra sin contabilizar, sanciones de la Inspección de Trabajo y reclamaciones que acaban en RRHH. La solución pasa por automatizar los avisos y simplificar el proceso para que fichar sea lo más fácil posible.

Con un software de control horario que envíe recordatorios automáticos y permita fichar desde el móvil, el ordenador o un punto fijo, eliminas los olvidos y mantienes el registro siempre al día. Si quieres ver cómo funciona, solicita una demo y te lo enseñamos con un caso real.