Los 10 mejores software de gestión de vacaciones: comparativa y cómo elegir

Se acerca la Navidad y vuelves al Excel y al correo para cuadrar quién libra, quién cubre y cuántos días le quedan a cada persona. TramitApp, Factorial, Sesame HR, Personio, Woffu, Kenjo, Bizneo, Lucca, Cezanne HR y Bixpe son las diez opciones de software de gestión de vacaciones que comparamos. Elegir depende del tamaño de tu equipo, de si necesitas también fichaje y turnos, de las reglas de cada centro y del precio real para tu plantilla.

Lo mínimo que debe hacer un software de gestión de vacaciones

• Mostrar el saldo de días y aplicar las reglas que correspondan a cada persona.
• Permitir solicitar y aprobar vacaciones sin perseguir correos.
• Reunir las ausencias en un calendario de equipo para revisar coincidencias.
• Dejar claro qué está solicitado, aprobado y pendiente.

Comparativa rápida de los mejores software de gestión de vacaciones

Las diez herramientas permiten gestionar vacaciones, pero las incluyen en paquetes distintos: gestión del tiempo, planes de entrada o suscripciones modulares de RRHH. Esta tabla resume el encaje y las tarifas; las condiciones concretas están en cada ficha.

Precios consultados el 27-oct-2026 en la web de cada proveedor. En Personio no pudimos acceder a su web para comprobar la tarifa.

La nota de Google Play valora la app entera, no solo las vacaciones. Además, los volúmenes van de 176 a 40,9 mil reseñas: tenlo presente al comparar las puntuaciones.

Consultadas el 27-oct-2026, las notas de mayor a menor son: Bizneo 4,7 (2,17 mil), Factorial 4,6 (40,9 mil), Personio 4,6 (2,35 mil), Bixpe 3,9 (2,19 mil), Kenjo 3,5 (176), Lucca 3,5 (1,83 mil), TramitApp 3,4 (228), Woffu 3,4 (484), Cezanne HR 3,3 (180) y Sesame HR 3,2 (2,1 mil). Entre paréntesis, el número de reseñas.

Ojo con comparar solo la cifra por empleado: los mínimos de contratación, el pago mensual o anual y el plan que incluye vacaciones pueden cambiar bastante la cuenta.

Los 10 mejores software de gestión de vacaciones y ausencias

Estas diez opciones cubren desde vacaciones dentro de una app de control horario hasta módulos de una suite de RRHH. Todo lo que contamos de cada herramienta procede de su web, consultada el 27-oct-2026; en Personio nos basamos en nuestro análisis, porque su web bloqueaba las consultas.

El orden sirve para recorrer la comparativa. El encaje lo marcan tus necesidades.

1. TramitApp

El software de gestión de vacaciones de TramitApp forma parte del módulo de gestión del tiempo, junto al fichaje. Si organizas turnos, aprobar los días es solo una parte del trabajo: después necesitas ver cómo cuentan esas ausencias en las horas del equipo.

Las políticas se configuran por centro: días naturales o laborables, medios días, año natural o de contrato, caducidad del saldo y días extra por antigüedad. Incluye un catálogo legal de más de 30 tipos de permiso y ausencias a medida, retribuidas, a recuperar o no retribuidas. Detecta coincidencias con bajas médicas, vacaciones, otras ausencias o fichajes, con conflictos configurables como forzables o bloqueantes.

Las aprobaciones pueden seguir la cadena de mando o pasar por varios responsables; también hay autoaprobación por tipo de permiso y asignación masiva para cierres de agosto o Navidad. Cancelar unas vacaciones aprobadas requiere la aceptación del responsable.

Puedes solicitar desde la web, las apps de iOS y Android o por WhatsApp, Telegram, Microsoft Teams y Slack. El calendario laboral se configura por centro, con festivos nacionales, autonómicos y locales, y cada empleado puede suscribir su calendario personal a Google Calendar u Outlook. Las ausencias cuentan en el cálculo de horas, conectado con el control horario de TramitApp y los turnos.

• Lo mejor: políticas por centro y conexión entre vacaciones, ausencias, fichaje y turnos. El soporte está en Madrid y lo atienden personas.
• A tener en cuenta: el precio final depende de la plantilla y de los módulos; pide una propuesta con tu caso. La app TramitApp Empleado tiene 3,4 estrellas con 228 reseñas en Google Play, por debajo de Factorial, Personio y Bizneo.
• Precio: desde 3 € por empleado al mes, sin permanencia; pagas solo los módulos que actives. Ese precio de entrada ya incluye fichaje y vacaciones.

Ordenar el control horario y las ausencias fue justo lo que destacó Forestalia sobre TramitApp:

“

Excelente plataforma, tanto para el empleado como para la organización de la plantilla desde RR.HH. Sencilla, ergonómica y efectiva. A nosotros, nos ha aportado una solución definitiva al control horario y gestión de ausencias de nuestros empleados.

José Suárez NavarroConsultor de Relaciones Laborales, Forestalia

2. Factorial

Factorial incluye ausencias y vacaciones en el bloque Tiempo de su suite modular, con un plan a medida. Como explicamos en nuestro análisis de Factorial para pymes, tiene sentido sobre todo si trabajas en oficina y quieres reunir varios procesos de personas.

Además de solicitar, aprobar y exportar ausencias, puedes configurar varios niveles de aprobación y responsables de respaldo, y consultar días disponibles, usados y acumulados. Las políticas se ajustan al convenio. Conecta con Google Calendar, Outlook y el control de presencia, y las ausencias pasan al panel de incidencias de nómina.

• Lo mejor: una app muy pulida y conexión entre las ausencias, los calendarios y las incidencias de nómina.
• A tener en cuenta: su suite amplia está pensada sobre todo para oficina y el precio final depende de los módulos.
• Precio: en su página de precios parte de 5–5,5 € por persona al mes: el título indica 5 € y el texto, 5,5 €. Ofrece prueba gratuita, sin duración publicada.

Eso sí: con esas dos cifras de entrada todavía no tienes un presupuesto. Pide el importe del bloque Tiempo con los módulos que vayas a utilizar.

3. Sesame HR

Sesame HR incluye fichaje, vacaciones y ausencias en Essential, además de ofrecer un plan a medida. Antes de entrar en las funciones, mira el mínimo de contratación: puede decidir si te compensa.

El empleado solicita vacaciones y ve conflictos; el responsable aprueba desde el móvil. Tiene calendario de equipo y saldo actualizado, y los días se definen por convenio: fijos, por antigüedad o ilimitados, con renovación por año natural, laboral o mensual. Hay varios calendarios por empresa, departamento o usuario, y cadenas de aprobación con delegación y avisos.

• Lo mejor: variedad de calendarios y reglas de renovación, con delegación de aprobaciones.
• A tener en cuenta: el mínimo de contratación es de 15 empleados. ¿Sois ocho? Entonces haced la cuenta como si fuerais quince.
• Precio: según su web, Essential cuesta 4,75 €/empleado/mes en pago anual o 5,25 € en mensual, sin IVA. El mínimo en anual equivale a 71,25 €/mes. Ofrece prueba gratis, sin duración publicada.

Puedes revisar el resto de la propuesta en nuestro análisis de Sesame HR.

4. Personio

Personio es una suite de RRHH de origen alemán que incluye solicitud y aprobación de vacaciones, gestión de bajas y calendario compartido, según nuestro análisis de Personio.

Si buscas centralizar RRHH, merece una revisión. Eso sí: algunas partes están más pensadas para el mercado DACH —Alemania, Austria y Suiza— que para el español. Lleva tus procesos a la demostración y comprueba cómo los resolverías.

• Lo mejor: reúne vacaciones, bajas y calendario compartido dentro de una suite.
• A tener en cuenta: revisa el encaje con las condiciones de tu sector. Las condiciones actuales quedan pendientes de confirmar con el proveedor.
• Precio: no publica un precio que hayamos podido comprobar en su web; hay que pedírselo.

5. Woffu

Woffu incorpora vacaciones en su línea de gestión del tiempo desde el plan Lite. Para microempresas tiene una tarifa de entrada con condiciones específicas; si vuestra política horaria es más compleja, aclararía primero qué plan os corresponde. Es uno de los puntos que conviene revisar junto a nuestro análisis de Woffu y sus alternativas.

En vacaciones cuenta con doble nivel de aprobación, calendario de equipo y cálculo de días disponibles al momento. Admite políticas de saldo, calendarios por región, reglas de arrastre y antigüedad, y solicitudes por días u horas. También exporta ausencias al programa de nóminas y las integra con su control horario.

• Lo mejor: reglas de saldo y vacaciones por horas, junto con la exportación de ausencias a nómina.
• A tener en cuenta: Lite está dirigido a autónomos o microempresas de hasta 10 empleados, con una política horaria simple.
• Precio: según publica en su web, Lite parte de 1,5 €/usuario/mes. Los demás planes son a medida y con facturación anual. Cobra por usuarios activos y ofrece prueba gratis.

6. Kenjo

Kenjo incluye vacaciones desde Starter y gestiona las solicitudes desde la app. El empleado ve el derecho total y los días disfrutados, planificados y disponibles; la aprobación llega con notificación push.

También contempla festivos por oficina o centro, suplentes de aprobación, segunda firma para algunas políticas, informes de saldos en CSV e integración con Slack. Si las solicitudes se os quedan pendientes cuando falta quien aprueba, esas opciones merecen una prueba en la demo. Tienes más contexto en nuestro análisis de Kenjo.

• Lo mejor: consulta del saldo desglosado y opciones para que las solicitudes sigan su curso cuando falta quien aprueba.
• A tener en cuenta: suma el onboarding a la cuota para calcular cuánto os cuesta empezar.
• Precio: su web anuncia Starter por 6 €/empleado/mes y Growth por 10 €; Connect requiere consulta. Publica un 10 % menos en pago anual, onboarding desde 200 € en pago único y 14 días de prueba gratis.

7. Bizneo HR

Bizneo HR incluye vacaciones en la Suite completa de Tiempo del plan Pro; no las ofrece como módulo suelto. Aquí miraría primero cuánto necesitas ajustar las reglas de ausencias: es donde su propuesta tiene más interés.

Las solicitudes son autogestionadas, con calendario anual por empleado y equipo, balance de días y traspaso de los no disfrutados al cerrar el año. Las políticas recogen las condiciones laborales aplicables, aprobaciones por tipo de ausencia, solicitudes por horas, devengo por antigüedad, bloqueo de periodos y reglas de antelación.

• Lo mejor: amplitud de reglas para organizar solicitudes y saldos. Su app tiene 4,7 estrellas con 2,17 mil reseñas en Google Play, la nota más alta de esta comparativa.
• A tener en cuenta: la tarifa de entrada anunciada no concreta el coste de Pro. Con ese «desde» aún no puedes calcular cuánto pagarías por gestionar vacaciones.
• Precio: en su web ofrece «planes desde 6 €», sin más detalle; Pro y Avanzado requieren presupuesto. Publica una prueba de 15 días.

Nuestro análisis de Bizneo frente a TramitApp amplía la comparación.

8. Lucca

Lucca reúne Ausencias, Registro horario y Core HR en el Plan Esencial RR. HH. El empleado consulta saldos y solicita vacaciones de forma autónoma, mientras el responsable ve el calendario del equipo y aprueba.

Las reglas se adaptan a la normativa interna y a las condiciones laborales aplicables, con flujo de aprobación configurable e integración con Google, Outlook, Slack y Teams. Si ya trabajáis con esos canales, comprobaría cómo llega una solicitud y dónde se aprueba; en nuestro análisis de Lucca puedes revisar el conjunto.

• Lo mejor: conexiones con calendarios y herramientas de comunicación, junto a un flujo de aprobación configurable.
• A tener en cuenta: la tarifa decrece según el número de usuarios. Si vuestra plantilla es distinta de la de referencia, multiplicar el precio publicado por vuestro número de empleados puede dar una cuenta equivocada.
• Precio: en su página de precios figuran 5,07 €/usuario/mes para 50 empleados, más instalación. No hemos encontrado prueba gratuita en su web.

9. Cezanne HR

Cezanne HR dirige su propuesta a organizaciones de 100 a 3.000 empleados y ofrece vacaciones como módulo de una suscripción. Ese tamaño de referencia es lo primero que revisaría si buscas una herramienta para una pyme pequeña.

Las solicitudes siguen automáticamente el flujo de aprobación, con procesos personalizables de varias fases, agendas de equipo para evitar conflictos y cálculo de derechos de vacaciones y ausencias. También dispone de app móvil.

• Lo mejor: flujos con varias fases y agendas de equipo para organizaciones con una estructura de aprobación más amplia.
• A tener en cuenta: su público declarado parte de un tamaño mayor que el de una microempresa.
• Precio: según su web, no publica tarifa; trabaja con presupuesto personalizado.

Si tu organización entra en ese perfil, puedes ampliar la información en nuestro análisis de Cezanne HR.

10. Bixpe

Bixpe incorpora vacaciones en el plan Premium de su app de control horario: solicitudes autónomas con aprobación y avisos, saldo en tiempo real, políticas según las reglas laborales, el departamento o la antigüedad, aprobaciones automáticas por departamento e histórico exportable. Para quien quiere pedir vacaciones en la misma herramienta que utiliza para fichar, es una propuesta que merece revisar; nuestro análisis de Bixpe explica su enfoque.

• Lo mejor: una tarifa publicada para gestionar vacaciones dentro de la app de fichaje.
• A tener en cuenta: su plan Free es gratuito y no limita usuarios, pero no incluye vacaciones. Para esta comparación, toca hacer las cuentas con Premium.
• Precio: según lo que anuncia su web, Premium cuesta 2 €/usuario/mes, con dos meses gratis en pago anual y 7 días de prueba.

¿Qué debe tener un software de gestión de vacaciones?

Un software de gestión de vacaciones debe aplicar tus reglas de saldo, ordenar las aprobaciones y mostrar quién falta sin obligarte a cruzar archivos. Para comprobarlo, lleva casos de tu empresa a la demo: un alta a mitad de año, un responsable de vacaciones y centros con festivos diferentes. Ahí verás más que en un recorrido por las pantallas.

Pide que te enseñen estos puntos:

• Saldos según las condiciones de cada persona y centro. Comprueba días naturales o laborables, antigüedad, arrastre y caducidad cuando correspondan. Que configuren uno de tus casos y te expliquen de dónde sale el saldo.
• Aprobaciones y suplentes. Quién autoriza, qué sucede si esa persona está fuera y cuándo hace falta otra firma. Prueba una solicitud con el responsable ausente.
• Calendario de equipo y solapes. Revisa qué ve quien aprueba cuando coinciden ausencias. Si necesitas organizar la cobertura, empieza por definir tu cuadrante de vacaciones de empleados.
• Permisos legales y ausencias propias. Lleva los tipos que utilizáis y comprueba cómo se cuentan. No des por hecho que vacaciones, permisos y bajas se configuran igual.
• Conexión con fichaje y nómina. Pide que sigan una ausencia desde su aprobación hasta el cómputo de horas y el traslado de incidencias a quien prepara la nómina. El recorrido entero.
• App y permisos de acceso. Solicita días desde el móvil y comprueba cómo los aprueba otra persona. Revisa también quién puede consultar el calendario del equipo y quién puede modificarlo.

Al probar una herramienta, comprueba qué tareas dejarías de hacer a mano:

Estas ventajas dependen de configurar bien la herramienta y contratar las funciones necesarias. Prueba cada fila con tu proceso antes de darla por resuelta.

¿Qué dice la ley sobre la gestión de vacaciones?

La gestión de vacaciones debe respetar un mínimo anual de 30 días naturales, las fechas se fijan de común acuerdo entre empresa y trabajador conforme a lo previsto, en su caso, en el convenio, y cada persona debe conocerlas con al menos dos meses de antelación. Así lo establece el artículo 38 del Estatuto de los Trabajadores, que también exige fijar el calendario de vacaciones en cada empresa.

En la práctica, revisa lo que marca vuestro convenio y organiza las fechas con tiempo. Después configura la herramienta: aprobar una solicitud en una app no resuelve por sí solo cómo se han acordado las vacaciones.

Si tienes dudas sobre saldos proporcionales, consulta cómo calcular los días de vacaciones por mes trabajado. Y si el problema es quién decide las fechas, revisa cuándo puede la empresa imponer las vacaciones.

¿Cómo elegir el software de gestión de vacaciones para tu empresa?

Elige el software que resuelva tus reglas y tu organización al coste total que puedes asumir. Concreta qué necesitas gestionar antes de pedir presupuestos; así podrás hacer las mismas preguntas a todos.

Si tu pyme solo quiere ordenar vacaciones

Encaja si… priorizas solicitudes, saldos, aprobaciones y calendario, y comparas el paquete más pequeño que los incluya. Puedes revisar Bixpe Premium o Woffu Lite, si cumples sus condiciones, y contrastarlos con planes que añaden fichaje, como el de entrada de TramitApp.

No encaja si… contratas una suite amplia sin necesitar el resto de sus funciones. Pide que te señalen qué plan cubre tus tareas y valora si los extras te compensan.

Si trabajas con turnos y varios centros

Encaja si… compruebas las políticas de cada centro, sus festivos y las coincidencias de ausencias. TramitApp conecta vacaciones con fichaje y turnos; Woffu tiene calendarios regionales y Kenjo contempla festivos por oficina o centro.

No encaja si… das por hecho que un calendario compartido también organiza las sustituciones. Lleva un cuadrante con ausencias coincidentes y pide que te enseñen cómo revisas la cobertura.

Si buscas una suite de RRHH completa

Encaja si… necesitas reunir varios procesos y comparas el alcance total de propuestas como Factorial, Personio, Bizneo, Lucca, Kenjo o TramitApp. Cezanne HR también merece revisión si tu organización entra en el tamaño al que se dirige.

No encaja si… eliges por el catálogo más largo. Pide un presupuesto con los módulos que vas a utilizar ahora y el coste de puesta en marcha. El «quizá más adelante» no debería decidir toda la compra.

Si sois un equipo muy pequeño con presupuesto mínimo

Encaja si… comparas el importe total y los límites del plan. Woffu Lite tiene condiciones para microempresas; Bixpe incluye vacaciones en Premium. Valora también cuánto te aporta reunir fichaje y vacaciones en TramitApp.

No encaja si… multiplicas una tarifa por vuestra plantilla sin revisar mínimos, instalación o modalidad de pago. El mínimo de Sesame y el onboarding de Kenjo cambian esa cuenta. El plan gratuito de Bixpe, además, no incluye vacaciones.

Sal de la demostración sabiendo cómo resuelve la herramienta tus casos y cuánto pagarías. Si queda algo en un «eso se puede configurar», pide verlo.

Si necesitas conectar vacaciones con fichaje y turnos, puedes revisar el software de gestión de vacaciones y ausencias de TramitApp y pedir que te lo enseñemos con tu caso.