¿Tu empresa utiliza una plantilla de Excel para registrar la jornada de los trabajadores? Desde 2019 las compañías están obligadas a llevar un registro horario en el que consten las horas de entrada y salida de los empleados. El objetivo, poder contabilizar las horas complementarias y horas extra de forma que queden registradas de manera objetiva. Para realizar esta tarea, existen métodos más tradicionales, como plantillas de Excel de control horario, y otros métodos más avanzados que nos ayudarán a gestionar el control de horas vinculándolo también con las ausencias, vacaciones o las nóminas de los empleados. En este artículo abordamos estas plantillas de Excel para conocer de qué forma puede servirnos para llevar el control horario.
¿Qué dice la normativa sobre el control horario?
Las empresas están obligadas a llevar el control horario de sus trabajadores, ya trabajen desde la oficina o de forma remota. Para ello deben poner a disposición de los empleados una herramienta óptima para el fichaje que puedan utilizar en todas sus modalidades de trabajo. Por lo tanto, que puedan emplear para registrar su horario ya estén trabajando desde la oficina o desde su propia casa. La normativa de registro horario también indica que la herramienta utilizada debe ser objetiva y fiable.
Además, los datos del registro de los empleados deben almacenarse durante 4 años. La información debe ser accesible ya que si recibimos una inspección de trabajo debemos disponer de estos registros de años anteriores.
¿Excel para el control horario de los empleados?
Las plantillas de Excel son una herramienta que llevan años utilizándose para realizar gestiones en las empresas. Este método se ha intentado implementar también para llevar el registro horario de los trabajadores ya que es una opción conocida por todos y gratuita para la empresa.
Sin embargo, las compañías encuentran problemas al intentar cumplir con la normativa utilizando Excel.
- Este tipo de registro no es imparcial, los empleados o responsables apuntan las horas de trabajo a deshora y estas fácilmente pueden ser modificables. Debemos registrarlo en tiempo real y con una herramienta objetiva.
- Mala accesibilidad y almacenamiento. Los documentos suelen extraviarse, no ser accesible para todos y no se almacenan en servidores seguros. Recuerda que debemos tenerlos durante 4 años fácilmente localizables ante una inspección.
- Registrar la jornada en Excel no aporta valor a la empresa. Termina siendo un proceso engorroso que se realiza por cumplir con la ley. En cambio, podríamos utilizar los datos generados para vincularlo con las horas de trabajo dedicadas a cada proyecto, o gestionar a su vez las ausencias de los empleados.
- Para los empleados en remoto no permite ningún tipo de control y tampoco podrán acceder al fichaje si solo se registra desde la oficina.
Multas en la Inspección de Trabajo por el uso de Excel
A pesar de que la normativa impone el uso de herramientas específicas, muchas empresas optaron por utilizar hojas de papel y plantillas de Excel para realizar los registros. Sin embargo, desde la entrada en vigor de la normativa, se han registrado distintas multas por parte de la Inspección de Trabajo al no regirse el registro horario a la ley vigente. Esto ha dejado en evidencia las fisuras que existen al utilizar plantillas de Excel para este fin.
Estas multas recibidas porque el método de control horario no se adapte a la normativa pueden ir desde los 60€ a los 187.515€ en las infracciones consideradas muy graves, como es el caso de que haya irregularidades en el horario o impagos por horas de trabajo que no han sido registradas.
Un paso más allá en el control horario asegurando su cumplimiento
Si buscamos ahorrarnos quebraderos de cabeza y no tener ninguna sorpresa en las Inspecciones de Trabajo, vale la pena apostar por otras herramientas. Este es el pensamiento que han seguido muchas empresas que han optado por soluciones digitales especializadas en control horario. Tras ello han visto que no solo evitan problemas con la normativa, también permite gestionar de manera eficaz el trabajo de los empleados.
Poder calcular automáticamente las horas de trabajo , fichar desde el teléfono móvil, descargar los informes de fichajes de años anteriores con un click… Estas son algunas de las posibilidades que ofrecen los software de RRHH.
Sin lugar a dudas, una alternativa cada vez más valorada por los profesionales de las empresas que ven cómo la digitalización en las empresas deja a un lado estos métodos más tradicionales que realmente no aportan valor.
Sobre el autor
Periodista Digital aficionada al mundo de la tecnología y de la comunicación.
