Si necesitas una plantilla de control horario para registrar la jornada laboral de tus trabajadores, puedes descargarla gratis en PDF. Te servirá para cumplir con la obligación legal del registro de jornada y presentarla en una inspección.
Es un documento listo para imprimir donde cada trabajador registra sus horas de entrada y salida cada día.
Descargar plantilla en PDF gratis
Ya tienes la plantilla. Si gestionas un equipo pequeño, te servirá para cumplir con la obligación legal del registro. Pero antes de imprimirla y empezar a usarla, conviene saber en qué punto se queda corta, qué multas implica un registro mal llevado ante una inspección, y cuándo merece la pena dar el salto a un software que automatiza el control horario.
Limitaciones de la plantilla en papel para empresas en crecimiento
El uso de plantillas manuales implica en primer lugar que cada vez que un trabajador ficha para entrar y salir de la oficina hay que modificar el documento, así que tiene que haber un responsable de introducir y mantener actualizados los datos varias veces al día.
Todo esto lleva a un sin fin de errores humanos, lo que conlleva una importante pérdida de tiempo y, a la larga, nos veremos atrapados en un sistema de registro de jornada ineficiente y que nos hace perder dinero. La mayor pérdida de productividad en las empresas corresponde a la falta de optimización de los procesos diarios y a los problemas de comunicación interna que pueden generar.
Por no hablar de las modificaciones lógicas en los registros de cada trabajador debido a las circunstancias personales de cada individuo. Si la jornada laboral fuera inmutable y se desarrollara siempre de la misma manera sin alteraciones de ningún tipo no habría grandes problemas. La realidad es que no funciona así. Las personas sufren bajas laborales, necesitan atender asuntos propios, de vez en cuando sufren retrasos… en definitiva, existen innumerables situaciones en las que nuestros registros de entrada y salida se van a ver alterados por circunstancias ajenas a la empresa.
Además, es frecuente que cuando se centraliza un sistema de fichaje que queda al arbitrio de un solo responsable las personas a su cargo pidan modificaciones o reclamen no estar de acuerdo con algunas de las entradas en la plantilla de control horario. Esto genera malestar y ruido en las empresas. Podemos eliminar toda esta tensión dejando que sea el propio trabajador el que marca sus fichajes bajo la supervisión de un responsable, pero con una plantilla de control horario es muy difícil de hacer.
Este asunto se complica cuando hablamos de control de jornada laboral en plantillas sujetas a turnos de trabajo rotativos o con horario flexible. Se hace extremadamente difícil controlar las horas de fichaje de todos los trabajadores, lo que habitualmente se traduce en un control horario aproximado con horas inventadas que es muy difícil de defender en una inspección de trabajo.
Multas por no llevar bien el registro horario
Llevar todo el sistema de control de jornada a través de una plantilla de control horario es posible y legal, pero hay que hacerlo bien y eso es muy difícil y conlleva muchísimo trabajo. No es extraño que las empresas que registran la jornada de este modo tengan problemas para superar con éxito una inspección de trabajo, lo que puede acarrear multas de hasta 7.500 € por infracción.
Esta dificultad se agrava ante la exigencia de inmediatez en las inspecciones. Según Jesús Prieto, portavoz del Sindicato de Inspectores de Trabajo, este registro es el documento prioritario y debe presentarse al instante. Por ello, Prieto considera indispensable el fichaje electrónico, advirtiendo que «el sistema manual siempre falla» debido a que su supervisión diaria es sumamente compleja.
Estas sanciones hacen que la precisión en el registro sea una prioridad legal, no solo administrativa.
Software de control horario: La alternativa digital para optimizar el registro
Por muy poco dinero puedes contratar un sistema de registro de la jornada laboral en el que los propios trabajadores fichan. Lo normal en estos sistemas es que sean los propios trabajadores los que marcan a qué hora empiezan a trabajar y a qué hora dejan de trabajar. Los sistemas de control horario permiten normalmente que un responsable supervise todos estos fichajes, y pueda aprobar o rechazar la información suministrada por el trabajador.
Estos registros quedan almacenados en el sistema, lo que permite consultar fichajes pasados, además de comprobar saldos de horas trabajadas por día, mes y año. Esto es especialmente útil para plantillas con jornadas variables o turnos rotativos. Estos informes pueden exportarse en excel o directamente en el formato preferido por la inspección de trabajo, que cada vez menos está a favor de la documentación física y más a favor de la documentación en formato digital. Si gestionas empleados en varias sedes, la plantilla se queda corta: lee nuestra guía sobre control horario en empresas con varios centros de trabajo.
Recuerda que tienes la plantilla de control horario en PDF lista para descargar aquí. Si gestionas más de unos pocos empleados o varios centros de trabajo, plantéate dar el salto a nuestro software de control horario para automatizar el registro.
